Автоматизация управленческой деятельности в супермаркете «Петроль»

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. РОЛЬ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В УПРАВЛЕНИИ.

1.1 Информационные технологии в современной экономике

1.2 Роль информации в управлении

1.3 Использование автоматизации на разных уровнях управления

ГЛАВА 2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В СУПЕРМАРКЕТЕ «ПЕТРОЛЬ»

2.1. Характеристика супермаркета «Петроль»

2.2. Движение информации в процессе управления в супермаркете «Петроль»

2.3. Примеры автоматизации документов в супермаркете «Петроль»

ГЛАВА 3. ОПТИМИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В СУПЕРМАРКЕТЕ «ПЕТРОЛЬ»

3.1. Организация рабочего места кассира на основе POS-систем. Полная автоматизация супермаркета.

3.2. Расчет эффективности мероприятия по полной компьютеризации процесса товародвижения

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

Главным направлением перестройки структуры управления и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в планировании, менеджменте, маркетинге и других сферах управления и регулирования деятельности предприятий. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной сферы, как управление. Трудности, возникающие при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством.

ГЛАВА 1. РОЛЬ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В УПРАВЛЕНИИ.

1.1 Информационные технологии в современной экономике

Информационная система — это совокупность взаимосвязанных элементов, представляющих собой информационные, кадровые и материальные ресурсы, процессы, которые обеспечивают сбор, обработку, преобразование, хранение и передачу информации в организации.

В организациях существует большое количество различных типов ИС: от традиционных до сложных, работающих на базе локальных и глобальных компьютерных сетей.

Информационные технологии — это совокупность методов, процедур и средств, реализующих процессы сбора, обработки, преобразования, хранения и передачи информации.

Использование ИС фирмами и организациями определяет степень современности подготовки их администрации к управлению организацией.

Информационная система управления — это круг разнообразных ИС, обеспечивающих управленческому персоналу эффективное принятие решений по управляемому объекту.

Информационная система управления представляет собой коммуникационную систему по сбору, передаче, переработке информации об объекте, снабжающую работников различного ранга для реализации функции управления.

Информационные системы можно классифицировать по целому ряду различных признаков. В основу рассматриваемой классификации положены наиболее существенные признаки, определяющие функциональные возможности и особенности построения современных систем. В зависимости от объема решаемых задач, используемых технических средств, организации функционирования, информационные системы делятся на ряд групп (классов) По типу хранимых данных ИС делятся на фактографические и документальные. Фактографические системы предназначены для хранения и обработки структурированных данных в виде чисел и текстов. Над такими данными можно выполнять различные операции. В документальных системах информация представлена в виде документов, состоящих из наименований, описаний, рефератов и текстов. Поиск по неструктурированным данным осуществляется с использованием семантических признаков. Отобранные документы предоставляются пользователю, а обработка данных в таких системах практически не производится.

Основываясь на степени автоматизации информационных процессов в системе управления фирмой, информационные системы делятся на ручные, автоматические и автоматизированные.

Рис. 1. Классификация информационных систем

Ручные ИС характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком.

В автоматических ИС все операции по переработке информации выполняются без участия человека.

Автоматизированные ИС предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль в выполнении рутинных операций обработки данных отводится компьютеру. Именно этот класс систем соответствует современному представлению понятия «информационная система».

В зависимости от характера обработки данных ИС делятся на информационно-поисковые и информационно-решающие Информационно-поисковые системы производят ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации по запросу пользователя без сложных преобразований данных. (Например, ИС библиотечного обслуживания, резервирования и продажи билетов на транспорте, бронирования мест в гостиницах и пр.)

Информационно-решающие системы осуществляют, кроме того, операции переработки информации по определенному алгоритму. По характеру использования выходной информации такие системы принято делить на управляющие и советующие принимаемые человеком решения. Для этих систем характерны задачи расчетного характера и обработка больших объемов данных. (Например, ИС планирования производства или заказов, бухгалтерского учета.).

Советующие ИС вырабатывают информацию, которая принимается человеком к сведению и учитывается при формировании управленческих решений, а не инициирует конкретные действия. Эти системы имитируют интеллектуальные процессы обработки знаний, а не данных. (Например, экспертные системы.)

В зависимости от сферы применения различают следующие классы ИС.

Информационные системы организационного управления — предназначены для автоматизации функций управленческого персонала как промышленных предприятий, так и непромышленных объектов (гостиниц, банков, магазинов и пр.).

Основными функциями подобных систем являются: оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом, снабжением и другие экономические и организационные задачи.

ИС управления технологическими процессами (ТП) — служат для автоматизации функций производственного персонала по контролю и управлению производственными операциями. В таких системах обычно предусматривается наличие развитых средств измерения параметров технологических процессов (температуры, давления, химического состава и т. п.), процедур контроля допустимости значений параметров и регулирования технологических процессов.

ИС автоматизированного проектирования (САПР) — предназначены для автоматизации функций инженеров-проектировщиков, конструкторов, архитекторов, дизайнеров при создании новой техники или технологии. Основными функциями подобных систем являются: инженерные расчеты, создание графической документации (чертежей, схем, планов), создание проектной документации, моделирование проектируемых объектов.

