Реинжиниринг бизнес-процессов учёта обслуживания клиентов ЗАО Желдорипотека

Система осуществляет учет всех деловых документов, контроль каждого этапа рассмотрения, фиксация пути прохождения от поступления документа до списания его в дело, хранение и работа с текстами документов, получение справочной информации о документах, отбор и хранение документов в папках, анализ документооборота."Гран-Док Lite" - однопользовательская версия системы, предназначена для территориальных структур исполнительной власти и муниципальных структур управления, имеющих небольшой объем документооборота. Система предназначена для учета и работы с документами на одном рабочем месте. В состав системы входит Microsoft SQL сервер и рабочее место пользователя. «Гран-Док» — сетевая версия, предназначенная для государственных и муниципальных структур управления с объемом документооборота 5000−30 000 документов в год. Количество пользователей системы 20−150. Сетевая версия предоставляет распределенную среду ввода, хранения и обеспечения доступа к информации.

" Гран-Док" - корпоративная версия предназначена для решения широкого круга задач работы с документами в соответствии с требованиями и стандартами российского делопроизводства. Таблица 2.5Оценка соответствия «Гран-Док"NФункциональное требование

ВыполнениеКомментарии1наличие единого информационного фонда для хранения документов+2наличие истории редактирования документов-3возможность многопользовательской работы с одним документом+4для идентификации документов должен быть разработан локальный классификатор, учитывающий идентификатор объекта-5графическая информация должны храниться в отдельном архиве, а в карточках документов должны храниться соответствующие ссылки на них-6наличие статусов исполнения у документов-7наличие механизма разграничения доступа+Предусмотрен стандартный набор ролей пользователей8наличие эффективного поискового механизма+9наличие эргономичного интерфейса для работы с документами+Интегральная оценка5Система «Астро

Софт: Учет договоров""Учет договоров" - программа, предназначенная для автоматизации работы с договорами. Необходимость автоматизированного учета договоров возникает у организаций когда с помощью таких инструментов, как бумажный журнал договоров, электронная таблица Excel или справочник учетной системы трудно составить четкую картину договорной деятельности, планировать и контролировать расчеты и сроки работ по договорам."Учет договоров" уменьшает рутинную работу по подготовке и согласованию договоров, расчетам и позволяет быстро получать оперативную и аналитическую информацию по договорам, связанным с ними работам и операциям. Программа автоматизирует следующие процессы работы с договорами:

подготовка, согласование, регистрация, планирование и контроль исполнения обязательств, расчеты и учет документов, учет штрафных санкций по неисполняемым обязательствам, гибкая система для составления отчетности, управление взаимоотношениями с контрагентами, распределение уровня доступа к информации, в зависимости от пользовательских настроек."Астро

Софт: Учет договоров" систематизирует и оптимизирует работу с договорами и предоставляет все необходимые инструменты для управления договорами. Дает возможность правильно планировать, контролировать и анализировать договорную деятельность за счет хранения и предоставления полной, актуальной и структурированной информации. Договор — это основа деятельности каждой организации, основание ее прав и обязательств в отношении сотрудников, акционеров, государства, клиентов и других заинтересованных лиц. Для достижения стабильности и успеха, необходимо эффективно управлять договорной деятельностью. Программа «Астро

Софт: Учет договоров" автоматизирует управление и работу с договорами. С ее помощью систематизируется и упрощается подготовка, согласование, исполнение и хранение договоров. Появляется возможность контролировать и анализировать договорную деятельность и работу с контрагентами во всех аспектах, избежать издержек, обусловленных несистемной работой, разрозненным хранением документов и отсутствием актуальной информации. Автоматизируются все процессы работы с договорами

В работе с договорами можно выделить основные логические этапы, процессы договорной деятельности. Эти процессы можно представить в виде следующей схемы. Представленная схема может изменяться в зависимости от специфики ведения договоров в организации и от отрасли. Однако структура договорного процесса останется неизменной. «Учет договоров» представляет механизмы для автоматизации всех представленных процессов и может адаптироваться под специфику работы с договорами предприятия любой отрасли и организационной формы. Результаты использования «Учета договоров""Учет договоров» представляет пользователю актуальную информацию о положении компании в разрезе ее договоров с контрагентами. Чтобы получить аналитическую информацию за необходимый период времени, достаточно выбрать один из двух десятков предустановленных в системе отчетов. Оперативная работа с договорами и сопутствующими документами сокращается за счет автоматизации большого количества рутинных операций. Программа дает возможность руководителю принимать правильные управленческие решения за счет наличия полной, актуальной и легкодоступной информации. Использование программы позволяет получать такие результаты, как:

сокращение расходов компании на деятельность, связанную с подготовкой и согласованием договоров;

ускорение процесса подготовки и согласования договоров;

повышение уровня обслуживания клиентов;

повышение эффективности использования ресурсов за счет заблаговременного их планирования;

увеличение сохранности информации по всем сделкам компании;

доступность управленческой информации;

снижение риска заключения невыгодных сделок. Решаемые задачи

Положительные результаты использования «Учета договоров» достигаются за счет формализации процессов договорной деятельности, централизованного хранения документов, контроля расчетов, решения ряда других задач. Система обеспечивает быстроту исполнения операций и ограждает от совершения ошибок и несанкционированных действий. Разные группы пользователей найдут в системе решение специфических для них задач. Наиболее тесно связаны с договорной деятельностью такие структуры как дирекция, финансовая служба, отдел продаж, юридическая служба. Задачи руководства:

Оперативный доступ к плановым и фактическим показателям

Контроль денежных потоков

Контроль загрузки исполнителей по договорам

Контроль целесообразности сделок

Задачи отдела продаж:

Учет контактов с контрагентами

Быстрая подготовка договоров

Резервирование ресурсов для исполнения договоров

Оценка целесообразности сделок

Мониторинг состояния договоров

Упорядочивание исполнения долгосрочных и сложных обязательств

Задачи бухгалтерии:

Отслеживание потоков денежных средств как плановых, так и фактических

Контроль исполнения обязательств по договорам

Сохранность договоров и сопутствующих документов

Анализ финансовых результатов договорной деятельности

Планирование и контроль доходов и расходов по договорам

Расчет прибыли по договорам

Планирование и контроль лимитов финансирования

Расчет штрафных санкций

Учет трудозатрат

Задачи сотрудников юридического отдела:

Совершенствование процесса согласования договоров

Отслеживание корректности договоров и их условий

Централизованное хранение всех редакций всех договоров

Предупреждение штрафных санкций

Задачи сотрудников договорного отдела:

Мониторинг договоров

Быстрота обработки договоров

Простота и быстрота создания документов расчетов и актов сдачи-приемки.Преимущества системы"Астро

Софт: Учет договоров" предлагает обширный и универсальный набор инструментов для работы с договорами. Использование современной и широко распространенной учетной системы в качестве платформы программы, позволяет избежать обособленности системы учета договоров и разрыва в корпоративной информационной системе. Возможность организации удаленного доступа к данным через web-интерфейс существенно снижает затраты предприятия на эксплуатацию системы. Автоматизация всех процессов работы с договорами"Учет договоров", в отличие от большинства учетных и управленческих систем, предусматривает не только регистрацию и хранение договоров, но и управление процессами их подготовки, согласования и исполнения. В дополнение к этому, в системе реализован CRM-блок, позволяющий оптимизировать работу с клиентами. Эргономичность

Комфорт при работе с договорами обеспечивается удобным графическим пользовательским интерфейсом. Все данные разделены на логические группы, поиск нужного договора, его свойства или экономического показателя не представляет труда. Каждый пользователь получает только необходимую для него информацию. Простота использования

Для работы с системой не нужно получать специфических знаний, достаточно владеть навыками работы с персональным компьютером и прочитать руководство пользователя. Справочная система программы написана простым и понятным языком. Специальные формы ввода данных — «Помощники» дают пользователю подсказки на наиболее сложных и важных шагах работы. Интеграция с другими информационными системами

Технологически программа реализована на платформе «1С:Предприятие 8.0». Такое решение позволяет использовать все возможности этой мощной учетной системы и значительно выиграть за счет интеграции. Существует возможность интеграции и обмена данными с другими win-приложениями.Масштабируемость

Программа может быть использована как на небольших, так и на крупных предприятиях без ограничения отраслевой специфики. Организация заказчик, в зависимости от своих потребностей и размера имеет возможность выбрать подходящую версию программы (локальная, сетевая, с использованием MS SQL сервера), что обеспечит оптимальные стоимость и функциональность программы. Сервисное сопровождение

Мы помогаем нашим клиентам установить и настроить программу. Рекомендуем, как наиболее оптимально ее использовать исходя из потребностей заказчика. Мы постоянно совершенствуем наш продукт, чтобы расширить решаемый с помощью нее круг задач, обеспечить наивысшую надежность и комфорт. Таблица 2.5Оценка соответствия «Астро

