Анализ организации делопроизводства в кадровой работе Торгово-розничной сети «Смак»

• Введение
• 1. Теоретические основы организации делопроизводства в кадровой работе
• 1.1 Понятие нормативно-методических документов по работе с кадрами
• 1.2 Классификация нормативно-методических документов по работе с кадрами
• 2. Особенности организации делопроизводства в кадровой работе на ООО Торгово-розничная сеть «Смак»
• 2.1 Порядок составления кадровых документов по работе с персоналом
• 2.2 Совершенствование нормативно-методических документов по работе с кадрами
• Заключение
• Список использованных источников
• Приложение
• Введение
• Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
• Кадровое делопроизводство — отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в результате этого кадровые процедуры приобретают документальное оформление.
• Практически любой кадровый документ имеет юридическую (коммерческую) ценность. С помощью кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде. К примеру, организация для подтверждения налоговых льгот на прибыль и налог на имущество должна представить штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, табель учета рабочего времени и иные документы.
• В ходе выпускной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения кадровой службы Торгово-розничной сети «Смак» .
• Целью написания дипломной работы является анализ организации делопроизводства в кадровой работе Торгово-розничной сети «Смак», а также разработка внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.
• Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:
• — ознакомление с организационной структурой общества;
• — рассмотрение места и значения кадровой службы в деятельности Торгово-розничной сети «Смак»
• — изучение организации кадровой службы сети, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота.
• 1. Теоретические основы организации делопроизводства в кадровой работе

1.1 Понятие нормативно-методических документов по работе с кадрами

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом — это совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации.

Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.

Группировка нормативно-методических материалов, характеристика их содержания, примеры норм, нормативов, документов и наименования некоторых документов представлены в таблице 1.

Ответственность за обеспечение системы управления персоналом нормативно-методическими документами несут соответствующие подразделения аппарата управления организации (отдел стандартизации, отдел организации управления, юридический отдел). На основе типовых документов с учетом особенностей организации работники службы управления персоналом разрабатывают документы для внутреннего пользования. Так, важным организационно-распорядительным документом являются правила внутреннего трудового распорядка, которые регулируют трудовой распорядок в организации.

Таблица 1

Нормативно-методические документы системы управления предприятия

В соответствии с Трудовым кодексом РФ трудящийся обязан выполнять возложенную на него работу с подчинением внутреннему трудовому распорядку. Правила принимаются в следующем порядке. Администрация разрабатывает проект правил и выносит их на обсуждение общего собрания (конференции), которое и утверждает их согласно Трудовому кодексу.

Организации целесообразно совершенствовать трудовой распорядок, рассматривая правила внутреннего трудового распорядка как важнейший нормативный акт — инструмент совершенствования организации труда. В них целесообразно включить следующие разделы: об оплате труда, о коммерческой тайне, о страховании, об охране труда.

Важнейшим организационным документом является коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом (отдела кадров, отдела организации труда и зарплаты, юридического отдела). Коллективный договор — это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на срок от одного до трех лет.

Порядок и условия заключения коллективного договора определяются ТК РФ. Работодателей представляют руководители организации или иные лица, уполномоченные в соответствии с уставом организации.

Инициатором переговоров по разработке, заключению и изменению коллективного договора вправе выступать любая из сторон. Для ведения коллективных переговоров и разработки проекта договора стороны на равноправной основе создают полномочную комиссию, состав которой, сроки, место проведения и повестка дня переговоров устанавливаются сторонами. Проект коллективного договора должен быть обсужден работниками в подразделениях организации и доработан с учетом поступивших замечаний и предложений. Доработанный единый проект договора утверждается общим собранием (конференцией) работников организации и подписывается представителем работников и работодателем.

В коллективный договор могут включаться взаимные обязательства работодателя и работников по следующим вопросам:

— форма, система и размер оплаты труда, денежные вознаграждения, пособия, компенсации, доплаты;

— механизм регулирования оплаты труда исходя из роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных договором;

— занятость, переобучение, условия высвобождения работников;

— определение рабочего времени и времени отдыха;

— улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи (подростков);

— добровольное и обязательное медицинское и социальное страхование;

— соблюдение интересов работников при приватизации предприятия, ведомственного жилья;

— экономическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;

— льготы для работников, совмещающих работу с обучением;

— контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, социальное партнерство, обеспечение нормальных условий функционирования представителей работников;

— отказ от забастовок по условиям, включенным в договор, при своевременном и полном их выполнении.