Интегрированные (корпоративные) ИС — используются для автоматизации всех функций фирмы и охватывают весь цикл работ от планирования деятельности до сбыта продукции. Они включают в себя ряд модулей (подсистем), работающих в едином информационном пространстве и выполняющих функции поддержки соответствующих направлений деятельности. Типовые задачи, решаемые модулями корпоративной системы, приведены в таблице 1.

Таблица 1

Функциональное назначение модулей корпоративной ИС.

Анализ современного состояния рынка ИС показывает устойчивую тенденцию роста спроса на информационные системы организационного управления. Причем спрос продолжает расти именно на интегрированные системы управления. Автоматизация отдельной функции, например, бухгалтерского учета или сбыта готовой продукции, считается уже пройденным этапом для многих предприятий.

В таблице 2 приведен перечень наиболее популярных в настоящее время программных продуктов для реализации ИС организационного управления различных классов.

Таблица 2

Классификация рынка информационных систем

Существует классификация ИС в зависимости от уровня управления, на котором система используется.

Информационная система оперативного уровня — поддерживает исполнителей, обрабатывая данные о сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Информационная система оперативного уровня является связующим звеном между фирмой и внешней средой.

Задачи, цели, источники информации и алгоритмы обработки на оперативном уровне заранее определены и в высокой степени структурированы.

Информационные системы специалистов — поддерживают работу с данными и знаниями, повышают продуктивность и производительность работы инженеров и проектировщиков. Задача подобных информационных систем — интеграция новых сведений в организацию и помощь в обработке бумажных документов.

Информационные системы уровня менеджмента — используются работниками среднего управленческого звена для мониторинга, контроля, принятия решений и администрирования. Основные функции этих информационных систем:

сравнение текущих показателей с прошлыми;

составление периодических отчетов за определенное время, а не выдача отчетов по текущим событиям, как на оперативном уровне;

обеспечение доступа к архивной информации и т. д.

Стратегическая информационная система — компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации стратегических перспективных целей развития организации.

Информационные системы стратегического уровня помогают высшему звену управленцев решать неструктурированные задачи, осуществлять долгосрочное планирование. Основная задача — сравнение происходящих во внешнем окружении изменений с существующим потенциалом фирмы. Они призваны создать общую среду компьютерной телекоммуникационной поддержки решений в неожиданно возникающих ситуациях. Используя самые совершенные программы, эти системы способны в любой момент предоставить информацию из многих источников. Некоторые стратегические системы обладают ограниченными аналитическими возможностями.

С точки зрения программно-аппаратной реализации можно выделить ряд типовых архитектур ИС.

Традиционные архитектурные решения основаны на использовании выделенных файл-серверов или серверов баз данных. Существуют также варианты архитектур корпоративных информационных систем, базирующихся на технологии Internet (Intranet-приложения). Следующая разновидность архитектуры информационной системы основывается на концепции «хранилища данных» (DataWarehouse) — интегрированной информационной среды, включающей разнородные информационные ресурсы. И, наконец, для построения глобальных распределенных информационных приложений используется архитектура интеграции информационно-вычислительных компонентов на основе объектно-ориентированного подхода.

1.2 Роль информации в управлении

Информация — универсальный ресурс, потребляемый всеми сферами экономики и представляющий собой совокупность сведений, фактов, знаний об окружающих ее компонентах, объектах, субъектах, передаваемых прямо или косвенно от источника к потребителю, в результате чего смешивается или снижается неопределенность в сложившейся ситуации.

Информация должна рассматриваться в 3-х аспектах:

синтетический — связан только со способом передачи информации;

семантический — отражает смысловое содержание информации;

прагматический — отражает потребительский свойства информации.

Экономическая информация выступает одновременно как:

предмет (первично-необработанные данные),

средство (совокупность знаний, приемов, средств для переработки информации),

результат труда (информации, которая обладает потребительскими свойствами).

Экономическая информация (ЭИ) — документированные сведения, отражающие состояние и ход экономических процессов.

ЭИ может воплощаться в нескольких знаковых формах, объединенных на основе естественного языка в некий комплекс. Это информация о процессах производства, потребления, накопления и потребления материальных благ и различных услуг.

Высший менеджмент начинает осознавать, какое важное воздействие оказывают информационно-технологические решения на сам хозяйственный процесс и культуру предприятия. Поэтому он чувствует себя все более ущемленным в том плане, что вынужден делегировать соответствующие вопросы внутрифирменным подразделениям или внешним организациям. К тому же первый опыт работы внефирменных информационно-технологических служб не дает особых поводов для оптимизма относительно эффективности решения указанных проблем. В этой связи возникают следующие ключевые вопросы:

каково отношение ведущего персонала к ИТ, какие последствия вытекают из более эффективной ее организации и использования в производстве новых товаров и услуг;

что должно знать высшее руководство фирмы в области ИТ, чтобы принимать компетентные решения, в частности в отношении инвестиций;

в какой мере допустимо делегирование функций в сфере ИТ;

какова должна быть роль высшего менеджмента в управлении информационно-технологическим потенциалом.

Основные аспекты развития и их влияние на роль ИТ в управлении предприятием состоят в следующем.