Софт: Учет договоров"NФункциональное требование

ВыполнениеКомментарии1наличие единого информационного фонда для хранения документов+2наличие истории редактирования документов+3возможность многопользовательской работы с одним документом+Создаются рабочие копии документов4для идентификации документов должен быть разработан локальный классификатор, учитывающий идентификатор объекта-5файлы чертежей и графическая информация должны храниться в отдельном архиве, а в карточках документов должны храниться соответствующие ссылки на них+6наличие статусов исполнения у документов+7наличие механизма разграничения доступа+8наличие эффективного поискового механизма+9наличие эргономичного интерфейса для работы с документами+Интегральная оценка92.

4 Обоснование выбора решения

Наибольшую интегральную оценку получила система электронного документооборота «Астро

Софт: Учет договоров", следовательно, она рекомендована для внедрения в ЗАО «Желдорипотека». Теперь разработаем экономическое обоснование для внедрения системы «Астро

Софт: Учет договоров" на ЗАО «Желдорипотека». Глава 3. Обоснование экономической эффективности проекта3.

1 Расчет сметной стоимости проекта

Внедрение системы «Астро

Софт: Учет договоров" осуществляется на уже имеющийся парк техники, следовательно, на покупку компьютеров и телекоммуникационного оборудования средства не расходовались. Затраты на канцтовары для создания рабочей документации составили 4000 рублей. Других затрат по статье материалы не было. Стоимость годовой лицензии на «Астро

Софт: Учет договоров", а также годовое обслуживание системы составляет 369 135 рублей. Смета на внедрение системы «Астро

Софт: Учет договоров" и обслуживание системы в течение 1 года представлена в таблице 3.1Таблица 3.1Смета на разработку ПО№Статья затрат

Сумма1Материалы40 002

Стоимость годовой лицензии и сопровождения «Астро

Софт: Учет договоров"369 135

Итог3 731 353.

2 Расчет показателей экономической эффективности

Прямой эффект заключается в том, что внедрение «Астро

Софт: Учет договоров"позволит уменьшить время обработки информации.

1) абсолютное снижение трудовых затрат (Т) в часах за год: Т = Т0 — Т1, где Т0 — трудовые затраты в часах за год на выполнение комплекса задач без использования СЭД; Т1 — трудовые затраты в часах за год на выполнение комплекса задач с использованием СЭД. Т1=231*10*0,65=1501,5 часов, Т0=231*15*0,65=2252,25 часов

Т=2252,25−1501,5=750,75 часов2) коэффициент относительного снижения трудовых затрат (КТ):КТ =Т / T0 * 100%=33%3) индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда (YT):YT = T0 /T1=1,5Абсолютное снижение стоимостных затрат: C=Т*СМЧСМЧ=ЗП/Т, где СМЧ — стоимость машинного часа, ЗП — затраты на заработную плату персонала в год (руб.), Т — время функционирования системы в год (часов). При расчетах стоимости машинного часа пренебрежем затратами на: амортизационные отчисления, затраты на электроэнергию, затраты на текущий ремонт и обслуживание, затраты на технические носители информации, накладные расходы по эксплуатации — так как они значительно меньше затрат на заработную плату и остаются постоянными при эксплуатации имеющейся системы и созданной ИС (парк техники и обслуживающий персонал остаются прежними, изменяется только программное обеспечение), поэтому учтем только затраты на заработную плату. Оклад сотрудника ЗАО «Желдорипотека» 20 000 руб./месяц, тогда

ЗП=20 000*12=240 000 рублей

Т=Т0=2252,25 часов

СМЧ=240 000/2252,25=107 руб./час

Тогда C=750,75*107=80 330,25 руб./год

Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат:

КC=80 330,25/(2252,25*107)=0,33Индекс снижения стоимостных затрат: YC=(2252,25*107)/(1501,5*107)=1,5Все показатели рассчитываются для одногопользователя. В настоящий момент ЗАО «Желдорипотека» включает 10 представительств и главный офис, следовательно, Период окупаемости Ток = КП /11*C, где КП — затраты на создание проекта, при расчетах этого показателя не будем брать в учет: амортизационные затраты, затраты на электроэнергию, так как данные затраты значительно меньше затрат на внедрение и обслуживание системы. По смете затраты на внедрение системы составили 373 135 рублей. Тогда Ток=373 135/11*80 330,25=0,42 года, то есть внедряемая системаокупится через 6 месяцев. На рисунке 3.1−3.3 изображены сравнительные диаграммы по основным расчетным показателям.Рис. 3.1- Сравнение трудовых затрат существующей и созданной системы

