Краткий обзор некоторых типов документации

Рассмотрим такой тип официальных документов, как техническая документация.

К этому типу можно отнести документы, обеспечивающие строительство зданий, сооружений, дорог. К этому же типу относятся документы, обеспечивающие промышленные и производственные отрасли экономики страны (металлургия, производство тканей, химические производства и т. д.). Понятно, что в этом типе документации объединены очень разные документы. В каждой отрасли хозяйства, в каждой производственной сфере существуют свои комплексы специфической технической и технологической документации.

Весьма условно этот тип документов можно подразделить на четыре группы.

• 1. Документы, фиксирующие информацию о техническом оборудовании, технических средствах (конструкторская документация на автомобиль, на компьютер, на деревообрабатывающую линию).
• 2. Документы, фиксирующие информацию о технологических процессах труда (описывающие, к примеру, сталеплавильные процессы или процессы изготовления бетона).
• 3. Документы, фиксирующие информацию о природных объектах (документы о результатах геологоразведки, о водных объектах, о метеорологических явлениях, картографические документы).
• 4. Документы, связанные с использованием оборудования, технических средств. Так называемая эксплуатационная документация.

Техническую документацию можно группировать по отраслям деятельности. Именно на такой основе создан международный рубрикатор научно-технической информации. Первый (высший) его уровень включает перечень отраслей народного хозяйства, научные дисциплины и межотраслевые проблемы. По функционально-отраслевому принципу построена и Международная патентная классификация, используемая для систематизации документов по изобретениям. Также построен и классификатор специальностей образования. Названные классификации систематизируют документы в информационном (содержательном) аспекте.

К числу общих особенностей технической документации можно отнести:

• • наличие графиков, таблиц, чертежей, схем;
• • наличие системы единых для отрасли характеристик, показателей, размеров и т. д.;
• • наличие единых для отрасли наименований продукции, комплектующих изделий, оборудования, приборов, материалов и т. д.

Специфика оформления технической документации фиксируется соответствующими стандартами и ведомственными методическими указаниями. В силу трудоемкости подготовки технических документов созданы автоматизированные системы.

Технические документы имеют типовые реквизиты оформления: №, дата, вид документа, заголовок, автор, подпись, гриф согласования, гриф утверждения.

Одним из самых распространенных видов технической документации является чертеж.

Основы изобразительной системы чертежа были заложены в XVIII в. французским геометром Гаспаром Монжем (1746— 1818). Известны чертежи, созданные Рене Декартом, Леонардо да Винчи. В России работали по чертежам уже при Петре I. Изобретения наших соотечественников, таких как А. К. Нартов (1693—1756) — построил оригинальные станки различных конструкций, скорострельную батарею и др., И. И. Ползунова (1728—1766) — разработал проект универсального парового двигателя, построил паросиловую установку для заводских нужд, И. П. Кулибина (1735—1818) — создал «зеркальный фонарь» (прототип прожектора), семафорный телеграф и многое другое, отца и сына Черепановых — построили в 1833— 1834 гг. первый в России паровоз и железную дорогу длиной 3,5 км, не состоялись бы без использования чертежей.

Чертежи имеют несколько разновидностей. Самые распространенные из них следующие.

• 1. Наглядное изображение (трехмерное изображение объекта — аксонометрическая проекция).
• 2. Эскиз-чертеж от руки в глазомерном масштабе с соблюдением пропорций.
• 3. Чертеж общего вида — передает геометрические особенности всего изделия целиком.
• 4. Сборочный чертеж-изображение изделия и данные, необходимые для его сборки.
• 5. Схемы — показывают устройство объекта и взаимодействие его деталей в процессе работы.

Теоретическим обоснованием чертежа является система прямоугольного проецирования предмета на две взаимно-перпендикулярные плоскости.

Единые требования к чертежам определены в Единой системе конструкторской документации (ЕСКД). В стандартах этой системы определены такие понятия, как виды, сечения, выносные элементы, разрезы. Форматы чертежей по требованиям ЕСКД должны соответствовать единой схеме форматов листов бумаги: от АО (1189×841 мм) до А4 (297 X 210 мм).

Определены масштабы изображения и их обозначение:

• • масштабы уменьшения: 1: 2; 1: 2,5; 1: 4; 1: 5; … 1 :1000;
• • натуральная величина: 1:1;
• • масштабы увеличения: 2: 1; 2,5: 1; 4: 1; … 100: 1.

