Формирование и эффективность интегрированной информационной системы региональной организации почтовой связи

Актуальность. Современная почтовая связь представляет собой крупномасштабную распределенную систему коммуникационного обслуживания населения, государственных учреждений и органов управления. Для Российской Федерации почта является немаловажным фактором экономического, социального, культурного развития и информационной обеспеченности регионов страны.

За последние десять лет объемы оказываемых услуг почтовой связи уменьшились по различным видам почтовых отправлений в три — десять раз. Это происходило на фоне сдерживания государством повышения тарифов на социально значимые услуги почтовой связи при незначительной государственной поддержке. В условиях кризисного состояния экономики страны и в целях «выживания» организации федеральной почтовой связи существенно расширили спектр предоставляемых услуг и наряду с традиционными начали предоставлять новые почтовые и нетрадиционные услуги, что обеспечивает получение дополнительных доходов в размере 25−30% выручки от реализации услуг.

Сильная зависимость спроса на почтовые услуги от общеэкономических факторов, необходимость содержания нерентабельных почтовых объектов обусловили в переходный период кризисное состояние системы почтовой связи, дефицитность ее экономики. В этих условиях особое значение приобретает эффективное управление основным производственно-территориальным образованием почтовой связи — региональной организацией почтовой связи.

Рассредоточенность производственных единиц на большой территории значительно усложняет задачи управления региональной организацией почтовой связи за счет большой протяженности телекоммуникаций и вытекающих из этого трудностей получения своевременной и полной информации для решения управленческих задач. Рост объемов информации, необходимой для эффективной работы организации почтовой связи, вызывает потребность широкого использования информационных технологий в управлении. Первой потребностью организации почтовой связи в информации становится фиксирование выполне-Ль ния производственно-технологических и хозяйственных операций, обработка учетных данных, составление отчетности, оформление и систематизация маркетинговой информации, что предопределяет широкое применение технических и программных средств, сложных автоматизированных информационных систем и технологий. Компьютерная технология дает возможность оптимизировать и рационализировать управление региональной организацией почтовой связи за счет применения новых средств сбора, передачи и преобразования информации. В многоуровневой и распределенной компьютерной информационной системе управления организацией почтовой связи одинаково успешно могут быть решены как проблемы оперативной работы с информацией, так и проблемы анализа экономических ситуаций при выработке и принятии управленческих решений.

Внедрение в деятельность региональных организаций почтовой связи новых информационных технологий, широкое применение средств автоматизации, вычислительной техники и специального программного обеспечения в технологических процессах, применение разветвленной автоматизированной информационной системы в управлении в сочетании с радикальным изменением структуры аппарата управления позволят существенно повысить качество управления организацией почтовой связи и перейти от оказания традиционных услуг почты к широкому внедрению в обслуживаемом регионе новых и нетрадиционных услуг.

Методическим и практическим вопросам совершенствования менеджмента на микро и макроуровнях и теоретическим аспектам информатизации посвящено много работ отечественных и зарубежных ученых. Проблемы совершенствования системы управления в организациях связи длительное время являлись предметом исследований ученых-экономистов связи: Булгака В. Б., Варакина Л. Е., Иванова В. Р., Кузовковой Т. А., Манякина Е. А., Мхитаряна Ю. И., Резниковой Н. П., Срапионова О. С. и др. Применительно к почтовой связи данные вопросы рассматривались на концептуальном уровне Бутенко Б. П. и Кузовковой Т.А.

Настоящая работа посвящена прикладным аспектам совершенствования системы управления региональных организаций почтовой связи на основе применения информационных технологий, что является своевременным и актуальным в условиях развития информационного общества.

Цель и задачи исследования

Основной целью диссертационной работы является создание интегрированной информационной системы и разработка методических подходов к оценке ее эффективности в целях совершенствования управления организациями почтовой связи на региональном уровне.

