Рационализация документооборота в туристской фирме
Туристический рынок стал глобальным. Региональные российские туррынки тоже теряют свою изолированность, постепенно становясь частью общероссийского, макрорегионального и глобального рынков. В сегменте выездного туризма вхождение в глобальный рынок уже произошло, и теперь россияне имеют вполне реальную возможность выбирать между российскими и зарубежными турпредложениями. Для российских компаний… Читать ещё >
Рационализация документооборота в туристской фирме (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Введение
Производств практика с по проводилась на базе турфирмы «Аррива».
Главная цель — освоение практических навыков работы в туристском агентстве.
Задачи производственной практики: формирование профессиональных навыков; закрепление, обобщение и систематизация знаний путём их применения в рабочей ситуации; расширение профессионального кругозора.
Реализация цели и задач осуществлялась в рамках практического участия в деятельности турфирмы «Аррива», участия в работе основных служб названного туристского предприятия и создания информационно-аналитической базы для написания Отчета.
Предмет исследования в данной работе в период прохождения практики:
Изучена организационная структура управления и особенности деятельности турагентства;
Проведен анализ организации и ее документооборота;
Изучены особенности туристского рынка;
Сформулированы предложения по совершенствованию деятельности организации.
Информационной основой для Отчета послужили данные, полученные в ходе практики. В ходе практики активно использовались полученные в Университете знания и умения. В данной работе рассматривались вопросы документационного обеспечения деятельности туристической фирмы, рассматривается регулирование документооборота между туроператором и турагентом, турагентом и туристом, показаны изменения, произошедшие в этой сфере в последние годы.
Объект исследования работы — турагентство «Аррива», предмет исследования — все стороны деятельности организации, особый акцент сделан на документооборот.
Цель составления отчета — обобщение и анализ информации, раскрытие дипломной темы, полученной в ходе прохождения практики.
Раздел 1. Комплексный анализ деятельности предприятия (организации)
1.1 История создания ООО «Аррива»
История создания и существования ООО «Аррива» насчитывает более 6 лет. Данная организация является одной из конкурирующих турфирм на туристском рынке города Санкт-Петербурга. Фирма была организована в 2008 году, главным директором которой является Косенко Ю. А. Товарный знак «Сеть Магазинов Горящих Путевок» используется по договору исключительной лицензии № 239 от 15.01.2008 г.
Общество с ограниченной ответственностью «Аррива» является юридическим лицом и строит свою деятельность на основании учредительных документов и действующего законодательства. Участники данной фирмы не отвечают по ее обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью турфирмы, в пределах стоимости внесенных ими вкладов в уставный капитал. Размер уставного капитала составляет 200 000 рублей, который состоит из одной доли, принадлежащей Косенко Юлие Анатольевне. В соответствии с уставом ООО «Аррива», турфирма вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные законом, включая: турагентскую деятельность; туроператорскую деятельность; иную деятельность по организации путешествий; организацию культурного досуга населения; организацию массовых зрелищных, культурных и спортивных мероприятий; оказание бытовых услуг; организацию общественного питания; другие виды деятельности, не запрещенные действующим законодательством.
ООО «Аррива» располагается по адресу: 196 655, г. Колпино, ул. Тверская, д.36/9. Офис фирмы находится в жилом пяти этажном здании. Вход — с торца здания, рядом с подъездами. Серьезным преимуществом является близость к центру города; удобное расположение автобусных остановок; удачное расположение торговой и иной инфраструктуры (центральный рынок, магазин одежды, оптика и парикмахерская).
1.2 Структура управления предприятием Структура управления предприятием изображена на рисунке 1.
Рисунок 1. Организационная структура управления ООО «Аррива».
ООО «Аррива» характеризуется простой линейно-функциональной структурой, то есть при высшем звене управления созданы специализированные по выполняемым функциям отделы, которым соответствуют аналогичные по выполняемым функциям отдельные исполнители. Структура линейного типа, многоуровневая. Структура является гибкой и соответствует функциональному назначению предприятия.
Управляет предприятием генеральный директор по найму. Он несет персональную ответственность за организацию рабочего процесса, за подбор и расстановку кадров в организации, финансовую политику. Анализ численности ООО «Аррива» по категориям приведен в таблице 1.
1.3 Штат сотрудников ООО «Аррива»
Таблица 1: Численность работающих ООО «Аррива» по категориям за 2014;2015 годы
Показатели | 2014 год | 2015 год | отклонение | ||||
численность | % к итогу | численность | % к итогу | Абс. | Отн. | ||
Среднесписочная численность работников, в том числе: | |||||||
АУП | 24,0 | 18,8 | — 5,25 | ||||
ИТР и специалисты | 68,8 | 60,0 | 8,75 | ||||
Вспомогательные рабочие | 16,0 | 12,5 | — 3,50 | ||||
Приведенные данные показывают уменьшение общей численности в 2015 году в сравнении с 2014 годом на 7 человек (за счет уменьшения численности ИТР и специалистов). Анализ показывает, что основной удельный вес в структуре кадров приходится на специалистов.
Данные об оплате труда работников турфирмы в соответствии со штатным расписанием предприятия по состоянию на 1.09.2015 приведены в таблице 2
Таблица 2. Штатное расписание работников по состоянию на 1.09.2015г.