1. Децентрализация и рост информационных потребностей. Ориентация на максимальное сближение с клиентом потребовала от предприятий перехода к горизонтальным, децентрализованным структурам. Принятие решений в условиях децентрализации привело к резкому росту потребностей в информации относительно процесса производства товаров и услуг. Возникла необходимость в более подробном ознакомлении третьей стороны с состоянием дел в соответствующих хозяйственных областях. В новой обстановке обеспечение информацией по всем направлениям должно функционировать безупречно.

Использование ИТ призвано нивелировать организационную сложность предприятия. Ранее это достигалось благодаря возложению на компьютеры сложных вычислений и обработки документации в очень больших объемах. Сейчас речь идет о том, чтобы непрерывно усложняющиеся горизонтальные и вертикальные модели взаимосвязей (структуры которых в свою очередь постоянно меняются) совершенствовались с помощью новой коммуникационной технологии.

Ранее на предприятиях устанавливались мощные обрабатывающие системы, готовившие огромное количество цифровых отчетов, на базе которых в последующем осуществлялось управление хозяйственной деятельностью. Сейчас вопрос стоит о том, чтобы разработать такую технологию, с помощью которой можно было бы постоянно держать в курсе событий менеджеров и их партнеров, принимающих решения в условиях децентрализации. Новые информационно-технологические системы должны обеспечивать не какую-то абстрактную хозяйственную систему, а конкретных партнеров, которые в разнообразных формах участвуют в хозяйственном процессе.

2. От обработки данных через информационные системы к управлению знаниями. Уже давно отпала необходимость рассматривать ИТ как средство обработки данных. С помощью этой технологии из данных надо извлекать информацию для нужд пользователя, а возникающая в этой связи проблема «информационных перегрузок» требует массивных средств отбора, дальнейшей обработки и обновления информации. При этом следует продумать вопрос о коммерчески выгодных интерфейсах и сжатии внутрифирменной и внешней информации, а также о трансфере совместно используемых знаний между организационными подразделениями и партнерами по кооперации.

Быстрое развитие сетей локальных систем с сверхрегиональной и даже интернациональной структурой приводит к отказу от классических рабочих полей информатики и широкому привлечению средств телекоммуникаций. Организационно это ведет к ликвидации границ предприятия. Все труднее становится определить, где оно начинается и где кончается. Создание и эксплуатация соответствующей коммуникационной структуры для подобных «виртуальных предприятий» относятся к задачам информационного менеджмента, так же как и классическая функция обеспечения производственного процесса или разработки товаров и услуг на базе ИТ. Дело при этом состоит не только в обработке информации, но и рациональном распределении знаний.

Кроме того, организация должны учитывать на профессиональном уровне все новые и важные для ИТ аспекты. Примером может служить вопрос о технологическом и хозяйственном значении системы «Интернет». Именно на информационно-технологической службе лежит ответственность за создание здесь платформы, на которой станет возможной квалифицированная психологическая подготовка персонала, включая общефирменный менеджмент.

3.Интеграция децентрализованных систем. Сейчас информация на предприятиях обрабатывается в рамках самых разнообразных систем. Обеспечение их широкой доступности для всех сотрудников (а также внешних партнеров) и облегчение тем самым принятия творческих решений может стать критически важным фактором успеха для многих предприятий. Вместе с тем объединение по вертикали и горизонтали информационно-технологических систем, возникших в условиях децентрализации, кажется почти невозможным. Во всяком случае в классических областях ИТ опыт на этот счет отсутствует. Тем не менее интеграция должна произойти.

Постановка подобной цели необходима высшему менеджменту для управления изменениями. Организационным рычагом в ее достижении могут стать виртуальные, сверхотраслевые предпринимательские интеграционные группы. Возможно, такие группы смогут даже управлять функцией ИТ. Целью в этом случае мог бы стать интеграционный подход к взаимосвязанным технологическим, социальным, функциональным и хозяйственным процессам.

4.Будущие зависимости. Капиталовложения в ИТ сегодня влекут за собой многочисленные последствия. С одной стороны, они открывают определенные перспективы, а с другой — могут лишить предприятие некоторых возможностей в будущем из-за зависимостей, связанных с быстрыми технологическими изменениями. Поэтому решения о капиталовложениях в ИТ не должны приниматься, пока не получен ответ на вопрос, по какому пути пойдет развитие следующего поколения технологии.

5.Психологический фактор. Естественно, что новая технология повышает производительность, помогает фирме добиться лучших хозяйственных результатов. Наряду с этим менеджеры должны знать о том, как мыслят и как работают люди, использующие новую технологию. Фирмам, которым это удается лучше, могут надеяться на большую отдачу от средств, вложенных в ИТ.

6. Языковые уровни. Изготовители информационной техники должны научиться делать предложения не только в узкоспециальных терминах. На переговорах партнер будет ставить вопросы, имеющие принципиальное значение для высшего менеджмента. Здесь важно, чтобы обе стороны вышли на новый переговорный уровень, на котором стороны говорили бы на одном языке. Речь в этом случае идет скорее не о качестве техники, а о качестве услуг в сфере ИТ. Техника, разумеется, должна хорошо работать, быть на высоком уровне. Вместе с тем ее изготовитель должен почувствовать себя на месте менеджера, который с помощью ИТ стремится добиться конкурентных преимуществ. Чистый продавец в системе сбыта ИТ уходит в прошлое.