Условия коллективного договора, заключенного в соответствии с законодательством, являются обязательными для работодателя. Если условия договора ухудшают по сравнению с законодательством положение работников, то они недействительны.

К документам организационно-методического и методического характера относятся те, которые регламентируют выполнение функций по управлению персоналом. Сюда входят: положение по формированию кадрового резерва в организации; положение по организации адаптации работников; рекомендации по организации подбора и отбора персонала; положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе; положение по оплате и стимулированию труда; инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др.

Разработку этих документов осуществляют работники соответствующих звеньев системы управления персоналом.

Для характеристики рабочих должностей, тарификации работ, присвоения квалификационных разрядов рабочим, составления программ подготовки и повышения квалификации рабочих используется такой нормативный документ, как Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС). Тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих даются по разрядам и состоят из разделов: «Характеристика работ» — перечень трудовых навыков, которыми должен обладать рабочий для получения соответствующего выполняемой работе разряда; «Должен уметь» — минимум специальных знаний и навыков, требующихся для работы по данному разряду; «Примеры работы» — перечень наиболее типичных для данной профессии и данного тарифного разряда работ.

Положение о персонале отражает вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированное обеспечение занятости персонала и др. Положение разрабатывается в основном в коммерческих организациях. Содержание и структура этого документа одобрены и рекомендованы к применению Федеральным агентством по управлению федеральным имуществом РФ и Российским фондом федерального имущества.

В текст Положения рекомендуется включать следующие разделы: общие положения; понятие персонала; принципы взаимоотношений администрации и персонала; программа развития персонала; контрактная система найма персонала; повышение квалификации персонала; право персонала на выбор форм организации труда; гарантированность занятости персонала; социальные гарантии персонала; участие персонала в прибылях; администрация, персонал и профсоюз; ответственность администрации и персонала; заключительные положения; приложение: например, Правила делового поведения персонала (Кодекс деловой этики).

Положение о подразделении — документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения организации (отдела, службы, бюро, группы и т. п.) — его задачи, функции, права, ответственность. Типовая структура положения включает следующие разделы:

1. общие положения (кому подчиняется данное подразделение, степень его самостоятельности, какими нормативно-правовыми документами оно руководствуется в своей деятельности и т. п.);

2. задачи подразделения;

3. орг. структура подразделения (схема с указанием линейно-функциональной, методической и иной подчиненности и взаимосвязей отдельных звеньев и работников подразделения);

4. функции подразделения;

5. взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации с указанием информации, документации, получаемой и передаваемой данным подразделением, от кого и кому, сроки и периодичность;

6. права подразделения (в пределах возложенных на него функций);

7. ответственность подразделения (в рамках приданных ему полномочий за некачественное, несвоевременное их выполнение).

Типовые положения о подразделениях содержатся в специальной литературе, но требуется их адаптация, уточнение применительно к каждому конкретному предприятию и подразделению.

Совокупность должностей служащих находит отражение в штатном расписании — документе, утверждаемом руководителем организации и содержащем сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных единицах) по каждой должности, наименованиях должностей, должностных окладах и надбавках к ним.

Для каждой должности, содержащейся в штатном расписании, должна быть разработана должностная инструкция, которая составляется на основе Положения о подразделении, квалификационной характеристики, а также проведенного анализа работы (или рабочего места, должности) и составленного описания работы (рабочего места, должности).

Должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего определенную должность, начиная с заместителей руководителя подразделения. Деятельность первых лиц организации и их заместителей регламентируется ее Уставом, а руководителей подразделений — Положениями о них.

Личностная спецификация представляет собой набор требований, которые работа на данном рабочем месте или должности предъявляет к работнику.

Она вытекает непосредственно из описания работы (или рабочего места, должности) и отвечает на вопрос: «Каковы черты характера, каким должен быть опыт человека, его образование для того, чтобы он успешно выполнял работу на данном рабочем месте (должности)?» Личностная спецификация дает информацию, необходимую для приема на работу и отбора нужных сотрудников, для проведения собеседования.