№ | Должность | Кол-во чел | Оклад в месяц (тыс.руб). | Переменная часть зарплаты (50%), Тыс.руб. | Всего зарплата 1 работника в м-ц тыс.руб. | Всего ФОТ в месяц, Тыс.руб. | |
Генеральный директор | |||||||
Отдел реализации | |||||||
начальник отдела | |||||||
менеджер по продажам | 12,5 | 37,5 | |||||
менеджер по маркетингу | 12,5 | 37,5 | |||||
Отдел отправки | |||||||
начальник отдела | 12,5 | 37,5 | 37,5 | ||||
менеджер по отправке | |||||||
менеджер по билетам | |||||||
Финансовый отдел | |||||||
начальник отдела | 11 | 33 | |||||
экономисты | 12,5 | 37,5 | |||||
бухгалтера | |||||||
Рекламный отдел | |||||||
начальник отдела | |||||||
менеджер по рекламе | 12,5 | 37,5 | |||||
Административный отдел | |||||||
начальник отдела | |||||||
секретарь | |||||||
курьеры | |||||||
водитель | |||||||
уборщица | 3,5 | 10,5 | 10,5 | ||||
Итого | |||||||
Общий месячный фонд оплаты предприятия составляет: 840 тыс. руб. Затраты на оплату труда в год составляют: 840×12= 10 080 тыс. руб., в том числе: постоянная часть оплаты-550 тыс. руб. и переменная часть оплаты-272,5 тыс. руб.
Как отмечалось выше, в 2015 году штат городской турфирмы уменьшился на 7 человек. Из штата организации сокращены менеджер по билетам и менеджер по маркетингу в количестве по 1 чел., раформирован рекламный отдел с введением в штат начальника отдела и менеджера по рекламе, в то время как в 2014 году на предприятии имелся только менеджер по рекламе; уволен из штата курьер. Данные нововведения вызваны спадом спроса на услуги турфирмы и, соответственно, объема реализации услуг.
Анализ оплаты труда показывает дифференциацию заработной платы в зависимости от квалификации труда, а также материальную заинтересованность персонала в конечных результатах труда предприятия. Проведенный анализ показывает не достаточно эффективное использование трудовых ресурсов в 2014;2015 году [1,576с].
Анализ затрат на реализацию услуг.
Затраты на реализацию туристических услуг ООО «Аррива» за 2014;2015 годы приведены в таблице 3.
Таблица 3
Показатели | 2014 г. | 2015 г. | Изменения | ||
тыс. руб. | % | ||||
Оплата труда персонала | 40,80 | ||||
Страховые взносы (34%-2013 г., 30%-2014 г.) | 24,24 | ||||
Амортизация | 34,38 | ||||
Материальные расходы | 26,12 | ||||
Аренда помещений | 10,00 | ||||
Коммунальные услуги | 10,00 | ||||
Услуги сторонних организаций | 6,86 | ||||
Сторонние транспортные услуги | 51,90 | ||||
Командировочные расходы | 22,77 | ||||
Связь | 5,60 | ||||
Охрана | 8,21 | ||||
Канцелярские расходы | 4,08 | ||||
Прочие расходы | 3,70 | ||||
Коммерческие расходы | 21,64 | ||||
Себестоимость полная всего, в том числе | 27,83 | ||||
Переменные расходы | 27,10 | ||||
Постоянные расходы | 29,40 | ||||
1.4 Затраты на реализацию туристических услуг ООО «Аррива»
В составе переменной части затрат отнесена переменная часть заработной платы персонала, которая является доплатой в процентах от выручки за объемы оказанных услуг, страховые взносы на переменную часть оплаты труда, услуги сторонних организаций и затраты на транспортные услуги, которые напрямую зависят от реализации туров.
2014 год: 4254+4254×0,3+16 905+17260=39 695 тыс. руб.
2015 год: 3021+3021×0,34+15 820+11363=31 231 тыс. руб.
Остальные затраты являются постоянными.
Доля переменной части затрат составила в 2015 году -68% (39 695/58405×100=68,0%), в 2014 году-68,4% (31 231/45690×100=68,4%)от всех затрат предприятия, что связано со спецификой деятельности предприятия. Потери за 2015 год в сравнении с 2014 годом составили 12 715 тыс. руб.или 27,83%.
Наибольшие затраты наблюдаются по оплате труда: за счет уменьшения численности персонала, из-за сторонних транспортных услуг, материальных и коммерческих расходов, что связано со спадом объемов реализации услуги и ростом стоимости потребляемых ресурсов и услуг [2,511с].
Анализ прибыли и рентабельности.
В таблице 1.4 в соответствии с отчетом о прибылях и убытках предприятия проведен анализ динамики и структуры прибыли ООО «Аррива» за 2014;2015 годы.
