Регистрация и контроль исполнения документов в БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория» город Лангепас

Регистрировать исходящие письма иным порядком запрещено.Рис. 1. Регистрационно-контрольная карточка исходящего письма

Приказы по основной деятельности и распоряжения организации регистрируются в группе по работе с корреспонденцией секретариата (см. рис. 2). Остальные внутренние документы — в структурных подразделениях по принадлежности в день подписания или утверждения.Рис. 2. Регистрационная карточка приказа по основной деятельности организации

Делопроизводственные индексы должностных лиц, входящие в регистрационный номер документа, соответствуют делопроизводственным индексам руководимых ими структурных подразделений организации, которые присваиваются группой по работе с корреспонденцией секретариата. При автоматизированной регистрации полностью соблюдается обязательный состав реквизитов: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа), заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа), дело N. Таким образом, организация регистрации документов в учреждении построена рационально.

2.2 Контроль исполнения документов на примере БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория"Контроль исполнения документов совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Организация контроля над исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение на всех уровнях. Контроль исполнения включаетпостановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения, информирование руководителей. Постановке на контроль подлежат документы, побуждающие к решению поставленных в них вопросов, задач, предложений, резолюция руководителя, которая требует своевременного исполнения и содержит слова: «…в срок до…», «доложить», «для подготовки ответа», «для исполнения… в срок», «представить … в указанный срок», «срочно» и.т.п.На контрольных документах руководителя проставляется отметка о контроле в виде штампа красного цвета «Контроль», под ним красным цветом проставляется контрольный срок поручения: «до"___"________20__ г.», и заноситься соответствующая отметка в РКК документа. Заместители руководителя и руководители структурных подразделений могут, по своему усмотрению, поставить на контроль исполнения перед своими подчиненными подразделениями документы, поступившие в их адрес. В этом случае в своей резолюции к документу ими проставляется отметка «На контроль». Особому контролю исполнения подлежит корреспонденция руководителей министерств и ведомств РФ, а также глав администраций территориальных органов управления, критические замечания и предложения, содержащиеся в обращениях граждан. Регламент работы с письмами юридических лиц адресованными руководителю и его Заместителям приравнивается к регламенту работы с обращениями граждан. Документы должны быть исполнены в течение срока, указанного в самом документе или в резолюции руководства. Документы, по которым срок исполнения не указан, исполняются в течение 10 рабочих дней, со дня наложения резолюции. Ответы на телеграфные запросы и документы с резолюцией «срочно», должны быть исполнены в срок не более 3 календарных дней. Если ответственный исполнитель не может исполнить в установленный срок, поставленный на контроль документ, он должен обратиться не менее чем за 2 дня до истечения срока к давшему поручение руководителю с просьбой о продлении срока исполнения с обоснованием причины отсрочки. Исполнитель обязан своевременно информировать группу по работе с корреспонденцией секретариата и соответствующий секретариат подразделения о решении руководства продлить срок исполнения.

Решение о продлении срока исполнения фиксируется в электронной карточке документа. Документы с резолюцией «срочно», «доложить», «подготовить материал для доклада» продлению не подлежат. Группа по работе с корреспонденцией секретариата осуществляет постановку на контроль документов с поручениями руководителя, учитывает продление и сроки исполнения этих документов. Руководители подразделений сами определяют порядок учета своих контрольных документов. Непосредственный исполнитель в подразделении ответственного исполнителя контрольного поручения, которому поручено его исполнение и закрытие, вместе со своим руководителем определяет форму документа, отражающего исполнение поручения (письмо, докладная (служебная) записка и т. п.), перечень необходимых материалов и порядок их получения от соисполнителей. После получения необходимых материалов, приступает к письменному оформлению исполнения поручения, учитывая контрольный срок и время необходимое на его согласование и утверждение для своевременного снятия с учета контрольных документов. В случае необходимости, исполнитель готовит для ответственного исполнителя оперативные запросы в адреса соисполнителей для представления необходимых материалов. В запросе указывается контрольный статус поручения и перечень необходимых материалов для его исполнения.

