Понятие, принципы и критерии экспертизы ценности документов на современном этапе

В федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» используется следующее определение «экспертизы ценности документов»: «изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации» [24, с.2].

Как видно из определения, ключевое значение придается применению критериев ценности, т. е. системе научно обоснованных признаков документов, на основании которых выносится решение о степени их ценности. В то же время и сама система критериев ценности, и методы (подходы) их применения должны опираться на общенаучные принципы историзма, системности и целостности [9, с.14].

Принцип историзма в настоящее время признается основным, предполагающим рассмотрение в первую очередь генезиса объекта, в нашем случае совокупности документов. Рассмотрение должно быть всесторонним: и с точки зрения внутренней структуры документов и документальных фондов, и с точки зрения исторических связей между документами и фондами, и с точки зрения выявления и фиксации качественных изменений структуры документов и документальных фондов, происходящих со временем, и с точки зрения закономерностей развития структуры, форм и т. п. документов и документальных фондов. При таком подходе отмечается совпадение принципа историзма с научной, с требованием непредвзятости суждений при отборе документов на хранение [28, с.141].

В современной архивоведческой литературе также отмечается совпадение других общенаучных принципов — системности (рассмотрение объекта как системы взаимосвязанных и взаимообусловленных элементов) и целостности (понимание явлений действительности как единства частей целого в многообразии их проявлений и связей) — с ранее применявшимся архивным принципом всесторонности и комплексности при оценке документов [63, c.43−44].

Комплексность предполагает рассмотрение документа в единстве его взаимосвязанных частей, а также как часть более общего его окружения, причем не только в конкретном фонде и архиве, но и в более широких документационных рамках. Всесторонность трактуется как «рассмотрение документов в „разном освещении“ — в сопоставлении разных требований к ним, учитывая теоретическую неисчерпаемость информации источника» [28, c.141]. В первую очередь, рассматриваются варианты и формы потенциального использования документов, но не только это. Также учитываются полнота сохранности фонда, правовые аспекты, возможности обеспечения сохранности и некоторые другие моменты Таким образом, уже на уровне основных методологических принципов экспертизы ценности формулируется требование рассматривать всю совокупность документов фондообразователя, в каком бы виде они не возникали.

Действующие правила работы государственных архивов сводят критерии экспертизы ценности к трем группам: происхождения, содержания и внешних особенностей документов. Старые «Основные правила работы государственных архивов» (2002) группируют критерии следующим образом:

Критерии происхождения документов:

• — функционально-целевое назначение организации (с учетом как ее особой роли, так и типового характера);
• — значение лица в жизни общества;
• — время и место создания документа.

Критерии внешних особенностей документов:

• — форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа;
• — физическое состояние документа [9, c.131−132].

Новые основные правила работы государственных архивов 2007 г. несколько изменили состав критериев:

Критерии происхождения:

• — функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера;
• — время и место создания документа и т. п.

Критерии содержания:

• — значимость информации, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость;
• — вид документа;
• — подлинность документа.

Критерий внешних особенностей:

— форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа [17, c.21].

При оценке научно-технической документации применяется ряд дополнительных специфических критериев, таких, как «значимость проблемы или объекта, отраженного в документах», «принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта», «соответствие НТД этапности научных исследований (стадийности технических разработок)» и многие другие [11, c.53−55].

Специфические критерии ценности применяются и при экспертизе аудиовизуальных документов: их художественные достоинства, композиционно-сюжетная целостность, выразительность и оригинальность, своеобразие носителя, цветовое решение, способ записи и воспроизведения информации [10, c.21].

Происхождение документов считается определяющим при выполнении работ, связанных с комплектованием и учетом. Помимо экспертизы ценности, оно лежит в основе профилирования архивов, фондирования, систематизации и группировки документов внутри фонда. Среди критериев происхождения наибольшее значение имеет функционально-целевое назначение организации, в деятельности которой образовались документы. В рассмотрение принимается особая роль организации или типичность ее деятельности в рамках территориальных и отраслевых систем управления.

Функциональный подход предполагает изучение конкретных функций, которые выполняют организации, целевого назначения определенных категорий документов, образующихся в их деятельности и роли этих документов в соответствующих документальных системах [65, c.108]. В этом отношении, чем шире масштаб деятельности организации, чем разнообразнее ее связи другими субъектами и объектами управления, тем большую информативность и ценность приобретают ее документы. Естественно, что фонд федерального органа власти содержит больше ценной документации по сравнению с фондом органа власти регионального уровня, а последний — информационно насыщеннее, чем фонд отдельной организации. И так вплоть до структурных подразделений организаций. В то же время, если брать некоторые специфические виды деятельности, то ценные для пользователей документы могут откладываться на низовых уровнях. Так, например, документы, связанные с трудовой деятельностью работников, хранятся в организациях, в которых они работают, сведения о характере и состоянии жилых помещений концентрируются в документах районных БТИ и т. д.