Таблица 4
№ | Показатель | год | 2015 год | Потери | ||
Тыс. руб. | % | |||||
Выручка от реализации услуг | 62 396,4 | 49 586,4 | 25,8 | |||
Себестоимость услуг | 54 786,1 | 42 714,7 | 12 071,4 | 28,3 | ||
Валовая прибыль (п.1-п.2) | 7610,3 | 6871,7 | 738,6 | 10,7 | ||
Коммерческие расходы | 3272,7 | 2975,2 | 297,5 | 10,0 | ||
Прибыль от реализации (п.3-п.4) | 4337,6 | 3896,5 | 441,1 | 11,3 | ||
Прочие доходы | ||||||
Прочие расходы | 11,7 | 11,1 | 0,63 | 5,6 | ||
Балансовая прибыль (п.5+п.6-п.7) | 4325,9 | 3885,4 | 440,5 | 11,3 | ||
Налог на прибыль (20% от п.8) | 865,2 | 777,1 | 88,1 | 11,3 | ||
Чистая прибыль (п.8-п.9) | 3460,7 | 3108,3 | 352,4 | 11,3 | ||
Как видно из приведенных данных за 2015 год, снижение выручки составил 25,8%, себестоимости — 28,3%; валовая прибыль снизилась на 10,7%, что свидетельствует о снижении конечной эффективности деятельности предприятия в 2015 году.
Снижение выручки обусловлен уменьшением объемов реализации услуг. Коммерческие расходы снизились на 10% в сравнении с фактом 2014 года, что связано с уменьшением затрат на рекламу.
Прибыль от реализации снизилась на 11,3% или 441,1 тыс. руб., балансовый спад — на 11,3% или 440,5 тыс. руб., уменьшение чистой прибыли составил 352,4 тыс. руб. или 11,3%.
Приведенные данные показывают более сниженную деятельность предприятия в 2015 году в сравнении с 2014 годом, что характеризует его деятельность как менее развивающуюся, направленную на сохранение компании на рынке.
Подводя итоги, представим сводную таблицу технико-экономических показателей деятельности предприятия за 2014;2015 годы (таблица 1.6).
Сводная таблица технико-экономических показателей деятельности предприятия за 2014;2015 годы
№ | Наименование показателя | Ед. | 2014 год | 2015 год | Изменения | ||
пп | изм. | +/; | % | ||||
Выручка (без НДС) | тыс. руб. | 25,8 | |||||
Себестоимость | тыс. руб. | 27,1 | |||||
Стоимость основных фондов (остаточная) | тыс. руб. | 5,6 | |||||
Численность работающих | Чел. | 7,0 | 28,0 | ||||
Фонд оплаты труда | тыс. руб. | 40,8 | |||||
Прибыль от реализации (с. 1 — с.2) | тыс. руб. | 11,3 | |||||
Рентабельность производства (с.6/с.2)х100 | % | 7,47 | 8,53 | — 1,1 | Х | ||
Рентабельность продаж (с.6/c.1)х100% | % | 6,95 | 7,86 | — 0,9 | Х | ||
Производительность труда (с.1/c.4) | Руб./чел. | 1949,9 | 1983,5 | — 33,6 | — 1,7 | ||
Фондоотдача (с.1/с.3) | Руб./ | 116,9 | 89,2 | 18,8 | 19,1 | ||
Средняя заработная плата (с.5/с.4) | тыс.руб./чел. | 398,8 | 362,6 | 36,3 | 10,0 | ||
Приведенные данные показывают уменьшение затрат в опережающем темпе в сравнении с темпом роста выручки. Но также имеется потеря прибыли от реализации услуг на 441 тыс. руб.
Наблюдается снижение основных фондов предприятия на 28 тыс. руб. или 5,6% и уменьшение фондоотдачи на 18,8 руб./руб. или 19,1%. Данные показатели являются подтверждением того, что предприятие замедляет основные средства и неэффективно их использует, о чем свидетельствует также снижение фондоотдачи.
Снижение средней заработной платы (10%) опережает прирост производительности труда, которая повышена на 1,7%. Данный факт свидетельствует о том, что снижение численности в 2015 году на 7 человек не обеспечен спадом выручки от реализации услуг.
Приведенные данные показывают незначительное снижение рентабельности производства на 1,1% и рентабельности продаж на 0,9%, что вызвано опережающим ростом затрат в сравнении со спадом объемов реализации услуг. Можно сделать вывод, что снижение рентабельности свидетельствует о снижении конечной эффективности деятельности предприятия в 2015 году [3,121с].
Раздел 2. Анализ рынка туристических услуг
Как известно, на протяжении первых двенадцати лет двадцать первого века туристский рынок Санкт-Петербурга и России успешно развивался. Эксперты связывают данный процесс с ростом платежеспособности населения и социально-политической стабильностью, которую не смогли поколебать даже кризисные явления 2008 года [4,209 с].
Основные показатели деятельности туристских фирм
Таблица 6
2008 г. | 2009 г. | 2010 г. | ||
Число туристских фирм (на конец года), всего | ||||
из них занимались: туроператорской деятельностью | ||||
турагентской деятельностью | ||||
Средняя численность работников (включая внешних совместителей и работников несписочного состава), тыс. человек | ||||
Число реализованных населению турпакетов — всего, тысяч | ||||
из них гражданам России: по территории России | ||||
по зарубежным странам | ||||
Стоимость реализованных населению турпакетов — всего, млн. рублей | ||||
из них гражданам России: по территории России | ||||
по зарубежным странам | ||||
Таблица 7.