Таким образом, можно резюмировать, что сегодня между рассмотренными группами интересов отсутствует необходимое взаимодействие. Из-за различий в «языках» и «культурах» возникают проблемы кооперации и коммуникации. Властные устремления и профессиональный эгоизм мешает принятию решений по существу. К кооперации и интеграции информационно-технологические отделы подготовлены слабо. Часто устанавливаются критерии, которые напрямую не связаны с успехом предприятия. Общие цели ставятся (если это имеет место) на крайне ограниченную временную перспективу. Управление реализацией общих проектов организуется очень плохо. Сферы компетенций и ответственности за решение задач распределяются нечетко. Очевидно, что в сфере управления ИТ необходимы новые правила игры.

Использование информационной технологии (ИТ) относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации. Хозяйственные риски, связанные с ИТ, постоянно растут, и неясно, до каких пор руководство предприятий будет недооценивать этот важный стратегический ресурс. Правда, в последнее время высший менеджмент стал внимательнее относиться к ИТ. Именно от него должны исходить решающие инициативы по изменению ситуации в данной сфере

1.3 Использование автоматизации на разных уровнях управления

Системы начального уровня. Системы начального уровня широко распространены среди предприятий небольшого размера, которые успешно используют их в своей повседневной деятельности. Отличительной чертой таких информационных систем является ограниченный охват бизнес-процессов предприятия.

Программные продукты данного класса могут сильно отличаться друг от друга по целевому назначению: сюда можно отнести как бухгалтерские, так и складские и торговые системы. Но, тем не менее, эти системы имеют много общих черт:

невысокая требовательность к выделяемым ресурсам. Системы данного класса могут работать под управлением современных промышленных СУБД, однако могут эксплуатироваться и на небольших предприятиях. Количество возможных пользователей такой системы колеблется от 1 до нескольких десятков.

подразумевается, что пользователь может приобрести, установить и начать эксплуатацию самостоятельно, однако разработчики стараются делать программы с как можно более широкими возможностями, что позволяет интегрировать такие системы с другими системами этого и более высокого классов.

Системы среднего уровня. Появление систем среднего уровня обусловлено потребностью в программном продукте с более широкими возможностями, нежели системы начального уровня. Таким образом, некоторые производители на основе современных способов и средств разработки создали готовые решения для довольно широкого круга потребностей предприятия. В состав таких систем обычно входят следующие подсистемы:

бухгалтерский учет;

управление производством;

материально-техническое снабжение и сбыт;

планирование;

производство.

Несмотря на способность таких систем вести учет практически по всем направлениям деятельности предприятия, некоторые подсистемы реализованы в них в весьма усеченном виде. Тем не менее, количество различных параметров настройки у такой системы достигает значительного числа, что приводит потребителя к неспособности самостоятельно установить продукт. Зачастую, большую часть стоимости программного продукта среднего уровня составляют услуги по установке и настройке системы, сервисное обслуживание. Дороговизна таких систем делает их недоступными для небольших фирм.

Немаловажным минусом подобной системы является то, что успех внедрения системы среднего уровня во многом зависит от качества выполнения анализа деятельности предприятия.

Системы высшего класса. Современные версии систем высшего уровня обеспечивают планирование и управление всеми ресурсами организации. Количество различных параметров настроек достигает десятков тысяч. Однако одновременно возрастает и стоимость внедрения подобной системы.

Следует также учитывать следующий набор минусов, возникающих при введении в строй подобной системы:

может потребоваться привлечение внешних консультантов, что приведет к значительному росту затрат;

внедрение сложной системы зачастую требует некоторой реорганизации деятельности;

необходимо наличие специального подразделения, которое бы перенастраивало систему под требования бизнеса.

С другой стороны, руководители организации и ее персонал получают великолепный инструмент, позволяющий планировать и управлять производством.

ГЛАВА 2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В СУПЕРМАРКЕТЕ «ПЕТРОЛЬ»

2.1 Характеристика супермаркета «Петроль»

Я проходила практику на предприятии ООО «Штандарт «ОША» супермаркет «Петроль» Мира, 12, расположенный по адресу: г. Омск, ул. пр. Мира, 12. Предприятие создавалось и действует в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом Российской Федерации и иным действующим законодательством Российской Федерации.

ООО «Штандарт «ОША» — торговое предприятие. В состав ООО «Штандарт «ОША» входит:

Спиртовой завод;

Ликеро-водочный завод;

ЗАО ПК «ОША» (мясо, яйцо);

Пивзавод «ОША»;

Розничная сеть (Супермаркеты «Петроль» и фирменные магазины «ОША»).

Организационно-правовой формой предприятия является Общество с ограниченной ответственностью, действует на основании устава. Предприятие начало свою деятельность в 2002 году и осуществляет изготовления спирта и спиртосодержащих изделий, заготовку куриного мяса и яиц, розничную торговлю продовольственных и непродовольственных товаров.

