По нашим расчетам для обработки существующего объема документов при стандартной 40-часовой рабочей неделе фирме необходимо 23 человека. Этой работой здесь занимаются 15 человек, треть из которых — непосредственные руководители фирмы, на которых лежат еще и задачи административного управления.
В связи с этим, наша задача — разработать предложение по автоматизации обработки информационных потоков фирмы.
Первым делом, организуем оснащение основных подразделений вычислительной техникой, объединенной в локальную вычислительную сеть. Для обслуживания техники создаем небольшой отдел обслуживания из двух программистов и их руководителя.
С целью эффективного использования вычислительной техники организуем обучение для сотрудников аппарата управления фирмы, со специализацией в офисных и программах для оформления документов. В результате большая часть документов теперь изготавливается на компьютерах, каждый сотрудник решает индивидуальные расчетно-учетные задачи в редакторе электронных таблиц. Для ведения бухгалтерского учета приобретаем бухгалтерскую программу.
Частичная автоматизация все же не решает задачу ликвидации значительной части ручного труда по выполнению учета в масштабе всей фирмы. Для большей части документов, изготовленных при помощи компьютера, информация все также вводится вручную.
Таким образом, необходимо построить информационную систему фирмы, которая объединяла бы все рабочие места и решаемые задачи в единую систему. Создать информационную систему можно несколькими способами:
— адаптация готового программного обеспечения;
— разработка программ силами службы информационного обеспечения или привлекая специализированную организацию.
Ядром такой автоматизированной структуры информационного обмена предприятия является корпоративная информационная система (КИС) или Enterprise Resources Management (ERP). Ее главной задачей является автоматизация управления потоками информации между отдельными подразделениями компании. Она позволяет как руководству предприятия, так и руководителям основных подразделений, получать полную оперативную информацию о состоянии производства, запасов сырья, материалов и комплектующих в отделе снабжения, наличии товаров на кладе готовой продукции, финансовом состоянии предприятия и людских ресурсах, а также контролировать и управлять корпоративными ресурсами.
Важным звеном в проведении торгово-закупочной деятельности предприятия является финансовая система и связанные с ней информационные и денежные потоки.
Таким образом, в состав информационные системы входят следующие модули:
— Управление финансами
— Управление производством
— Управление складскими запасами
— Управление кадрами
— Управление взаимоотношениями с поставщиками
— Управление взаимодействием с клиентами в каждой группе они могут различаться по функциональным возможностям. Причем, возможны различные комбинации функций на одной площадке. Каждое решение имеет свои преимущества и недостатки.
Применение сетевых приложений, таких как система управления базами данных и электронные таблицы, позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места. Это способствует значительному ускорению ведения дел.
Таблица 4. Изменения в использовании времени управляющего и учетного секторов, вызванные применением информационных технологий Распределение рабочего времени До внедрения ИТ, часы в неделю После внедрения ИТ, часы в неделю Рабочее время сотрудников:
Эффективная работа Неэффективная работа
10 Прочее время:
Делопроизводство Административная деятельность
Вывод:
Компьютерное обеспечение и телекоммуникационные сети стали важным фактором оптимизации работы предприятия. Они проявили себя как инструменты, позволяющие рационализировать работу, повысить работоспособность служащих и снизить затраты. Кроме рационализации работы, информационные технологии позволяют добиться улучшения рентабельности предприятия, повышения производительности труда, снижения административных расходов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Таким образом, гипотеза нашего исследования подтвердилась: информационные технологии на современном этапе развития производства и бизнеса обеспечивают оптимизацию всех процессов производства, распространения продукции и управления всей структурой организации, внутренними и внешними связями.
В ходе проделанной работы мы выяснили, что информация представляет собой сведения, передаваемые устным, письменным или любым другим способом — с помощью условных сигналов, технических средств и т. п. Кроме того, информацией в наши дни называют всю область коммуникаций, то есть передачи сведений, а также сферу научного знания, посвященного исследованию этих процессов и их технологических разработок.
Технологии подразумевают сам процесс и техническое обеспечения применения всего комплекса этих данных, что реализуется в технических приемах, практических способах использования знаний для создания продукта или услуги, оптимизации процессов производства и коммуникаций. В наши дни они основываются на применении компьютеров и телекоммуникационной техники.
