Управление временем процессов в логистике

1. Время логистического процесса и конкурентоспособность предприятия

Начало XXI в. характеризуется резким усилением значимости фактора времени осуществления логистических процессов. Потребители как на рынке продукции производственно-технического назначения, так и на рынке изделий народного потребления становятся все более чувствительными ко времени, в течение которого исполняется их заказ. Сокращение времени позволяет сократить дополнительные затраты, которые несет клиент, пока ожидает поставку или пытается реализовать альтернативные варианты. Потребители сегодня оценивают время исполнения заказа, и это влияет на их покупательское поведение.

В традиционно организованных системах управления материальными потоками основным показателем при выборе поставщика чаще всего является цена. Логистическая организация, продолжая отдавать должное цене поставляемых товаров, тем не менее основной акцент переносит на время исполнения заказа.

Поставщик, не осознающий важности фактора времени процесса и не имеющий системы, способной удовлетворить временные потребности быстро изменяющихся рынков, проигрывает в конкурентной борьбе.

Перечислим основные причины роста времячувствительности рынков:

¦ сокращение полных жизненных циклов товаров;

¦ ориентация потребителей на работу в условиях низких запасов;

¦ усиление фактора рыночного спроса, и, как результат, увеличение потерь, вызванных объективным ростом ошибочности прогнозов.

Кратко охарактеризуем каждый из этих факторов. Сокращение полных жизненных циклов товаров. Особенностью последних нескольких десятилетий было сокращение полных жизненных циклов товаров. Например, механическая пишущая машинка имела полный жизненный цикл приблизительно в 30 лет. Пришедшая ей на смену электромеханическая пишущая машинка имела полный жизненный цикл уже приблизительно 10 лет. Электромеханическая пишущая машинка уступила место электронной пишущей машинке с четырехлетним полным жизненным циклом. Современные печатающие устройства имеют полный жизненный цикл меньше одного года. За это время необходимо успеть разработать новое изделие, организовать снабжение, начать производство и организовать реализацию. Следовательно, способность к быстрому «развитию изделия» становится ключевым элементом конкурентоспособности предприятия.

Стремление потребителей к уменьшению запасов. Одной из наиболее явных тенденций последних лет является всеобщее стремление компаний к уменьшению запасов, находятся ли эти запасы в форме сырья, компонентов в незавершенном производстве или в виде готовой продукции. Освобождается вложенный в запасы капитал, уменьшаются издержки. Ориентация участников логистических процессов на работу в условиях низких запасов означает, что возможность поставки полного заказа во время, требуемое клиентом, становится одним из основных показателей оценки поставщика. Очевидно, что те компании, которые могут добиваться сокращения времени между получением заказа и поставкой, будут иметь существенное преимущество над своими более медлительными конкурентами.

Усиление фактора рыночного спроса (рост непредсказуемости спроса) и, как результат, увеличение потерь, вызванных объективным ростом ошибочности прогнозов.

Актуальной проблемой большинства предприятий, работающих с материальными потоками, является неточность прогнозов, влекущая за собой ошибочные решения и соответствующие экономические потери. Независимо от совершенства и сложности используемых методов прогнозирования в условиях сегодняшней изменчивости рынков ошибки прогнозов неизбежны. Причем развитие товарных рынков, конкуренция, изменчивость цен, а также другие рыночные факторы являются объективной причиной тенденции роста ошибок прогнозирования.

Сокращение времени логистических процессов в этих условиях влечет за собой уменьшение ошибок прогноза (так как ошибка прогноза пропорциональна сроку прогнозирования — рисунке. 1) и соответствующее снижение потерь, порождаемых этими ошибками.

Рисунок 1. Зависимость ошибки прогноза от срока прогнозирования

2. Виды временных циклов в логистике

Длительность логистического процесса может рассматриваться как с позиции потребителя, так и с позиции поставщика. С точки зрения потребителя интерес представляет время исполнения заказа, т. е. время, прошедшее от момента размещения заказа до момента доставки товара (цикл: размещение заказа — получение товара).

С позиции поставщика не менее важным является время от момента получения заказа покупателя до момента поступления оплаты за поставленный товар, в том числе и общее время оборота рабочего капитала, начиная с момента закупки сырья и также кончая получением оплаты от покупателя (цикл: получение заказа — поступление оплаты).

