Архивы — как социокультурный феномен. 
Сущность понятия «архив». Значение архивов для общества

• Введение
• Глава 1. Сущность понятия «архив»
• Глава 2. Состав и структура Архивного фонда РФ
• 2.1 Классификации архивных документов и дел в Архивном фонде Российской Федерации
• 2.2 Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации
• 2.3 Единица хранения архивных документов
• 2.4 Здания и помещения для архивов
• 2.5 Размещение документов в хранилище
• 2.6 Использование документов архива
• Глава 3. Архивное законодательство и нормативная база деятельности архивов
• Глава 4. Значение архивов для общества
• Заключение
• Список литературы

Один из важнейших резервуаров памяти человечества — архивы.

Архивное дело с древнейших времён было дело именно государственным. Даже когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства.

Сколько-нибудь устойчивая государственность просто не могла существовать без письменности, документа как основы управления и права. Наконец, государственный аппарат для своего нормального функционирования должен обладать особым механизмом, где бы текущая документная информация какое-то время сохранялась. Потребности государственного аппарата вызвали к жизни первые архивы.

Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию — обеспечивают долговременную память общества.

Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации.

Архивы призваны осуществлять следующие основные функции.

Первая функция — сохранить документы, то есть сохранить национальную историю, национальную память.

Вторая функция — обновлять эту память, то есть свежие документы о текущих событиях должны своевременно поступать в архивы.

Эти три или два процента от общего объема документов должны быть репрезентативны, отражать все основные события, которые происходят в стране, чтобы потом можно было судить о главных событиях, которые происходят сейчас.

Третья функция — документы должны быть объединены в справочно-поисковые системы, чтобы можно было быстро найти интересующую информацию.

Наконец, четвертая функция, самая близкая всем гражданам нашей страны, — это иметь доступ к ним и использовать при необходимости.

Существуют маркетинговые исследования Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела.

В процессе деятельности всех юридических лиц разных форм собственности в год образуется примерно 400 млрд. листов документов. Из этих 400 млрд. листов документов порядка 3% поступает на хранение в архивы.

Документы, поступающие на вечное хранение в архивы, это документы Архивного фонда РФ.

Актуальность настоящего реферата обусловлена, с одной стороны, большим интересом к данной теме в современной науке, с другой стороны, ее недостаточной разработанностью. Рассмотрение вопросов связанных с данной тематикой носит как теоретическую, так и практическую значимость.

Объектом исследования является Архивный фонд РФ.

Предметом исследования является понятие «архив» .

Целью реферата является изучение понятия «архив», его задач и значения для общества.

В рамках достижения поставленной цели автором были поставлены следующие задачи:

1. Изучить понятие «архив» .

2. Рассмотреть общие понятия об Архивном фонде РФ и охарактеризовать его структуру.

3. Проанализировать архивное законодательство и нормативную базу.

4. Определить значение архивов для общества.

Глава 1. Сущность понятия «архив»

Архив. Слово архив (от греч. archeion и лат. arhivum) означает присутственное место. Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

В архивоведческой литературе термин архив употребляется в разных значениях. Слова архив и архивариус проникли в русский язык вместе с другими иностранными понятиями и обычаями в эпоху Петра I. Во всяком случае они употребляются в российском законодательстве с первой четверти XVIII века, например, в Генеральном регламенте 1720 года: «Книги, документы, дела, учиненные регистратуры, когда оные три года в канцелярии и в конторе лежали, потом в архив с распискою архивариусу отдаются» .

В XVIII веке слово архив (ж. р. — архива) означал как собрание документов лица, рода, так и структурное подразделение учреждение, занимающееся хранением документов. В первой половине XVIII века архивами стали называться и специальные учреждения, хранящие «старые дела». В XIX веке термин архив стал употребляться и для обозначения изданий исторических документов: «Архив князя Воронцова»; «Архив графов Мордвиновых»; «Русский архив». Кроме того, согласно словарю Даля, под архивом понимали здание, помещение, где хранятся документы, т. е. архивохранилище. В Словаре современной архивной терминологии социалистических стран была сделана попытка покончить с многозначностью термина архив. Архивом предлагалось считать только учреждение или структурное подразделение, осуществляющее хранение документов в целях их оптимального использования. Поэтому ГОСТ 16 487–83 запрещал употреблять термин личный архив. Понятие архив было тесно связано с государственным хранением. Однако ныне исторически сложившаяся двузначность термина архив снова закреплена в законе. Таким образом, в современной трактовке архив — это не только многоэтажные хранилища с десятками сотрудников и километрами стеллажей. Архивом можно назвать скромную пока кучку конспектов, хранящуюся в вашем письменном столе.