Трудовой договор (контракт) — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

1.2 Классификация нормативно-методических документов по работе с кадрами

В целях выработки определенных правил составления и оформления документов, форм и методов работы с ними производится классификация документов по следующим признакам.

Документы классифицируют:

По видам:

— организационно-распорядительные (приказы, указания, постановления);

— справочно-информационные (письма, докладные записки, справки, протоколы);

По личному составу (приказы по личному составу, заявления, автобиография, личный листок по учету кадров);

По форме:

— индивидуальные — разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования;

— типовые — разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями; носят обязательный характер;

— табличные;

— текстовые;

— анкетные;

— трафаретные — последние четыре вида документов; содержат текст с постоянной и переменной информацией, причем постоянная информация занесена типографским способом, а для переменной информации, зависящей от конкретной ситуации, оставлены пробелы: такие документы значительно экономят время на их составление и оформление;

По происхождению:

— официальные — отражают работу учреждения по основной деятельности;

— личные (именные) — удостоверяют личность;

По месту происхождения:

— внешние — делятся на присылаемые из других учреждений или от частных лиц и направляемые в адрес других учреждений или частных лиц;

— внутренние — документы, которые издаются в учреждении и не выходят за его пределы;

По срокам хранения:

— постоянного срока хранения;

— временного (свыше 10 лет);

— временного (до 10 лет включительно);

По гласности:

— секретные (дсп, секретно, конфиденциально);

— несекретные;

По средствам фиксации:

— рукописные — при их создании знаки письма наносят от руки;

— машинописные — при их создании знаки письма наносят техническими средствами;

— графические — изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;

— звуковые — содержат звуковую информацию, зафиксированную системой звукозаписи;

— фотокинодокументы — изобразительные документы, содержание которых передается с помощью соответствующей аппаратуры;

По стадиям создания:

— оригиналы (подлинники) — первые или единичные экземпляры официальных документов;

— черновики — предварительные редакции документа;

— копии — полностью воспроизводят информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их: не имеют юридической силы;

— выписки — копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу (выписка из приказа, выписка из протокола);

— отпуск — копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

— дубликат — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

По срочности:

— срочные — телеграммы, документы с пометкой «срочно» ;

— несрочные — документы, которые имеют типовой срок исполнения, устанавливаемый соответствующими правовыми актами, или индивидуальный, который может быть указан в резолюции;

По наименованию:

— приказы, письма, справки, акты и др.

2. Особенности организации делопроизводства в кадровой работе на ООО Торгово-розничная сеть «Смак»

2.1 Порядок составления кадровых документов по работе с персоналом

ООО Торгово-розничная сеть «Смак» образовалась в 1996 году. Основателями фирмы являются генеральный директор Никаноров А. Н., финансовый директор Наместникова Л.Г.

Со дня основания ООО Торгово-розничной сети «Смак» прошло более 18 лет. Сейчас в ООО Торгово-розничной сети «Смак» насчитывается: 12 — фирменных магазинов «Смак»; 9 — кафе быстрого питания «Парус»; кафе «Кают компания»; Городское кафе; 2 — кафе узбекской и китайской кухни «Евразия» с уникальным предложением «буфет Евразия»; пивной клуб «Бегемот»; свинокомплекс; молочно-товарная ферма.

Всего за несколько лет, прошедшие с момента образования, компания стала одним из крупнейших работодателей в Чебоксарах. Компания уделяет особое внимание не только поиску высококлассных специалистов, но и вопросам их профессионального развития и мотивации. Стремится обеспечить достойный уровень жизни своим сотрудникам и содействовать активному социально-экономическому развитию районов, где находятся магазины компании.

Стратегическая цель-стать Компанией, в которой люди стремились бы работать, так как решить все поставленные амбициозные задачи возможно под силу только сплоченной команде профессионалов.

Миссия компании: Купить продукты можно везде. Купить с удовольствием только у нас. Мы продаем не только продукты — Продовольствие в удовольствие

ООО Торгово-розничная сеть «Смак» является коммерческой организацией. В основном организационном документе ООО Торгово-розничной сети «Смак» — Уставе определены основные цели и виды деятельности ООО Торгово-розничной сети «Смак» специализируется на производстве и продаже продукции.

ООО Торгово-розничная сеть «Смак» является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества.

ООО Торгово-розничная сеть «Смак» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно-правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, зарегистрированный товарный знак, самостоятельный расчетный и иные счета.