Рассмотрим каждый из этих циклов.

Цикл «размещение заказа — получение товара»

Как уже отмечалось, в современной экономической среде высокая скорость реакции поставщика на возникший спрос является одним из главных источников его конкурентного преимущества, так как длительное время исполнения заказа требует от покупателя разработки долгосрочных прогнозов и сопряжено с созданием запасов.

На рисунке. 2 показаны главные этапы цикла «размещение заказа — получение товара», каждый из которых требует для исполнения определенного времени. Диапазон возможных колебаний длительности всего цикла лежит в пределах от 12 до 34 дней.

Рисунок. 2. Этапы цикла «размещение заказа — получение товара»

Распределения вероятности времени выполнения отдельных этапов цикла, а также всего цикла представлены на рисунке. 3. Как видим, каждый из этапов теоретически может быть выполнен в весьма сжатые сроки. Однако в традиционных системах управления это маловероятно. Еще менее вероятно, что вся последовательность операций в отсутствие единой системы управления сквозным процессом, нацеленной на сокращение времени исполнения заказа, будет выполнена в сжатые сроки.

Рисунок 3. Распределения вероятности времени выполнения отдельных этапов цикла «размещение заказа — получение товара»

Другой целью системы управления временем исполнения заказа является надежность соблюдения установленного срока поставки, которая зачастую оказывается условием не менее важным, чем длина цикла «размещение заказа — получение товара» (по крайней мере, до определенного момента).

Цикл «получение заказа — поступление оплаты». Как уже отмечалось, любой поставщик заинтересован в сокращении общего времени оборота рабочего капитала, т. е. времени превращения заказа в деньги. Следует подчеркнуть, что данный цикл заключается не только в обработке заказа, выписке счета и получении оплаты. Сюда относится также и время на снабжение и производство, т. е. весь путь финансирования оборотного капитала.

Логистический подход к управлению временем процессов в рамках каждого из циклов заключается в проектировании и контроле полной временной цепи логистического процесса продвижения материальных, информационных и финансовых потоков.

Необходимость «сжатия времени» процессов на первый взгляд является очевидной, однако внедрение идеи в практику происходит, как правило, медленно. Основные причины:

— время исполнения на каждом этапе цикла защищается своими «опекунами» как возможность маневра, как своеобразное «пространство для дыхания»;

— в логистических системах фактические значения «времени исполнения», как правило, закладываются в качестве базовых параметров, которые лишь немногие менеджеры осмеливаются изменить. Это приводит к тому, что системы постоянно работают на основе устаревших, годами не обновлявшихся параметров «времени исполнения».

Следует отметить, что чувствительность процесса к изменениям спроса уменьшается с увеличением длительности пути от источника материалов до потребителя. Продолжительные временные цепи не позволяют вовремя зафиксировать окончание спроса, осложняют связь производства с требованиями рынка.

Преодоление названных проблем и обеспечение своевременности реакции на изменение спроса требует нового подхода к управлению временем логистических процессов.

3. Разрыв времени исполнения заказа и пути его сокращения

Максимальная продолжительность цикла исполнения заказа определяется временем, которое покупатель готов ждать с момента размещения заказа до получения товара.

В некоторых случаях оно измеряется месяцами, в других — лишь часами. Очевидно, что на степень готовности покупателя ждать влияют конкурентные условия рынка, а также природа продукта.

Большинство предприятий сталкивается с ситуацией, когда фактическое время, в течение которого они в состоянии исполнить заказ, т. е. время на закупку сырья, производство и доставку готового продукта, превышает время, которое покупатель готов ждать. Это явление получило название «разрыв времени исполнения заказа» (рисунке. 4).

Рисунке. 4. Разрыв времени исполнения заказа

Цель логистической службы состоит в поиске возможностей сокращения разрыва времени исполнения заказа. Этого можно достигнуть двумя путями:

— уменьшая время на совершение операций у поставщика по всей логистической цепи;

— увеличивая цикл заказа покупателя посредством получения более раннего извещения о его потребности, в том числе и с помощью улучшенного прогноза спроса.

В условиях сокращения жизненного цикла продукта, изменчивого спроса и постоянного давления конкурентов возможность гибкого временного реагирования является определяющим условием успеха.