Линии, используемые в черчении тоже стандартизированы.

(их наименование, начертание, толщина). Например: сплошная основная, штрихпунктирная тонкая, разомкнутая, сплошная волнистая и др. Простановка размеров длины, диаметра, угла и других и их обозначения также строго регламентирована стандартами системы ЕСКД. Используемые при создании чертежа шрифты тоже стандартизованы.

Обязательной частью чертежа является основная надпись. Она располагается в правом нижнем углу каждого листа чертежа и содержит следующие сведения:

• • наименование детали;
• • наименование и обозначение материала детали;
• • массу детали;
• • масштаб чертежа;
• • номер листа;
• • общее число листов чертежа;
• • наименование предприятия-разработчика;
• • функцию и лицо, участвующее в создании чертежа;
• • фамилии лиц, подписавших чертеж, их подписи;
• • дату подписания чертежа.

Существует много программ, позволяющих автоматизировать процедуры создания чертежей. Один из первых пакетов прикладных программ в этой сфере был AutoCAD.

Итак, проектно-конструкторская документация, эксплуатационно-технологическая документация, отчетная документация по изысканиям — вот примеры видов документов, относящихся к типу «техническая документация».

Особое место в документной коммуникации занимает такой тип документов, как издание. Изданиями являются книги, журналы, газеты, плакаты и т. д.

Издание — документ, предназначенный для широкого распространения содержащейся в нем информации, прошедший редакционно-издательскую обработку, имеющий выходные данные.

Издание — это произведение печати. Появились электронные издания: тиражируемая информация на других носителях (на магнитных дисках, на лазерных дисках). Понятие «печатная продукция» шире понятия «издание», поскольку в нее включают помимо издания также малые печатные формы (буклеты, открытки, билеты, программы, этикетки), беловые товары (тетради,) и акциденцию (бланки).

Издание как документ обладает общими признаками, свойствами и функциями.

К общим признакам издания относятся следующие.

• 1. Наличие смыслового (семантического) содержания. Любое издание содержит информацию, выраженную знаками определенного языка.
• 2. Наличие стабильной вещественной формы, обеспечивающей сохранность информации, содержащейся в издании, возможность его многократного использования и перемещения в пространстве и времени.
• 3. Предназначенность для социальной коммуникации. Издание создается для передачи информации в обществе.
• 4. Завершенность. Объект, называемый изданием, обязан содержать определенную информацию в рамках конкретной проблемы или вопроса.

Издание как документ помимо названных признаков обладает специфическим признаком: наличие тиража — общего числа экземпляров выпускаемого издания.

Издание как объект имеет свойства.

• 1. Атрибутивность: наличие двух обязательных составляющих: информации и носителя. Он имеет двуединую природу: содержание (информация, идея, мысль) и форму (книга, брошюра, журнал).
• 2. Функциональность. Издание создается для выполнения одновременно ряда функций как общих, так и специальных.
• 3. Структурность. Любое издание состоит из ряда элементов, которые располагаются в определенном порядке. Довольно часто определенные виды изданий имеют общую (типовую) структуру. Издание имеет определенную стандартизованную конструкцию, важной частью которой является наличие справочного аппарата. Аппарат представлен двумя частями:
  • • материалы, раскрывающие содержание книги (предисловие, комментарии, аннотация);
  • • материалы справочного характера (оглавление, указатели, библиография).

Издание как любой документ выполняет общие функции, такие как:

• • информационную (издание является источником информации, знаний);
• • коммуникативную (издание обеспечивает коммуникацию — передачу, обмен, обсуждение, преемственность информации в обществе).
• • кумулятивная (издание способно накапливать, концентрировать, собирать, упорядочивать информацию. Как видно из определения издания — усилена кумулятивная функция — собирать и упорядочивать информацию).

Издания как никакой другой вид документа могут быть тематически классифицированы. Примеры: ББК (библиотечнобиблиографическая классификация), УДК (универсальная десятичная классификация), библиотечные каталоги, каталоги периодических изданий. Все эти классификации относятся к типу тематических (содержательных) и основанием для классификации выступает их содержание.

Д ля создания единого подхода к формированию такого мощного информационного ресурса, коим является издание, создана целая система стандартов как национального, так и международного уровня. В России это система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Система пополнилась тремя стандартами:

• • ГОСТ 7.83—2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения»;
• • ГОСТ 7.82—2001 «Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов. Общие требования и правила составления»;
• • ГОСТ 7.1—2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления». Это базовый стандарт для каталогизации, подготовки книготорговой и издательской информации как в традиционной, так и в электронной форме.

