В ней запоминаются и определяются связи между таблицами. Эти связи будут использованы при создании отчетов, запросов, форм, а также будут обеспечивать целостность взаимосвязанных данных при изменении таблиц. Для создания схемы данных надо нажать кнопку Схема данных на панели Работа с базами данных. Затем в окне Добавление таблицы открыть на панели объектов Таблицы, выделить все таблицы, нажать кнопку Добавить. Закрыть окно Добавление таблицы. При установлении связи между таблицами ТТН и СТТН связь осуществляется по полю Номер ТТН. После того, как намечена очередная связь между таблицами, появляется окно Изменение связей, в котором должен быть определен тип отношения один-ко-многим.Рисунок 12 — Вид окна Изменение связей
После того, как все связи установлены, схема данных должна иметь вид: Рисунок 13 — Схема данных базы данных Отдела сбыта готовой продукции предприятия4.
3. Создание пользовательских форм
Пользовательская форма позволяет отображать данные на экране в виде входного (первичного) документа. С помощью форм удобно вводить в таблицы данные входных документов, просматривать или редактировать записи таблиц. Формы создаются после того как разработаны таблицы и схема данных. Создадим форму с помощью мастера форм, затем отредактируем ее с помощью конструктора. Получим форму, отражающую первую запись таблицы Изделие. Рисунок 14 — Вид формы Изделие
Далее необходимо аналогично создать однотабличную форму
Цех.На основе связанных таблиц можно создать составную форму. Создадим составную форму
ЦН, в которой отражены объединенные данные из таблиц ЦН и СЦН. Рисунок 15 — Вид формы ЦНДалее необходимо аналогично создать составные формы Склад, ТТН. Для редактирования созданных форм используется Конструктор форм. Для редактирования открытой формы можно использовать кнопку панели инструментов Режим, выбрав из списка Конструктор. Если конструктор формы не открыт, нужно щелкнуть по форме Изделие правой кнопкой мыши и выбрать из развернувшегося списка Конструктор. Для формирования кнопкивыхода из формы в режиме конструктора на панели элементов нужно щелкнуть кнопку Кнопка. Видоизменившимся крестообразным курсором начертить кнопку в области заголовка главной формы. В появившемся окне Создание кнопок выбрать в категории работа с формой действие
Закрыть форму и нажать Далее>. Оставить переключатель в положении по умолчанию. Нажать Далее>, затем Готово. 4.
4. Ввод данных
С помощью созданных форм заполним таблицы следующими данными:
Рисунок 16 — Вид таблицы Изделие с заполненными данными
Рисунок17 — Вид таблицы Цех с заполненными данными
Рисунок 18- Вид таблицы Склад с заполненными данными
Рисунок 19 — Вид таблицы ЦН с заполненными данными
Рисунок 20 — Вид таблицы СЦН с заполненными данными
Рисунок 21 — Вид таблицы ТТН с заполненными данными
Рисунок 22 — Вид таблицы СТТН с заполненными данными5. СОЗДАНИЕ АЛГОРИТМА И ЗАПРОСОВПеред решением этой задачи составим подробное описание последовательности действий (алгоритм) над исходными или уже полученными на предыдущем шаге данными для получения результатов. Алгоритм можно представить в виде словесного описания или блок-схемы. Составим алгоритм в виде блок-схемы.Запрос: Количество-поступило
Таблицы: ЦН, СЦН, Изделие и Склад
Получить количество изделий, поступивших на склады, по месяцам из документов «Цеховая накладная"до конца заданного квартала. Запрос: Количество-отгружено
Таблицы: ТТН, СТТН, Изделие и Склад
Получить количество изделий, отгруженных со складов, по месяцам из документов «Товарно-транспортная накладная» до конца заданного квартала. Запрос: Остаток
Таблицы: Изделие
Объединить результаты предыдущих запросов и подсчитать остаток как разность между результатами. Посчитать остаток в стоимостном выражении
Сформировать отчет
Печать отчета
Для изображения блоков в блок-схеме используют стандартные графические фигуры. Например, — начало или конец блок-схемы.- процесс (операция) над данными.- документ на магнитном диске.- логическая операция, по которой принимается решение. Действия в блок-схеме выполняются последовательно сверху вниз и слева направо. Рассмотрим решение задачи по шагам. Шаг 1. Из таблиц ЦН, СЦН, Изделие и Складполучить количество изделий, поступивших на склады, по месяцам из документов «Цеховая накладная"до конца заданного квартала. Создадим запрос в режиме Конструктора. Выберем в бланк запроса поля Наименование склада, Наименование изделия. В следующее поле, для определения месяца, введем, с помощью Построителя выражений:
Месяц: Format ([ЦН]![Дата сдачи]; «m»). В следующее поле, для определения квартала, также с помощью Построителя выражений, введем: Квартал: Format ([ЦН]![Дата сдачи]; «q»). А в Условие отбора в этом поле введем: <=[Введите квартал]. Сгруппируем данные по всем перечисленным выше полям, с помощью кнопки Итоги на панели Конструктор. А в следующем поле посчитаем, с помощью групповой операции Sumсумму по полю Количество по ЦН, как показано на рис. 23. Рисунок 23 — Вид запроса Количество-поступило в Конструкторе
Результат по данному запросу показан на рис. 24. Рисунок 24 — Результаты запроса Количество-поступило
Шаг 2. Получить количество изделий, отгруженных со складов, по месяцам из документов «Товарно-транспортная накладная» до конца заданного квартала. Этот запрос создается аналогично предыдущему только вместо таблиц ЦН и СЦН используются таблицы ТТН и СТТН, как показано на рис. 25. Рисунок 25 — Вид запроса Количество-отгружено в Конструкторе
Результат по данному запросу показан на рис. 26. Рисунок26 — Результаты запроса Количество-отгружено
Шаг 3. Объединить результаты предыдущих запросов и подсчитать остаток как разность между результатами. Посчитать остаток в стоимостном выражении. Для определения остатков на складе используем последние два запроса и таблицу Изделие. Создадим запрос в режиме Конструктора. Запросы объединим связями по полям: Наименование склада, Наименование изделия и Месяц. По созданным связям щелкнем два раза мышью и в появившемся окне выберем третий вариант связи, который объединяет все записи из запроса Количество-поступило и только тех записей из запроса Количество-отгружено, в которых связанные поля совпадают.
