Содержание работы по управлению персоналом

Анализ организационной структуры ООО «Джунгли».

Для предприятия ООО «Джунгли» характерна линейно-функциональная организационная структура. Во главе фирмы стоит директор, он же учредитель предприятия, в подчинение которого находятся все структурные подразделения предприятия:

• — административный блок, обслуживающий основные направления деятельности во главе с заместителем директора;
• — блок оптовой продажи продовольственных товаров во главе с коммерческим директором;
• — блок розничной торговли во главе с заведующим магазином «Джунгли».

Организационная структура рассматриваемого предприятия представлена на рисунке 1.

Рис. 1. — Организационная структура предприятия ООО «Джунгли»:

Многолетний опыт использования линейно-функциональных структур управления показал, что они наиболее эффективны там, где аппарату управления приходится выполнять рутинных, часто повторяющихся процедур и операций при сравнительной стабильности управленческих задач и функций: посредством жесткой системы связей обеспечивается четкая работа каждой подсистемы и организации в целом. К достоинствам линейно-функциональной структуры управления можно отнести:

• — более глубокая подготовка решений и планов, связанных со специализацией работников;
• — освобождение главного линейного менеджера от глубокого анализа проблем;
• — возможность привлечения консультантов и экспертов.

К недостаткам линейно-функциональной структуры управления относятся:

• — отсутствие тесных взаимосвязей между производственными отделениями;
• — недостаточно четка ответственность, так как готовящий решение, как правило, не участвует в его реализации;
• — чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали, а именно: подчинение по иерархии управления, то есть, тенденция к чрезмерной централизации.

Описание организационной структуры управления торговым предприятием ООО «Джунгли» начнем с рассмотрения институционального аспекта управления, а именно, с прояснения ситуации «кто» и «кем» управляет.

Иерархия управления в нашем случае будет иметь следующий вид (см. рис. 2.).

Непосредственное управление предприятием осуществляет директор ООО «Джунгли». В непосредственном подчинении директору находятся заместитель директора, коммерческий директор и заведующий магазином «Джунгли».

Иерархия управления — инструмент для реализации целей фирмы и гарантия сохранения системы. Чем выше иерархический уровень, тем больше объем и комплексность выполняемых функций, ответственность, доля стратегических решений и доступ к информации.

Одновременно растут и требования к квалификации и личная свобода в управлении.

Рис. 2. — Иерархия менеджмента ООО «Джунгли»:

Для анализа функциональных взаимосвязей внутри предприятия нами была разработана матрица распределения ответственности и горизонтальное описание бизнес-процессов предприятия. По столбцам матрицы, указываются работы, которые осуществляются в компании. По строчкам указываются структурные подразделения и должности компании. В клетках матрицы указывается, кто в какой работе принимает участие, и кто за какую работу отвечает. При этом используются обозначения:

О — ответственный за работу;

И — исполнитель работы.

Рис. 3. — Матрица распределения ответственности:

При горизонтальном описании бизнес-процессов показываются, как эти работы между собой взаимосвязаны, в какой последовательности они выполняются, какие информационные и материальные потоки между ними движутся.

Проанализируем основные бизнес-процессы ООО «Джунгли» на управляемость. Для этого обратимся к матрице ответственности. Основную ответственность за осуществление бизнес-процессов по продаже продуктов со склада несет коммерческий директор, он отвечает за закупку продуктов и их реализацию. На него одного возложены функции по поиску поставщиков и формированию клиентской базы, а также функции по проведению переговоров и заключению договоров.

Если на первом этапе деятельности предприятия усилий одного человека по данным направлениям было достаточно, то на данный момент стоит задуматься над внедрением должности менеджера по продажам, который возьмет на себя блок по формированию клиентской базы, переговоры с потенциальными клиентами и подписание договоров.

Это позволит коммерческому директору более тщательно анализировать предложения от поставщиков, находить более выгодные варианты сотрудничества, что позволит не только уменьшить нагрузку на него, но и оптимизировать показатели себестоимости продаж со склада «Джунгли». Исполнительские функции в рассматриваемых бизнес-процессах, таких как закупка, хранение и реализации продуктов со склада, распределены оптимально.

Ответственность за осуществление бизнес-процессов по продаже продуктов через магазин «Джунгли» несет заведующий магазином, он отвечает за закупку продуктов, их хранение и реализацию через магазин. При этом основные исполнительские функции возложены на старшего продавца, он осуществляет формирование заявок на продукцию, оприходование товара, размещение продуктов на складе магазина и витринах магазина. Основную ответственность за осуществление бизнес-процессов по продаже остального ассортимента через магазин «Джунгли» несет также заведующий магазином, он отвечает за закупку остального ассортимента продовольственных товаров, их хранение и реализацию через магазин. При этом основные исполнительские функции возложены также на старшего продавца, он осуществляет формирование заявок на продукцию, оприходование товара, размещение товара на складе магазина и витринах магазина. Анализируя бремя ответственности, мы видим, что на старшего продавца возложена большая нагрузка, он должен не только формировать заявки по всему ассортименту, а значит и анализировать наличие остатков товара по всем товарным позициям, но и оформлять приход товара, осуществлять его приемку, контролировать размещение товара на витрине и на складе магазина, следить за сроками годности продукции и своевременно оформлять возвраты товара. На наш взгляд, целесообразно некоторые функции распределить между продавцами магазина, например, вменить им в обязанность прием товара по количеству и качеству, контроль за сроками годности, формировать ежедневные отчеты об остатках продукции в магазине. Также необходимо пересмотреть форму оплаты труда торгового персонала, заинтересовать его в увеличении объема реализации, что позитивно отразится на динамике выручки.

При осуществлении работ, включаемых в основные бизнес-процессы, благодаря централизованной системе 1С, недостатка в полной, своевременной и достоверной информации сотрудники подразделений предприятия также не испытывали. Единственным отрицательным моментом является отсутствие возможности у коммерческого директора оперативно обновлять информацию о существующих поставщиках и их предложениях, а также составлять информационную базу о потенциальных клиентах. Что еще раз доказывает необходимость внедрения дополнительной штатной единицы — менеджера по продажам.