Для достижения поставленной цели в работе решаются следующие задачи:

• анализ системы управления региональной организации почтовой связи;

• анализ объема, содержания и направлений информационных потоков в системе управления региональной организации почтовой связи;

• разработка структуры и функций автоматизированной информационной системы и выбор автоматизированных информационных технологий;

• формирование методологии проектирования и разработки интегрированной информационной системы региональной организации почтовой связи;

• разработка методических подходов к оценке эффективности управления от внедрения интегрированной информационной системы;

• формирование логико-математической модели управления региональной организацией почтовой связи и разработка системы показателей эффективности внедрения интегрированной информационной системы. Предметом исследования в диссертационной работе являются методологические и практические вопросы формирования и эффективности интегрированной информационной системы организации почтовой связи на основе применения в управлении современных информационных технологий.

Объектом исследования является система управления региональной организации почтовой связи.

Теоретической и методологической основой диссертационной работы являются методологические положения экономической теории, теории управления предприятиями, теоретические положения информатизации, методология проектирования автоматизированных информационных систем.

Для решения поставленных в диссертационном исследовании задач использованы методы системного анализа и моделирования информационных систем, а также труды ученых в области экономики связи, управления и информатизации, справочная литература.

Информационной базой диссертационного исследования являются данные статистических сборников Госкомстата России, отчетные данные Управления федеральной почтовой связи Челябинской области, результаты научно-исследовательских работ, выполненных в отраслевой лаборатории экономики связи МТУСИ, а также экономическая и специальная литература по теме диссертации.

Научная новизна диссертационной работы состоит в разработке методологии формирования интегрированной информационной системы в управлении региональной организации почтовой связи и методических подходов к оценке ее эффективности.

К основным результатам, отличающимся научной новизной, относятся:

• сформированные цели, задачи и функции управления региональных организаций почтовой связи на разных уровнях управления;

• систематизированные типы и направления информационных потоков в контуре управления региональной организации почтовой связи;

• разработанные типовая структура и функции информационной технологии и функции автоматизированной информационной системы в управлении региональной организации почтовой связи;

• созданный алгоритм формирования интегрированной информационной системы региональной организации почтовой связи;

• разработанные методические подходы к оценке эффективности от внедрения интегрированной информационной системы;

• сформированная логико-математическая модель управления и разработанная система показателей эффективности применения интегрированной информационной системы в управлении.

Основные положения, выносимые на защиту:

• результаты анализа системы управления региональной организации почтовой связи;

• типовая структура и функции автоматизированной информационной технологии автоматизированной информационной системы региональной организации почтовой связи;

• методология создания интегрированной информационной системы региональной организации почтовой связи;

• практические рекомендации по разработке интегрированной информационной системы региональной организации почтовой связи;

• методические подходы к оценке эффективности внедрения интегрированной информационной системы в управление, вербальная и логикоматематическая модель управления, система показателей эффективности внедрения интегрированной информационной системы. Результаты проведенных в диссертационной работе исследований нашли практическое применение в системе управления УФПС Челябинской области.

Апробация работы. Отдельные положения и основные результаты исследований обсуждались на научно-технической конференции профессорско-преподавательского, научного и инженерно-технического состава МТУСИ в 2000 году, Международном форуме информатизации МАИ в 1999 году и на Международном симпозиуме «Почтовая тройка» в период с 1995 по 1999 годы.

Публикации. По материалам и основным результатам диссертационной работы опубликовано девять печатных работ.

Структура и объем работы. Диссертационная работа состоит из введения, четырех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений. Основная часть работы содержит 154 страницы машинного текста, 27 рисунков и 4 приложения.

Список литературы

включает 100 наименований.

ВЫВОДЫ ПО ЧЕТВЕРТОЙ ГЛАВЕ.

1. Региональные организации почтовой связи с системных позиций являются элементами сложной социально-экономической системы, осуществляющей производственные, управленческие, деловые и финансовые отношения с различными государственными и негосударственными структурами и охватывающей практически все сферы деятельности общества.

Для обоснования параметров и критериев оценки эффективности управления на основе применения информационных технологий разработана вербальная модель функционирования организаций почтовой связи, позволяющая систематизировать объект управления.

