Анализ деятельности ООО «Астор»

• Введение
• 1. Характеристика предприятия
• 2. Организационная структура предприятия
• 3. Анализ стратегий и целей организации
• 4. Обследование бизнес-процессов организации
• 4. Документооборот
• 5. Концептуальное моделирование
• 6. Анализ программного, технического и телекоммуникационного обеспечения организации
• 7. Характеристика выполняемых работ
• Заключение
• Список используемой литературы

Основной целью практики является знакомство с экономическими объектами и информационными системами, закрепление на практике теоретических знаний, полученных в университете, подготовка к осознанному пониманию содержания работы по специальности.

Основные задачи, требующие решения на производственной практике:

1. Изучение деятельности и аналитическая оценка организации как объекта информатизации;

2. Изучение организационной структуры организации, особенностей ее функционирования, представление организационных структур в виде схем;

3. Изучение бизнес-процессов, имеющих место в организации;

4. Анализ функций организации и её отделов, выявление функциональной структуры подразделений, представление функциональных структур в виде схем;

5. Изучение новых технологических средств, в экономических информационных системах, применяемых в организации;

6. Приобретение навыков обслуживания вычислительной техники и вычислительных сетей;

7. Приобретение навыков работы с локальными и глобальными вычислительными сетями;

8. Приобретение практических навыков работы на конкретных рабочих местах.

услуга миссия бизнес процесс

1. Характеристика предприятия

Общество с ограниченной ответственностью Астор является коммерческой организацией. Место нахождение фирмы: 355 000, РФ, Ставропольский край, г. Ставрополь, ул. Доваторцев 44ж, офис 43, бизнес центр Арбат Плаза.

ООО фирма Астор — динамично и уверенно развивающаяся компания. Специализация компании — предоставляет полный спектр консалтинговых, экспертных и финансовых услуг по участию компаний в тендерах любого уровня сложности. Сопровождает потенциальных участников государственных, муниципальных и коммерческих тендеров более 3 лет.

Тендорный отдел сформированным на базе компании, позволяет сократить расходы, связанные с участием в государственных закупках.

Уделяется большое внимание изучению новых технологий и повышению квалификации сотрудников, поэтому предоставляются клиентам только самые актуальные и самые оптимальные решения.

Клиенты — предприятия сферы малого и среднего бизнеса, государственные и муниципальные учреждения, расположенные на территории города Ставрополя и близлежащих городов Ставропольского края. Используется индивидуальный подход к каждому клиенту, делая акцент на долгосрочное сотрудничество, что подразумевает высокое качество обслуживания.

2. Организационная структура предприятия

Персонал компании ООО Астор составляет 10 человек. Предприятие состоит из 4 отдела, при этом компанию возглавляет директор. Численность и состав сотрудников в разрезе отделов, а также функции отделов представлены в таблице.

Таблица 1 — Структура и функции отделов компании.

Рисунок 1 — Организационная структура предприятия.

Общее руководство компанией осуществляет директор. К компетенции директора относятся все вопросы текущей деятельности. Он действует без доверенности от имени компании и представляет его интересы.

Директор компании:

· Осуществляет оперативное руководство работой, несет ответственность за деятельность компании;

· Представляет годовой отчет о выполнении финансового плана и годовой баланс не позднее трех месяцев после окончания финансового года;

· Применяет меры поощрения работников и налагает на них взыскания в соответствии с правилами внутреннего распорядка;

· Принимает решения по оперативным вопросам внутренней деятельности общества;

· Открывает счета в финансово-кредитных учреждениях;

· Издает приказы, инструкции, распоряжения, дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества;

· Разрабатывает и утверждает правила внутреннего трудового распорядка;

· Утверждает штаты, выдает доверенности;

· Принимает решение о продаже, сдаче в аренду, в залог и ином распоряжении имуществом, составляющем до 50% активов компании.

Бухгалтерия выполняет функции по ведению бухгалтерского учета на предприятии, отражению хозяйственных операций, оформлению первичной документации, сдаче финансовой и налоговой отчетности в государственные органы и фонды.

Тендорный отдел. Тендер менеджер общается с заказчиками, организаторами конкурса, работает с внешними поставщиками и подразделениями компании для получения расценки (коммерческих предложений), подготавливает техническую часть тендерной документации.

Отдел консалтинга. Разрабатывает стратегии и концепции, создает и поддерживает отраслевые базы данных.

Административно-хозяйственный отдел:

· Оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг; получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых офисных материалов, соответствующего оборудования; обеспечение ими структурных подразделений. Обеспечение работников канцелярскими принадлежностями и предметами хозяйственного обихода.