Стандарт регламентирует единые правила формирования данных для характеристики многофакторного уникального явления, как издание. Данный стандарт является межгосударственным. Его требования и термины действуют на территории ряда государств. Без этого стандарта библиотечные фонды, коллекторы, изданная печатная продукция, книготорговля окажутся в состоянии полного хаоса.

Очень важным стандартом этой системы следует считать ГОСТ 7.77—98 «Межгосударственный рубрикатор научнотехнической информации. Структура, правила использования и ведения». На его основе осуществляется единый подход к классификации ряда информационных ресурсов по основному, тематическому признаку классификации: по отраслям и сферам человеческой деятельности.

По характеру используемых знаковых средств издания бывают текстовыми, иконическими (репродукции), идеографическими (карты, ноты).

Каналом восприятия издания является визуальный канал.

Способы документирования — печатный, магнитный, лазерно-оптический.

При этом печатный тираж издания может быть изготовлен полиграфическим способом, наборным, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной аппаратурой, принтерами.

По способу печати издание может быть напечатано высокой, офсетной, глубокой, трафаретной и другими видами печати.

Материал носителя может быть бумажным, полимерным.

По форме бумажного носителя издание может быть: листовое (разновидность — газета), сброшюрованное (разновидность — брошюра (от 4 до 48 страниц), книга — свыше 48 страниц), карточное (как правило, изготавливают на бумаге повышенной плотности) плакат, проспект, программа (но не этикетка, не карманный календарь).

По формату издания подразделяют:

• • на издания больших форматов (от 84×108/8 до 84×90/16);
• • средних форматов (от 70 X 100/16 до 70 X 108/32);
• • малых форматов (от 70×90/32 до 70×102/64);
• • миниатюрных форматов (от 70×90/64 до 60×84/102).

По степени распространенности издания относятся к опубликованным документам.

По регулярности выхода в свет различают периодические и непериодические издания.

Издание как вид документа можно классифицировать еще по нескольким основаниям.

По целевому назначению различают:

• • официальное (законы, стандарты, постановления, инструкции, положения и другие документы высших, центральных и муниципальных органов власти и управления);
• • литературно-художественное;
• • научное, (научно-практическое или научно-производственное и научно-популярное);
• • производственное;
• • учебное;
• • общественно-политическое;
• • справочное;
• • рекламное;
• • для досуга.

Остановимся на некоторых видах изданий подробнее.

Официальное издание — это издание, публикуемое от имени государственных высших, центральных и муниципальных органов власти и управления, от имени общественных организаций.

Функциональное назначение официальных изданий — вводить в действие и распространять установленные соответствующими органами нормы, требования, правила. Многие из них имеют юридическую силу; они отличаются от управленческой документации степенью распространенности (публикуемые) и масштабом действия: если управленческие документы носят локальный характер, то официальные издания бывают международного уровня — Международные стандарты серии ИСО 2000 (ISO — серия международных стандартов, регламентирующих управление качеством на предприятиях), общегосударственного — Законы РФ, регионального — постановления областной Думы.

Еще одна классификация изданий основана на количестве включенных в издание произведений. Различают монографии и сборники.

По структуре различают следующие виды изданий.

• 1. Серия — издание, включающее совокупность томов, объединенных общностью тематики или общностью целевого назначения (серия «Библиотека приключений»).
• 2. Многотомное издание — непериодическое издание, состоящее из двух и более нумерованных томов, представляющих собой единое по смыслу и оформлению целое.
• 3. Собрание сочинений — однотомное или многотомное издание, содержащее основную часть произведений автора.
• 4. Избранные сочинения — однотомное или многотомное издание, содержащее часть произведений автора, отобранных по определенному признаку.

Научное издание содержит результаты теоретических или экспериментальных исследований, оно предназначено для специалистов соответствующей области науки.

Самые распространенные виды научных изданий следующие.