Вербальная модель функционирования региональных организаций почтовой связи с системных позиций включает в себя:

• производителей услуг, — региональных управлений федеральной почтовой связи (Министерства Российской Федерации по связи и информатизации) и негосударственных организаций, действующих на основании лицензий по оказанию услуг почтовой связи;

• пользователей услуг почтовой связи;

• территориальный рынок услуг, производимых УФПС и альтернативными операторами почтовой связи;

• систему подготовки специалистов для региональных организаций почтовой связи;

• партнеров региональных организаций почтовой связи;

• органы государственного управления, регламентирующие, кредитующие деятельность и инвестирующие развитие УФПС;

• кредитно-финансовую систему, кредитующую деятельность организаций почтовой связи.

Проведенные исследования позволили установить, что региональные организации почтовой связи имеют иерархическую трехуровневую структуру управления:

• первый уровень — управление федеральной почтовой связи (УФПС);

• второй уровень — районные узлы почтовой связи (РУПС), почтамт, автобаза, магазины, находящиеся в структуре управления УФПС;

• третий уровень — стационарные городские и сельские отделения связи (ОС), передвижные отделения связи, находящиеся в структуре управления РУПС и почтамта.

При этом для каждого из уровней управления характерные разные масштабы стратегического и технического регулирования производственной деятельности и взаимодействия с внешней средой, которые необходимо учитывать при оценке эффективности их деятельности.

2. Оценка эффективности управления деятельностью региональных организаций почтовой связи базируется на логико-математическом моделировании системы управления.

Разработанная логико-математическая модель управления деятельностью организаций почтовой связи предназначена для структуризации процесса управления, формализации процедур управления (принятия управленческих решений) и формирования аппарата оценивания его эффективности.

Структура логико-математической модели управления деятельностью организаций почтовой связи включает следующие основные компоненты:

— логико-математический аппарат оценки эффективности управления деятельностью региональных организаций почтовой связи;

— блок формирования управленческих решений;

— блок данных для формирования управленческих решений.

3. Проведенные исследования действующей системы управления с учетом её модернизации путем применения современных информационных технологий и разработанные вербальная и логико-математическая модели позволили сформулировать систему показателей эффективности и методику их расчета.

Предлагаемая система показателей эффективности управления деятельностью региональных организаций почтовой связи включает четыре основные группы показателей:

• экономической эффективности деятельности;

• рыночной активности;

• экономической устойчивости;

• соответствия средств и методов управления задачам организации.

Методика расчета перечисленных групп показателей предусматривает формирование информационной базы и исчисление абсолютных, относительных и приростных показателей в динамике.

4. Анализ эффективности функционирования фрагмента ИИСУ в Челябин-4 ской области по предлагаемой системе показателей свидетельствует о реальной результативности интеграции производственных и управленческих функций в системе управления на основе информационных технологий.

Для повышения эффективности управления деятельностью организаций почтовой связи на основе формирования интегрированной информационной системы необходимо обеспечить: комплексное, интегрированное использование информационных технологий для решения всех задач управления деятельностью организаций почтовой связиподготовленность всего персонала, выполняющего какие-либо функции по информационному обеспечению управления и формированию управленческих решений, к применению информационных технологий в своей профессиональной деятельностииспользование созданной в почтовой связи уникальной инфраструктуры по доставке различных почтовых отправлений в системе электронной торговликомплексную автоматизацию процесса управления в региональных организациях почтовой связи, так как при поэтапной автоматизации остаются «узкие места» в технологическом процессе управления, которые снижают эффективность ИИСУ.

Процесс производства и реализации услуг почтовой связи осуществляется в территориально-распределенной системе почтовой связи. Эффективность деятельности организаций почтовой связи — это результат работы всех составляющих системы управления, поэтому только при комплексном и интеграционном подходе к информатизации всех компонент почтовой связи Российской Федерации можно получить максимальный эффект от внедрения современных информационных технологий.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

.

1. Деятельность региональной организации почтовой связи, направленная на достижение цели наиболее полного удовлетворения потребностей населения в традиционных почтовых услугах, имеет в основном социальную направленность и на сегодняшний день из-за недостаточного бюджетного финансирования является убыточной. Таким образом, основным источником обеспечения экономической устойчивости организации почтовой связи в современных условиях является её коммерческая деятельность.