Используя функциональный подход, архивы очерчивают круг наиболее значимых, системообразующих элементов управления разнообразными ресурсами и на основе этого составляют списки организаций (структурных подразделений) — источников своего комплектования.

Далее проводится непосредственное изучение документов источника комплектования с целью установления сроков их хранения. Функциональный подход применяется и на этом этапе экспертизы ценности документов. Но теперь рассматриваются функции и целевое назначение уже конкретных групп документов. А функции эти напрямую связаны с фиксированием результатов тех или иных управленческих действий: мониторингом и анализом состояния управляемых объектов, принятием решений, доведением их до исполнителей и других заинтересованных лиц, контролем исполнения, планированием, отчетностью, обеспечением материальными, финансовыми, кадровыми, информационными ресурсами, обеспечением нормативно-правовых основ действий, процедур и деятельности в целом и т. п. Современная делопроизводственная практика такова, что функционал документа выражается (и определяется) в его названии и видовой принадлежности (номинале).

Критерий времени и места создания документа предполагает совокупную оценку нескольких характеристик ретроспективной информации: ее оригинальность, достоверность, историческую значимость. Одномоментность прохождения события и его документирования повышает достоверность информации. Протоколы, стенографические отчеты, аудиовизуальные записи призваны наиболее полно и точно отражать характер и последовательность действий, процессов и явлений. Документы, более отдаленные от времени событий, могут содержать разнообразные объективные и субъективные искажения и неточности. В то же время — «большое видится на расстоянии». Порой отдаленность и отстраненность автора документа от описываемых событий позволяет ему акцентировать внимание на ключевых или наиболее значимых моментах, которые становятся очевидными лишь по прошествии времени, при рассмотрении объекта в более широком событийном контексте. Поэтому необходимо при проведении экспертизы ценности прибегать к таким источниковедческим понятиям, как «авторство», «первоисточник», «протограф» и т. п. Следует, однако, понимать, что критерий времени связан не только с оперативностью документирования. Порой ценность документов значительно повышается в связи с их созданием в особенные для общества, организации или личности временные периоды, в периоды кардинальных перемен, исторических свершений, подъема или упадка духовных и материальных сил [28, c.147].

Критерий значимости информации (содержания) документа — самый туманный из всех критериев экспертизы ценности. Сами архивисты признают, что этот критерий не может быть определен через систему четких признаков, «так как можно прийти к перечислению сколь угодно многих тем, явлений, сторон жизни общества» [65, c.89]. Поэтому анализ непосредственного содержания документов выводится за рамки экспертизы их ценности, проводимой в массовом порядке, т. е. на этапах делопроизводства и комплектования архивов. (Исключение составляют аудиовизуальные документы, в том числе цифровые, для которых значимость, уникальность или типичность документированных событий может иметь решающее значение). Главное внимание сосредоточивается опять-таки на функциональном значении документов, на отражении в них уникальных или типичных функций, которые выполняет организация. В большинстве случаев такой подход сводится к рассмотрению видового состава документов в их привязке к функциям организации.

Критерий повторяемости информации документа в информации других документов. Под повторяемостью документированной информации в архивоведении понимается наличие одной и той же или сходной информации в двух и более документах. Повторяемость информации управленческих документов, как правило, разделяют на два основных вида: формальный (воспроизведение документированной информации) и аналитико-синтетический (преобразование документированной информации) [65, c.52−53].

В основе первого вида повторяемости информации лежат простые формы повторения, при которых информация первичного документа (например, первоисточника) воспроизводится во вторичном (ых) документе (ах) без каких-либо существенных изменений. К таким формам относятся: дублетность — размноженные экземпляры одного и того же документа; цитирование — дословное повторение всего текста документа или его части; суммирование — повторение однородных данных множества первичных документов в едином вторичном документе с последующим подведением итогов; разбиение информации — процесс противоположный суммированию. К аналитико-синтетическим формам повторяемости информации относят: обобщение — обработка данных первичных документов во вторичном путем их различной группировки, анализа и синтеза; реферирование — передача в сокращенном виде во вторичном документе содержания первичного документа путем его анализа и синтеза; изложение — передача, но не дословная, текста первичного документа в другом документе с возможными изменениями расположения сведений и стиля изложения. Выделяют также смешанные формы повторяемости: вариантность — разные тексты одного и того же документа, в которые внесены изменения (в том числе аналитико-синтетического характера), отражающие развитие и этапы создания документа; поглощенность — явление, при котором основное содержание одного документа в той или иной форме повторяется в другом, чаще всего сводном, документе [28, c.153−154]. Кроме формы и степени повторения информации при экспертизе ценности документов учитывают также характер повторения (внутри-учрежденческий, внутриотраслевой, межотраслевой), периодичность образования документов, местонахождение документов [63, c.91−92].

Критерий повторяемости информации является основным, если не главным, при формировании архивных фондов, особенно на начальном, делопроизводственном этапе экспертизы ценности. Именно он лежит в основе типовых перечней документов, а значит, и в основе номенклатур дел организаций, определяющих сроки хранения документов. Это именно тот самый инструмент, который в сочетании с функциональным подходом позволяет оптимизировать состав Архивного фонда РФ, отсекая от него значительную часть экземпляров одних и тех же или поглощенных документов.