ООО Торгово-розничная сеть «Смак» вправе осуществлять иные виды деятельности, не запрещенные законодательством, направленные на достижение уставных целей, после получения соответствующей лицензии.

Возглавляет ООО Торгово-розничная сеть «Смак» генеральный директор. Он является единоличным исполнительно-распорядительным лицом Общества, который возглавляет дирекцию, представляет во вне интересы Общества и действует от его имени без доверенности. В компетенцию директора входит совершение всякого рода сделок; выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников, подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками.

Трудовые отношения работников ООО Торгово-розничная сеть «Смак» регулируются действующим трудовым законодательством, коллективным трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями работников.

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников

Необходимо отметить, что в ООО Торгово-розничная сеть «Смак» присутствует организационно-распорядительный документ — Устав, в котором закреплены все основные моменты компании (основные виды деятельности, цели и задачи).

Документальное оформление кадровых задач представляет собой в ООО Торгово-розничная сеть «Смак» процесс создания кадровых документов (документирование управления кадрами) и процесс обработки кадровых документов (организация работы с документами по кадрам) по всему комплексу кадровых задач (или деятельности службы кадров организации). Этот процесс выполняется в строгом соответствии с действующими нормативными правовыми актами.

Процессом создания документов по кадрам и их обработкой занимаются непосредственно работники службы кадров ООО Торгово-розничная сеть «Смак», эффективность их работы напрямую связана с организационным, правовым, техническим и кадровым обеспечением деятельности этой службы.

Рис. 1. Структура кадровой службы ООО Торгово-розничная сеть «Смак»

Организационное обеспечение управления кадрами заключается в наличии службы кадров как самостоятельного структурного подразделения (или должностного лица, ответственного за кадровую работу), подчиняющегося непосредственно руководителю организации или его заместителю.

Правовое обеспечение управления кадрами заключается в наличии нормативно-методической базы по работе с документов по кадрам, включающей федеральные нормативные акты, регулирующие вопросы трудового права работников, охраны их труда, трудовых отношений, права на доступ к информации о работниках, соблюдения ими государственной тайны, и т. п.; межведомственные нормативные акты по труду, архивному делу, документационному обеспечению кадровой деятельности, классификации и стандартизации документов по кадрам; внутриведомственные нормативно-методические документы (инструкции, рекомендации, правила и т. д.), отражающие технологию работы с кадровыми документами.

Техническое обеспечение управления кадрами заключается в наличии и использовании необходимых в процессе документирования и обработки документов по кадрам современных электронно-вычислительных и организационных технических средств, средств связи и передачи информации, а также информационных технологий.

Кадровое обеспечение управления кадрами заключается в наличии профессиональных квалифицированных работников для выполнения поставленных перед службой кадров задач.

Документирование деятельности службы кадров ООО Торгово-розничная сеть «Смак» охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации), оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам.

Процесс документирования осуществляется с помощью традиционных методов обработки кадровых документов и автоматизированным способом.

Организация документирования процесса управления кадрами включает в себя:

— состав документов по кадрам;

— требования к оформлению реквизитов и составлению текстов документов по кадрам;

— рекомендации по составлению и оформлению отдельных групп документов по кадрам;

— рекомендации по формированию и ведению Табеля форм документов службы кадров.

Документирование деятельности службы кадров ООО Торгово-розничная сеть «Смак» охватывает следующие кадровые управленческие задачи:

— организацию труда работников;

— заключение трудового договора (контракта) и приема на работу;

— перевод на другую работу;

— предоставление отпусков работникам;

— поощрение работников;

— наложение дисциплинарных взысканий на работников;

— аттестацию работников;

— учет использования рабочего времени;

— привлечение работников к работе в выходные дни;

— оформление служебных командировок;

— прекращение трудового договора и увольнение с работы.

Организация работы с документами по кадрам включает в себя:

— учет кадров ведение справочного аппарата;

— формирование и ведение личных дел;

— составление и ведение номенклатуры дел службы кадров;

— подготовку дел службы кадров к сдаче в архив организации;

— хранение дел службы кадров;

— порядок передачи дел правопреемнику и в государственный архив.

В соответствии с задачами в службе кадров ООО Торгово-розничная сеть «Смак» организуется система документов по кадрам, составляющих его документационную базу.