Численность туристов, обслуженных туроператорами и турагентами, тыс. человек
2008 г. | 2009 г. | 2010 г. | ||||||||
всего | в том числе | всего | в том числе | всего | в том числе | |||||
Граждане России (отправлено) | граждане других стран (принято) | Граждане России (отправлено) | граждане других стран (принято) | Граждане России (отправлено) | граждане других стран (принято) | |||||
Обслужено туристов, всего | 7668,6 | 7470,2 | 198,3 | 7008,8 | 6830,5 | 178,3 | 8499,5 | 8273,6 | 225,9 | |
в том числе по странам: | ||||||||||
Россия | 1924,0 | 1924,0 | ; | 1585,4 | 1585,4 | ; | 1741,0 | 1741,0 | ; | |
государства-участники СНГ | 98,1 | 90,2 | 7,9 | 79,8 | 72,7 | 7,1 | 129,7 | 113,7 | 16,0 | |
Европа | ||||||||||
Австрия | 32,7 | 31,3 | 1,4 | 30,4 | 29,3 | 1,0 | 31,6 | 30,4 | 1,2 | |
Болгария | 96,4 | 96,2 | 0,2 | 116,1 | 116,0 | 0,1 | 122,9 | 122,6 | 0,3 | |
Великобритания | 18,8 | 15,0 | 3,8 | 16,0 | 12,9 | 3,1 | 21,8 | 17,0 | 4,8 | |
Германия | 56,6 | 20,5 | 36,1 | 54,7 | 21,8 | 32,9 | 81,0 | 25,1 | 55,8 | |
Греция | … | … | … | … | … | … | 169,2 | 168,7 | 0,4 | |
Испания | 106,3 | 104,8 | 1,5 | 194,8 | 191,4 | 3,4 | 201,0 | 195,6 | 5,5 | |
Италия | 156,8 | 145,6 | 11,2 | 173,8 | 151,8 | 22,0 | 157,5 | 140,0 | 17,5 | |
Норвегия | 10,8 | 10,2 | 0,6 | 5,8 | 4,8 | 1,0 | 6,1 | 4,6 | 1,6 | |
Польша | 10,0 | 9,5 | 0,6 | 7,7 | 6,5 | 1,1 | 12,2 | 10,7 | 1,5 | |
страны Прибалтики | 16,7 | 14,8 | 2,0 | 16,4 | 14,9 | 1,5 | 38,9 | 36,2 | 2,7 | |
Финляндия | 60,4 | 47,5 | 12,9 | 59,6 | 47,4 | 12,1 | 72,7 | 59,3 | 13,4 | |
Франция | 122,4 | 104,3 | 18,0 | 94,4 | 77,6 | 16,8 | 77,4 | 60,0 | 17,5 | |
Хорватия | 51,7 | 51,6 | 0,1 | 44,4 | 44,4 | 0,0 | 29,4 | 29,4 | 0,0 | |
Черногория | … | … | … | … | … | … | 17,5 | 17,5 | 0,0 | |
Чешская Республика | 87,9 | 87,5 | 0,4 | 70,3 | 70,2 | 0,1 | 88,5 | 87,7 | 0,8 | |
Швеция | 31,9 | 31,3 | 0,5 | 29,3 | 28,8 | 0,4 | 53,2 | 50,9 | 2,3 | |
другие страны Европы | 260,8 | 254,6 | 6,2 | 199,7 | 195,6 | 4,1 | 114,1 | 106,6 | 7,5 | |
Азия | ||||||||||
Израиль | 17,6 | 17,3 | 0,3 | 21,5 | 19,7 | 1,8 | 35,1 | 32,6 | 2,5 | |
Индия | … | … | … | … | … | … | 74,2 | 74,1 | 0,1 | |
Кипр | 35,4 | 35,4 | 0,1 | 58,6 | 58,6 | 0,0 | 45,9 | 45,9 | 0,0 | |
Китай | 1661,8 | 1606,6 | 55,2 | 704,5 | 666,7 | 37,8 | 915,0 | 878,7 | 36,3 | |
Корея | … | … | … | … | … | … | 4,1 | 3,9 | 0,2 | |
ОАЭ | 86,9 | 86,9 | 0,0 | 83,4 | 82,5 | 0,9 | 119,1 | 119,0 | 0,1 | |
Таиланд | 181,4 | 178,5 | 2,9 | 228,0 | 225,3 | 2,7 | 402,1 | 401,9 | 0,2 | |
Турция | 1473,9 | 1473,8 | 0,1 | 1650,9 | 1649,6 | 1,3 | 1919,3 | 1917,2 | 2,1 | |
Япония | 24,6 | 11,6 | 13,1 | 15,9 | 4,6 | 11,3 | 28,5 | 10,1 | 18,4 | |
другие страны Азии | 85,7 | 81,5 | 4,2 | 81,6 | 78,0 | 3,6 | 69,5 | 67,6 | 1,9 | |
Африка | ||||||||||
Египет | 786,0 | 786,0 | 0,0 | 1207,7 | 1207,6 | 0,1 | 1537,3 | 1537,3 | 0,0 | |
Тунис | 61,8 | 61,8 | 0,0 | 53,8 | 53,8 | 0,0 | 70,0 | 70,0 | 0,0 | |
другие страны Африки | 7,8 | 6,9 | 0,9 | 16,3 | 14,5 | 1,9 | 18,0 | 17,4 | 0,5 | |
Америка | ||||||||||
Канада | … | … | … | … | … | … | 1,3 | 1,1 | 0,3 | |
США, включая Гавайские острова | 20,4 | 7,5 | 12,9 | 14,2 | 6,3 | 7,9 | 21,5 | 10,5 | 10,9 | |
другие страны Америки | 22,9 | 21,2 | 1,7 | 17,9 | 17,4 | 0,5 | 19,0 | 17,2 | 1,8 | |
Австралия и Океания | 6,8 | 3,3 | 3,6 | 4,7 | 3,1 | 1,6 | 15,3 | 13,9 | 1,4 | |
с посещением нескольких стран | 53,0 | 53,0 | ; | 71,2 | 71,2 | ; | 38,4 | 38,4 | ; | |
Туристический рынок стал глобальным. Региональные российские туррынки тоже теряют свою изолированность, постепенно становясь частью общероссийского, макрорегионального и глобального рынков. В сегменте выездного туризма вхождение в глобальный рынок уже произошло, и теперь россияне имеют вполне реальную возможность выбирать между российскими и зарубежными турпредложениями. Для российских компаний это означает появление новых конкурентов, количество которых на каждом этапе будет последовательно возрастать. На примере Северо-Запада в целом и Санкт-Петербурга, в частности, эта ситуация представлена в таблице 2.3.