• 1. Монография — научное издание в виде книги, содержащее полное исследование поставленной проблемы и принадлежащей одному или нескольким авторам.
• 2. Сборник научных трудов — научное издание, содержащее исследовательские материалы научных коллективов. Сборники содержат статьи отдельных авторов. Могут носить периодический характер.
• 3. Материалы конференций, симпозиумов — сборник, содержащий итоги работы конференции: тезисы докладов, рекомендации или решения конференции.
• 4. Автореферат диссертации — научное издание в виде брошюры, содержащее реферат проведенного автором исследования, представляемого на соискание ученой степени. Фиксирует научный приоритет автора.
• 5. Научно-популярное издание — издание, содержащее сведения о теоретических исследованиях в областях науки, техники, культуры, изложенные в форме, доступной читателю — неспециалисту. Виды научно-популярных изданий: монографии, очерки, обзоры, сборники, энциклопедии.

Учебное издание содержит систематизированные сведения научного или прикладного характера, изложенные в форме, удобной для изучения. Виды учебных изданий: учебник, учебное пособие, хрестоматия, наглядное пособие, практикум (задачник), учебно-методические пособия (программы курса, методические указания, курс лекций и т. д.). У таких изданий ярко выражено читательское назначение. Например: для школьников 5—6-х классов; для студентов экономических специальностей и т. д.

К справочным изданиям относятся энциклопедии, словари, справочники.

Энциклопедия — справочное издание, содержащее в обобщенном виде основные сведения по одной или нескольким отраслям знаний или практической деятельности, изложенные в виде кратких сведений (статей), расположенных в алфавитном или ином системном порядке.

Словарь — справочное издание, содержащее упорядоченный перечень языковых единиц (слов, словосочетаний, терминов, иных знаков), снабженных относящимся к ним определениям или справочным сведениям. Разновидностью словарей являются всем известные переводные словари (двуязычные или многоязычные).

Справочник — издание, носящее прикладной характер, имеющее алфавитную или иную систематизированную структуру.

Основные виды справочников:

• • справочник специалиста (например: по радиотехническим изделиям, или по строительным материалам, каталог звезд для астронома);
• • научно-популярный справочник («Все о футболе», справочник садовода, путеводитель);
• • бытовые справочники (движения поездов, телефонный справочник).

Рассмотрим периодические и продолжающиеся издания.

Периодическое издание выходит через определенные промежутки времени постоянным для каждого года числом номеров (выпусков), не повторяющимися по содержанию, однотипно оформленными, имеющими одинаковое название. Например: журнал «Компьютерра» периодичность 12 номеров в год.

Продолжающееся издание выходит через неопределенные промежутки времени, по мере накопления материала, не повторяющиеся по содержанию, однотипно оформленные, имеющие общее заглавие.

Периодические издания — наиболее распространенный вид издания. Тематическая классификация периодических изданий в России наблюдается в виде каталога-справочника для подписчиков.

По признаку регулярности периодические издания бывают ежедневными, еженедельными, ежемесячными, ежеквартальными, ежегодными.

По месту выпуска и сфере распространения различают местные издания, региональные, национальные, зарубежные.

Можно выделить пять основных видов периодических изданий: газета, журнал, бюллетень, календарь, экспрессинформация.

Газета — носитель текстовой информации. Предметом являются текущие события и факты. Газете присуща событийная информация. Здесь помещают оперативную информацию (репортажи, хроники, интервью, заметки, пресс-релизы, корреспонденции), а также статьи, обозрения, рецензии, очерки, комментарии, письма читателей, фельетоны, рекламные сообщения.

Газеты различают по периодичности выхода, по масштабам (центральные или национальные, общегосударственные, региональные, местные (городские, районные, областные), корпоративные (организаций, университетов), по профилю (массовые издания или специализированные, например, «Урок»).

Существует понятие «аудитория» газеты. Это читательская аудитория определенного масштаба, а также определенного профессионального или социально-демографического профиля.

Еще одна характеристика газеты — функциональное назначение. Газеты бывают общеполитические или специализированные (профессиональная, партийная, профсоюзная и т. д.).

Оформление газеты — это художественно-технический процесс, включающий в себя: выбор шрифтов, иллюстраций, способов расположения материалов (верстка), использование цветовой гаммы. С оформлением газеты связано понятие «лицо газеты». Каждый номер имеет определенные постоянные элементы: название газеты, заголовки, рубрики и т. д.

Формат газеты определяется размерами бумажного носителя, для газет с большими тиражами, печатающихся на ротационных машинах, используется рулонная бумага. Для газет с небольшими тиражами, печатающимися на плоскопечатных машинах, используют листовую (флатовую) бумагу. Происхождение слова «газета» связывают с названием мелкой итальянской монеты «gazzetta», за которую обычно продавалась рукописная сводка новостей в VI в. в Венеции. В нашей стране прообразом газеты были тоже рукописные известия под названием «Вестовые письма», первый выход в свет которых состоялся в 1621 г. А в 1702 г. появилась первая печатная газета «Ведомости».