Состав этой документационной базы определяется компетенцией и функциями службы кадров, порядком решения кадровых вопросов, характером взаимоотношений между организацией (работодателем) и работниками.

По каждой кадровой задаче создается максимальный набор унифицированных документов, которые отражают специфику каждой конкретной задачи и входят в состав документов по кадрам.

Состав документов по кадрам, установленные нормы и правила, регламентирующие порядок создания и обработки документов по кадрам приведены в приложении 1.

Унификация документов по кадрам заключается в установлении единообразия состава и форм документов по кадрам, фиксирующих однотипные кадровые функции и задачи, в целях сокращения количества применяемых кадровых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных автоматизированных систем документации, функционирующих в организации.

Документы по кадрам должны оформляться, как правило, на бланке, соответствующем стандарту, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т. д.

В качестве обязательных реквизитов документов по кадрам выступают: наименование организации автора документа; код организации автора документа; наименование вида документа или унифицированной формы документа; код формы документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту документа; текст; подпись; визы согласования; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии полное наименование вышестоящей организации.

Наименования организаций республик Российской Федерации оформляются на государственном языке Российской Федерации, государственных языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) организации. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Код организации автора документа проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факса, телекса, счет в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением) организации и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (классы 200 000).

В письме наименование вида документа не указывают.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания (принятия решения), для акта дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются тремя парами арабских цифр, разделенными точкой. Например, дату 05 января 2000 г. следует оформлять 05.01.2000.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 05 января 2012 г.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. кадровый служба торговый документооборот

Гриф ограничения доступа к документу (конфиденциально, для служебного пользования и др.), отметку о статусе документа (копия, проект и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Гриф ограничения доступа можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации ограниченного доступа.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

2.2 Совершенствование нормативно-методических документов по работе с кадрами

Информационно-технологическую основу современного управления документацией в организации составляют корпоративные системы, позволяющие сочетать элементы как традиционного, так и электронного документооборота (т.е. применять смешанный электронно-бумажный документооборот), а также поддерживать целостные технологии электронного документооборота. Опыт организаций, имеющих опыт внедрения и применения таких технологий на протяжении ряда лет, показывает, что исключительную важность имеют вопросы кадрового обеспечения корпоративной системы электронного документооборота (далее — КСД), без решения которых невозможно ее эффективное использование. Вопросы кадрового обеспечения и работы с персоналом находятся во взаимосвязи с другими компонентами функционирования КСД.

Ключевые вопросы работы с персоналом в условиях внедрения корпоративных систем и технологий электронного документооборота прежде всего связаны с признанием инновационных изменений в управлении документацией (информационные ресурсы, включая бумажные и электронные документы; программно-техническое обеспечение; технология работы и нормативная база), влияющих, в свою очередь, на состав работников, осуществляющих работу с документами, на формирование новых квалификационных требований к ним, а также на необходимость систематически повышать квалификацию руководителей и специалистов организации по вопросам применения корпоративных технологий электронного документооборота.

Именно из-за радикального характера влияния технологий электронного документооборота на процессы работы значительную часть вопросов кадрового обеспечения КСД многим организациям приходится решать по ситуации. Как правило, специальной подготовки по этой проблематике сотрудники не имеют (как, впрочем, и внедрение корпоративных технологий электронного документооборота не имеет прецедентов в предшествующем опыте). По мере поэтапного внедрения КСД круг пользователей системы расширяется: от работников службы документации и секретарей в подразделениях организации до руководителей и специалистов.

В организациях, где КСД применяется уже продолжительное время (например, более 2−3 лет), ее реальными пользователями могут являться почти все их руководители и специалисты. Как показывает опыт, в таких условиях крупным организациям приходится в каждом подразделении выделять координатора по использованию КСД (для оптимизации взаимодействия с пользователями). Следовательно, с увеличением глубины внедрения КСД задачи ее кадрового обеспечения становятся все более масштабными.

Можно выделить несколько категорий работников, с деятельностью которых связаны внедрение и применение КСД. Так, в число пользователей системы входят:

— руководители служб документации, а также пользователи КСД из числа работников этих служб;

— специалисты подразделений, выполняющие функции по работе с документами непосредственно в подразделениях;

— руководители и специалисты подразделений, использующие систему в информационно-аналитических целях, а также при работе с проектами документов;

— системные администраторы и специалисты службы технической поддержки;

— системные технологи — сотрудники служб документации или подразделений информатизации, выполняющие функции пользовательского и технологического администрирования.