2.1 Характеристики туристского рынка Таблица 8
Характеристики туристского рынка
Тип туризма | Регионы РФ | Конкуренты на туристическом рынке зарубежных стран | |||
2012;2015 | 2020;2025 | ||||
Культурно-познавательный туризм | Санкт-Петербург, Ленинградская, Калининградская, Новгородская, Псковская, Вологодская области | столицы Восточной Европы (Будапешт, Прага) | Столицы Прибалтики (Таллинн, Рига), Киев (Украина) | Нестоличные города Европы и европейской части СНГ (Краков, Львов) | |
Этнотуризм | Архангельская область, Карелия | страны Скандинавии | страны Прибалтики, Юго-Восточной Азии, Юг России, Юг Сибири | ; | |
Рыболовный, охотничий | Карелия, Мурманская область | страны Скандинавии, Астрахань | Канада, страны Африки, Тверская область, Сибирь | Северная Америка, Африка | |
Активный и экстремальный туризм | Карелия, Псковская, Мурманская, Ленинградская, Архангельская, Новгородская, Вологодская области | страны Скандинавии | Урал, Юг России, Сибирь, Монголия | Американский континент, Африка | |
Оздоровительный туризм | Ленинградская, Калининградская, Новгородская области, Карелия | страны Прибалтики | Московская агломерация, Украина | ; | |
Конгресс-туризм | Санкт-Петербург, Калининград, | Москва, страны Прибалтики | Сочи, Екатеринбург, Владивосток, Казань | ; | |
В то же время глобализация рынка туристических услуг открывает новые возможности для партнерских отношений, давая импульс консолидационным процессам в отрасли. Вопрос заключается в том, как российские регионы могут воспользоваться ситуацией и какие именно услуги они могут предложить новому конкурентному рынку[6,191с].
Как показывает практика, на российском туристическом рынке появляются крупные западные игроки, своими стандартами и высоким уровнем услуг оказывающие мощное давление на всю рыночную ситуацию в отрасли. Так, приход в Россию новых операторов авиа — и круизных перевозок влечет за собой внедрение новых стандартов работы. Они привнесены иностранными компаниями с наиболее конкурентных рынков. В последнее время новые технологии внедряются и в управление туристическим бизнесом. Отдельные российские регионы начинают проектировать и создавать туристические кластеры — взаимосвязанные и взаимодополняющие предприятия и организации, обеспечивающие функционирование туристической индустрии[9].
Таблица 10
Новые технологии управления в туризме
Организация и маркетинг | Транспорт | Размещение | Содержание турпредложений | |
Появляются «туристические фабрики полного цикла», объединяющие в рамках одной компании авиаперевозчиков, отельные сети, туроператоров и обслуживание туристов. Турпутевка — не перемещение и проживание, а комплексный продукт, подразумевающий продажу нового опыта, переживаний, определенного стиля потребления. Происходит трансформация «якоря», что дает возможность нового подхода: вовлекаются территории, не обладающие традиционными турресурсами, — за счет фальсификации смыслов, игры в историческое наследие, где «якорем» становится идея (например, тематические парки, где «якорь» — сказочные герои, игры, водные развлечения и т. д.) В России делаются первые попытки коммерциализировать фольклор. | Увеличение доступности туристических дестинаций за счет развития: Системы высокоскоростных железнодорожных магистралей Сегмента low-coast на рынке авиаперевозок Внедрение и активное использование в западных старнах систем онлайн-бронирования и оплаты авиаи железнодорожных билетов. В России данный сервис только начинает развиваться, доля в структуре тикетинговых продаж мала. | С помощью систем онлайн-бронирования происходит резервирование и оплата 60% гостиничных номеров Европы. В России возможность покупки номера через сеть Интернет имеется только в крупных городах у ограниченного количества гостиниц. В структуре оплаты российскими туристами гостиничных номеров по России и в мире доля 5% | Здоровье. Замещение традиционных лечебных схем на технологии SPA-оздоровления. Оздоровление из тяжелого и скучного занятия с помощью новейших технологий и традиционной медицины превращается в увлекательный процесс, доставляющий удовольствие. | |
Раздел 3. Рационализация документооборота в туристской фирме
3.1 Рационализация документооборота Каждая туристическая фирма стремится к увеличению положительных отзывов от постоянных клиентов, пользующихся ее услугами из года в год, повышению качества обслуживания и поддержанию хорошей репутации на рынке туристических услуг. Компании крайне важно быть в курсе всех изменений, касающихся ее деятельности и уметь оперативно отреагировать на них, быстро находить необходимую информацию, четко и грамотно оформлять комплекты документации по работе с клиентами и партнерами.