· Ведение установленной отчетности.

· Организация работы секретариата. Информационная поддержка персонала, организация курьерской связи или взаимодействия с курьерскими службами.

· Организация работ и контроль состояния, внутреннего оформления, чистоты и уборки помещений, зон общего пользования, прилегающей территории, озеленения, праздничного оформления помещений.

Контроль состояния рабочих мест сотрудников. Обеспечение чистоты и порядка в помещениях офиса.

3. Анализ стратегий и целей организации

Миссия компаний ООО Астор заключается в повышении конкурентоспособности компании за счет предоставления высококачественных услуг, ориентированных на клиента.

Основными ценностями организации являются:

1. Сотрудники;

2. Репутация;

3. Имя;

4. Отношения с партнерами и клиентами;

5. Технологии.

Все цели ООО Астор можно классифицировать по 3 направлениям:

1) Стратегические:

· Увеличение прибыли;

· Достижение устойчивости;

2) Тактические:

· Увеличение номенклатуры услуг;

· Повышение квалификации сотрудников;

· Создание филиалов в регионах;

· Увеличение предоставляемых услуг;

3) Оперативные:

· Расширение клиентской базы;

· Удержание старых клиентов;

· Удержание ключевых сотрудников;

· Улучшение качества обслуживания.

Рисунок 2 — Дерево целей организации.

Для наглядности на рисунке изображено дерево целей группы компаний ООО Астор. В таблице привели цели организации и показатели их достижения.

Таблица 2 — Цели компании и показатели их достижения.

4. Обследование бизнес-процессов организации

Бизнес-процессы, имеющие место в организации можно классифицировать на 4 группы: основные, обеспечивающие, бизнес-процессы управления и бизнес-процессы развития.

Основные бизнес-процессы — непосредственно ориентированные на производство продукции, представляющие ценность для клиента и обеспечивающие получение дохода для предприятия. К ним относятся:

· Участие в торгах:

ѕ мониторинг опубликованных на официальных сайтах заказы;

ѕ техническое сопровождение, подготовка документации;

ѕ подготовка коммерческого предложения;

ѕ финансовое обеспечение участия в торгах;

ѕ защита интересов компании в ходе торгов;

ѕ заключение государственного контракта;

ѕ поставка продукции по контракту;

· Сопровождение компаний участвующих в торгах:

ѕ содействие в получении и оформлении эцп и аккредитация на электронных торговых площадка;

ѕ введение заявок на закупку;

ѕ оказание консультации компании в электронных аукционах;

ѕ предоставление интересов компании сотрудниками нашей компании;

Обеспечивающие бизнес-процессы предназначены для обеспечения выполнения основных бизнес-процессов. К ним относятся:

· административное обеспечение;

· ИТ-обеспечение и связь;

· обеспечение безопасности;

· юридическое обеспечение;

Бизнес-процессы управления охватывают весь комплекс функций управления на уровне текущих действий и бизнес-системы в целом. К ним относятся:

· отчетность о проделанной работе;

· контроль удовлетворенности клиентов;

· анализ финансовых показателей;

· составление финансовой и бухгалтерской отчетности;

· мониторинг рынка;

· начисление и выплата зарплаты сотрудникам;

· прием новых сотрудников на работу.

Бизнес-процессы развития — процессы совершенствования, освоения новых направлений и технологий. К ним относятся:

· поиск клиентов;

· обучение собственных специалистов;

· поиск новых методик обучения;

· поддержка Интернет-проекта.

Для наглядного представления бизнес-процессы, протекающие в компании, изображены на рисунке.

Рисунок 3 — Классификация бизнес-процессов предприятия.

Опишем бизнес-процессы компании в нотации IDEF0 с декомпозицией уровня, воспользовавшись программным продуктом «IDEF 35» .

Рисунок 4 — Контекстная диаграмма «Деятельность компании» .

Рисунок 5 — Декомпозиция компании.

4. Документооборот

Таблица 3. Документы входящие.

Таблица 4. Документы исходящие.

Таблица 5. Документы внутренние

5. Концептуальное моделирование

В компании существует несколько отделов, в качестве идентификатора выступает Номер_отд. Отделы обязательно возглавляет начальник отдела, имеющий идентификатор Табельный_номер. Он же руководит сотрудниками, также имеющими Табельный_номер. Начальник отдела, в свою очередь, подчиняется директору, имеющему, как и все сотрудники Табельный_номер. Сотрудник обязательно входит в состав одного из отделов. Один или несколько сотрудников работают в кабинете, который также имеет свой Номер_каб. Один или несколько кабинетов находятся в здании, имеющем свой Код_здания.

