Анализ работы менеджера с документами

Индекс входного документа при его регистрации в канцелярии состоит из двух групп арабских цифр, которые проставляются через косую черточку. Первая группа цифр содержит индекс корреспондента, которому присылается документ для рассмотрения; вторая группа — порядковый номер регистрации входных документов с начала года. Например, документ зарегистрирован с индексом 6−02/293, где 6 — номер корреспондента согласно Перечню корреспондентов;

02 — присвоенный индекс для первого заместителя руководителя;

293 — порядковый номер за книгой регистрации для данного вида документов с начала года. Письма одного и того же учреждения, предприятия, организации, лица, с одн им и т ем же вопрос ом, которые присланы разным адресатам и поступили на рассмотрение (дублетные), учитываются за регистрационными индексам первого письма с предоставлением порядкового номера, который проставляется в конце указанного индекса через косую черточку. Индексы присваиваются каждому структурному подразделу. Перечень входных документов, которые не подлежат регистрации в канцелярии:

1. Приветственные письма, телеграммы.

2. Приглашение (кроме правительственных и заграничных).

3. Сообщение о конференциях, семинарах, совещаниях и программах к ним.

4. Письма, которые поступили к сведению (в копии).

5. Информация, присланная к сведению.

6. Телеграммы, письма, факсы на разрешение о командировке и отпусках.

7. Печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени).

8. Учебные планы и программы.

9. Рекламные сообщения, плакать и т. п.

10. Прейскуранты цен.

11. Нормы расходов материалов.

12. Научные отчеты.

13. Бухгалтерские документы; формы статистической отчетности и т. п.

14. Корреспонденция с пометкой «лично», а также адресованная общественным организациям. Перечисленные документы подлежат учету в соответствующих структурных подразделах. Регистрация и индексация исходнящей корреспонденции

Все исходящие документы, которые отправляются из организации, регистрируются в журнале регистрации исходящих документов за каждой из регистрационных групп корреспондентов [5] .Регистрация исходной корреспонденции осуществляется централизованно канцелярией. Индекс исходящего документа содержит две группы арабских цифр, которые проставляются через косую черточку. Первая группа цифр — индекс структурного подраздела и номер дела за номенклатурой структурного подраздела, который готовил документ, вторая — индекс должностного лица, которое подписало документ, и порядковый номер за книгой регистрации с начала года. Например: если отправляется письмо, индекс которого 23−15/ 10−1253, то:23 — индекс структурного подраздела;

15 — индекс отдела за номенклатурой подраздела (которому присвоен индекс 23) из указанного вопроса (под номером 15 в номенклатуре дел подраздела);10 — присвоенный индекс для руководства;

1253 — порядковый номер за книгой регистрации исходной корреспонденции с начала года. В письмах-ответах на поручения вышестоящих органов, письмах-ответах на запросы и обращение народных делегатов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий необходим, а обязательная ссылка на индекс и дату, указанные в документе корреспондента, который прислал документ, на который дается ответ. Регистрация и индексация внутренних документов

Индексами внутренних документов (приказов, постановлений, распоряжений, протоколов и т. п.) является их регистрационные порядковые номера, которые присваиваются отдельно каждому вид у документа в пределах календарного года [1] .За каждым видом документов нумерация ведется арабскими цифрами, начиная с номера 1. Приказы, которые выдаются в организации, индексируют за каждым видом отдельно:

приказы об основной деятельности нумеруются арабскими цифрами и каждый год начинаются с № 1;

— к индексам приказов, которые касаются личного состава (о назначении, переведении, освобождении, отпусках и т. п.) прибавляются буквы «ВК» .Постановления и распоряжение, которые принимаются организацией, индексируются добавлением к порядковому номеру соответствующего вида документа с начала буквы «п» -для постановлений и буквы «р» — для распоряжений. Например: постановление от 14.

02.99 № 1-п; распоряжение от 28.

05.99 № 18-р.Индекс протокола заседания правления, совещания у руководителя состоит из арабских цифр порядкового номера с начала года. Инструкции, методики, положение, мероприятия, которые выдаются без распорядительного документа, но имеют силу нормативного документа и продолжительное время действия, индексируются на одинаковых условиях с приказами об основной деятельности. Оригиналы этих документов сохраняются в канцелярии, а контрольные экземпляры — в делах структурных подразделов, которые их разрабатывали. После подписания документов структурные подразделы передают первый и третий экземпляры к канцелярии для регистрации, тиражирование, посылка и хранение. Завизированные вторые экземпляры остаются в делах структурных подразделов — ответственных исполнителей. Для определения тиража и обеспечение посылки документов соответствующим адресатам исполнители составляют и подают в канцелярию при регистрации расчет посылки. Порядок обработки и отправление исходящих документов

Исходная корреспонденция обрабатывается и отправляется централизованно канцелярией в день ее получения от структурных подразделов, но не позднее следующего рабочего дня [2] .Отправление или передача работникам учреждений документов без их регистрации в канцелярии не допускается. Документы, предназначенные для отправления, принимаются канцелярией полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с пометкой о категории отправления (кроме простых отправлений). 2]Первичное оформление исходной корреспонденции осуществляют исполнители:

проставляют начальные цифры индекса исходящего документа (индекс структурного подраздела и дела за номенклатурой);