В настоящее время рынки являются «времячувствительными», поэтому поиски решений в области сокращения времени логистических процессов являются актуальными.

В заключение следует подчеркнуть, что если традиционные материалопроводящие системы в большей степени зависимы от прогнозов, со всеми вытекающими из этого последствиями, то современные логистические системы ориентированы в основном на сокращение времени исполнения заказа.

4. Тайм-менеджмент — управление временем

Жалобы на нехватку времени — главные жалобы современности. Но его расход никто серьёзно не учитывает. О зарплате за прошлый год мы можем сказать с точностью до рубли. Но кто знает, сколько часов в прошлом году он потратил на содержательную работу? На чтение? Сколько часов было потеряно и почему? Как ни печально, обычно нет плана не то что на жизнь или пятилетку, но и на год, на месяц. Между тем управление личным временем — это такой же навык образованного руководителя, как умение провести совещание, отдать распоряжение, провести переговоры, подготовить документ и т. д.

Существуют приёмы, используя которые, можно получить большую отдачу от своего времени, т. е. иметь лучшие результаты, полнее использовать свои возможности.

В статье говорится об одном из способов, позволяющих управлять временем, — системе «тайм-менеджмент». Эта система достаточно универсальна, может применяться на разных уровнях управления, в разных организациях. Она принесет пользу не только руководителю, но и студенту, и домохозяйке.

Можно ли управлять временем?

В 1974 г. вышла небольшая книжка Д. Гранина «Эта странная жизнь» о биологе Александре Александровиче Любищеве. С 1916 г. (Любищеву тогда было 26 лет) он начал вести ежегодный почасовой учёт времени. На протяжении 56 лет он ежедневно записывал: сколько времени потрачено на основную научную работу, сколько — на дополнительную, сколько времени потеряно и почему. Каждый месяц составлялась сводка, каждый год — годовой баланс. Точность учёта — 10 минут.

Что это дало? Такой учёт выявляет потери времени, делает ясными их причины. Это позволяет значительно повысить коэффициент полезного использования времени. Вырабатывается способность с высокой точностью оценивать в часах любую предстоящую работу, скажем, подготовку статьи. Это позволяет планировать работу на многие годы вперёд. Любищев имел цель и план на всю жизнь (он хотел создать периодическую систему биологических объектов), на пятилетку, на год, на месяц. Учёт времени позволяет сравнить эффективность разных способов выполнения одной и той же работы и ориентироваться на более эффективные. Из года в год потери времени сокращаются, планирование становится точнее, работа — продуктивнее. Последние 20 лет жизни Любищев работал более продуктивно, чем в молодости.

Кроме того, если учёный имеет чёткую цель и приучился ценить каждую минуту, он постепенно отходит от суеты. Вырабатывается умение ценить чужую работу — видеть истинный труд, заложенный в ней; отсюда независимость в суждениях. Огромное количество сэкономленного времени позволяет получить широкие знания в области философии, истории, литературы, математики и т. д. Книгу надо прочитать, в статье её не перескажешь.

Вероятно, самое ценное в системе Любищева то, что она заставляет осмысливать свою жизнь, намечать цели, планировать работы. Система заставляет вести правдивый учёт, показывает человеку уровень его работы.

Что такое система «Тайм-менеджер»

В 2005 г. исполнилось 30 лет с момента создания системы «Тайм-менеджер». В 1975 г. датчанин Клаус Миллер основал фирму Time Manager International (TMI). Система быстро завоевала популярность в Европе, затем шагнула в Австралию, 'Америку, Японию. В Москве тоже есть российско-датское представительство компании TMI. В 1995 г. в Новосибирске проходила презентация системы «Тайм-менеджер». И с этого времени не один десяток фирм, предприятий, организаций в Новосибирске, Красноярске и многих других городах Сибири провели у себя корпоративные курсы по тайм-менеджменту, используют эту систему в своей работе.

Популярность этой системы можно выразить словами ее основателя Клауса Миллера: «Данная система позволяет воздать лучшую жизнь для себя и для других».

Концепция системы «Тайм-менеджер» включает четыре пункта:

1) Прежде всего необходимо сформулировать цель. Это главный, ключевой момент, потому что, не выбрав цель, то направление, по которому следует идти, невозможно говорить об управлении временем.

