Влияние информационных технологий на организацию управления

Одно из таких принципиальных различий — это централизованная (российский подход) и децентрализованная (западный подход) система контроля. Российские и иностранные системы следует рассматривать отдельно, и в данной статье речь пойдет в основном об отечественных системах, а также о возможностях электронного документооборота.

Электронный документооборот по сравнению с традиционным бумажным имеет целый ряд преимуществ:

простота внесения изменений в документ;

возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;

возможность использовать заранее заготовленные формы;

более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;

экономия бумаги;

компактность архивов;

простота контроля информационных потоков;

высокая скорость поиска и извлечения информации;

возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничения прав доступа сотрудников к информации.

Следует отметить, что внедрение автоматизации дает определенные преимущества руководству предприятий и организаций для осуществления эффективного управления и оперативного принятия решений, а именно:

прозрачность деятельности сотрудников и отделов;

высокая скорость получения аналитических справок и отчетов;

укрепление исполнительской дисциплины;

снижение негативного влияния человеческого фактора на деятельность компании;

уменьшение количества сотрудников, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т. п.).

На рисунке 3.2показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой.

Рис.

3.2. Преимущества электронного документооборота Многие из существующих автоматизированного документооборота позволяют перейти внедрившим их компаниям на безбумажный документооборот. Однако даже при наличии автоматизации часто имеет место так называемый смешанный документооборот, когда большая часть работы с документами ведется в электронном виде (проекты документов, их согласование и т. п.), а распечатывается, подписывается и хранится в бумажном виде только их часть. Обусловлено это несколькими причинами. Во-первых, законодательная база не позволяет целиком перейти на электронные документы. Во-вторых, сами пользователи этих систем еще не готовы полностью отказаться от привычки работать с бумажными документами. На практике электронный документооборот охватывает сейчас в основном документооборот внутренний и значительно реже (при наличии договоренностей между организациями) — межкорпоративный.

При использовании электронного документооборота возникает и весьма непростой технический вопрос. Поскольку документы любой организации или предприятия находятся как в электронном, так и в бумажном виде, то важной процедурой, упрощающей переход на безбумажные технологии, является перевод бумажных документов в электронные. Программно-аппаратные решения на основе стандартных домашних сканеров не обеспечивают производительности, требуемой корпоративными заказчиками, которым необходимы так называемые технологии потокового сканирования. И только специализированные программные комплексы в совокупности с высокопроизводительным офисным оборудованием позволяют без задержек распространять по организации электронные версии документов, поступивших в бумажном виде.

Для того, чтобы выбрать программу для электронного автоматизации рассмотрим наиболее популярные отечественные разработок в области автоматизации документооборота и делопроизводства.

Сегодня можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами: Босс-Референт, Гран

Док, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow.

Поэтому при выборе СЭД просто необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает выполнение таких задач. Чтобы получить представление о возможностях систем, позволяющих организовать электронный документооборот, была составлена таблица с необходимым набором функционала. Наилучшим образом с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, DocsVision и LanDocs.

Суммарные затраты на приобретение системы складываются из стоимости лицензий программного продукта, базы данных, услуг, дополнительных модулей системы и стороннего программного обеспечения.

По общей стоимости серверной и пользовательских лицензий, а также стоимости СУБД/платформы, наиболее приемлемыми являются системы Гран

Док, ЕВФРАТ-Документооборот и DocsVision.

Выводы Сравнение полных затрат на внедрение систем практически неосуществимо в силу различного подхода компаний-разработчиков к предоставлению услуг. В примечаниях к таблицам можно найти информацию об используемых системами базах данных и платформах, а также о модулях, стоимость которых учтена для систем LanDocs и CompanyMedia.

При выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики заказчика

Заключение

Информация играет в обществе все более важную роль. Ее ставят в один ряд с фундаментальными понятиями мироздания: веществом и энергией. Упорядоченную, доступную и активно используемую информацию оценивают как ресурс наряду с финансовыми, интеллектуальными, энергетическими и материальными ресурсами. Эффективное управление информационными ресурсами становится специфической проблемой менеджмента.

В настоящей работе рассматриваются коммуникативные процессы, протекающие в информационных системах и в их непосредственном окружении как в сфере информационного менеджмента. Не вдаваясь в тонкости определений, примем далее, что понятия информационный менеджмент, информационная система, информационная технология, информационные ресурсы, средства информатизации и т. п. знакомы читателю из какого-либо базового учебного курса или хотя бы интуитивно понятны, так как согласно латинской пословице имя говорит само за себя (потеп est omen).