Соисполнители обязаны предоставить необходимые материалы для выполнения контрольного поручения в срок не более 3 рабочих дней с момента получения запроса, если в запросе не указан иной конкретный срок. Секретариаты подразделений контролируют ход исполнения всех поступивших в подразделение контрольных документов и при необходимости докладывают своему руководству о необходимости регулирования хода их исполнения. Документы снимаются с контроля только после полного выполнения поручений по резолюциям к ним: рассмотрения и решения, поставленных в документах вопросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам. Промежуточный ответ, также как и запрос по исполняемому документу, и выборочное решение вопросов документа не может являться основанием для признания документа исполненным. Снятие с контроля поручений руководителя производится группой по работе с корреспонденцией секретариата, контрольных поручений руководителей структурных подразделений — соответствующими секретариатами подразделений. Докладные (служебные) записки о выполнении поручений должны содержать заключительное предложение: «Прошу снять поручение с контроля». Секретариаты подразделений обязаны своевременно докладывать руководству обо всех фактах нарушения сроков исполнения. Секретариаты подразделений еженедельно представляют руководителю подразделения, а группа по работе с корреспонденцией секретариата — руководителю и ответственным исполнителям, справки о неисполненных документах. После выполнения поручения руководителя, руководство подразделений обязано предоставить в группу по работе с корреспонденцией секретариата для учета контрольные документы и документы, содержащие основание для снятия их с контроля. Основанием для снятия с контроля документа, требующего исполнения в виде устного доклада, является виза руководителя на своей резолюции. Делопроизводство с контрольными документами руководителя осуществляется в соответствии с регламентом.

Не предоставленные исполнителем в группу по работе с корреспонденцией секретариата для учета исполнения документы, считаются неисполненными и с контроля не снимаются. Документы с оперативными поручениями, поручениями без указания сроков исполнения, носящие периодический или постоянный характер исполнения, ознакомительные, рекомендательные, связанные с периодическим предоставлением отчетности, а также протоколы оперативных совещаний и служебные записки с резолюцией руководителя на контроль исполнения поручений руководителя не ставятся и подлежат обязательному исполнению в рабочем порядке. Срок исполнения таких документов, как правило, не должен превышать одного календарного месяца, если не указан иной срок. В учреждении не редки случаи срыва срока исполнения документов. В связи с этим учреждению следует ужесточить контроль исполнения документов, еще раз определить состав документов, подлежащих постановке на контроль, сформулировать степень ответственности работников за нарушение исполнительской дисциплины. Заключение

Совершенствование документационного обеспечения управления — это один из наиболее важных элементов в управленческом процессе. Объемы информации возрастают с каждым годом и их своевременная обработка возможна только при рациональной организации ДОУ и применении современных систем электронного документооборота. В ходе анализа документационного обеспечения управленческой деятельности БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория» были рассмотрены организация регистрации и контроля исполнения документов. Анализ показал, что делопроизводство отвечает современным требованиям к службам ДОУ по данным направлениям организации работы с документами. Вместе с тем, в учреждении отмечается низкий уровень организации контроля исполнения документов, следствием чего являются частые случаи срыва сроков исполнения документов. По результатам проведенного анализа были сформулированы предложения по рационализации документационного обеспечения управленческой деятельности БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория» (нормативноправовое обеспечение службы ДОУ и совершенствование контроля исполнения документов и поручений). Необходимо организовать повышение квалификации сотрудников делопроизводственного подразделения на годичных очно-заочных курсах повышения квалификации для сотрудников, не имеющих базового образования в области документационного обеспечения управления, организованных ВНИИДАД. Специалист в области делопроизводства должен постоянно следить:

во-первых, за выходящими законодательными, правовыми актами, касающимися вопросов документирования и ДОУ и упорядочения работы с документами и поправками, вносимыми в эти акты;

— во-вторых, стремиться внедрять в организации новейшие технологии в организацию новейшие технологии в области документации обеспечения управления. Реализация указанных мероприятий позволит значительно улучшить организацию документационного обеспечения управленческой деятельности в БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория», и, в конечном счете, повысит качество управления всей организации в целом.

Список использованных источников

и литературы

ИсточникиОпубликованные

Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.

12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.

12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.

12.2008 N 7-ФКЗ)//Собрание законодательства Российской Федерации. 2009. № 4. Ст. 445. Неопубликованные

Устав БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория». Инструкция по документационному обеспечению в БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория». Инструкция по ведению архивного дела в БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория». Архив БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория». Нормативно-методическая литература

ГОСТ Р 6.30−2003

Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.

03.2003 N 65-ст). М., ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов).Литература

Альбрехт Б. В. Архивы коммерческих организаций. — М.: МЦФЭР, 2005. — 192 с. Байкова И. Ю. Настольная книга делопроизводителя / И. Ю. Байкова. -

2-е изд., доп. — М.: Эксмо, 2009. — 352 с. Быкова Т. А. Основные правила организации документооборота//Справочник секретаря и офис-менеджера 2010.

№ 3. с. 32. Быкова Т. А., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления негосударственных организаций: Учеб. пособие. — М.: ИНФРА-М, 2010.

— 288 с. Вялова М. Л. Номенклатура дел организации//Справочник секретаря и офис-менеджера 2010. № 2. с. 37.