Внедрение системы электронного документооборота позволяет компании повысить эффективность своей работы за счет рациональной организации работы с документами.
Рассмотрим типовые функции сотрудников туристической фирмы, которые можно автоматизировать с помощью системы электронного документооборота:
— Регистрация и обработка заявок от клиентов, занесение в базу их персонифицированных данных
— Автоматическая загрузка документов из электронной почты и сканера
— Согласование, визирование, утверждение документов. Автоматизация этой функции особенно актуальна для больших компаний с развитой сетью филиалов
— Поиск и систематизация информации
— Учет входящих, исходящих и внутренних документов
— Хранение файлов, их коллективное рассмотрение и редактирование
— Формирование аналитических отчетов Даже при условии автоматизации только вышеперечисленных функций, сотрудники могут сэкономить большое количество времени, уходящее на второстепенные задачи, а это значит, что электронный документооборот для туристических фирм — это не простое следование модным веяниям, а насущная необходимость по совершенствованию ежедневной работы.
Для более полной реализации всех возможностей по рационализации работы в туристической фирме рационально будет использовать комплексный подход, который включает в себя наряду с внедрением модуля электронного документооборота, также модуля бухгалтерии и CRM (Customer Relationship Management — управление взаимоотношениями с клиентами). Интеграция этих трех составляющих позволяет автоматизировать не только управление документопотоками, но и взаимоотношениями с клиентами, ведение бухгалтерского и налогового учета и осуществление анализа всей финансово-хозяйственной деятельности фирмы.
Вот ряд дополнительных возможностей, которые могут стать доступными благодаря использованию комплексного подхода к автоматизации бизнес-процессов:
— Единое для всей фирмы хранилище информации, которые позволяет в любой момент получить все сведения о взаимодействии с клиентом, как предыдущем, так и планируемом. Эта функция удобна тем, что позволяет получить доступ к информации в отсутствии ответственного сотрудника, конечно, при условии разрешенного доступа
— Специализированный интерфейс (рабочий стол) для различных групп сотрудников (менеджеры, руководство) с возможностью быстрого поиска и анализа информации о клиентах, контактах и сделках
— Возможность интеграции с системами заказа и бронирования билетов и номеров в гостиницах и отелях
— Ведение информационной или СМС-рассылки о новых предложениях для клиентов, поздравлениях их с праздниками
— Возможность сопоставления анализа истории взаимоотношений с клиентами и анализа данных о продажах
— Наличие системы напоминаний и календарного планирования
— Формирование аналитических отчетов (количество заявок за определенный период, движение по счетам за период, эффективность рекламы, структура продаж туров и услуг, билетов)
— Автоматизация системы скидок: статистика выдачи клубных карт, дисконтов, бонусов
— Планирование и управление продажами
— Управление рабочим временем и оценка эффективности работы персонала на основе ежедневных отчетов
— Отслеживание истории взаимоотношений с клиентами
— Использование всех каналов взаимодействия с клиентами: телефонные звонки, социальные сети, электронная почта, встречи, мероприятия и т. д.
— Упрощение подготовки данных для принятия организационных решений на основе анализа информации о клиентах
— Автоматизация бизнес — процессов, связанных с обменом информацией между сотрудниками
— Повышение прозрачности и управляемости предприятия
— Повышение качества управления
— Снижение риска утечки информации.
Используя средства автоматизации, менеджер туристической фирмы оперативно находит актуальные сведения о предпочтениях того или много клиента, истории его поездок и финансовых возможностях и может быстро подобрать оптимальное предложение. Кроме того, можно построить работу с клиентами по формализованному алгоритму, зависящему от совокупности параметров конкретного клиента.
Подводя итоги, хочется отметить, что электронный документооборот для туристических фирм, особенно при использовании в совокупности с дополнительными модулями по автоматизации бизнес-процессов, позволяет сократить время на выполнение рутинных операций, содержать в порядке и под защитой всю ценную информацию. Все это способствует более эффективной работе менеджеров, что в конечном итоге приведет к росту продаж и повышению качества обслуживания клиентов.
На данный день для решения вышеописанных задач подходят следующие программы:
— СЭД «Корпоративный документооборот»
— 1С: Документооборот Корп
— 1С: Корпоративный документооборот
— Аналитика: Документооборот Как известно туроператоры и турагенты занимаются оказанием туристских услуг. Факт оказания услуг должен быть документально подтвержден, поскольку все хозяйственные операции, осуществляемые турфирмами, должны оформляться оправдательными документами. В общепринятом значении под документооборотом туристской организации понимается движение документов в организации с момента их создания или получения от других субъектов гражданско-правовых отношений до завершения их исполнения и передачи в архив.