Информационные технологии проявляют себя как комплекс взаимосвязанных методов эффективной организации обработки и хранения информации, организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, а также в виде готовой техники, аппаратных средств и программного обеспечения.
Информационные технологии в управленческой деятельности предприятий могут использоваться разносторонне. Они включают в себя: автоматизированные информационные системы, средства компьютерной техники, средства коммуникационного обеспечения, программное обеспечение и базовые технологии управления информационными ресурсами, средства Интернет, мультимедиа.
Постоянное увеличение количества информации, необходимой для принятия правильного управленческого решения, приводит к тому, что традиционные методы работы с документами становятся неэффективными. Бумажные документы теряются, приходят в негодность, отнимают массу рабочего времени на заполнение, обработку и мероприятия по их хранению. Поэтому одним из основных направлений практического применения информационных технологий стали системы работы с текстовыми документами. Также важную роль играют системы обработки финансово-экономической информации, обработки числовых данных, составления соответствующих управленческих документов и информационно-аналитических материалов. Системы управления базами данных предназначены для создания, хранения и манипулирования массивами данных большого объема. Личные информационные системы предназначены для информационного обслуживания рабочего места управленческого работника и, по существу, выполняют функции секретаря. Системы подготовки презентаций предназначены для подготовки графических и текстовых материалов, используемых в целях демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях. Системы управления проектами предназначены для планирования и управления ресурсами различных видов при реализации научно-исследовательских и проектно-строительных работ.
Для наиболее эффективного управления работой предприятия необходимо иметь достаточную информацию о положении дел на предприятии и возможность оперативного реагирования на изменение ситуации. Для этого руководитель предприятия и другие ответственные лица всегда должны иметь доступ к информации. Этим обусловлена необходимость организации управления работой предприятия таким образом, чтобы обеспечить быструю и надежную связь между различными секторами производства для наиболее слаженного взаимодействия.
Россия пока существенно отстает по уровню применения информационных технологий в управлении. Тем не менее, мы считаем, что сегодня для России современные технологии являются наиболее перспективным сектором рынка, который способен вернуть ей достойное место в числе лидеров мировой экономики. Динамика современного российского рынка ИТ обеспечивает ему максимальный темп расширения на многие годы вперед, поскольку сегодня он намного благоприятней для крупных долгосрочных инвестиций, чем в любой из наиболее передовых стран. Интеллектуальный, прежде всего кадровый, потенциал нашей страны остается весьма значительным, несмотря на постоянную утечку специалистов за рубеж и быстрый рост количества профессионалов, работающих на зарубежные фирмы внутри страны. Но это как раз и является подтверждением объема и качества этого потенциала. Максимальный успех стратегической национальной ИТ программы в России — не в попытке догнать лидеров, следуя в фарватере текущих мировых тенденций развития. В основу этой программы могут быть положены уникальные ноу-хау и новые принципы организации.
Переход на новые технологии оправдан, если он является следствием фундаментального переосмысления и реорганизации управленческой деятельности на предприятии с целью улучшения основных показателей — качества, обслуживания и скорости информационных процессов.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
Источники:
Библиотека упpавляющего пеpсоналом: миpовой опыт. // Совpеменный менеджмент: теоpия и пpактика: обзоpная инфоpмация. // Сост. Яpовой В.И. под pед. Г. В. Щекина. — К.: МЗУУП, 1994.
Гергенов А. С. Информационные технологии в управлении. — Улан-Удэ: ВСГТУ, 2005.
Годин В.В., Корнеев И. К. Управление информационными ресурсами. — М.: Инфра-М, 1999.
Инновационный менеджмент: Справочное пособие // Сост. Завлин П. П. и др. — СПб., 1997.
Компьютерные системы и сети: Учебное пособие // Под ред. Косарева В. П., Еремина Л. В. — М.: Финансы и статистика, 1999.
Макаркин Н.Р., Шаворина Л. В. Инновационный менеджмент. Учебное пособие. — Саратов, 1997.