Рассмотрим основные особенности работы с указанными категориями пользователей.

В настоящее время для работников служб документации и специалистов подразделений, участвующих в документационном обеспечении, наряду с требованиями знаний и умений традиционного делопроизводства и общей компьютерной подготовки является обязательным знание основ технологии КСД, установленных в организации процедур работы с документами на бумажном носителе и в электронной форме. Эти квалификационные требования должны быть отражены в должностных инструкциях работников. Квалификационные требования к системным администраторам и специалистам службы технической поддержки КСД определяются по линии подразделений информатизации и не предполагают специальной документоведческой подготовки. Вместе с тем, как показывает опыт, со временем, выполняя задачи, связанные с внедрением новых версий программного обеспечения и его тестированием, сопоставлением имеющихся и новых функциональных возможностей КСД, специалисты и этих подразделений все больше погружаются в вопросы технологии электронного документооборота.

Особого внимания заслуживает роль так называемых системных технологов КСД. Эти специалисты, выполняя функции пользовательского и технологического администрирования, обеспечивают возможность корректной работы всех остальных пользователей КСД, осуществляют настройку системы на технологию документооборота. Без таких специалистов эффективное применение корпоративных технологий управления документооборотом в настоящее время невозможно. Поэтому важно, чтобы даже в небольшой организации их было как минимум двое (при отсутствии одного из них было бы кому решать текущие вопросы). В организациях, где внедряются КСД, сейчас обязанности такого рода специалистов различаются.

Во-первых, обязанности системных технологов выполняют как специалисты служб документации, так и специалисты подразделений информатизации. На наш взгляд, можно использовать и тот, и другой вариант или даже оба (один технолог — из службы документации, а другой — из подразделения информатизации). Тандем из двух специалистов различающегося профиля подготовки может оказаться весьма продуктивным. Во-вторых, нередко функции системных технологов КСД поручают работникам в дополнение к уже имеющимся обязанностям. Этот вариант допустим, но важно, чтобы было найдено разумное сочетание различных функций. Кроме того, в крупных организациях по мере расширения масштабов использования КСД сфера деятельности системного технолога расширяется, поэтому со временем сочетать эти функции с другими может быть все более затруднительно.

Системный технолог должен хорошо разбираться в процессах и процедурах документооборота, технологиях управленческого взаимодействия и быть подготовленным в области применения современных информационных технологий, знать все функциональные возможности программного продукта, используемого для КСД. При этом он должен уметь работать с людьми, а в ряде ситуаций обладать завидным терпением. Как показывает опыт, эти специалисты должны также иметь представление об особенностях управления проектами. Иногда на них могут быть возложены некоторые функции управления проектом (под которым понимается внедрение и развитие КСД).

Для успешного решения вопросов на различных уровнях управления системному технологу КСД требуется определенный управленческий статус, например, руководителя или заместителя руководителя отдела, а также возложение на работника функций системного технолога КСД приказом или распоряжением руководителя организации. Указания системных технологов (в устной или письменной форме) должны быть обязательными для пользователей системы.

К наиболее существенным функциям системного технолога можно отнести:

— ведение справочников КСД, в том числе поддержание в актуальном состоянии справочника подразделений и должностных лиц организации;

— настройку системы на актуальную структуру организации и технологию документооборота (во взаимодействии с руководителем службы документации);

— подключение новых пользователей к работе в системе, отключение выбывших пользователей (ведение справочника пользователей);

— работу с пользователями, в том числе участие в обучении новых пользователей КСД, изучение новых версий программного обеспечения и доведение изменений в технологии до пользователей КСД, консультирование пользователей по вопросам технологических процедур документооборота;

— контроль за соблюдением технологической дисциплины при внесении информации в базу данных; при необходимости он дает указания по устранению ошибок пользователям и координаторам по использованию КСД в подразделениях;

— ведение учета выделенных лицензий программного продукта, используемого для КСД, и задействованных клиентских мест;

— учет случаев сбоев в работе системы, информирование разработчика о зафиксированных ошибках в работе программного обеспечения; организационно-методическая работу, участие в разработке документов, регламентирующих работу пользователей КСД;

— участие в мероприятиях, проводимых службой документации, по совершенствованию документооборота;

— участие в организации использования криптографических средств для задач электронного документооборота.