Методологическими основами применения критерия повторяемости информации по праву считаются принципы, используемые в источниковедении и в теории информации. Источниковедческий подход проявляется в применении методов текстологического анализа, который «призван устанавливать систематическую последовательность дублирования, преобразования и нарастающего уплотнения информации в документопотоках» [28, c.146].

Этот подход в большей степени характерен для поздних этапов экспертизы ценности, когда можно проводить сопоставление документов, уже отложившихся в составе документальных или архивных фондов. Информационный подход берется архивистами на вооружение чаще всего при определении ценности целых комплексов (видов) документов, причем в границах довольно широких документальных систем — внутриотраслевых, межотраслевых, общегосударственных. Повторяемость информации при таком подходе рассматривается как специфический случай общего свойства повторяемости явлений социальной жизни. В. Н. Автократов подчеркивал, что «повторяемость призвана обеспечивать надежность управления и преемственность его документационного обеспечения» [28, c.153]. Задача архивистов заключается в том, чтобы выявить и отобрать на хранение минимум вариантов документированной информации из общего разнообразия дублирующихся, поглощающихся, обрабатывающихся и т. п. сведений. Справиться с этой задачей помогает метод моделирования информационных потоков. Моделируется процесс восхождения информации в большой документальной системе, охватывающей всю иерархическую систему организаций определенного ведомства или отрасли. При этом движение информации рассматривается не столько как перемещение документов от их авторов к адресатам, сколько как «перетекание» информации из одних документов в другие, более информационно плотные. Именно такие, «информационно плотные» документы и фонды В. Н. Автократов считал наиболее ценными. С его точки зрения, общее положение теории информации таково, «что всякое повышение разнообразия вызывает рост количества информации, влекущий соответствующее увеличение ее абстрактно понимаемой ценности», чем больше разнообразия содержит рассматриваемое явление (фонд или отдельный документ), «тем больше в нем информации и тем ценнее оно (тем ценнее данный фонд, документ)» [28, c.150].

С таких позиций, наиболее ценными являются документы учреждений вышестоящих уровней, так как увеличение числа их функций и интенсивность деятельности обеспечивается возрастающим разнообразием документируемой информации. В сфере социального управления информация нижестоящих организаций, поступая в восходящих документопотоках в вышестоящие учреждения, перерабатывается, обобщается и поглощается, что чаще всего сопряжено со сменой видов (номиналов) документов. В нисходящем документопотоке возникает многократное дублирование информации в организациях — звеньях управления и их документальных фондах, что трактуется как обесценивание информации в связи с тем, что больше информации содержится в «редком известии» [28, c.150−151].

На практике указанные подходы реализуются следующим образом:

• — Наиболее ценными признаются документы, которые создаются в организациях (подразделениях), находящихся на вершине учрежденческих, отраслевых или/и территориальных документопотоков. В учреждениях и корпорациях — это аппарат управления и подразделения, в функции которых входит управление ресурсами (материальными, финансовыми, кадровыми и т. п.). В муниципальных и государственных образованиях — это органы власти и государственные организации, специализирующиеся на выполнении общественно значимых задач и функций (например, по лицензированию, экспертизе, мониторингу, информатизации, предоставлению услуг связи и т. п.).
• — Однотипные документы, охватывающие бьльшие временные периоды и/или включающие сведения от бьльшего числа источников (структурных подразделений, организаций и т. п.), имеют более длительные сроки хранения. Так, годовой отчет должен храниться дольше, чем отчет квартальный, а отчет о работе организации в целом — дольше, чем отчет о работе отдельных структурных подразделений.
• — Документы аналитико-синтетического характера считаются более ценными по сравнению с поглощаемыми ими (в любой форме) первичными документами. Квитанции, накладные, счета-фактуры имеют срок хранения 5 лет, но годовые бухгалтерские балансы и отчеты должны храниться постоянно. Анкеты и заявки на приобретение продукции, первичные документы о движении рыночных цен могут храниться не более года, но основанные на них сводные таблицы и графики должны храниться не менее 5 лет, а аналитические обзоры — постоянно.
• — Экземпляр документа, который остается у его создателя, в силу принципа происхождения должен иметь бьльший срок хранения, чем экземпляры, рассылаемые в другие организации.
• — Подлинные документы имеют больший срок хранения, чем их копии, создаваемые и рассылаемые адресатам для сведения.

Таким образом, сочетание функционального и информационного подходов позволило отечественному архивоведению выделить критерии, с помощью которых стало возможным снижение уровня повторяемости информации в архивных фондах. В то же время, сами эти критерии нельзя назвать оптимальными, так как нельзя назвать оптимальным рассмотрение документопотоков с точки зрения лишь отдельных положений теории информации, без обращения к другим, не менее важным ее аспектам.