Масштабы работ и затрат, которыми характеризуется информатизация различных сфер жизни общества, и значение, которое приобрели информационные ресурсы, острейшим образом поставили проблему повышения эффективности информационных систем. Одним из путей ее решения является подготовка соответствующих специалистов. Так, менеджеру любой сферы деятельности, в которой используются информационные ресурсы, — машиностроителю, торговому работнику, химику, чиновнику муниципального и государственного управления, экономисту, для эффективной работы нужно знать:

что собой представляют информационные ресурсы по существу;

как и из чего формируется технологическая среда информационных систем.

На основании проделанной работы проведенных исследований управленческого персонала предприятия можно сделать ряд выводов.

1. Прежде всего, следует отметить, что хотя предприятие функционирует с положительными результатами, в его работе наблюдаются ряд существенных недостатков, вызванных, прежде всего отсутствием четкой системы и организации управления.

2. Достаточно проблематичной областью деятельности на предприятии является информационное обеспечение управленческих процессов и использование технического и программного обеспечения системы управления. Данное направление деятельности на предприятии считается второстепенным и практически не развивается. Существующая на предприятии система информационного и технического обеспечения управленческих процессов построена на основе советских подходов и не отвечает современным требованиям.

В этих условиях особое значение приобретает создание развернутой системы деятельности руководства направленные на улучшение информационной и технической базы предприятия, которое должно осуществляться по следующим направлениям.

3. Особое значение в этой системе имеет ее коммуникационного обеспечение и создание банков данных, которые на предприятии должны разрабатываться на уровне предприятия, цеха, участка.

4. Для того, чтобы значительно повысить эффективность деятельности предприятия необходимо особое внимание уделять разработке рекомендаций по техническому оснащению основных информационных и управленческих процессов.

Список литературы

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации. 29 июля 2006 г.

ГОСТ Р 6.30−2003

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Издательство стандартов, 2003 г ГОСТ Р 51 141−98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 2008.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 2009.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2009.

Волокитин А. В., и др. Средства информатизации государственных организаций и коммерческих фирм. Справочное пособие Издательство: ФИОРД-ИНФО., 2009 г.

Галькович Р.С., Набоков В. И. Основы менеджмента. — М.: ИНФРА-М, 2008. — 345 с.

Гаранин М.В., В. И. Журавлев, С. В. Кунегин Системы и сети передачи информации Издательство: Экзамен, 2008 г. 336 с.

Герчикова И. Н. Менеджмент. — М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2007. — 501 с.

Годин В. В., И. К. Корнеев Информационное обеспечение управленческой деятельности Издательства: Высшая школа, Мастерство; 2009 г. 240 с.

Грабауров В. А. Информационные технологии для менеджеров. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Финансы и статистика, 2010 — 365с.

Гринберг А.С., Король И. А. Информационный менеджмент. М:, 2008 г Жариков И. А. Методика расчета экономической эффективности использования ЭВТ в хозяйственной деятельности предприятия, Тамбов, 2009

Информатика и информационные технологии. Учебник./ Н. Д. Угринович. — М.: Бином. Лаборатория Знаний, 2009

Информационные технологии управления: Учебно-практическое пособие для студентов заочного обучения всех специальностей/Под ред. проф. Ю. М. Черкасова. — М.: ГУУ, 2009

Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2008. № 1.

Карабутов Н. Н. Информационные технологии в экономике Издательство: Экономика; 208 стр., 2008 г.

Клоков И. В. Эффективное делопроизводство на ПК, СПб, ПИТЕр, 2010 г Ковалев В. В. Финансовый анализ: методы и процедуры. -М.: Финансы и статистика, 2009.

Когаловский М. Р. Перспективные технологии информационных систем Издательства: ДМК Пресс, Компания АйТи; 288 стр., 2008 г.

Корнеев И.К., Година Т. А. Информационные технологии в управлении. — М.: Финстатинформ, 2009

Меняев М. Ф. Информационные технологии управления. Книга 3. Системы управления организацией, 464 стр., 2008 г.

Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. — М.: Дело, 2009. — 624с.

Романов Д.А., Ильина Т. Н, Логинова А. Ю. Романов — Правда о электронном документообороте; М., ДМК, 2009 г Савельев А. М. Выбор системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Журнал «Делопроизводство и документооборот предприятия» № 4 2007 г Санкина Л. В. Быкова Т. А, делопроизводство в коммерческих организациях (на примере АО) М., МЦФЭР, 2010 г Андреев В. Автоматизация документооборота компании — не простой выбор // IT Manager № 6(12)/2008

Беляев И. Г. Система электронного документооборота предприятия как элемент управления предприятием // Делопроизводство, № 4, 2010

Гончаров А. И. Понятие «финансовое оздоровление предприятия» в системе управления финансами// Финансы.-2007.-№ 4.

Дворянцева Л. П. Раскрытие информации о собственном капитале: Изменения в финансовой отчетности// Финаны и кредит.-2007.-№ 12.