Наряду с указанными функциями системные технологи КСД в крупных организациях участвуют в решении вопросов стратегии развития системы, ее интеграции с другими информационными системами, информационной безопасности и др.

Важными элементами кадрового обеспечения КСД являются подготовка пользователей структурных подразделений на каждом этапе внедрения и развития системы, организация их консультирования. Как показывает опыт, для целей информационной поддержки различных категорий пользователей КСД существенную роль играют специализированные корпоративные информационные ресурсы (на основе Интранет, корпоративного портала). При работе с пользователями следует различать особенности некоторых возможных проблемных ситуаций. В частности:

— если сотрудники не умеют применять новую технологию, то остается одно — организовать обязательный процесс обучения, предусмотреть это умение и знание основ технологии КСД в качестве квалификационного требования для занятия определенных должностей;

— если сотрудники еще не привыкли к автоматизированной технологии — необходимо их контролировать, оказывать методическую помощь, проводить оптимизацию процессов работы;

— если сотрудники пока не хотят работать по-новому — использовать систему мотивации персонала, стимулов и при необходимости санкций разъяснять преимущества и перспективы новой технологии.

Отдельно нужно выделить ситуации, когда сотрудники говорят о том, что с электронными документами им работать неудобно. Здесь могут действовать как ранее сформировавшиеся стереотипы, так и реальные обстоятельства. Частично они могут быть связаны с необходимостью дальнейшей оптимизации бизнес-процессов, т. е. должны произойти не только замена бумаги электронным носителем, но и совершенствование процессов работы на основе новых информационных технологий. Именно тогда можно получить желаемый (и причем значительный) эффект от применения КСД. Этот эффект проявляется не только в сфере работы с документами, но и во многих других аспектах, самым главным из которых является повышение управляемости организации, четкости и оперативности ее работы.

Заключение

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом — это совокупность документов и нормативно-справочных материалов, устанавливающих нормы, правила, требования, характеристики, методы, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке, компетентным соответствующим органом или руководством организации.

Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.

Нормативно-методические документы подразделяются на три группы:

— нормативно-справочные документы;

— документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характера;

— документы технического, технико-экономического и экономического характера.

Работа с персоналом, как и другая область управления, имеет свои правовые основы. Деятельность кадровых служб в большей мере основывается на трудовом праве, которое определяет:

— порядок установления и прекращения трудовых правоотношений работников;

— порядок организации их труда в организациях;

— устанавливает продолжительность рабочего дня;

— определяет размеры оплаты труда не ниже установленного законом минимального размера;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— предусматривает меры поощрения за добросовестный труд и меры наказания за нарушение дисциплины труда;

— определяет порядок рассмотрения трудовых споров и устанавливает обязательные правила охраны труда.

Объектом практического исследования являлось ООО Торгово-розничная сеть «Смак», основная деятельность которого удовлетворение потребностей населения и бизнес-сообщества в электрической и тепловой энергии.

Всю существующую систему нормативно-методического обеспечения системы управления персоналом можно разделить на следующие группы:

— регламентация направлений деятельности, организационной структуры (устав, схема организационной структуры, Положение об организационной структуре);

— регламентация направлений системы управления персоналом (Политика управления персоналом, корпоративный кодекс, молодежная политика);

— регламентация функций и задач структурных подразделений (Положения о структурных подразделениях);

— регламентация разделения функциональных обязанностей между сотрудниками (штатное расписание, должностные инструкции);

— регламентация кадровых технологий (положение об обучении, положении об аттестации персонала, план обучение персонала);

— регламентация мотивации персонала (Положения об оплате труда, Положения о премировании).

Наличие в компании политики управления персоналом и Корпоративного кодекса является положительным моментом, так как социальная защищенность работника является одним из основных мотивов трудовой деятельности.

Однако следует отметить, что подход к составлению нормативно-методической документации, регламентирующей функции и задачи подразделений и разделение функциональных обязанностей между сотрудниками компании в ООО Торгово-розничная сеть «Смак» достаточно стандартный, в частности это касается положений по отделам и должностных инструкций.

