Учет документов в ведомственном архиве

Название и №, да-та документа, по которому поступили или выбыли ед. хр. Дата копирования Номера фондов Номера описей Кол-во дел, включенных в единицу хранения страхового фонда Сведения о страховом фонде (кол-во ед. хр.) Сведения о фонде пользования (кол-во ед.хр.) Примечание поступило выбыло поступило выбыло 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Итого поступило в ____ год _______________________________ ед. хр.

(цифрами и прописью) страхового фонда,

_____________________ ед. хр. фонда пользования;

(цифрами и прописью)

выбыло __________________________________ ед. хр. страхового фонда

(цифрами и прописью) и _____________________ ед. хр. фонда пользования.

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего годовую итоговую запись Подпись Расшифровка подписи

Заведующий ведомственным архивом Подпись Расшифровка подписи

Дата Приложение 3

Наименование организации

Название ведомственного архива

СПИСОК ФОНДОВ Том № _______

Начат _______

Окончен _____

Форма титульного листа списка фондов

N фонда Название фонда Дата первого поступления документов фондов Отметка о выбытии фонда Примечание Куда выбыл Дата и № документа, на основании которого выбыл 1 2 3 4 5 6

На 01.

01.____ года в список включены фонды с № _______________ по

№ _________________

Всего хранится в архиве _______________________ фондов, из них:

(цифрами и прописью)

________________________ содержат особо ценные дела.

(цифрами и прописью) Номера свободные:

Наименование должности работника ведомственного архива, составившего годовую итоговую запись

Подпись Расшифровка подписи

Заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи ДатаПриложение 4

ЛИСТ ФОНДА № _______

______________________ __________________ ___________________ (Местонахождение фонда (наименование организации, где хранится фонд)) (дата первого поступления документов фонда) (дата посылки карточки фонда в архивное учреждение)

Крайние даты каждого названия фонда Название фонда 1 2

1. УЧЕТ НЕОПИСАННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Дата записи Название, № и дата документа, по которому поступили или выбыли документы Поступление Выбытие Наличие (остаток) Кол-во дел, документов, листов Крайние даты дели документов Кол-во дел, документов, листов Крайние даты дели документов Всего дел, документов, листов 1 2 3 4 5 6 7

2. УЧЕТ ОПИСАННЫХ ДОКУМЕНТОВ Дата записи Номер описи дел Крайние даты дел описи Название описи или аннотации документов Поступило дел Выбыло Наличие (остаток) Замикрофиль-мировано дел постоянного хранения Дел Основание выбытия (название, дата, № документа) В том числе по описям, утвержденным ЭПК Всего дел в фонде В том числе постоянного хранения по л/с дел крайние даты дел из них по описям, утвержденным ЭПК дел крайние даты дел дел крайние даты дел дел крайние даты дел 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Приложение 5

__________________________________________________________________

(наименование организации)

__________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения или общественной организации)

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения

(общественной организации) Подпись Расшифровка подписи Дата ОПИСЬ № ___

__________________________________________________________________

Название раздела

N п/п Индекс дела (тома, части) Заголовок дела (тома, части) Дата дела (тома, части) Кол-во листов в деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) Примечание 1 2 3 4 5 6 <*> 7

В данную опись внесено _____________________ дел с N _____________

(цифрами и прописью) по № _____________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи

Подпись Расшифровка подписи Дата

СОГЛАСОВАНО

ОДОБРЕНО

Наименование должности руководителя службы делопроизводства организации Протокол ЭК структурного подразделения

Подпись Расшифровка подписи от _____________ N _______

Дата Передал ______________________________________________________ дел

(цифрами и прописью) и ________________________ регистрационно — контрольных картотек к

(цифрами и прописью) документам

Наименование должности сотрудника структурного подразделения

(общественной организации)

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Принял ______________________ дел и ______________________________

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно — контрольных картотек к документам

Наименование должности работника ведомственного архива Подпись Расшифровка подписи

Дата Приложение 6

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата Фонд № ____________

ОПИСЬ № ___________

дел постоянного хранения за ________ год

__________________________________________________________________

Название раздела (структурного подразделения организации)

N п/п Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Дата дела (тома, части) Кол-во листов в деле (томе, части) Примечание 1 2 3 4 5 6

В данный раздел описи внесено _______________________________ дел,

(цифрами и прописью) с № _____________ по № _____________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи Заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив)

Подпись Расшифровка подписи

Дата УТВЕРЖДЕНО

ОДОБРЕНО

Протокол ЭПК архивного учреждения от ________ № ______ Протокол ЦЭК (ЭК) Наименование организации от ________________ № ________

Приложение 7

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности Подпись руководителя организации Расшифровка подписи Дата Фонд № ____________

ОПИСЬ № ___________

дел временного (свыше 10 лет) хранения за ________ год

__________________________________________________________________

Название раздела (структурного подразделения организации)

N п/п Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Дата дела (тома, части) Срок хранения дела (тома, части) Кол-во листов в деле (томе, части) Примечание 1 2 3 4 5 6 7

В данный раздел описи внесено _______________________________ дел,

(цифрами и прописью) с № _____________ по № _____________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности составителя Подпись Расшифровка подписи Дата УТВЕРЖДЕНО