Распространенным видом периодического издания является журнал.

Журнал — периодическое издание, содержащее статьи, литературно-художественные произведения или рефераты по различным общественно-политическим, научным, производственным, социальным, культурным вопросам, имеющее постоянную рубрикацию и официально утвержденное соответствующим государственным органом в качестве данного вида издания.

Журнал имеет постоянно действующую редколлегию, устанавливающую программу издания, его тематическую направленность, функциональное назначение. Структура журнала характеризуется разделами, жанрами и объемами материалов (статьи, интервью, репортажи). Выпуски журнала производятся регулярно с точной периодичностью. Каждый выпуск имеет номер по порядку в течение года. Заглавие журнала постоянное. Информация, содержащаяся в журнале, менее оперативна, чем в газете, но разнообразна и более емкая. Информация может быть первичной (статья, очерк, художественное произведение), вторичной (обзоры, подборки, переводы).

Каждый журнал имеет свой читательский адрес, который понимается очень широко и зависит от сферы деятельности читателя, его профессии, общего культурного уровня и интересов. Журналы распространяются по подписке или через розничную продажу.

Классификация журналов основана на читательском адресе и функциональном назначении издания и во многом условна.

По читательскому адресу можно выделить журналы для массового читателя и для читателя-специалиста («Бухгалтерский учет» для бухгалтеров, «Металлургия» для металлургов). Кроме того, можно вести классификацию в аспекте читательского адреса по возрастным группам читателей: для детей, для юношества, для взрослых.

По функциональному назначению различают пять видов журналов: общественно-политический, научный, производственно-практический, литературно-художественный, популярный.

Общественно-политический содержит статьи и материалы актуальной общественно-политической направленности (о выборах, партиях, экономических проблемах в широкой постановке). Пример: журнал «Итоги».

Научный содержит теоретический, научно-популярный, научно-методический материал. Примеры: «Вестник Российской Академии наук», «Наука и жизнь».

Производственно-практический содержит статьи по технологии, технике, экономике определенной отрасли или сферы деятельности. Пример: «Новости архитектуры».

Литературно-художественный содержит произведения художественной литературы, критические статьи, публицистику. Пример: «Новый мир», «Дружба народов».

Популярный содержит текстовые и иллюстративные материалы по вопросам досуга, быта, спорта, культуры. Раньше такие издания называли глянцевыми или иллюстрированными. Примеры: «Лиза», «Гламур».

Также как и газеты, журналы могут иметь свои электронные версии. Издающий орган на своей интернет-странице размещает материалы соответствующих номеров, изданных в бумажном виде.

Продолжающиеся сборники представляют собой периодическое (продолжающееся) издание, содержащее ряд произведений нескольких авторов. Сборники могут содержать научные, научно-популярные, информационные, литературно-художественные и другие материалы. Сборники издаются по мере накопления материалов, не имеют определенной периодичности и могут не иметь постоянных разделов. Издаются постоянно действующим коллективом, возможно, издательством.

Стандарт не распространяет свое действие на создание библиографических ссылок в текстах изданий, но следует придерживаться определенных правил при их организации. Так, распространен следующий порядок. При ссылке на монографию достаточно указать сведения: фамилию, инициалы автора, заголовок, место издания, сокращенное наименование издательства, год издания. Например: Мельников В. В. Защита информации в компьютерных системах. — М.: Финансы и статистика, 1997. — 450 с.

При ссылке на сборник добавляются сведения об авторах (фамилия, инициалы автора (-ов)) и ответственного за сборник в целом. После заголовка через косую черту приводят фамилии соавторов и ответственного «/ под ред. И. И. Иванова». Можно указывать дополнительную информацию об источнике через двоеточие после заголовка. Например: 2-е изд., доп. и перераб. Или: учеб, пособие. Можно в конце ссылки указать объем издания.

Если вы делаете ссылку на статью из периодического издания, следует указать следующие сведения: автора (-ов) статьи, ее заголовок, наименование периодического издания, год издания, номер, интервал страниц, на которых размещена статья. Например: Бобылева М.П. Корпоративный документооборот // Деньги и кредит. 2001. — № 5. — С. 20—26.

Рассмотрим научный документ.