Одновременно с учетной политикой турфирмы для целей бухгалтерского учета согласно пункту 3 статьи 6 Закона N 129-ФЗ утверждаются:
— формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов;
— формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, используемой в организации;
— правила документооборота и технология обработки учетной информации.
Форма отчета не является унифицированной, поэтому ее можно разработать самостоятельно, утвердив в виде приложения к договору.
Но при этом отчет должен содержать все обязательные реквизиты первичных документов, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ. Итак, отчет агента может содержать:
— название документа;
— дату его составления;
— название турфирмы-агента;
— содержание операции (оказание услуг клиенту, поступление выручки и т. п.);
— измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
— данные о состоянии расчетов между агентом и клиентами;
— сведения о расходах агента, которые принципал должен возместить;
— сумму посреднического вознаграждения;
— наименование должностей лиц, которые составили документ, и их личные подписи.
Завершающим этапом документооборота является хранение документов. Как следует из статьи 17 Закона N 129-ФЗ, минимальный срок хранения первичных бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности составляет пять лет.
Сроки хранения конкретных бухгалтерских документов, которыми должна руководствоваться туристская организация, установлены Приказом Минкультуры Российской Федерации от 25.08.2010 г. N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень N 558).
Документооборот — движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.
Документооборот предприятия должен отражать его производственную деятельность, которая представляет собой производство продукции или оказания услуг тех или иных ресурсов в ответственных подразделениях посредством оборудования и с помощью персонала. Для туристических предприятий — материальные потоки (переезды, путешествия граждан РФ, иностранных граждан и лиц без гражданства с постоянного места жительства в познавательных, оздоровительных профессиональных и иных целях без занятия оплачиваемой деятельности в страну (место) временного проживания). Другие базовые (основополагающие) ресурсы, которые должны учитываться в документообороте — услуги (работы), денежные средства (платежи), основные средства и оборудование, рабочее время.
Согласно организационной структуре фирмы директор является материально ответственным лицом и руководит деятельностью фирмы, поэтому любая документация должна проходить через директора (просматривается, уточняется, контролируется, подписывается и т. д.).
Директор заключает договора с поставщиками, оговаривает условия приобретения туристических услуг. При выборе поставщиков туристических услуг учитываются: репутация поставщика (опыт предыдущей совместной работы), цена на тур, предлагаемый ассортимент, спрос на предлагаемую продукцию.
Заместитель директора ведет табель учета рабочего времени, в конце месяца сдает в бухгалтерию для начисления заработной платы сотрудникам. Для директора еженедельно составляет отчет о реализованной продукции. Подписывает платежные поручения, приходные и расходные ордера во время отсутствия директора.
Бухгалтер-кассир ведет кассовую книгу, на основе приходных и расходных ордеров, составляет кассовый отчет для главного бухгалтера, регистрирует приходные и расходные ордера в книге регистрации приходных и расходных ордеров, выдает покупателям путевки после полной оплаты, составляет отчет о проданных путевках, оформляет платежные поручения и отдает на подпись главному бухгалтеру и директору.
Если необходимо приобрести товар за наличный расчет, то зам. директора или любое подотчетное лицо подает заявку на необходимый товар директору. Директор оценивает необходимость покупки и выносит решение (как при наличном так и безналичном расчете за товар). Согласно учетной политике предприятия хозяйственные товары, канцтовары стоимостью до двух тысяч рублей разрешено приобретать за наличный расчет. Подотчетное лицо получает в кассе деньги по расходному ордеру (расходный ордер подписывается директором или зам. директора и главным бухгалтером). В течение трех дней подотчетное лицо отчитаться за полученные денежные средства, составляет авансовый отчет. К отчету прилагается чек и мягкий чек (в котором указан перечень, количество и стоимость приобретенных материальных ценностей). Излишки денежных средств сдает в кассу, кассир выписывает приходный ордер на сумму поступивших денег. Зам. директора получает авансовый отчет со всеми документами и передает их в бухгалтерию для отчетности по денежным средствам.
Если необходимо приобрести товара по безналичному расчету, зам. директора утверждает заявку на приобретение товара (основного средства), выписывает счет у внешней организации и отдает его на утверждение директору. После утверждения счет поступает в бухгалтерию. От главного бухгалтера счет поступает кассиру. Бухгалтер-кассир оформляет платежное поручение и отдает на подпись главному бухгалтеру и директору. Подписанное платежное поручение поступает в банк. Внешняя организация выдает счет-фактуру, расходную накладную, материальные ценности. Документация поступает в бухгалтерию.
Рассмотрим подробнее документооборот при приобретении у комитента.
Таблица 11 [12]
По мере поступления заявки на индивидуальный приобретаемый тур менеджер отправляет комитенту заявку на требуемый комплекс услуг. Полученный от комитента счет (счет-фактура) поступает в бухгалтерию для расчета стоимости путевки. Стоимость путевки утверждается главным бухгалтером и директором. Полученный счет (счет-фактура) после оплаты покупателем путевки поступает директору. Директор дает разрешение на оплату данного счета (счет-фактуры). Подписанное платежное поручение поступает в банк. Банк с расчетного счета переводит деньги поставщику. Один экземпляр платежного поручения с отметкой банка вместе с выпиской возвращается на предприятие. После оказания комитентом услуг туристу предприятие получает акт выполненных работ.