Современная система архивов России представлена четырьмя типами: государственные архивы, ведомственные архивы, негосударственные архивы, муниципальные архивы.

Глава 2. Состав и структура Архивного фонда РФ

Общие понятия об Архивном фонде РФ и архивах

В статье 3 Федерального закона от N125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» дается следующее определение: «Архивный фонд Российской Федерации — исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению» .

Под архивным фондом понимается совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

Архивный фонд Российской Федерации делится на две части:

государственную

негосударственную.

Хранение государственной части Архивного фонда России осуществляется архивами:

государственными;

федеральные

субъектов федерации.

ведомственными.

архив организации;

центральный архив;

центральный отраслевой архив;

объединённый ведомственный архив;

объединённый межведомственный архив.

Федеральные архивы осуществляют хранение документов в строгом соответствии с профилем архива и списками источников комплектования.

Государственные архивы — это учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно (т.е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов — служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации.

Итак, кроме государственных архивных учреждений, в каждой организации должен существовать свой архив. Ведомственные архивы выполняют сходные с госархивами функции, работают в соответствии с правилами, обеспечивая преемственность в некоторых направлениях деятельности госархивов, что дает определенные экономические выгоды государству.

Ведомственные архивы - структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы.

Главные задачи и функции ведомственного архива.

Основные правила работы архивов организаций определяют основные задачи архива организации:

комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

учет и обеспечение сохранности документов;

создание научно-справочного аппарата к документам архива;

использование хранящихся в архиве документов;

подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;

центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников. Центральный отраслевой архив хранит документы организаций отрасли всех уровней подчиненности независимо от их территориального местонахождения. Центральный архив министерства, ведомства хранит, как правило, документы центрального аппарата министерства и организаций непосредственного подчинения.

Объединенный архив хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или однотипных по профилю деятельности, например, лечебные и хозяйственные организации горздрава.

Объединенные ведомственные архивы создаются в целях обеспечения сохранности документов небольших учреждений, рациональной их организации, обеспечивающей оперативное использование документов.

Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России Основные правила работы архивов организаций.

В соответствии с главными задачами определены основные функции архивов, расширение которых зависит от категории учреждения — источника комплектования и профиля архива.

Муниципальные (районные и городские) архивы представлены архивами органов местного самоуправления и кооперированными архивами, в основном концентрирующими документы местных учреждений, организаций, предприятий по личному составу.

Негосударственные архивы

К категории частных (негосударственных) архивов относятся:

архивы физических лиц;

архивы предприятий, учреждений и организаций, находящиеся в частной собственности физических лиц;

архивы общественных объединений, политических партии, религиозных объединений и организаций, действующих на территории государства.

общественные исторические архивы.

Частные архивы.

Частные архивы сложились в дореволюционный период. Их можно разделить на частновладельческие фонды (хранили материалы имений, контор по управлению имениями, издательств) и на личные архивные фонды (состояли из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности одного лица).

В настоящее время каждое физическое и юридическое лицо вправе создавать архивы для хранения документов, созданных в процессе их деятельности. Но каждое юридическое и физическое лицо несет ответственность за состояние и обеспечение сохранности ценного документа. Именно поэтому наше государство осуществляет попечение над негосударственными архивами.

Если же руководитель частного архива не выполняет свои обязанности по правильному хранению и использованию особо ценных документов, то такие документы могут быть изъяты по решению суда.

Архивы политических партий и других общественных организаций.

В СССР коммунистическая партия и советское правительство уделяли пристальное внимание развитию и совершенствованию архивного дела. В своей деятельности они руководствовались указанием В. И. Ленина о том, что нельзя отбрасывать ценные достижение прошлого, а напротив, необходимо усвоить и переработать все ценное. Важнейшим историческим источником конца ХIХ — начала ХХ вв. считались документы КПСС.

Современные архивы политических партий хранят:

документы по личному составу,

служебные издания,

другую документацию, касающуюся деятельности партии

Архивные документы общественных организаций (профсоюзных и др.), существующих при учреждениях с момента регистрации в соответствии с законодательством РФ, представляют собой самостоятельные архивные фонды.

Общественно-исторические архивы.