Какой-либо клиент, имеющий идентификатор Код_клиента, может осуществить заказ, имеющий идентификатор Код_заказа. Один или несколько заказов может выполнять один сотрудник или их группа. При своей работе сотрудник может использовать технику, которая имеет сой Код_технки, и обязательно имеет свой тип с идентификатором Код_типа.

На основе вышеизложенного можно определить следующие сущности:

· Начальник_отдела;

· Директор;

· Сотрудник;

· Отдел;

· Кабинет;

· Здание;

· Клиент;

· Заказ;

· Техника;

· Тип.

После определения сущностей можно определить предварительные связи между ними. Компоненты ER-модели, имена сущностей и их связи представлены в таблице.

Таблица 6 — Компоненты ER-модели.

На основе вышеизложенного построим ER-диаграмму.

Рисунок 6 — Полная ER-диаграмма.

6. Анализ программного, технического и телекоммуникационного обеспечения организации

В распоряжении ООО Астор имеется 5 компьютеров — 1 стационарный ПК и 4 ноутбука. Все компьютеры, находящиеся на рабочих местах специалистов организации и имеют одинаковые параметры, которые представлены в таблице.

Таблица 7 — Описание конфигураций рабочих станций.

Таблица 8 — Дополнительное компьютерное оборудование.

Таблица 9 — Пакеты прикладных программ.

7. Характеристика выполняемых работ

За всё время прохождения производственной практики я достаточно хорошо ознакомилась с деятельностью предприятия и сумела применить свои теоретические знания на практике.

В первую неделю прохождения практики я ознакомилась в целом со сферой деятельности предприятия, его структурой, познакомилась с коллективом и с производством. Я ознакомилась с документами, с помощью которых оформляются все поступающие заказы, как составляются заявки на них, какие выписываются документы.

В последующие дни я принимала участие в принятии заказов и собственноручно оформляла заказы, составляла заявку и сопутствующие документы по поручению руководителя.

Также стоит отметить, что в число моих обязанностей входила работа с корреспонденцией отдела: подготовка исходящей корреспонденции (отправка писем, каталогов), обработка входящей. Благодаря деятельности компании за время прохождения практики я получил навыки делового общения. В наше время большое значение приобретает деловая переписка и телефонные переговоры. От того, насколько правильно специалист будет общаться с клиентами и партнерами компании, зависит успех и процветание бизнеса.

Еще одним немаловажным моментом является мониторинг опубликованный на официальных сайтах заказов. Так, в частности, я для себя открыла ранее неизвестный мне сайт http://zakupki.gov.ru/.

Заключение

Результатом прохождения производственной практики является решение следующих задач:

1. Изучена деятельность организации;

2. Изучена организационная структура организации, особенности ее функционирования, организационные структуры представлены в виде схем;

3. Произведен анализ функций организации, её отделов, выявлена функциональная структура подразделений;

4. Изучены бизнес-процессы организации;

5. Изучены новые технологические средства, применяемые в организации;

6. Приобретены навыки обслуживания вычислительной техники и вычислительных сетей;

7. Приобретены практические навыки работы на рабочем месте специалиста отдела.

По результатам обследования можно сделать следующие выводы:

· Компания ООО Астор специализируется на предоставлении консалтинговых услуг, экспертных и финансовых услуг по участию компаний в тендерах.

· Персонал компании Астор составляет из 10 человек. Предприятие состоит из 4 отделов, при этом компанию возглавляют директор.

· Общее руководство компанией осуществляет директор, который. К компетенции директора относятся все вопросы текущей деятельности. Он действует без доверенности от имени компании и представляет его интересы.

· Миссия заключается в повышении конкурентоспособности компании за счет предоставления высококачественных услуг, ориентированных на клиента.

· Основными ценностями организации являются: сотрудники, репутация, имя, отношения с партнерами и клиентами, технологии.

· Стратегическими целями компании являются: увеличение доли на рынке, увеличение прибыли, достижение устойчивости.

При анализе компьютерного, программного и телекоммуникационного обеспечения выявилось следующее:

· В организации установлено 1 стационарный компьютер с операционной системой Windows XP, и 4 ноутбука с операционной системой Windows 7, с лицензионным программным обеспечением;

· Среди установленных программ есть программы общего пользования и специфические бухгалтерские и финансовые программы;

· Среди дополнительно компьютерного оборудования имеется 1 многофункциональное устройство, 1 сканер, 1 проектор.

Список используемой литературы

1. Устав предприятия.

2. Документация компании.

3. http://oooastor.ru/