Выберем в бланк запроса поля Наименование склада, Наименование изделия из запроса Количество-поступило. А также поля Sum-Количество по ЦН и Sum-Количество по ТТН. В следующее поле введем формулу: Остаток: [Sum-Количество по ЦН]-Nz ([Sum-Количество по ТТН]), как показано на рис. 27. Функция Nz возвращает ноль и позволяет вести расчеты с полем указанным в скобках. Поля Квартал и Цена нужны для отображения квартала в отчете и для расчета остатка в стоимостном выражении. В следующем поле введем формулу: Остаток (руб): [Остаток]*[Цена].
Рисунок27 — Вид запроса Остаток в Конструкторе
Результат по данному запросу показан на рис. 28. Рисунок28 — Результаты запроса Остаток6. СОЗДАНИЕ ОТЧЁТОВ6.
1. Получение отчёта с помощью Мастера отчётов. Создадим отчет Остаток с помощью Мастера создания отчетов. Для второго квартала отчёт примет вид: Рисунок29 — Вид отчета Остаток6.
2. Корректировка макета отчёта с помощью Конструктора отчётов. Чтобы войти вКонструктор отчётов следует нажать кнопку Режим на панели инструментов и выбрать Конструктор. Теперь отчет можно корректировать. Для создания поля Наименование квартала, нажать на кнопку Поле и в окне свойств на вкладке Данные в поле Данные ввести: =[Введите квартал]. В примечании отчета под полями Остаток и Остаток (руб) нужно ввести соответственно: =Sum ([Остаток]) и =Sum ([Остаток (руб)]).В результате выполненной корректировки отчет, на конец первого квартала, примет вид: Рисунок 30 — Вид отчета Остаток6.
3. Вывод отчёта на печать
Для печати полученного отчета щелкнем правой кнопкой мыши по названию отчета и выберем команду Печать.
7. СОЗДАНИЕ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ С ПОМОЩЬЮ ДИСПЕТЧЕРА КНОПОЧНЫХ ФОРМРазработаем структуру кнопочной формы, представив ее в виде таблицы. Таблица 9 — Структура кнопочной формы
Название страницы КФЭлементы
ДействиеОтдел сбыта готовой продукции предприятия (главная страница) Выход
Выход из приложения AccessДобавление данных
Форма Цеховая накладная
Открытие формы Цеховая накладнаяв режиме добавления
Форма Товарно-транспортная накладная
Открытие формы Товарно-транспортная накладнаяв режиме добавления
Редактирование данных
Форма Изделие
Открытие формы Изделие в режиме редактирования
Форма Цех
Открытие формы Цех в режиме редактирования
Форма Склад
Открытие формы Склад в режиме редактирования
Просмотр запросови отчета
Запрос «Количество-поступило» Просмотр запроса «Количество-поступило» Запрос «Количество-отгружено» Просмотр запроса «Количество-отгружено» Запрос «Остаток» Просмотр запроса «Остаток» Отчет «Остаток» Просмотр отчета «Остаток» СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫАкперов И. Г. Информационные технологии в менеджменте: учебник / И. Г. Акперов, А. В. Сметанин, И. А. Коноплева. — М.: Инфра-М, 2012.
— 400 с. Гарсиа-Молина Г., Ульман Дж., Уидом Дж. Системы баз данных. Полный курс.Пер.
с англ.: — М.: Изд. дом «Вильямс», 2004. — 1088 с. Дейт К.
Введение
в системы баз данных: проектирование.
Реализация и управление. Пер. с англ. — СПб.: БХВ-Петербург, 2004. — 324 с. Кошелев В. Е. Access 2007
Эффективное использование — М.: Бином-Пресс, 2009. — 590 с. Кузин А. В. Базы данных: учебное пособие / А. В. Кузин, С. В. Левонисова. — 2-е издание, стереотипное. — Москва: Академия, 2008. -
320 с. Кузнецов С. Д. Основы баз данных. — 2-е изд. —
М.: Интернет-Университет Информационных Технологий; БИНОМ. Лаборатория знаний, 2007. — 484 с. Малыхина М. П. Базы данных: основы, проектирование, использование, 2-е изд. перераб. и доп. — СПб.: БХВ-Петербург, 2007.
— 528 с. Мэтью Мак-Дональд. Access 2007
Недостающее руководство — СПб.: БХВ-Петербург, 2007. — 784с. Проектирование баз данных. СУБД MicrosoftAccess: Учебное пособие для вузов / Н. Н. Гринченко, Е. В. Гусев, Н.
П. Макаров, А. Н. Пылькин, Н. И. Цуканова. — М.: Горячая линия-Телеком, 2004.
— 240с. Сеннов А. A ccess 2010. — СПб.: «Питер», 2010. — с.
288.Смирнова, О. В. Access 2007 на практике: — Санкт-Петербург, Феникс, 2009 г.- 160 с. Харитонова И. А., Рудикова Л. В. MicrosoftOffice Access 2007. — СПб.: БХВ-Петербург, 2008. — 1280 с.