— отмечают на конверте почтовый адрес (почтовый индекс, область, город, улица, номер дома) и передают в незапечатанном виде к канцелярии на регистрацию, обработку и отправление. Во время приема от исполнителей исходящих документов канцелярия обязательно проверяет:

правильность оформления документа и размещение на нем всех реквизитов;

— [3] наличие всех необходимых подписей на документе и приложениях к нему;

— наличие виз на копиях документов, [11]которые остаются в делах учреждения;

— наличие на документе отметки о приложениях;

— полноту указания адреса корреспондента;

— соответствие количества экземпляров количества адресатов. Канцелярия после регистрации исходной корреспонденции осуществляет ее обработку и отправление. На рекомендованную корреспонденцию составляется реестр, в котором работник канцелярии проставляет свою фамилию и дату отправки. Внутренняя посылка документов должностным лицам и структурным подразделам осуществляется за реестром посылки. Работник канцелярии сдает рекомендованную корреспонденцию на почту, получает квитанцию с обязательным проставлен ием почтового штемпеля на реестре и квитанции, следит за четкостью его оттиска и правильностью указанной даты отправления. Если отправляется один конверт рекомендованной корреспонденции, реестр не составляется, а конверт отправляется по отдельной почтовой квитанцие, которая сохраняется в канцелярии и при потребности используется как доказательство отправки рекомендованной корреспонденции. Документы, которые присылаются одновременно одному и поэтому же адресату, вкладываются в один конверт. На конверте проставляются регистрационные номера всех документов, которые [3]содержатся в конверте. Исходящие документы для групповой посылки передаются к канцелярии после их подписания вместе с экземпляром для тиражирования (без подписи и вез) и расчетом посылки. Вместо подписи проставляется печать общего отдела, который означает, что документы подписаны. Телеграммы и срочная корреспонденция факсом отправляются канцелярией в продолжение дня. С целью осуществления анализа и контроля за выполнением поручений вышестоящих органов, а также анализа посылки нормативных и методических документов структурные подразделы вместе с оригиналом для отправки адресату передают к канцелярии один экземпляр каждого документа, который присылается. Исходная корреспонденция в зависимости от ее важности отправляется:

1) ценными, рекомендованными, простыми отправлениями;

2) простыми, рекомендованными, ценными бандеролями;

3) по электронной почте или факсом. Категория почтового отправления определяется исполнителем документа. При посылке корреспонденции в другие города, кроме наименования учреждения, должности и, при потребности, фамилии адресата, следует отметить точный почтовый адрес (почтовый индекс, область, город, улицу, номер дома). Индекс должен быть написан на конверте стилизованным шрифтом (в случае использования стандартного конверта).В журнале или в регистрационной карточке отмечается номер исходящего документа, дата регистрации, заголовок (короткое содержание) документа и номер дела, в котором будет сохраняться его копия. Оригиналы распорядительных документов, планов, отчетов, протоколов и т. п. остаются в [3]организации. В другие учреждения присылаются вторые экземпляры. Документы на магнитных носителях отправляются при наличии сопроводительного письма в упаковке, которая отвечает техническим требованиям сохранения носителей и записанной на них информации. Копия сопроводительного письма подшивается к делу на общих условиях. В случае необходимости следует сделать документ на бумаге, подписать и зарегистрировать его приложением к документу на магнитном носителе. Всю исходную корреспонденцию и другие почтовые отправления, структурные подразделы и другие исполнители обязаны передавать в канцеляри ю в конкретно определенные для этого время. Отправка корреспонденции, переданной в канцеляри ю после указанного времени, осуществляется на следующий день. Посылка корреспонденции, регистрация которой ведется в структурных подразделах (докладные, служебные записки и ответы на них и т. п.) осуществляется делопроизводителями и лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделах. Корреспонденция, которая отправляется за границу, обязательно визируется и берется на учет в отделе международных связей. Выводы

Работа менеджера с докуменами прдеставляет очень важную часть его работы. От ответсвенности и уровня подготовки менеджера зависит оперативность принятия корреспонденции, доведения ее до нужного адресата и исполнения поручений. Менеджер должен иметь соотвествующую подготовку по документопроизводству. Литература

Балдин И. В. Менеджмент: пособие / И. В. Балдин, Г. Е. Ясников. — Минск: БГЭУ, 2007. — 306 с. Веснин В. Р. Менеджмент: Учебник.

— М.: Проспект, 2004. — 208 с. Виханский О. М. Стратегическое управление: учебник. -

2-е изд., перераб. и доп. — М.: Экономитстъ, 2008. — 296 с. Гапоненко А. Л., Панкрухин А. П. Стратегическое управление: учеб.

для студентов вузов, обучающихся по специальности «Менеджмент орг.» / А. Л. Гапоненко, А. П.

Панкрухин. — 3-е изд., стер. — М.: Омега-Л, 2008.

— 464 с.: ил., табл. — (Высшая школа менеджмента).Дафт Р. Менеджмент: Пер. с англ. — 6-е изд. -

СПб.: Питер, 2004. — 864 с.: ил. — (

Серия «Классика МВА»)Дойль П. Менеджмент: стратегия и тактика: Пер. с англ. / под ред. Ю. Н. Каптуревского. -

СПб: Питер, 2009. — 560 с. Румянцева З. П. Общее управление организацией. Теория и практика.

— М.: Инфра-М, 2007. — 304 с[1]