Князева Т. А. Сравнительный анализ российских систем электронного документооборота// Офисные системы № 4, 2006

Козлов И. проблемы внедрения автоматизированных систем // Новые системы финансовго учета// 2007, № 3

Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник «Компьютера» 2007. № 3

Музанов О. И. Теоретические концепции внутрифирменного управления на основе информационных систем // Вестник МГУП. — 2010. — № 7

Электронный документооборот// Компьютера, февраль 2010

Приложение А

Рис. 1.

1. Структура управления информационной поддержки принятия управленческих решений

Рис. 1.

2. Структура информационных потоков в организации

Рис. 1.

3. Использование компьютерной техники для решения задач Приложение Б

Рис.

1.4. Периодичность использования компьютерной и другой техники руководителями и специалистами

Рис. 1.

5. Схема автоматизированного рабочего места управленческого персонала Приложение В

Уважаемый сотрудник!

Просим Вас ответить на вопросы анкеты, результаты которой будут использованы в обобщенном виде для исследования проблемы «Информационное обеспечение в управлении». Опрос анонимный. Чтобы заполнить анкету, отметьте тот вариант ответа на вопрос, который совпадает с Вашим мнением, либо напишите ответ сами, если он не приводится.

% ответов 1. В каких видах коммуникаций вы обычно принимаете участие? Формальные коммуникации 33 Неформальные коммуникации. 67 2. С кем в рамках коллектива вы обычно осуществляете преимущественные коммуникации?

личность; 50 группа; 33 организация. 17 3. Какие формы передачи информации вы обычно используете в своей работе? письменно;

7 устно; 60 жестами, 17 позами 10 другое. 7 4. На каком уровне коммуникаций вы участвуете: Коммуникации между фирмой и внешней средой: потребители, поставщики, конкуренты. 21 Коммуникации между уровнями власти и подразделениями — вертикальные. 13 Коммуникации по нисходящей: сверху вниз (руководитель — подчиненные) вертикальные. 33 Коммуникации по восходящей: снизу вверх (подчиненныеруководитель) вертикальные.

10 Коммуникации между различными отделами (подразделениями) диагональные. 10 Коммуникации между руководителем и рабочей группой под решение проблемы. 10 Неформальные коммуникации — слухи в 80−90% точны в отношении не противоречащей информации. 3 5. Какую типичная информация вы получаете по каналам слухов?

Изменения в структуре организации. 7 Предстоящие сокращения рабочих мест. 17 Новые меры по наказаниям. 43 Грядущие перемещения и повышения. 17 Споры руководителей на совещаниях любого рода. 17 6. Какие преграды у вас возникают при коммуникационном обмене? Неправильное восприятие информации 20 Семантические барьеры.

13 Невербальные преграды 17 Плохая обратная связь. 17 Неумение слушать других. 33 7. Какая коммуникационная сеть преимущественно развита в вашей организации? Вертикальная связь — от начальника к подчинённому. 33 Горизонтальная связь — между равными по уровню в иерархии управления начальниками или подчинёнными.

33 Диагональная связь — связь между начальниками и подчинёнными 17 различных трудовых коллективов, подразделений внутри фирмы. 17 8. Какую роль, по-вашему, играет техническое и технологическое обеспечение в системе управления? Очень важную 17 Важную 33 Маловажную 33 Совсем не важную 17 9. Как Вы относитесь к появлению современных информационных технологий и технических средств? Положительно 17 Нейтрально (все равно) 67 Отрицательно 17 10.

Что может являться причиной неэффективного использования технических средств в управлении? Несовершенство техники (нет комплектности), 13 Нет квалифицированных кадров для работы с техникой, 33 Нет особой необходимости в использовании техники, 20 Приверженность традиционному подходу среди управленцев. 20 Другое 13 11. Как Вы оцениваете уровень технического обеспечения Вашей работы? Высокий 57 Средний 17 Низкий 17 12. Как Вы отнесетесь к замене привычной Вам техники на более современную? Однозначно, положительно 20 Нейтрально (все равно), 47 Скорее, положительно (изменения наверняка принесут пользу), 23 Отрицательно (я привык работать с прежней техникой) 10 13. Как часто Вы пользуетесь техническими средствами на работе? Постоянно, 17 Только при необходимости (если не могу выполнить сам), 33 Очень редко 33 14. Как Вы чаще всего общаетесь с коллегами из других регионов, городов? С помощью телеграмм, 10 С помощью писем, 57 С помощью телефона/ факса 17 Другое 7 С помощью электронной почты 10 15. Какими техническими средствами Вы пользуетесь наиболее часто?