Народный архив.

Центр Документации «Народный Архив» — независимая общественная организация, которая была образована в Москве в 1988 году по инициативе группы преподавателей и студентов Московского Государственного Историко-Архивного института для принятия на хранение материалов о жизни рядовых граждан СССР.).

Архив включает:

отдел личных фондов, собирающий личные и семейные архивы (сотрудниками отдела собрано около 200 фондов и коллекций);

отдел неформальных организаций, собирающий с 1989 г. документы по политической истории СССР. Его основой стали архивы редакций независимых изданий, политических, культурных, экологических и религиозных обществ и движений, личные фонды участников диссидентского движения в СССР. В настоящее время собрано около 150 фондов и коллекций, значительная библиотека неформальной периодики, информационные картотеки;

Архив Правозащитного центра " Мемориал"

Архив общества «Мемориал» формировался с момента зарождения самого общества (1989), когда жертвы репрессий, их родственники и друзья стали передавать активистам движения документы, фотографии и рукописные воспоминания из своих семейных архивов.

Цель архива — сохранение памяти о трагических страницах в истории нашей страны, сбор исторических свидетельств о государственном терроре и его жертвах, о сопротивлении режиму и трудной повседневной жизни советских людей.

Архив «Мемориала» состоит из нескольких отдельных тематических собраний: архив истории политических репрессий в СССР (1918;1956), архив истории инакомыслия (1953;1987), архив «Польской программы» (репрессии против поляков и польских граждан), архив программы «Жертвы двух диктатур» (судьба «восточных рабочих» в Германии и в СССР), архив школьного конкурса «Человек в истории. Россия — ХХ век», архив видеоматериалов.

2.1 Классификации архивных документов и дел в Архивном фонде Российской Федерации

В начале 90-х годов XX века, после распада СССР, возникло новое государство — Российская Федерация с новой экономической основой, когда признаются и защищаются равным образом частная, государственная, муниципальная и иные формы собственности.

Изменения, происшедшие в стране, коснулись и архивной сферы. Государственный архивный фонд СССР был переименован в Архивный фонд Российской Федерации. Однако изменилось не только название, но и сама организация документов и дел Архивного фонда РФ, которая осуществляется теперь по следующим признакам:

1) по формам собственности:

архивные фонды и архивные документы государственной части Архивного фонда РФ;

архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов;

архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ;

2) по видам носителей, способам и технике закрепления информации:

архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;

кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные документы);

3) по срокам хранения:

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах;

архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах.

Все названные выше признаки можно применять только в совокупности, формальное следование одному из них может привести к дроблению исторически сложившихся комплексов фондов. Например, условно разделительной датой между документами Российского государственного архива древних актов (РГАДА) в Москве и Российским государственным историческим архивом (РГИА) в Санкт-Петербурге считается 1801 год. Здесь действует принцип разделения материалов по эпохам феодализма и капитализма. Вместе с тем четверть материалов РГАДА составляют материалы Межевого ведомства, охватывающие период с середины XVIII века до XX века. С другой стороны, в РГИА хранится фонд Синода (1721−1918 годы). Если буквально следовать принципу разделения материалов по эпохам, то эти комплексы должны быть разделены пополам: все материалы до 1801 года отправлены в Москву, а после 1801 года — в Санкт-Петербург. Однако, поскольку и Межевой архив, и фонд Синода представляют собой исторически сложившиеся комплексы, согласно принципу недробимости они хранятся целостно в одном хранилище.

Как видно из приведенной классификации, в основе современной организации документов и дел лежит деление Архивного фонда РФ на государственную и негосударственную части, что было закреплено в Федеральном законе РФ № ФЗ-125 от 01 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации» .

Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы:

государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;

органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, предприятий, действующий на территории РФ;

государственных учреждений, воинских частей, находящихся и (или) находившихся за границей;

предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности;

органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ;

других общественных организаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законом РФ об общественных организациях, принятые в учреждения Федеральной архивной службы России (Росархива);

юридических и физических лиц, поступившие на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа, а также копии архивных документов на правах подлинников и на законных основаниях, поступившие в собственность государства.

Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:

государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций;

негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и др.).

Для документов государственной и негосударственной частей Архивного фонда РФ могут применяться разные категории сроков хранения: постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное.

Постоянное хранение — это бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке или же в архиве негосударственного учреждения.