Документация научного характера включает в себя такие виды документов, как: отчет о научно-исследовательских работах, депонированная рукопись, диссертация, автореферат диссертации, препринт, научный перевод, обзорно-аналитический документ (различают информационно-реферативный обзор, ежегодный доклад, прогностический обзор, библиографический обзор и т. д.).

Среди научных документов выделяют научно-технический документ, которому присущи многие свойства как технической, так и научной документации. В качестве примера целесообразно назвать такие широкораспространенные по отраслям деятельности научно-технические документы, как: техническое задание, эскизный проект, технический проект, рабочий проект. Подобные документы, сопровождающие процесс разработки и внедрения автоматизированных систем, утверждены системой стандартов серии «Информационные технологии». Например: ГОСТ 34.602—89 «Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы».

Рассмотрим такой тип документации как патентная.

Патентная документация — это совокупность документов, составляемых в соответствии с патентным законодательством и устанавливающих официальное признание наличия и авторства изобретений, промышленных образцов, моделей. Патентный документ подлежит юридической охране со стороны государства, подтверждается выводами государственной экспертизы. В нем содержится информация научно-технического, экономического, правового характера, служащая для фиксирования и защиты прав изобретателей, патентообладателей, а также для установления приоритета патентуемых и уже запатентованных изобретений. Право на изобретение удостоверяется основным документом — авторским свидетельством или патентом.

Авторское свидетельство — это документ, удостоверяющий бессрочное право автора на изобретение. Это форма охраны изобретения, предусматривающая вознаграждение автора и предоставление ему определенной льготы. Государство получало исключительное право на использование данного изобретения.

Патент — документ, удостоверяющий официальное признание изобретения и право изобретателя на него. Патент предоставляет исключительное право изобретателю или его правопреемнику самостоятельно решать вопрос о продаже изобретения, о выдаче лицензии на его использование.

Описание изобретения — это один из видов патентного документа, предназначенный для ознакомления с ним широких кругов специалистов. Описания изобретений издаются (тиражируются).

Текст описания изобретения состоит из трех частей:

• 1) библиографическая часть — содержит название страны, патентного органа, наименование документа, номер, индексы МКИ (международной классификации изобретений), НКИ (национальной классификации изобретений) и УДК, даты подачи заявки, даты опубликования, даты выдачи свидетельства или патента, Ф.И.О. автора (-ов), название изобретения.
• 2) «формула изобретения» или текст изобретения — в этой части содержатся признаки изобретения, его новизна и сущность.
• 3) чертежи, схемы — эта часть иллюстрирует, поясняет изобретение.

Патентная документация представлена документацией о промышленных образцах, моделях, товарных знаках. Имеется вторичная патентная документация: библиографические указатели (бюллетени), патентные ведомости. Назначение вторичной патентной документации заключается в ознакомлении широкого круга специалистов и предпринимателей с имеющимися изобретениями.

В силу своей оперативности, достоверности и уникальности, патентная документация имеет ряд преимуществ: ее изучение дает наиболее надежные показатели уровня развития и тенденций развития техники и технологий в конкретных областях. Сведения об изобретениях публикуются гораздо раньше практической реализации изобретения. К числу недостатков патентной документации следует отнести отсутствие просчета экономической эффективности изобретения, отсутствие теоретического обоснования изложенных результатов.

Рассмотрим такой тип документации как нормативная документация.

Нормативная документация — это документация, сопровождающая процессы унификации и стандартизации и являющаяся их продуктом.

Стандартизация — это деятельность по установлению единых норм, требований, положений в целях упорядочения той или иной сферы деятельности.

Объектом стандартизации выступает предмет, подлежащий упорядочению (продукт, услуга, процесс, изделие).

Область стандартизации — любая сфера человеческой деятельности: производственная, сервисная, административная, экономическая или управленческая.

Работа по стандартизации различается по уровню, масштабу стандартизации. Она может быть международной, межгосударственной, национальной, ведомственной, корпоративной.

В качестве примера международной деятельности по стандартизации следует назвать Международную организацию по стандартизации (ИСО-ISO), основанную в 1946 г., а также Международную электротехническую комиссию (МЭК) 1906 г. основания. ИСО и МЭК охватывают почти все сферы человеческой деятельности: научно-техническую, технологии, рациональное использование сырья и ресурсов, техническую совместимость, безопасность эксплуатации изделий, охрану окружающей среды. Международные стандарты, создаваемые этими организациями облегчают сотрудничество стран во всех областях деятельности (торговле, экономике, производстве).