Средства копирования и размножения документации 17 Компьютер 20 Телефон/ факс 17 Принтер 7 Селектор 7 Калькулятор 17 Модем 3 Другое 3 16. Какие технические средства, кроме названных, Вам еще необходимы в работе? 17. Обращаетесь ли Вы за помощью к более квалифицированному сотруднику при работе с техническими средствами? Да, часто, 17 Да, иногда, 33 Да, редко 17 Нет 33 18. На каком уровне Вы владеете персональным компьютером? Начинающий (работа с текстовым и табличным редакторами) 33 Пользователь (то же и работа с Microsoft Office, поиск в сети Интернет, основы программирования), 23 Специалист, 10 Не умею работать с ПК. 33 19. Должен ли человек, работающий с ПК, знать программирование?

Да, обязательно, 33 Да, желательно, 50 Вовсе нет, сейчас этого не требуется 17 20. Экономит ли Ваше время использование технических средств в работе? Да, очень 50 Да, в отдельных случаях, 33 Нет 17 21. Сколько времени (в %) уходит у Вас на выполнение второстепенных задач и непосредственно на управленческую деятельность? Второстепенные задачи 53 Управленческая деятельность 47 22. Как изменилось бы это соотношение при отсутствии в Вашем распоряжении необходимой техники?

Второстепенные задачи 33 Управленческая деятельность 67 23. Знакомо ли Вам понятие Автоматизированная Система Управления (АСУ)? Да, 10 Да, что-то слышал, 23 Нет 33 Затрудняюсь ответить 33 24. Считаете ли Вы необходимым применение АСУ (в общем)? Да, обязательно 17 Да, желательно, 33 Нет 33 Затрудняюсь ответить 17 25. Ваш пол: Мужской 67 Женский 33 26. Возраст: до 30 лет 17 30 — 40 лет 33 40 — 50 лет 33 50 — 60 лет 10 старше 60 лет 7 27. Образование: Высшее 50 Среднее специальное 17 Среднее профессиональное 17 Начальное профессиональное 17 28. К какому звену управления Вы относитесь? К высшему 17 К среднему 33 К низшему 50 Занимаю не руководящую должность 0

Приложение Г Рис. 3.

1. Принципиальная схема взаимодействия структурных подразделений в процессе обмена информации.

Тоффлер Э. Третья волна. М.: ACT, 2009. -С. 92.

Ракитов А. И. Философия компьютерной революции. М: Политиздат, 2001. С.37

Теория организации: Учебник / Под ред. В. Г. Алиева. — М.: Луч, 2006. — С. 58.

Винер Е. Кибернетика и общество. М: Издательство иностранной литературы, 2008. С.

17.

Радченко Я. В. Теория организации: Конспект лекций. — ч. 1. — М.: Изд-во ГАУ, 2008. — С. 125.

Акулов В. Б., Рудаков М Н. Теория организации. Учебное пособие. М.: ИНФРА-М, 2005 — С. 69.

Информационные технологии управления: Учебно-практическое пособие для студентов заочного обучения всех специальностей/Под ред. проф. Ю. М. Черкасова. — М.: ГУУ, 2009, с.31

Информационные технологии управления: Учебно-практическое пособие для студентов заочного обучения всех специальностей/Под ред. проф. Ю. М. Черкасова. — М.: ГУУ, 2009, с.35

Грабауров В. А. Информационные технологии для менеджеров. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Финансы и статистика, 2005, с.37

Информатика и информационные технологии. Учебник./ Н. Д. Угринович. — М.: Бином. Лаборатория Знаний, 2002, с.19

Рогожин С.В., Рогожина Т. В. Теория организации. Учебное пособие. М.: МГУК, 2001. — С. 69.

Теория организаций и организационное проектирование / Под ред. Т. П. Фокиной, Ю. А. Корсакова, Н. Н. Слонова.

— Саратов, 2007. — С. 96.

Орчаков О. А. Теория организации. — М: Московский институт экономики, менеджмента и права, 2009 — С. 154.

ГОСТ Р 1141−98

Санкина Л. В. Быкова Т. А, делопроизводство в коммерческих организациях (на примере АО) М., МЦФЭР, 2005 г

Савельев А. М. Выбор системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Журнал «Делопроизводство и документооборот предприятия» № 4 2004 г, С.31−36

Савельев А. М. Выбор системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Журнал «Делопроизводство и документооборот предприятия» № 4 2004 г, С.31−36

Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник «Компьютера» 2004. № 3, С. 25.

Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник «Компьютера» 2004. № 3, С. 28.

Директор магазина

Заместитель директора

Коммерческий отдел

Отдел кадров

Бухгалтерия

юрист

Торговые отделы материалов

Отдел 1

Отдел 2

Склад

Линейные связи

Функциональные связи

Параллельные полномочия

Отдел маркетинга (в перспективе)

Сектор рекламы

Сектор Изучения рынка

Отдел 3