Временное хранение — это хранение документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Росархива, которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций и предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городские) архивы могут осуществлять временное хранение документов в учреждениях Росархива (это архивы с переменным составом документов); наконец, учреждения Росархива, государственные музеи и библиотеки могут осуществлять временное хранение документов негосударственной части Архивного фонда РФ по договору с их собственником. Обычно временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного обеспечения работы данного учреждения. Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом. Алексеева Е. В., Афанасьева Л. П., Бурова Е. М., Осичкина Г. А. Архивоведнические аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел архивного фонда Российской федерации // Секретарское дело. — 2000. — № 3.

Хранение в собственности государства — это хранение документов, находящихся в частной собственности, собственности общественных организаций, корпораций, акционерных обществ и т. д., которые на законном основании переданы в собственность учреждений Росархива, государственного музея и библиотеки. Этим основанием, скорее всего, может быть договор дарения или купли-продажи, заключенный между собственником и государственным архивом, музеем или библиотекой, а также приобретение документов Росархива на аукционе или у торгово-посреднической фирмы, организации, в том числе за рубежом; передача государству так называемых бесхозных материалов в том случае, если при ликвидации учреждения или организации у архива не оказалось законных «наследников» .

Депозитарное хранение документов — это временное хранение документов Архивного фонда РФ в отраслевых архивных фондах в течение срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов. По истечении срока депозита, установленного в договоре, совсем не обязательно следует передача документов на постоянное хранение: это зависит от воли их собственника. Услуги по депозиту, как правило, оказываются государственными архивами за плату.

Возникает вопрос: откуда взялись отраслевые фонды, ведь в законе об архивах ясно сказано: «государственное хранение — государственным архивам, а также государственным музеям и библиотекам»? Отраслевые фонды, по сути, представляют собой исторические архивы, сложившиеся при ведомствах, которые имеют право временного (в том числе депозитарного) хранения документов государственной части Архивного фонда РФ. При этом сроки, условия хранения документов в ведомстве закрепляются специальным соглашением между Росархивом и ведомством. Козлов В. П. Российское архивное дело. Архивно-источниковедческие исследования — М.: ТЕРМИКА, 2004.

2.2 Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации

Государственному учету подлежат следующие документы:

государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);

государственных музеев и библиотек;

научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук (РАН), а также других ведомств;

структурных подразделений организаций, хранящих документы (ведомственных архивов);

негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Росархивом.

Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 08 июля 1997 года. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ.

Отношения с собственниками документов негосударственной части Архивного фонда РФ складывались в 1990;е годы непросто. Первоначально по Основам законодательства об Архивном фонде РФ и архивах все документы государственной и негосударственной частей Архивного фонда РФ, независимо от места их хранения, подлежали государственному учету. Это строго обязывало собственника документов представлять сведения о своих документах в Росархив, что выполнялось далеко не всегда. В соответствии с Положением об Архивном Фонде РФ 1994 года собственники документов (негосударственной части Архивного фонда РФ) представляли сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам ГАФ РФ. В соответствии с Регламентом государственный учет негосударственной части Архивного фонда РФ осуществляется на основе соглашения с Росархивом после отнесения документов к составу Архивного фонда РФ.

Таким образом, собственникам документов предоставляется определенная свобода в определении отношений с Росархивом и выполнение самостоятельной работы по учету документов.

Документы негосударственной части Архивного фонда РФ, переданные собственниками на временное и депозитарное хранение в государственные, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки, учитываются отдельно от документов государственной части Архивного фонда РФ.

Практически организация учета представляет собой утомительный процесс составления и ведения учетных документов. У некоторых неопытных специалистов при первом знакомстве с обилием учетных показателей возникает «учетофобия» — профессиональное «заболевание» архивистов.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве. Басакина Н. В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело. — 2000. — № 3.

2.3 Единица хранения архивных документов

Архивные документы объединяются в единицы хранения. Для бумажных документов единицей хранения является дело — отдельный документ или несколько документов, заключённых в обособленную обложку, папку или переплёт. Для других видов документов единица хранения определяется носителем: для кинодокументов — это рулон плёнки, для фотодокументов — кадр, для фонодокументов — кассета, валик или диск и т. п.

Иногда единицы хранения бумажных документов также имеют разные названия, указывающие на особенности их хранения. Например, в Российском государственном архиве древних актов в составе некоторых фондов выделяются столбцы — документы в виде бумажной ленты, на которых велось делопроизводство до конца XVII — начала XVIII вв. и книги. При заказе этих документов нужно указывать вид документов.