Рис. 1. Структура АТПП Группа «ОША»

Документы, регламентирующие деятельность торгового предприятия:

Устав (Приложение № 1);

Идентификационный номер налогоплательщика для открытия торгового предприятия;

Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (Приложение № 2);

Свидетельство о поставке на учет в налоговом органе юридического лица (Приложение № 3);

Сертификаты соответствия на все товары (Приложение № 4) ;

Должностные инструкции работников торговли;

Правила продажи отдельных видов товаров. Постановление правительства Российской Федерации от 19 января 1998 года № 55;

Ассортиментный перечень;

Заключение

Государственного санитарно-эпидемиологического надзора в Центральном административном округе г. Омска (Приложение № 5);

Инструкция «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенностям» — Инструкция Министерства финансов СССР от 1967 г.;

Лицензия на право розничной продажи алкогольной продукции (Приложение № 6);

Свидетельство о государственной регистрации права (Приложение № 7);

Договор о полной материальной ответственности — ст. 121.1 КЗОТ.

В состав предприятия входят такие подразделения как: кабинет директора, операторская, отдел заказа товара, приемочная, склад поставляемого товара, отдел охраны. На данный момент в штате ООО «Штандарт «ОША» супермаркет «Петроль» Мира, 12 насчитывается 57 человек. Средняя заработная плата составляет 8000 рублей. Супермаркет работает с 8:00 до 23:00, посменно.

Экономическое состояние ООО «Штандарт «ОША» супермаркет «Петроль» Мира, 12 на данный момент желает быть лучшего. Спрос на продукцию падает, т.к. на рынке розничной торговли появляются очень много магазинов!

Техническая оснащенность находится на среднем уровне, в торговом зале имеются 7 открытых витрин с температурой +4^о — +6^оС, 1 — с температурой -20 ^оС, 2 баннеты с температурой -20 ^оС, 2 витрины закрытого типа с температурой +4^о — +6^оС. На рабочих местах продавцов имеются электронные весы (4), горячий столик (3). В служебном помещении размещены холодильные камеры с температурой -20^оС для заморозки товара и с температурой +6^о — +8^оС для хранения скоропортящихся товаров.

Услуги, предоставляемые супермаркетом: размещение указателей для ориентирования покупателей в торговом зале, консультации покупателей, упаковка, перевязка, взвешивание товара, предоставление шкафчиков хранения сумок, также имеются продуктовые тележки, корзины, у входа в магазин продают живые цветы.

Директор — осуществляет общее руководство предприятием.

Бухгалтерский аппарат — осуществляет контроль за ценообразованием и реализацией продукции.

Заместитель директора — осуществляет контроль за хозяйственными службами предприятия. Обеспечивает бесперебойное снабжение предприятия продуктами, а также обеспечивает безаварийную работу предприятия.

Главный бухгалтер — осуществляет контроль за финансовой деятельностью предприятия.

Отдел кадров — осуществляет подбор и расстановку кадров.

Администратор — отслеживает запасы товара, пополняет товар на витринах.

Склад — приём, хранение и отпуск товаров подразделениям.

Менеджер по приему товара — принимает товар по количеству и качеству, делает возврат товара поставщикам.

Оператор ПК — оприходование товара по товарным накладным от поставщика, распечатка документов, обеспечение магазина ценниками, обслуживание весов и т. д.

Ст. кассир — обслуживает кассы, осуществляет операции с денежными массами.

Продавцы и фасовщики — подготавливают товар к реализации.

Кассиры — производят расчет покупателей.

Грузчик — осуществляет погрузку, разгрузку товаров.

Форма собственности — частная.

Организационно-правовая форма — открытое акционерное общество.

Вид деятельности — розничная торговля.

Торгово-технологический процесс:

Заказ товара;

Разгрузка и прием товара по товарным накладным;

Оприходование товара по товарным накладным от поставщика;

Подготовка товара к продаже (распаковка/упаковка, взвешивание и т. д.)

Реализация продукции.

Назначение: обеспечение населения товарами первой необходимости, а также сопутствующими товарами.

Функции: продажа товаров народного потребления.

У предприятия заключены договора с предприятиями-поставщиками продукции, с обслуживающими предприятиями (вывоз твёрдых бытовых отходов, поставка электроэнергии, воды горячей и холодной, обслуживание электронных весов, обслуживание помещения).

Номенклатура товаров:

Счёт-фактура, накладная на поставку товаров, накладная на отпуск товаров со склада, отчёт материально-ответственных лиц.

2.2 Движение информации в процессе управления в супермаркете «Петроль»

Супермаркет «Петроль» взаимодействует с предприятиями, осуществляющими реализацию товаров, хозяйственных товаров, вино-водочных изделий и с хозяйственными службами города. Товары супермаркету «Петроль» поставляют предприятия-производители, а также посредники.

Продукты питания супермаркету «Петроль» поставляют такие предприятии как: ОАО «Хлебодар», ООО «ТД Сладонеж», ООО «ТД Сладуница», ОАО «Инмарко», Ип Воят В. Ф., ООО «Оскар Омск», ООО «ТД Шкуренко», ЗАО «Союзконтракт Сибирь» и т. д.

Сопутствующие товары: ЧП Кузнецов А. М., ООО «Компания Акра», ООО «Дина», ООО «Ремез», ООО «Мистерия ОМ», ЧП Суханов Г. А. и т. д.

Вино-водочные изделия: ООО «Содружество», ООО «Трейд-вино», ООО «АКС», ООО «Дельта», ООО «Омсквинпром», ООО ЛВЗ «ОША» Пивоваренный завод, БМС ООО «Омсквинторг» и т. д.

Хозяйственные товары:

ООО «Элвитрейд» — одноразовая посуда, пакеты, упаковка.