Сегодня членами ИСО являются 90 государств мира. Ею утверждено свыше 9 тыс. международных стандартов. Стандарты носят добровольный характер: каждая страна вправе не принимать эти стандарты, или вводить их в действие отдельными разделами или полностью. Однако эти стандарты, определяя требования и показатели, отвечающие мировому уровню, обусловливают спрос на ту или иную сертифицированную ими продукцию, технологию, услугу. Широкую популярность в современном мире приобрели международные стандарты в области управления качеством (код серии 9000).

Национальная деятельность по стандартизации осуществляется в масштабах отдельного государства. В Российской Федерации эту деятельность ведет с 2004 г. Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Ростехрегулирование), а в области строительства и архитектуры — Государственный комитет по делам градостроительства и архитектуры.

Первые сведения о стандартизации у восточнославянских народов датируются 1555 г. Специальным указом в России были введены единые размеры для пушечных ядер, были разработаны калибры для проверки этих размеров. Метрологической реформой Петра I в России были введены футы и дюймы — английские меры длины, применяемые в кораблестроении. В советские времена в нашей стране функционировало мощное ведомство Госстандарт СССР, в рамках которого была создана разветвленная система стандартов буквально на все изделия, технологии, продукты и услуги, производимые в СССР.

В 1845 г. в Германии унифицировали ширину железнодорожной колеи, а в 1870 г. был определен единый размер кирпича. В 1875 г. в Париже представители 17 стран приняли Международную метрическую конвенцию и учредили Международное бюро меры и веса.

К основным видам нормативных документов, действующих на территории Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» относятся: общие и специальные регламенты; национальные стандарты; правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации; применяемые в установленном классификации общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; стандарты организаций, а также международные стандарты.

Технический регламент — документ, который принят международным договором Российской Федерации, ратифицированным в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, или федеральным законом, или указом Президента Российской Федерации и устанавливает обязательные для применения и исполнения требования к объектам технического регулирования (продукции, в том числе зданиям, строениям и сооружениям, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации).

Национальный стандарт — стандарт, утвержденный национальным органом Российской Федерации по стандартизации. Разработчиком национального стандарта может быть любое лицо.

Стандарт — документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения.

Стандартизация — деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

Стандарты организаций, в том числе коммерческих, общественных, научных организаций, саморегулируемых организаций, объединений юридических лиц могут разрабатываться и утверждаться ими самостоятельно исходя из необходимости применения этих стандартов для целей, указанных в ст. Федерального закона от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ, для совершенствования производства и обеспечения качества продукции, выполнения работ, оказания услуг, а также для распространения и использования полученных в различных областях знаний результатов исследований (испытаний), измерений и разработок.

Порядок разработки, утверждения, учета, изменения и отмены стандартов организаций устанавливается ими самостоятельно с учетом положений ст. Федерального закона «О техническом регулировании».

Стандарты организаций применяются равным образом и в равной мере независимо от страны и (или) места происхождения продукции, осуществления процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ и оказания услуг, видов или особенностей сделок и (или) лиц, которые являются изготовителями, исполнителями, продавцами, приобретателями.

Международный стандарт — стандарт, принятый международной организацией по стандартизации (например, ISO).

Существуют системы стандартов — совокупность увязанных стандартов, принадлежащих к определенной области стандартизации и устанавливающие взаимоувязанные требования к объектам стандартизации. Например: система стандартов по библиотечному и издательскому делу, система стандартов на средства городского пассажирского транспорта, система стандартов по управлению качеством, система стандартов по информационным технологиям".

Существует такие типы документа как кинодокумент, фотодокумент, аудиодокумент. Они отличаются от текстовых документов видом знаковых средств и воздействием на разные органы чувств.

Кинофотофонодокумент, аудио-, видеодокумент или мультимедийный документ — собирательное название типа документа, определяющим признаком которого является содержание изобразительной и (или) звуковой (аудио) информации. Они обеспечивают адекватное фиксирование и передачу образной и звуковой информации. Большинство из них для своего создания и восприятия человеком требуют специальных технических средств записи — воспроизведения информации.

Документы — произведения изобразительного искусства содержат информацию в форме, воспринимаемой и понимаемой человеком. Но они понимаются не каждым человеком. В процессе создания художественного произведения используется идеографическая знаковая система для фиксации визуальной информации. Идеографическая система — система, в которой единицами, знаками являются условные формы окружающей действительности, мира чувств, качеств и других сложных явлений жизни. Мы помним, что для того, чтобы свершился коммуникационный процесс, необходимо информацию получить, выделить из общего потока, воспринять и понять.