Разница между документом и единицей хранения иногда бывает важной. Так, в некоторых архивах стоимость копирования зависит не только от количества листов, но и от числа документов. В качестве примера, когда единица хранения — это отдельный документ, можно привести диссертацию, хранящуюся в фонде университета. Напротив, дело о принятии российского подданства, включающее в себя прошение, переписку по этому поводу и решение властей, состоит из нескольких документов. К метрическим книгам и ревизским сказкам в разных архивах разное отношение: в некоторых действует принцип, что одно дело — это один документ, в большинстве случаев каждая запись считается отдельным документом. Архивное хранение документов и дел — http: //www.nuru.ru/delo/038. htm

В любом деле, выдаваемом из архивохранилища, листы должны быть пронумерованы от начала до конца, даже если какие-то документы в деле имеют свою нумерацию. Нумеруются именно листы, а не страницы. Лицевая сторона листа при этом имеет номер типа 1, 5, 7, оборотная — л.1 об., 5 об., 7 об. Разворот (на котором находится метрическая запись или описание одной семьи в ревизской сказке) имеет нумерацию л.5 об. — 6.

Каждая единица хранения имеет лист-заверитель, в котором указывается количество листов в деле (в т. ч. пропущенных и литерных), а также их физическом состоянии. На листе-заверителе также ставятся отметки о полистной проверке дела, которая может проводиться перед выдачей или после приёмки дела.

К каждому делу прилагается также лист использования. Каждый человек, который получил это дело для работы, обязан поставить дату, свою фамилию и подпись.

2.4 Здания и помещения для архивов

В соответствии с современными нормативными документами к зданиям и помещениям для архивов предъявляются следующие требования: архив должен размещаться в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или помещении. Абсолютно не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, не отапливаемых, без вентиляции помещений.

Под архив должно быть предоставлено несколько помещений так называемого основного назначения: хранилище документов; помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов; помещение для использования документов; рабочие комнаты сотрудников архива. Они должны быть безопасны в пожарном отношении, гарантированны от затопления и иметь запасной выход. В них не должно быть газовых и водонесущих труб; электропроводка должна быть скрытой, а рубильники — располагаться вне помещений хранилищ.

Режим хранения. Для сохранности документов очень важную роль играет правильное освещение хранилищ, поэтому для светового режима существуют особые требования. Так, постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечным светом не допускается. Естественное освещение должно быть рассеянно специальными светорассеивателями. Чтобы защитить документы, их хранят в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т. п.

Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для документов температурно-влажностный режим, учитывающий их специфику. Так, для бумажных документов температура должна равняться 17−19°С, а относительная влажность воздуха составлять 50−55%; для черно-белых пленочных материалов — температура 15 °C, а влажность 40−55%; для документов на магнитных лентах и дисковых носителях — температура 15−20°С, влажность воздуха 50−65%.

В помещениях не должно быть резкого колебания температуры и влажности, так как это разрушает носитель информации (бумагу, пленку и т. д.). Температурно-влажностный режим в хранилищах необходимо регулярно измерять, а параметры записывать в регистрационном журнале. Измерения проводятся при помощи специальных контрольно-измерительных приборов: термометров, психрометров, гигрометров, которые размещают в главном проходе, вдали от отопительных и вентиляционных систем.

Для поддержания санитарно-гигиенического режима, исключающего появление плесени, пыли и, особенно насекомых и грызунов, в помещениях систематически должна проводиться влажная уборка и, не реже одного раза в год, обработка растворами антисептиков.

Кроме того, два раза в год документы выборочно подвергаются обследованию для обнаружения насекомых и плесневых грибков.

При проведении уборок и санитарных обработок антисептиками растворы не должны попадать на документы.

Строго должен соблюдаться охранный режим архива. Хранилище в рабочее время должно быть закрыто на ключ, право доступа к нему должно быть ограничено и т. д. Обязательно должны быть технические средства защиты (решетки на окнах, сигнализация и т. д.).

2.5 Размещение документов в хранилище

Хранилища оборудуются стационарными металлическими стеллажами, в качестве дополнительных средств хранения могут использоваться сейфы, металлические шкафы и др. Расстояние между рядами стеллажей должно составлять в главном проходе — 120 см, проход между стеллажами — 75 см, такое же расстояние должно быть между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене. Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа — не менее 15 см, а в цокольных этажах — 30 см.