ООО «Торгсервис» — одноразовая посуда, упаковка.

ООО «Мистерия ОМ» — одноразовая посуда, пакеты, упаковка.

ООО ПКП «Промтехснаб» — моющие средства, мыло, порошок.

К хозяйственным службам относятся:

1) МУП ЖКХ «Сервис» (уборка территории, вывоз мусора).

2) ОАО «Омская энергобытовая компания» (обеспечивает электроэнергией и горячей водой).

3) ООО «Дезор» — дезинсекция (борьба с мышами).

4) МУП «Водоканал» — холодная вода.

5) ООО «Торгбыттехника» — обеспечивает контроль и ремонт весоизмерительной техники.

2.3 Примеры автоматизации документов в супермаркете «Петроль»

Торговый отдел, сделав отчет остатков по каждому супермаркету «Петроль», на их основании делает заявки поставщику в письменном виде. С представителем от компании-поставщика торговый отдел оговаривает ассортимент товара, количество поставляемой продукции, цены, договариваются и скидках, бонусах и т. п. Когда заявка сделана, менеджер торгового отдела отправляет заявку на каждый магазин в отдельности по электронному чату. Через маленький промежуток времени (примерно 2−10 минут) заявка поступает на компьютер оператора ПК данного магазина. Оператор распечатывает документ и на основании заявки осуществляется прием товара по количеству и качеству.

Также в каждом супермаркете «Петроль» на компьютере настроен электронный ящик. Все сотрудники, начиная с генерального директора и заканчивая оператором ПК, общаются через электронный чат и электронную почту. Информация передается моментально, без задержек, без потерь каких-либо данных. Но, в любом процессе есть сбои. Если нет связи с Интернетом или произошли какие-то сбои в электронном чате, то на помощь АТПП группа «ОША» приходят системные администраторы. В считанные секунды определяют поломку и устраняют ее. Если поломка больших масштабов, существует в АТПП группа «ОША» такой отдел, под названием «Альфа ком», который решает все проблемы, связанные с информационными технологиями.

ГЛАВА 3. ОПТИМИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В СУПЕРМАРКЕТЕ «ПЕТРОЛЬ»

3.1 Организация рабочего места кассира на основе POS-систем. Полная автоматизация супермаркета

Автоматизация работы супермаркета представляет собой непростую задачу по ряду причин:

Требуется организация нескольких мест кассира, позволяющих комфортно работать в условиях повышенной нагрузки. Предполагается использование как весового, так и штучного товара.

При продаже скоропортящихся продуктов должен быть предусмотрен учет времени хранения товара и обеспечиваться распечатка ярлыков с указанием даты продажи и срока годности продукта.

Большой объем товарной базы — тысячи наименований разного типа (штучных, весовых, объемных).

Должна быть обеспечена быстрая приемка большого количества и ассортимента товара, часть которого нужно маркировать.

Возможность оперативного контроля продаж в реальном времени. Формирование аналитических отчетов, товарных документов по установленным формам. Обеспечение обмена данными с бухгалтерскими программами.

В супермаркете «ПетроЛь» POS-системы активно используются уже довольно давно, однако полная компьютеризация всех этапов товародвижения в магазине еще не произведена.

Полная компьютеризация всех этапов товародвижения в магазине позволит не только ускорить процесс товародвижение, но и повысить надежность контроля процесса товародвижения.

Организация рабочего места кассира на основе POS-систем позволяет не просто рационализировать, но и коренным образом изменить работу кассиров в сторону повышения ее эффективности.

При правильной организации расчетной зоны магазина с использованием POS-систем резко снижается возможность возникновения очередей на выходе из торгового зала, упрощается внутренний документооборот магазина и обмен информацией между различными службами торгового предприятия, появляется возможность использовать труд меньшего количества работников и, как следствие, увеличивается прибыльность магазина и его положительный имидж среди покупателей.

В настоящее время компания «Прима-софт» имеет большой опыт в установке и обслуживании таких систем. Данная система также отличается большей надежностью, что позволит также уменьшить нагрузку работников по техобслуживанию рабочих мест.

POS-системы представляют собой определенные технические комплексы и программное обеспечение, связывающее в единую локальную компьютерную сеть все кассовые комплексы магазина, штрих-кодовое и измерительное оборудование, а также компьютеры в бухгалтерии и дирекции со всеми подключенными к ним периферийными устройствами. Приблизительная схема организации работы магазина с использованием POS-систем показана на рисунке Приложения 1.

На рабочее место кассира устанавливается компьютер с подключенным к нему фискальным регистратором, например СПАРК-700ТК. На этот компьютер устанавливается программа «АРМ Кассира», в функции которой входит регистрация покупки, печать чека и взаимодействие с внешними устройствами: сканером штрих-кодов, специализированной клавиатурой со считывателем магнитных карт, табло покупателя.

Преимущества использования компьютера на рабочем месте кассира огромны: неограниченное количество товаров, работа со скидками, использование оплаты по кредитным картам, подробные отчеты о продажах, передаваемые в систему учета.

«АРМ Кассира» функционирует автономно (off-line), получает от основной программы данные о товарах и по окончании смены передает данные о продажах в конфигурацию «ККС:Магазин».