С последним этапом «понять» сложнее всего. Во-первых, потому что в мире художественного искусства не существует единых форм и норм фиксации (документирования) информации. Это очень индивидуальный процесс. И, во-вторых, реципиентам (аудитории) необходимо иметь воображение, владение умением создавать художественные образы в своем сознании. Неподготовленный зритель не сможет считать информацию, заложенную автором. Речь идет не о точности и достоверности полученной информации, а о умении считывать информацию в виде образных знаков как о еще одном способе восприятия окружающей действительности.

В современных условиях, когда потоки текстовой информации возрастают, происходит возврат к синтетическому восприятию и познанию окружающего мира. При этом доля идеографической информации резко увеличивается. Срабатывает принцип: «Лучше один раз увидеть…». Возрастает привлекательность процесса создания мысленного образа для человека.

Не случайно многие люди предпочитают получать информацию с помощью изобразительных средств (телевизионные образы, компьютерные изображения, рекламные проспекты) К сожалению, в этом процессе восприятия информации имеются свои издержки — потеря причинно-следственной связи явлений, умения логически мыслить, умения накопления системных знаний и их реализации в профессиональной деятельности, к примеру. И, как ни странно, потеря коммуникабельности в силу погружения в автономные слои (виртуальный мир, узкие сообщества людей).

Достаточно специфический тип документа — артефакт.

По признаку социально-культурной значимости выделяют особую группу документов — артефактные.

Артефактные документы — это документные памятники, в том числе памятники письменности, составляющие часть культурного достояния страны, народа, человечества. Это редкие рукописи, старопечатные книги, раритеты, письменные и графические издания, кинофотофонодокументы. Их классифицируют по степени ценности: особо ценный, ценный, уникальный и редкий документ.

Наиболее ценные определяют категорией «особо ценный документ». Подобные документы имеют непреходящее значение для народа и государства.

Ценный документ — имеет политическое, социально-экономическое, культурное, научное значение, подлежит государственному учету и, в случае необходимости, приему на государственное хранение.

Уникальный документ отличается тем, что не имеет себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) по внешним признакам. Например: экземпляр книги с отметками на полях, сделанными Белинским.

Редкий документ — документ, имеющий ценность как сохранившийся или бывший выпущенным малым числом экземпляров и обладающий в силу этого художественной, библиографической, культурной, научной или иной значимостью. Редкие книги носят названия манускрипты, инкунабулы, палеотипы, рукописные книги и т. д.

И, наконец, новый, сравнительно недавно появившийся тип документа — электронный документ. Это документ, содержащий информацию в электронной памяти (на различных электронных носителях), предназначенный для восприятия человеком с экрана компьютера или с помощью изготовления его твердой копии на специальном устройстве (принтер, факс, изображение на мониторе, фонограмма). Вопросы официального удостоверения электронных документов, придания им юридической силы в данном случае не рассматриваются.

По характеру использования знаковых средств электронный документ может быть текстовым, иконическим, идеографическим, мультимедийным. Способ фиксации и возможность восприятия информации базируется на использовании специальных технических средств.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Информация фиксируется в документах при сознательном участии человека, поэтому документы отражают управленческий процесс или индивидуальную деятельность. Документ — не просто набор данных, а следствие или продукт какого-либо действия, события. Немаловажную роль играет и правовая составляющая документа — его способность служить доказательством. Поэтому в международном стандарте ИСО 15 489 под документом понимается информация, созданная, полученная и хранящаяся организацией или частным лицом в качестве свидетельства для подтверждения правовых обязательств или управленческой деятельности. В отличие от информации и данных документ является доказательством деятельности.

При переводе зарубежных источников на русский понятие «документ» часто присваивают английскому «record», хотя следует переводить это слово как «запись». Этот термин употребляют в следующем значении: «записанная информация, которая выступает как отдельная единица». При этом записью можно считать проект документа, черновик, версию.

Ключевой же характеристикой документа выступает его фиксированность, неизменность. Совокупность документов организации — документный фонд, который подлежит систематизации. Например, в России используют принцип формирования документов в дела по различным признакам. В Германии используют при систематизации документного фонда административные дела и акты (законченные делопроизводством дела). Акты — это совокупность административных дел.