Негативным моментом является отсутствие разработанных положений по качеству персонала, в частности профессиональных стандартов.

В качестве повышения эффективности нормативно-методического обеспечения системы управления персоналом в ООО Торгово-розничная сеть «Смак» предлагается разработать личностные спецификации для каждой из должностей или рабочего места. Личностные спецификации — это своего рода профессиональные стандарты.

Личностные спецификации являются основой для разработки должностной инструкции, а также находят применение при приеме работника на работу и оценке персонала на соответствие занимаемой должности.

Подготовка личностной спецификации требует специальных знаний и осуществляется чаще всего профессиональным консультантом или специально обученным сотрудником службы управления персоналом. При отборе кандидатов на вакантную должность использование этого документа заключается в том, что личностные качества каждого претендента сравниваются с качествами «идеального» сотрудника.

Список использованных источников

1. Гражданский кодекс Российской Федерации часть первая от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ, часть вторая от 26 января 1996 г. № 14-ФЗ, часть третья от 26 ноября 2001 г. № 146-ФЗ и часть четвертая от 18 декабря 2009 г. № 230-ФЗ (с изменениями от 27 июля 2010 г.) [Электронный ресурс]. — Режим доступа: (ГД ФС РФ 27.07.2010) http: // www. garant.ru/doc/law/.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (ТК РФ) (с изменениями от 27 июля 2010 г.) [Электронный ресурс]. — Режим доступа: (ГД ФС РФ 27.07.2010) http: // www. garant.ru/doc/law/.

3. Аширов Д. А. Управление персоналом: учебное пособие / Д. А. Аширов. — М.: Проспект, 2010. — 432 с.

4. Балашов А. П. Основы менеджмента: учебное пособие для вузов / А. П. Балашов. — М.: Вузовский учебник, 2010. — 288 с.

5. Бондаренко В. В. Менеджмент организации.

Введение

в специальность: учебное пособие для вузов / В. В. Бондаренко, В. А. Юдина, О. Ф. Алехина. — М.: КноРус, 2010. — 232 с.

6. Голубков Е. П. Инновационный менеджмент. Технология принятия управленческих решений: учебное пособие / Е. П. Голубков. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Дело и Сервис, 2012. — 463 с.

7. Драчева Е. Л. Менеджмент: учебник для учреждений среднего профессионального образования / Е. Л. Драчева, Л. И. Юликов. — 12-е изд., перераб. и доп. — М.: Академия, 2012. — 300 с.

8. Драчева Е. Л. Менеджмент. Практикум: учебное пособие для учреждений среднего профессионального образования / Е. Л. Драчева, Л. И. Юликов. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Академия, 2012. — 300 с.

9. Зиновьев В. Н. Менеджмент: учебное пособие / В. Н. Зиновьев, И. В. Зиновьева. — 3-е изд. — М. Дашков и К', 2010. — 477 с.

10. Кибанов А. Я. Служба управления персоналом: учебное пособие / А. Я. Кибанов, В. Г. Коновалова, М. В. Ушакова. — М.: КноРус, 2010. — 410 с.

11. Коротков Э. М. Менеджмент: учебник / Э. М. Коротков. — М.: ЮРАЙТ, 2010. — 640 с.

12. Коротков Э. М. Менеджмент: учебник для бакалавров / Э. М. Коротков. — М.: ЮРАЙТ, 2012. — 640 с.

13. Кузнецов И. Н. Эффективный руководитель: учебно-практическое пособие / И. Н. Кузнецов. — М.: Дашков и К', 2010. — 595 с.

14. Лукашевич В. В. Основы управления персоналом: учебное пособие для вузов / В. В. Лукашевич. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: КноРус, 2010. — 240 с.

15. Макаров В. М. Менеджмент: учебное пособие для бакалавров / В. М. Макаров, Г. В. Попова. — СПб. [и др.]: Питер, 2011. — 256 с.

16. Маленков Ю. А. Современный менеджмент / Ю. А. Маленков. — М.: Экономика, 2010. — 439 с.

17. Тебекин А. В. Управление персоналом: учебник для вузов / А. В. Тебекин. — М.: КноРус, 2009. — 623 с.

18. Цветков А. Н. Менеджмент: учебник / А. Н. Цветков. — СПб. [и др.]: Питер, 2010. — 251 с.