По желанию клиента возможна замена оборудования на аналогичное: программируемые клавиатуры, POS-мониторы, сканеры штрих-кода, весовое оборудование.

Для проведения инвентаризации магазине в коммерческое предложение может быть включен терминал сбора данных. Использование мобильных устройств со сканером штрих-кода и блоком памяти для учета 20 тысяч и более наименований товаров существенно облегчает труд товароведа. И, что важно, ускоряет процесс инвентаризации и сводит возможность ошибки при сверке товарных остатков к нулю.

Для поддержания на POS-системах актуальной информации об остатках товаров и их ценах предусмотрен механизм автоматической загрузки информации о товарах при проведении документов. За счет этого снижается влияние человеческого фактора на процесс обновления информации о товарах на кассах, так как в этом случае не требуется дополнительно проводить операцию загрузки касс.

Обмен данными (загрузка справочника товаров и выгрузка отчета о продажах) производится через текстовые файлы и возможен как в ручном режиме на внешних носителях (дискета, флэш-память), так и в автоматическом режиме по локальной сети, отличительной особенностью которого является возможность обмена в любой момент времени без отрыва кассира от работы. В таком режиме работы в товароучетной системе поддерживается информация об актуальном остатке товара в торговом зале.

Одним из важных преимуществ POS-систем является возможность гибкой организации систем скидок-надбавок:

назначающиеся с точностью до определенного товара автоматические схемы скидок (по условию, по дате, по времени, дню недели, количеству, сумме);

использование магнитных карт с фиксированным процентом (суммой) скидок;

использование персональных дисконтных карт с учетом суммы накопления.

Это позволяет удобно и оперативно проводить всевозможные акции по привлечению покупателей. К тому же, система позволяет централизованно управлять скидками, предоставляемыми покупателям и производить анализ эффективности применения дисконтных карт. Информация о скидках и дисконтных картах хранится в базе данных и может быть в любой момент загружена на POS-системы.

Новинкой программного обеспечения, предлагаемой фирмой «ПРИМАСОФТ» является ПО Frontol, разработанное фирмой «Атолл».

Типовая компьютерно-кассовая система состоит из:

персонального компьютера;

обычной или специализированной клавиатуры;

дисплея кассира, как правило, небольшого размера (9″);

сканера штрихкода;

дисплея покупателя;

фискального регистратора;

денежного ящика.

Всем вышеперечисленным оборудованием управляет кассовая программа, которую относят к классу «Front-Office».

Frontol — современная программа класса Front-Office для применения в компьютерно — кассовых системах на базе фискального регистратора.

Архитектура Клиент-сервер. Бесплатная СУБД FireBird 1.5

Совместимость с ОС Приложение Windows 2000 / NT / XP / 2003

Совместимость с ПО Обмен с товароучетным ПО может производиться в следующих форматах:

АТОЛ (текстовые файлы);

БЭСТ (DBF);

СуперМАГ-УКМ (DBF);

АСТОР (DBF);

GESTORI (текстовые файлы).

Это делает Frontol совместимым с широким спектром программ класса «Back-Office»:

Трактиръ: Стандарт ПЛЮС;

Торговля 24 часа;

Линейка ПО «БЭСТ» ;

GESTORI;

АСТОР: Торговый дом;

1С-Рарус: Магазин;

1С: Торговля и склад 7.7;

1С: Управление торговлей 8.0;

S-market;

Товароучетное программное обеспечение, в котором реализовано взаимодействие с ПО «СУПЕРМАГ-УКМ» в формате DBF.

Поддерживаемое оборудование

Frontol поддерживает работу с широким спектром торгового оборудования:

Фискальные регистраторы:

ТОРНАДО-К (МЕРКУРИЙ MS-К версия 02)

ТОРНАДО (МЕРКУРИЙ-114.1Ф версия 04)

ФЕЛИКС-Р Ф версия 02

ФЕЛИКС-02К версия 01

ФЕЛИКС-Р К версия 01

ФЕЛИКС-3СК версия 01

Триум-Ф версия 01

ШТРИХ-ФР-Ф версий 03, 04

ШТРИХ-ФР-К версия 01

ЭЛВЕС-МИНИ-ФР-Ф версия 02

ЭЛВЕС-ФР-К версия 01

МЕРКУРИЙ-114.1Ф версии 01, 02

ШТРИХ-МИНИ-ФР-К версия 01

POSPrint FP410K версия 01

MSTAR-Ф ПРИМ-08ТК ПРИМ-88ТК ПРИМ-07К СП101ФР-К ШТРИХ-КОМБО-ФР-К

Сканеры штрихкода: RS-232С, клавиатурные и USB

Считыватели магнитных карт: RS-232С, клавиатурные и USB

Клавиатуры: стандартная и специализированная

Дисплеи покупателя:

Datecs DPD-201

Меркурий ДП-01 / ДП-02 / ДП-03

Дисплеи покупателя с протоколом EPSON (Firich, POSIFLEX, NCR, Jarltech и др.)

Flytech

GIGATEK DSP800 / DSP850A / DSP820

Штрих-FrontMaster

Дисплеи покупателя с протоколом EPSON USA (POSIFLEX PD302C и др.)