2) Далее идет определение приоритетов.

3) После чего создаётся база для решений — это перечень тех задач и вопросов, которые нужно решать, чтобы достичь поставленной цели.

4) И, наконец, главная отличительная черта системы «Тайм-менеджер» установление связи между базой для решения и планированием времени, то есть распределение времени в разрезе задач и вопросов, которые необходимо решить для достижения поставленных целей.

В своей книге «My Life Tree» («Моё дерево жизни») К. Миллер говорит, что философия «Тайм-менеджера» — это философия «ёлки» — идея, подсказанная самой природой:

— Дерево имеет ствол, который держит на себе большие ветви; ветви несут на себе веточки, на которых расположены иголки. Другими словами:

— Ствол — это те основные цели, которые вы поставили перед собой как в личной, так и профессиональной жизни;

— Крупные ветви — ключевые области, т. е. основные области, на которых необходимо сконцентрировать свое внимание для достижения поставленных целей;

— Веточки — это задачи, которые необходимо выполнять каждой из ключевых областей;

— Иголки являются практическими мероприятиями и деталями, которые необходимы для завершения каждой задачи.

— Важнейшее место в этом дереве занимают корни, т. е., и наше отношение к жизни. Поэтому прежде чем формулировать цели, необходимо определиться с нашим отношением к жизни.

При этом каждый из нас строит в своем сознании определенную картину жизни, представленную из отдельных фрагментов (семья, здоровье, дом, хозяйство, учеба, работа, развитие, отдых и т. д.). Наибольшее удовлетворение, и ощущение счастья возможно тогда, когда мы реализуем себя во всех этих областях, а не только в какой-то одной. Система «Тайм-менеджер» рекомендует устанавливать цели во всех основных направлениях жизни, во всех её фрагментах.

Цель должна быть реальной, ее надо сформулировать так, «чтобы полученный результат можно было бы зафиксировать (чтобы с уверенностью сказать, что поставленная цель достигнута). Кроме того, цель должна иметь определенные временные рамки.

Можно выбрать разный период планирования времени, например, в плане на неделю можно записать действительно значимые задачи и работы, выполнение которых ведёт нас к поставленной цели. Жизненные цели следует планировать на более продолжительный период, например, на год, Один из авторов данной статьи определяет цели предстоящего года 31 декабря в 7, часов вечера. В это время можно уединиться и часик посидеть, посмотреть, как реализовались цели в прошлом году. Определить, что желательно сделать на следующий год. При этом важно выявить промежуточные результаты и определить сроки, когда они должны быть достигнуты.

Многие авторы, например, А. Лакейн, подчеркивают, что формулировка целей — ключевой момент, с которого надо начинать управление временем.

Еще один важный момент — это бюджет личного времени. Опыт показывает, что 40% времени расходуется на непредвиденные дела, которые запланировать невозможно. При этом не хватает времени на работу, связанную с решением задач, которые ставит перед собой человек. И здесь возникает вопрос приоритетов. Заметим, что расстановка приоритетов необходима даже при планировании дел на день. Зачастую приходится безжалостно вычеркивать из планов те задачи, приоритет которых ниже остальных. Ибо, хватаясь за все цели, можно в конечном итоге не достичь ничего. Иногда имеет смысл перенести дела (и даже цели) с низшим приоритетом на последующий срок.

Любой учебник по менеджменту включает главы, посвященные организации, планированию, коммуникациям, мотивации и контролю. Система «Тайм-менеджер» включает в себя все эти вопросы. И как в классическом менеджменте, в системе «Тайм-менеджер», прежде всего, решается вопрос организации. А организовать — значит создать некую структуру. Вслед за К. Миллером мы предлагаем структуру, которую можно назвать «ёлкой». Структура «ёлки» и каждый её элемент имеет свое назначение.

