При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа — достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. По мнению компании DELPHI (проводившую оценку эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами) — около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их. Компания Coopers&Lybrand оценивает, что организации делают в среднем 19 копий каждого документа и что почти 7.
5% всех документов теряется безвозвратно.
· Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения — еще несколько цифр: по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25−50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.
Корпоративные системы ЭУД обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако, их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные системы ЭУД являются стандартным, «приложением по умолчанию» для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.
В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления.
В следующем параграфе будет выбрана одна из них для совершенствования системы контроля за документоведением на ООО «Солвекс Турне».
Таким образом, в ООО «Солвекс Турне» контроль осуществлется планомерно и поэтапно различными специалистами, начниая с директора ООО «Солвекс Туризм» и заканчиая замдиректорами. Также контроль разделен на основные направления: контроль за финансами, контроль за персоналом, контроль за предприятием.
Тем не менее, имеется недостаток контроля в области оформления документации.
4. Предложения по совершенствованию системы контроля в ООО «Солвекс Турне»
В предыдущем параграфе были выявлены основные недостатки в системе контроля в ООО «Солвекс Турне». Тем не менее, их легко можно избежать, если верно составлять должностные инстукции работников, а также и другие нормативно-методические документы, на которые будет опираться сотрудники в своей работе.
Также в Российских компаниях контроль за персоналом иногда противоречит законам, что легко можно изменить, вносив изменения в Правила внутреннего трудового распорядка.
Таким образом, можно наметить основные пути совершенствования системы контроля: разработка должностных инструкций с учетом всех комментариев менеджера по перосналу, доведение комментариев внешних аудиторов до конечного результата — устранения недостатков; введение новых пунктов по системе контроля в Правила трудового распорядка сотрудников.
В ООО «Солвекс Турне» необходимо ввести ряд документов, которые бы обеспечивали повышенный сервис к запросам клиентов. Также необходимо отметить, что ООО «Солвекс Турне» ввела новую политику в области финансовых гарантий. Согласно новому Закону о туризме, с 01 июня 2007 года, полномочия на туроператорскую деятельность определяются Единым Федеральным Реестром туроператоров. «С 1 июня 2007 года все договора, которые туристы заключили с туроператором, считаются недействительными, если компания не входит в единый федеральный реестр туроператоров», сообщил сегодня руководитель Ростуризма, Владимир Стржалковский на встрече с журналистами. «Кроме того, если после заключения договора выяснится, что туроператор в реестр не входит, турист имеет право договор расторгнуть». Тем не менее, как говорилось выше, для повышения уровня сервиса и контроля необходимо постоянное усовершенствования системы гарантий.
Также необходимо ввести автоматизированную систему по работе с документами.
После проведения анализа показателей СЭД (системы электронной документации), а также и стоимости предложенных на рынке систем, был сделан вывод, что для ООО «Солвекс Турне» подходит система «Дело» (рис.
2.).
Рисунок 2. СЭД «Дело»
Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» была разработана ЗАО «Электронные офисные системы». Система предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами, и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций. Система имеет сертификат Госстандарта на соответствие ГСДОУ.
Возможности, предложенные Делом:
— Регистрация документов;
с файлами (электронными документами);
с поручениями;
(«виртуальное рабочее место»); - Работа с проектами документов;
и внешняя рассылка документов;
документов внутри организации;
дел; - Информационно-справочная работа (поиск по базам данных, сведения о документообороте, сводка об исполнении; справка-напоминание об исполнении поручений; сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам, сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами;
доступ (полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям).
Эта система выбранна по следующим причинам:
неунифицированность используемых документов в ООО «Солвекс туризм» (неимение Табелей и Альбомов форм документов, использование интернет-образцов составления актов и других видов документов), таким образом — их утеря;
увеличение количества документов при приобретении новых потенциальныхз клиентов с индивидуальными заказами;
необходимость руководства следить за всем объемом составляемой документации по новым клиентам, срочное визирование предложений и т. п. действия;
Для определения готовности к инновационным изменениям была составлена анкета, которая содержит ряд вопросов, напрямую или косвенно запрашивающих информацию о готовности пероснала к нововведениям.
Всего было опрошено 58 сотрудников ООО «Солвекс Туризм». Из данной анкеты были определены следующие параметры:
Диаграмма 1. Готовность сотрудников к нововведениям и инновационным изменениям.
Причем, необходимо отметить, что в основном, неготовыми к изменениям и нововведениям оказались сотрудники с низким рангом или выходящие через несколько лет на пенсию. «Белые воротнички» же и уровень среднего и топ-менеджмента оказались полностью готовыми и даже положительно отнеслись к периодическим введениям чего-то нового, в том числе тренингов, обучающих программ и нового системного оборудования.
Список использованных источников
и литературы
1. Архипова М. В. Видеонаблюдение за работниками в офисе: контроль частной жизни или контроль работы персонала?// Самарский бухгалтер, № 9, 2012., 32 с.
2. Бровкина Н. Д. Контроль и ревизия: учеб.