ОДОБРЕНО

Протокол ЭПК архивного учреждения от ________ № ______ Протокол ЦЭК (ЭК) Наименование организации от ________________ № ________

Приложение 8

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата Фонд №____________

ОПИСЬ № ___________

дел по личному составу за ________ год

__________________________________________________________________

Название раздела

N п/п Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Дата дела (тома, части) Срок хранения дела (тома, части) Кол-во листов в деле (томе, части) Примечание 1 2 3 4 5 6 7

В данный раздел описи внесено _______________________________ дел,

(цифрами и прописью) с № _____________ по № _____________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности составителя

Подпись Расшифровка подписи Дата УТВЕРЖДЕНО ОДОБРЕНО Протокол ЭПК архивного учреждения от ________ № ______ Протокол ЦЭК (ЭК) Наименование организации от ________________ № ________

Приложение 9

__________________________________________________________________

(название государственного архива)

__________________________________________________________________

(название фонда)

Фонд N _____

ОПИСЬ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ

__________________________________

(крайние даты дел)

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

N п/п N описи N дела Заголовок дела Дата дела Кол-во листов в деле N ед. хр. страхового фонда Примечание 1 2 3 4 5 6 7 8

В данную опись внесено _______________________ особо ценных дел,

(цифрами и прописью) с N _____________ по N _______________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Из них имеют страховые копии ______________________ дел.

(цифрами и прописью) Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата УТВЕРЖДЕНО ОДОБРЕНО Протокол ЭПК архивного учреждения от ________ № ______ Протокол ЦЭК (ЭК) Наименование организации от ________________ № ________ Приложение 10

Гриф ограничения допуска Наименование государственного архива

ОПИСЬ N ____

СТРАХОВОГО ФОНДА УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата

N п/п ед. хр. страхового фонда Дата копирования документов Кол-во кадров в ед. хр. страхового фонда Кол-во дел, включенных в ед. хр. Сведения о делах, входящих в единицу хранения страхового фонда Примечание номера фондов номера описей номера дел 1 2 3 4 5 6 7 8

Всего на 01.

01.____ года в опись включено ________________________

(цифрами и прописью) ед. хр., с N _____________ по N _____________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

_____________________________ кадров м/ф страхового фонда

(цифрами и прописью) скопировано _______________________ дел

(цифрами и прописью) Наименование должности работника ведомственного архива, составившего итоговую запись Подпись Расшифровка подписи

Заведующий ведомственным архивом Подпись Расшифровка подписи

Дата

УТВЕРЖДЕНО ОДОБРЕНО Протокол ЭПК архивного учреждения от ________ № ______ Протокол ЦЭК (ЭК) Наименование организации от ________________ № ________ Приложение 11

ЛИСТ — ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___

В деле подшито (вложено) и пронумеровано ___________________ листа (ов)

(цифрами и прописью) в том числе: литерные листы _____________________________________,

пропущенные номера ____________________________________ + листов внутренней описи _________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов 1 2

Наименование должности лица, составившего заверительную надпись

Подпись Расшифровка подписи Дата Приложение 12

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела N _______________

N п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов дела Примечание 1 2 3 4 5 6

Итого ________________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 13

КАРТОЧКА ФОНДА N

__________________________________________________________________

(место хранения фонда — наименование организации, в архиве которой хранится фонд)

__________________________________________________________________

(дата первого поступления документов фонда в архив)

Крайние даты каждого названия фонда Название фонда Учет изменений в составе и объеме фонда

на 01.

01.____ г. на 01.

01.____ г. на 01.

01.____ г. на 01.

01.____ г. Всего дел в фонде И З Н И Х Постоянного хранения Всего дел Крайние даты дел Внесено в описи, утвержденные ЭПК, в том числе ОЦД (знаменатель) Крайние даты дел По личному составу Всего дел Крайние даты дел Внесено в описи, согласованные с ЭПК (крайние даты дел) Наличие неописанных документов (дел, документов, листов) Замикрофильмировано дел Заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» //

http://prof.consultant.ru. П. 77.

Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах // Отечественные архивы. — № 5, 2003

Ст. 1.

ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» //

http://prof.consultant.ru. П. 83.

ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» //

http://prof.consultant.ru. П. 84.

Козлов В. П. Российское архивное дело. — М.: Прогресс, 1999. С. 21.

Архивоведение: Учебник / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова; под ред. В. П. Козлова. — М.: Проф

ОбрИздат, 2002. С. 64.

Алексеева Е.В., Афанасьева Л. П., Бурова Е. М., Осичкина Г. А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел архивного фонда Российской Федерации // Секретарское дело. № 3, 2000.

Приказ Главархива СССР об утверждении «Основных правил работы ведомственных архивов» от 05.

09.85 № 263 //

http://prof.consultant.ru. П. 1.

1.

Крайская З.В., Челлини Э. В. Архивоведение. Учебник для средних специальных учебных заведений. — М.: Издательство НОРМА, 2001. С. 63.

Крайская З.В., Челлини Э. В. Архивоведение. Учебник для средних специальных учебных заведений. — М.: Издательство НОРМА, 2001. С. 130.

Минюк А. И. Современная архивная политика. — М.: Дело, 1996.