Переход к рыночным отношениям вызвал существенные изменения в механизме хозяйствования и появление новых принципов управления экономикой. В условиях сильной зависимости спроса на услуги почтовой услуги от общеэкономических факторов, необходимости содержания нерентабельных почтовых объектов, кризисного состояния макроэкономики, дефицитности экономики почтовой связи особое значение приобретает эффективное управление основным производственно-территориальным образованием почты — региональной организацией почтовой связи.

Рассредоточенность производственных единиц на большой территории значительно усложняет задачи централизованного управления организацией почтовой связи из-за трудностей получения своевременной и полной информации для решения управленческих задач. Поэтому за УФПС остается значительная часть функций стратегического планирования, а функции оперативного управления в основном делегированы его структурным единицам — районным узлам почтовой связи и почтамту.

2. В информационном процессе, каким является управленческая деятельность, информация выступает как один из важнейших ресурсов наряду с энергетическими, материальными, трудовыми, финансовыми. Современная информационная технология дает возможность оптимизировать и рационализировать управление организацией почтовой связи за счет применения новых средств сбора, передачи и преобразования информации в автоматизированной информационной системе.

ИИСУ организации почтовой связи — это многоуровневая система, сочетающая АИС управления технологическими процессами и АИС управления предприятием с признаками и свойствами территориальной системы. Применение в.

АИС современных технологий обработки информации дает возможность создавать в организациях почтовой связи вычислительные системы и сети различных конфигураций с целью не только накопления, хранения, переработки информации, но и максимального приближения терминальных устройств к рабочему месту специалиста или принимающего решения руководителя.

Примером типовой ИИСУ региональной организации почтовой связи может служить ИИСУ Челябинского УФПС. Внедрение в практику работы новых информационных технологий, средств автоматизации, вычислительной техники и специального программного обеспечения в технологических процессах, применение разветвленной автоматизированной информационной системы в управлении в сочетании с радикальным изменением структуры аппарата управления позволили существенно повысить качество управления организацией почтовой связи и перейти от оказания традиционных почтовых услуг к широкому внедрению в обслуживаемом регионе новых и нетрадиционных услуг.

Опьгг Челябинского УФПС показывает, что интегральное решение задач автоматизации процессов управления и производственно-технологических процессов по силам любой региональной организации почтовой связи, так как оно основано на реальных производственно-ресурсных возможностях и учитывает современные тенденции развития рынка почтовых услуг.

3. Преобразование процесса управления организацией почтовой связи на основе современных информационных технологий связано с разработкой (проектированием) и внедрением в этот процесс автоматизированных информационных систем и современных автоматизированных информационных технологий. Проектирование ИИСУ региональной организации почтовой связи должно отвечать информационной стратегии организации, базироваться на общих принципах разработки ИИСУ и отвечать требованиям, сформулированным с учетом особенностей функционирования региональных организаций почтовой связи.

Разработанная методология комплексного проектирования АИС и АИТ региональной организации почтовой связи дает обобщенное системное представление о порядке организации проектирования информационной системы и основных методах управления разработкой ИИСУ и рассчитана на практическое применение.

4. Для оценки эффективности управления на основе применения информационных технологий разработана вербальная модель функционирования организаций почтовой связи, позволяющая систематизировать объект управления, и логико-математическая модель управления деятельностью региональных организаций почтовой связи.

Логико-математическая модель управления деятельностью организаций почтовой связи предназначена для структуризации процесса управления и для формализации процедур управления (принятия управленческих решений). Проведенные исследования позволили сформировать систему показателей эффективности ИИСУ и методику их расчета. Система показателей эффективности управления на основе применения современных информационных технологий включает показатели экономической эффективности деятельности, рыночной активности, экономической устойчивости и соответствия средств и методов управления задачам организации почтовой связи. Методика расчета входящих в вышеперечисленные группы показателей предусматривает формирование информационной базы и исчисление абсолютных, относительных и приростных показателей в динамике и статике.

Анализ эффективности функционирования фрагмента ИИСУ в Челябинской области свидетельствует о реальной результативности интеграции производственных и управленческих функций в системе управления на основе информационных технологий.