пособие. — Москва: ИНФРА-М, 2007. 346 с
3. Бурцев В. В. Управленческий контроль как система. Менеджмент в России и за рубежом. 1999 № 5.
4. Долгопятова Т. Г. Собственность и корпоративный контроль в российских компаниях в условиях активизации интеграционных процессов//Российский журнал менеджмента, № 2, 2004, 133 с.
5. Захарочкина Е. Развитие корпоративной культуры в фармацевтической организации//Фармацевтическое обозрение", 2004, N 1, 223 с.
6. Злобина Н. В. Управленческие решения: учебное пособие. Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2007, 400 с.
7. Ирлица Л. В. Аудит. Ч-1., М., 2006, 177 с.
8. Климин А. Гениальные личности. М., 2002, 233 с.
9. Макеев Р., «Управление компанией», М. 2008, 232 с.
10. Морс К., Страйк Р., Пузанов А. С. Эффективные решения в экономике переходного периода: Аналитические инструменты разработки и реализации социально-экономической политики. М.: Айрис-пресс, 2007
Часть 3. Мониторинг и оценка программ. 360 с.
11.Оперативный бюджетный контроль, М., 2011, 540 с.
12. Пятницкая К., Институт внутренних аудиторов — Москва «Цели и задачи внутреннего аудита» публикация. Московский клуб внутренних аудиторов. М., 2010., 150 с.
13. Райан Б. Стратегический учет для руководителя.
М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998., 180 с.
14. Сонин А., CIA Институт внутренних аудиторов — Москва «Независимость и объективность внутреннего аудитора» публикация. Московский клуб внутренних аудиторов. М., 2010. 120 с.
15. Смирнов Э. А. Стандартизация и аудит системы управления организацией //Менеджмент в России и за рубежом. — 1998. — № 5.
16. Теория управления, М., 2011, 450 с.
17. Травин В. В. Принятие управленческих решений. М., 2009, 250 с.
18. Функциональные возможности системы ДЕЛО // Компания Электронные офисные системы [Электронный ресурс] - М., 2009. — Режим доступа:
http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/functions/#1- Загл. с экрана.
Приложения
ПРИЛОЖЕНИЕ А
ПРИЛОЖЕНИЕ Б Стоимость продукта (СЭД) Наименование системы электронного документооборота Стоимость лицензий для одновременной работы 50 пользователей, использующих полный функционал системы, руб Стоимость внедрения, руб./час Стоимость обучения, руб/час Стоимость технической поддержки за 1 год, $ (от) Стоимость обновления системы, $ Стоимость заказных доработок, $/час Всего, $ МОТИВ 2 300,00 33,05 21,00 968,65 550,00 30,00 3 902,70 FlyDoc 6 295,36 17,86 17,86 1 259,07 1 573,84 17,86 9 181,85 ДЕЛО 10 245,16 37,06 26,48 2 049,03 0,00 50,00 12 407,73 Летограф 10 000,00 0,00 0,00 3 000,00 0,00 40,00 13 040,00 DocsVision 9 200,00 30,00 20,00 1 800,00 2800,00 40,00 13 890,00 Documentum 17 500,00 0,00 0,00 2 625,00 0,00 75,00 20 200,00 ЕВФРАТ-Документооборот 27 400,00 0,00 15,00 5 480,00 0,00 0,00 32 895,00 Company Media 33 735,00 50,00 0,00 6 675,00 0,00 40,00 40 500,00 DIRECTUM 38 855,00 20,00 12,00 7 771,00 0,00 20,00 46 678,00 FoccDoc 50 000,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 50 000,00
Гагаринская Г. П. Менеджмент: стратегия выживания организации. Самара.: Дом печати, 2008
Любушин Н. П. Анализ финансово — экономической деятельности предприятия: Учебное пособие для вузов.
М.:Юнити, 2006. — с.320
Волков О. И. Экономика предприятия (фирмы) — М: Инфра-М, 2009
Ирлица Л. В. Аудит. Ч-1., М., 2006, С. 10−11.
Архипова М. В. Видеонаблюдение за работниками в офисе: контроль частной жизни или контроль работы персонала?// Самарский бухгалтер, № 9, 2012.
Райан Б. Стратегический учет для руководителя.
М.: Аудит, ЮНИТИ, 2008.
Макеев Р. управление компанией. М., 2007, С. 12−15.
Долгопятова Т. Г. Собственность и корпоративный контроль в российских компаниях в условиях активизации интеграционных процессов//Российский журнал менеджмента, № 2, 2004, С. 3−26.
Ксения Пятницкая, Институт внутренних аудиторов — Москва «Цели и задачи внутреннего аудита» публикация. Московский клуб внутренних аудиторов. М., 2010.
Функциональные возможности системы ДЕЛО // Компания Электронные офисные системы [Электронный ресурс] - М., 2009. — Режим доступа:
http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/functions/#1- Загл. с экрана.
Собственники
Сотрудники 2 типа
Сотрудники смежных функций
Сотрудники системы контроля
Сотрудники 1 типа