TEC LIUST51

IPC

Терминалы сбора данных:

ZEBEX PDX-10

ZEBEX Z-1050

ZEBEX Z-2030

CIPHER CPT-7xx

CIPHER CPT-8×00

CIPHER base 35x0

Терминалы с предустановленной системой «Mobile Logistics» (Casio IT-10, Casio IT-500, Casio IT-600, Casio IT-3000, Casio DT-X5, Casio DT-X10, Casio DT-X11, Symbol MC-50, Symbol PPT8800, Symbol SPT-1550, Symbol SPT-1800)

Терминалы с предустановленной системой «Mobile Logistics Lite» (Casio DT-900, Casio DT-930, CipherLab CPT-8000, CipherLab CPT-8001, CipherLab CPT-8300)

Электронные весы:

BP 4149/4900

Штрих ВТ/AC/АС POS/АС мини POS

CAS AP/AD/EM/SC/S-2000/ER

ПетВес серия Е Тензо ТВ-003/05Д

Bolet MD-991

Масса-К серии ПВ/ВТ/общий протокол Мера (Ока) до 30/150 кг Мера (9 байт) до 30/150 кг

ACOM PC100W/PC100/SI-1

Mettler Toledo 8217

Штрих ВМ100

Весы с печатью этикеток:

CAS серии LP 1.5

CAS серии LP 1.5 / 1.6 / 2.0 Ethernet

Масса К серии ВП Масса К серии ВТ

ACOM серии Nets RS-232 / Ethernet

Digi SM-300

Mettler Toledo «Tiger»

Штрих-Принт

Принтеры чеков:

Star SP2000 / SP298 / TSP600 / TSP700 / TSP800

Axiohm 794

CBM 1000 II

CT-S300

CBM 270

Aura Series PP7000 / PP7000-II

EPSON TM-T88

Сенсорный экран (Touch Screen)

Денежные ящики

Сканер отпечатков пальцев:

«Authentec» (клавиатура POSIFLEX KP100 & KB4000 SERIES)

Проксимити-считыватели:

СКД-ЕМ-1

PERCo-CR-12 001

Интеграция

Во Frontol интегрирована работа со следующими системами:

Платежные системы:

ABG-совместимые Газпромбанк Банковские Информационные Технологии Сбербанк России РОСБАНК Золотая корона

INPAS PULSAR

INPAS PULSAR EMV

ЭКСПОБАНК Системы Технологии Сопровождение Пенза-Карт Банк «Санкт-Петербург»

Золотая корона: Магазинные карты

NCC: UNICOMM

ИМПЭКСБАНК Список поддерживаемых банков.

Платежные системы оплаты услуг операторов:

Бюрократ Элком Электроник Коммерц

CyberPlat

Системы видеоконтроля:

ISS (POS-инспектор)

G2 Tehnology (CashControl)

ITV (POS-Интеллект) Национальные Лаборатории Безопасности «ВидеоМаркет» (Чек-ТВ & Аналитика. Чек-ТВ) ПРИЗМА

3.2 Расчет эффективности мероприятия по полной компьютеризации процесса товародвижения

Технические характеристики старой и предлагаемой системы даются в таблице 3. В таблицу внесены только те характеристики, которые могут понадобиться для расчета эффективности применения каждой из них на предприятии: потребляемая мощность, производительность, цена.

Таблица 3

Технические характеристики систем

Рассчитаем затраты на покупку, установку и эксплуатацию по каждой системе (табл.4.).

Таблица 4.

Затраты

Таблица 5

Данные к расчету эффективности мероприятия

1.Экономия времени

Экономия численности:

3.Прирост производительности труда за счет экономии численности работающих:

=53,73%

4.Прирост производительности за счет снижения потерь затрат рабочего времени:

5. Экономия заработной платы:

6.Экономия по отчислению во внебюджетные фонды

32 760 руб.

7.Экономия себестоимости:

8. Годовой экономический эффект:

руб.

Таким образом, получили, что в первый год годовой экономический эффект будет иметь отрицательное значение. Следовательно, срок окупаемости мероприятия больше года. На второй год эффект составит:

руб.

Тогда срок окупаемости мероприятия:

Следовательно, мероприятие окупится через 2,04 г.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике / М. И. Семенов, И. Т. Трубилин, В. И. Лойко, Т. П. Барановская. Под общ. ред. И. Т. Трубилина. — М.: Финансы и статистика, 2004.

2. Автоматизированные системы обработки экономической информации / В. С. Рожнов, О. М. Островский, В. Б. Либерман, Г. Н. Козлова. Под ред. проф. В. С. Рожнова. — М.: Финансы и статистика, 2006.

3. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Учебник/ Под ред. Г. А. Титоренко. — М.: ЮНИТИ, 2006.

4. Банковские информационные системы Учебник.// Под ред. В. В. Дика — М.: Маркет ДС, 2006 г. — 815 с.

5. Евдокимов В. В. Экономическая информатика: Учебник для вузо /Под ред. В. В. Евдокимова. — СПб., 2007.

6. Карминский A.M., Нестеров П. В. Информатизация бизнеса, — М.: Финансы и статистика, 2008.

7. Компьютерные системы и сети: Учеб. пособие /Под ред. В. П. Косарева и Л. В. Еремина. — М.: Финансы и статистика, 2004.

8. Мишенин А. И. Теория экономических информационных систем. — М.: Финансы и статистика, 2006.