Рис. 3.2- Сравнение стоимостных затрат существующей и созданной системы

Рис. 3.3 — Сравнение стоимостных затрат на ПП и абсолютного снижения стоимостных затрат

Таким образом, внедрение «Астро

Софт: Учет договоров" можно считать целесообразным, так как окупит себя через 6 месяцев, по нормативам сроки функционирования не должны превышать 10 лет, следовательно, такой период окупаемости приемлем. Заключение

Целью дипломногопроекта является повышение эффективности работы работы с клиентами предприятия ЗАО «Желдорипотека». В первой главе рассмотрена деятельность ЗАО «Желдорипотека». Рассмотрена структура управления компании ЗАО «Желдорипотека». Рассмотрена программно-техническая структура ЗАО «Желдорипотека». Описаны спецификации активного оборудования. Рассмотрен процесс учёта обслуживания клиентов ЗАО «Желдорипотека». Недостатками существующего процесса являются:

Низкая оперативность учета информации;

Отсутствие специального пользовательского интерфейса для работы с БД;Отсутствие возможности автоматизированного контроля исполнения условий договоров клиентами;

Отчеты формируются вручную с использованием пакета MSOffice. Осуществлено обоснование применения средств автоматизации. Для обоснования необходимости автоматизации рассмотрена схема потоков информации. Рассмотрены аналоги программного обеспечения, реализующие процесс обслуживания договоров с клиентами. Выбрано программное решение для внедрения в ЗАО «Желдорипотека». Выбор программного обеспечения осуществлялся в соответствие с перечнем требований сформулированным заказчиком. Осуществлен расчет стоимости проекта по основным статьям затрат на внедрение программного продукта. Осуществлен расчет показателей экономической эффективности. Период окупаемости системы составил 6 месяц. Данный период окупаемости приемлем для ЗАО «Желдорипотека». Таким образом, цель работы можно считать достигнутой, а задачи решенными.

Список литературы

Антопольский А. Б. Проблемы классификации информационных ресурсов по критериям информационной безопасности/ А. Б. Антопольский. — НТИ.- 2007. — № 6. С. 125−126.Атлас науки [Электронный ресурс]. — Режим доступа:

http://www.atlasofscience.org/ (10.

01.2009).Бочаров Е. П. Интегрированные Корпоративные информационные системы: Принципы построения: лабораторный практикум на/ Е. П. Бочаров. — М.: Финансы и статистика, 2009. — 234 с. Вузы России [Электронный ресурс]. — Режим доступа:

http://www.students.ru (10.

01.2009).Гончаров А. Самоучитель HTML/ А. Гончаров. ;

СПб.: Питер, 2009. — 240 с.: ил. Зенкин А. А. Основы когнитивной компьютерной графики/ А. А. Зенкин — М.:Наука, 2009. -

271 с. Зольников Д. С. PHP 5 Самоучитель/ Д. С. Зольников. — 2-е изд. — М, 2009. — 361 с. Интернет университет информационных технологий [Электронный ресурс].

— Режим доступа:

http://www.intuit.ru (17.

12.2008).Казиев В. М.

Введение

в практическое тестирование [Электронный ресурс]. — Режим доступа:

http://www.intuit.ru/department/informatics/practest/ (20.

01.2009).Карпова Т. С. Базы данных: модели, обработка, реализация / Карпова Т. С. — СПб.: Питер, 2010. — 392с. Клещев Н. Т. Проектирование информационных систем/ Н. Т. Клещев, А. А. Романов. — М.: Российская экономическая академия, 2011. 283с. Кобринский Б. А. К вопросу о формальном отображении образного мышления и интуиции специалиста в слабоструктурированной предметной области / Б. А. Кобринский. — Новости искусственного интеллекта. — 2008

Колиснеченко Д.Н. PHP 5 Самоучитель/ Д. Н. Колиснеченко. — Изд. 3-е. — СПб, Наука и техника, 2009. — 352с. Конноли Т. Базы данных: проектирование, реализация и сопровождение.

Теория и практика: [пер. с англ.] / Конноли Т., Бегг К., Страчан А. ;

2-е изд.- М.: Вильямс, 2011. — 394с.