Главный бухгалтер несет ответственность за ведение достоверного учета и отчетности по всем средствам предприятия, денежным средствам, видам имущества, расчетов, обязательств и источникам их образования в соответствии с принятой учетной политикой, работа с банком, налоговой инспекцией, органами социального страхования и пенсионным фондом, составление достоверной бухгалтерской отчетности предприятия.
Ниже представлена таблица, в которой показан оптимальный вариант документооборота на примере ООО «Аррива».
Заключение
Как известно, туристическая фирма «Аррива» работает на рынке Санкт-Петербурга с 2008 года.
Сфера деятельности организации предлагает оказание таких услуг, как туры любой сложности, их расчет и оформление. Офис турфирмы находится в центре города Колпино.
Турагентство является не сетевым, а самостоятельным юридическим лицом, организационно-правовая форма — общество с ограниченной ответственностью.
ООО «Аррива» работает только с крупными туроператорами, работающими на данном рынке уже в течение многих лет и хорошо себя зарекомендовавшими, хотя ситуация с некоторыми туроператорами в течение последнего времени резко изменилась.
Туристское агентство «Аррива» в качестве основного вида деятельности осуществляет работу с клиентами по заключению с ними договоров на продажу турпакетов, сформированных туроператорами-контрагентами. Поэтому в штате турфирмы не только менеджеры по продаже туров, но и рекламный агент, а также on-line консультант (системный администратор), в функции которых входит поиск максимального количества клиентов и оптимизация затрат на рекламу.
Проведенный анализ показал, что в отчетном периоде (2015 год) деятельность турагентства «Аррива» можно характеризовать как очень успешную.
Для современной российской туриндустрии несегментированный рынок с традиционными формами ведения бизнеса постепенно уходит в прошлое. По мнению экспертов, Россия вступила в стадию форматирования турбизнеса, и через 5−7 лет российский туристический рынок будет разделен по профилю и сегментам. Перед региональной туриндустрией встает выбор: существенно повысить уровень качества оказываемых услуг до западных стандартов или, став неконкурентоспособными, уйти с рынка[14].
Рациональной организации документооборота туристской фирмы необходимо уделять особое внимание. От оперативности, полноты и точности обработки информации зависят правильность и своевременность принятия управленческих решений.
Наиболее распространенные проблемы внутреннего документооборота организации (и рестораны сетей) следующие:
— аутсорсинг бухгалтерского учета в Санкт-Петерурге позволяет убрать необоснованно увеличенный документооборот (т.е. существование большого числа документов, необходимость в которых отсутствует);
— необоснованно завышенные сроки формирования или обработки документов;
— «запутанный» документооборот (в такой ситуации большинство работников гостиницы не понимает — от кого в подразделение поступают документы, и куда они потом передаются);
— ненадлежащее хранение документов, что затрудняет или делает невозможным обеспечение безопасности гостиницы и дает массу возможностей для злоупотреблений.
Все это влечет несвоевременное предоставление документов (в частности финансовых документов и первичной документации) в бухгалтерию. Несвоевременная обработка таких документов может привести к искажению отчетности и, как следствие, негативным финансовым последствиям.
документооборот туристический предприятие
1. Биржаков М. Б.
Введение
в туризм [Текст]: учеб. пособие / М. Б. Биржаков, Э. Н. Павлова. — 9-е изд, перераб. и доп. — СПб: Невский Фонд, 2008. — 576 с.
2. Савицкая Г. В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия [Текст]: учебник / Г. В. Савицкая. — 4-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2008. — 511, с. — (Высшее образование). — ISBN 978−5-16−2 842−2: 301.00 р. Тимохина Т. Л., Денисенко А. С. Организация приема и обслуживания туристов / уч. пособие М.: Кинодел 2004 г.,
3. Григорьева, Е. И. Современная индустрия туризма: опыт, проблемы, инновации. — Тамбов: Першина, 2010. — 121 с.
4. Соколова, Н. А. Туризм в Российской Федерации. — Москва: Волтерс Клувер, 2012. — 209 с.
5. Булатова, М. А. Гостиничный бизнес: учет и налоги [Текст] / М. А. Булатова. — М.: Налог Инфо, Статус-Кво 97, 2008. — 184 с.
6. Жукова, М. А. Менеджмент в туристском бизнесе [Текст]: учебное пособие / М. А. Жукова; рец.: Р. М. Качалов, И. А. Рябова. — М.: КНОРУС, 2008. — 191 с
7. Сервисная деятельность [Текст]: учеб. пособие: рекомендовано УМЦ / В. К. Карнаухова, Т. А. Краковская; под общ. ред. Ю. М. Краковского. — М.; Ростов н/Д: МарТ, 2008. — 254 с
8. Чудновский А. Д., Жукова М. А. Менеджмент туризма [Текст] -М.: Финансы и статистика, 2007.
9. http://www.protown.ru/information/articles/3360.html — специализированный туристский портал
10. http://www.gks.ru/bgd/regl/B1104/IssWWW.exe/Stg/d08/3-turizm-tab.htm — сайт Росстата