Поппель Г., Голдстайн Б. Информационная технология — миллионные прибыли. — М.: Экономика, 1990.
Хотинская Г. И. Информационные технологии управления. — М., 2003.
Шафрин Ю. Азбука компьютерных технологий. — М., 2000.
Статьи:
Алексеев А.А. Web promotion или как предпринимателю понять, что он рекламирует в Интернет // Мир Интернет. — 1997. — № 6.
Алексеев А. А. Комплексная реализация задач маркетинга в системе глобальной сети Internet // Доклад: Международный конгресс «Маркетинг и проблемы информатизациии предпринимательства». — СПб: СПУЭиФ, 1997.
Аналитический отчет по итогам рейтинга Интернет-магазинов по показателю их эффективности // Национальная ассоциация участников электронной торговли: [
http://www.nauet.ru/index.php?option=content&task=view&id=414&Itemid=45]. — 2005.
Баиров С. Аспекты кибермаркетинга, проблематика, динамика развития и перспективы. — М.: NetPromoter, 2004.
Каменнова М. С. Корпоративные информационные системы: технологии и решения // [
http://inffac.narod.ru/books/is.htm].
Нариньяни А. Российский путь в информационные технологии 21 века // [
http://infoschool.narod.ru].
НАУЭТ и CNews Analytics: [
http://www.nauet.ru/index.php?option=content&task=view&id=414&Itemid=45]. — 2005.
Ушаков к. Приставучий баннер // CIO. — 2004. — № 12.
Библиотека упpавляющего пеpсоналом: миpовой опыт. // Совpеменный менеджмент: теоpия и пpактика: обзоpная инфоpмация. // Сост. Яpовой В.И. под pед. Г. В. Щекина. — К.: МЗУУП, 1994.
Там же.
Годин В.В., Корнеев И. К. Управление информационными ресурсами. — М.: Инфра-М, 1999.
Там же.
Хотинская Г. И. Информационные технологии управления. — М., 2003.
Поппель Г., Голдстайн Б. Информационная технология — миллионные прибыли. — М.: Экономика, 1990.
Нариньяни А. Российский путь в информационные технологии 21 века // [
http://infoschool.narod.ru].
Каменнова М. С. Корпоративные информационные системы: технологии и решения // [
http://inffac.narod.ru/books/is.htm].
Хотинская Г. И. Указ. соч.
Нариньяни А. Указ. соч.
Хотинская Г. И. Указ. соч.
Баиров С. Аспекты кибермаркетинга, проблематика, динамика развития и перспективы. — М.: NetPromoter, 2004.
Алексеев А.А. Web promotion или как предпринимателю понять, что он рекламирует в Интернет М. //Мир Интернет. — 1997. — № 6.
Алексеев А. А. Комплексная реализация задач маркетинга в системе глобальной сети Internet // Доклад: Международный конгресс «Маркетинг и проблемы информатизациии предпринимательства». — СПб: СПУЭиФ, 1997.
Аналитический отчет по итогам рейтинга Интернет-магазинов по показателю их эффективности // Национальная ассоциация участников электронной торговли: [
http://www.nauet.ru/index.php?option=content&task=view&id=414&Itemid=45]. — 2005.
По данным НАУЭТ и CNews Analytics: [
http://www.nauet.ru/index.php?option=content&task=view&id=414&Itemid=45]. — 2005.
Ушаков к. Приставучий баннер // CIO. — 2004. — № 12.
По данным National Science Foundation (NSF, США).
Инновационный менеджмент: Справочное пособие // Сост. Завлин П. П. и др. — СПб., 1997.
Макаркин Н.Р., Шаворина Л. В. Инновационный менеджмент. Учебное пособие. — Саратов, 1997.
Гергенов А. С. Информационные технологии в управлении. — Улан-Удэ: ВСГТУ, 2005.
Составлено на основе: Поппель Г., Голдстайн Б. Указ. соч.
Президент фирмы
Финансовый директор
Коммерческий директор
Исполнительный директор
Бухгалтерская и финансовая служба
Служба информационного и компьютерного обеспечения
Отдел реализации
Закупочная база
Складское хозяйство
Погрузочно-разгрузочная бригада
Авто-хозяйство