От ствола дерева отходят крупные ветви (ключевые области). Мелкие ветви — это задачи, которые нужно решать в ключевой области. Такое представление позволяет иметь обзор задач, ключевых областей, целей. Особый интерес представляет составление этих структур применительно к производственным вопросам. И это часто практикуется при постановке корпоративного тайм-менеджмента. На первом же семинаре, на котором присутствуют директор, руководители и специалисты, делается укрупнённая классификация целей, ключевых областей деятельности и задач. Иногда эту структуру называют «картой мозга» (есть такой термин), Затем каждому участнику предлагается составить собственную «карту мозга» применительно к тем обязанностям, к той должности, к тем ключевым областям, которые у него имеются. Совокупность структур «карт мозга» всех руководителей и специалистов компании образует целостную систему целей, ключевых направлений работы, задач, «расписанных» по исполнителям, Что позволяет осуществить движение от развития работника к развитию фирмы.

«Карту мозга», связанную с должностью, полезно представить в виде таблицы. Например, надо принять на работу специалиста по подготовке кадров. Ключевые направления его работы (крупные ветви) — организация обучения, стажировок, курсов. Эти направления надо разбить на задачи (составление учебных планов и программ, формирование групп, подбор преподавателей, поиск помещений, организация обучения и т. п.). Это — веточки поменьше. Наконец, иголочки — это вопросы, которые надо решить для реализации каждой задачи. Перед собеседованием руководитель составляет таблицу, в которой записывает ключевые направления работы принимаемого специалиста, его задачи и работы. Затем претенденту на должность предлагается самому посмотреть, чем он будет заниматься.

Достоинства такого подхода в том, что когда новый сотрудник приходит на работу, на его рабочем месте лежит папочка, и на первом листочке структура его деятельности. У него появилась достаточная ясность с первого дня работы: каковы направления его деятельности, какие задачи, вопросы он должен решать.

Обзор может составляться в более традиционных формах. Например, в обзоре на 12 месяцев можно указать, что седьмого числа надо делать платежи за квартиру и отмечать, когда они сделаны. В сентябре надо пройти техосмотр автомобиля, в мае сходить к зубному врачу и т. д. Аналогично может быть представлен обзор применительно к производственной деятельности. Там тоже указаны платежи в бюджет на 12 месяцев, когда и как их отслеживать. Указаны даты инвентаризации, годового, квартального отчетов, проведения занятий с персоналом и т. д.

Заключение

логистический конкурентоспособность товар рынок Развитие рыночных отношений вызвало в жизни новое научное направление-логистику. Логистика управляет материальными потоками, обладает большими возможностями и высокой эффективностью в осуществлении предпринимательской деятельности. Актуальность дисциплины и возрастающий интерес к ней обусловлены потенциальными возможностями повышения эффективности функционирования материалопроводящих систем, которые открывают использование логистического подхода. Логистика позволяет существенно сократить временной интервал между приобретением сырья и полуфабрикатов и поставкой готового продукта потребителю, способствует резкому сокращению материальных запасов в производстве. Применение логистики позволяет ускорить процесс получения информации, повышает уровень сервиса.

Управление материальными потоками всегда являлось существенной стороной хозяйственной деятельности. Однако лишь недавно оно приобрело положение одной из наиболее важных функций экономической жизни.

Основная причина-переход от рынка продавца к рынку покупателя, вызвавший необходимость гибкого реагирования производственных и торговых систем на быстро изменяющиеся приоритеты потребителя. Лидерство в конкурентной борьбе приобретает тот, кто компетентен в области логистики, владеет ее методами.

Я изучила относительно новую и популярную в наши дни систему управление временем — тайм-менеджмент.

Тайм-менеджмент — это система управления временем, включающая в себя анализ использования рабочего времени, планирование рабочего времени, выработку различных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса.

Библиографический список

1. Вордлоу Д. Л., Вуд Д. Ф., Джонсон Дж., Мерфи П. Р. Современная логистика. М.: Инфра-М., 2011. 521 с.

2. Гаджинский А. Логистика: Учебник.-М.:ИТК «Дашков и К», 2010. 484 с.

3. Дыбская В. В. Управление складом в логистической системе. М.: КИА центр, 2010. 384 с.

4. Линдерс Майкл, Фирон Харольд. Управление снабжением и запасами. Логистика — СПб.: ООО «Виктория плюс», 2012. 413 с.

5. Миротин Л. Б., Боков В. В. Современный инструментарий логистического управления. М.: Экзамен, 2010. 648 с.

6. Сток Д., Ламберт Д. Стратегическое управление логистикой. М.:Инфра-М, 2013. 705 с.