Документы в зависимости от вида размещаются в соответствующих первичных защитных средствах: коробках, специальных футлярах, пакетах и т. д.

Все помещения архива, а также стеллажи и полки нумеруются сверху вниз и слева направо. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах используются топографические указатели.

2.6 Использование документов архива

Документы Архивного фонда РФ и справочники к ним предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам.

Использование архива или архивного документа, находящегося в собственности общественных и религиозных объединений и организаций или в частной собственности осуществляется только с согласия собственника.

Порядок использования документов Архивного фонда РФ установлен Федеральным архивным агентством в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом РФ «О государственной тайне», другими федеральными законами и нормативными актами Президента и Правительства РФ, касающиеся информации, информационного обеспечения и обмена, а также законами и нормативными актами субъектов РФ.

Основными формами использования документов являются:

информационное обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений, граждан в соответствии с их запросами;

инициативное информирование органов государственной власти и местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений;

исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;

предоставление документов пользователям для исследований в читальном зале;

организация и проведение информационных мероприятий в научных и культурно-просветительских целях;

использование документов в средствах массовой информации;

выдача подлинных документов и дел во временное пользование;

публикация документов в различных формах.

Основными принципами использования документов Архивного фонда РФ являются общедоступность и открытость, обеспечение информационных потребностей государства, общества и личности, законность поиска, получения и использовании информации пользователем.

Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов.

В соответствии со ст. 26 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом.

Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук обеспечивают пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.

Глава 3. Архивное законодательство и нормативная база деятельности архивов

Архивное законодательство появилось в 1918 году с принятием Декрета СНК РСФСР от 1 июня 1918 года «О реорганизации и централизации архивного дела». Декрет СНК РСФСР от 1 июня 1918 года от «О реорганизации и централизации архивного дела» // Электронное периодическое издание «Открытый текст», доступ: www. opentextnn/censorship/russia/sov/law/snk/1917/? id=656 В последствии было много декретов и постановлений в области архивного дела.

Основные современные законодательные акты появились в 90-х годах XX века.

Считается Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова. Под ред.В. П. Козлова. М., 2002.С. 112., что начало реформам в архивной сфере было положено известными указами Президента РФ «О национализации архивов КПСС» и «О передаче в госархивы документов бывшего КГБ СССР» от 24 августа 1991 г. Главным в этих документах было то, что открывался доступ к ранее закрытым архивным материалам, перестал существовать «партийный архивный фонд» .12 октября 1991 года было издано постановление Совета Министров РСФСР «О российском центре хранения и изучения документов новейшей истории. На базе партийного архива был создан центр, который позднее был преобразован в Российский государственный архив социально-политической истории. Тогда же 12 октября 1991 года вышло постановление Совета Министров РСФСР «О развитии архивного дела в РСФСР» .

В 1992 г. издано Постановление Верховного Совета РСФСР «О порядке доступа к архивным документам и правилах их использования» — первый в России нормативный актом высшего законодательного органа страны, посвященный архивам, и затем замененным «Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» — первым за всю историю страны законодательным актом, регламентирующим постановку архивного дела. «Основы законодательства» разработаны с учетом ряда принципов новой организации архивного дела в стране.

" Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде РФ", принятые Верховным Советом РФ 7 июля 1993 г., заложили демократическую правовую базу архивного дела в нашей стране. В них декларируется целостность государственного архивного дела независимо от формы собственности на документы, устанавливается уголовная ответственность за порчу, хищение, несанкционированное уничтожение, безвозвратный вывоз архивных документов. В целом они исходят из того, что документальное наследие составляет важную часть культурного достояния нации, что архивная система играет существенную роль в жизни страны, а историк-архивист является тем, кто отвечает за надлежащее функционирование этой важной сферы жизнедеятельности общества.

Сфера ведения Основ законодательства распространяется на все находящиеся на территории России архивные документы и концентрирующие их архивы. Тем самым «Основы законодательства» провозглашают принцип неотъемлемости ценных документов, т. е. документов, подлежащих вечному сохранению в силу их значимости для общества или для собственника, от общего историко-культурного наследия народов России, рассматривая их в то же время и как составную часть мирового историко-культурного достояния. Такие документы и архивы в «Основах законодательства» объединены ранее существовавшим лишь в обыденном сознании понятием «Архивный фонд Российской Федерации» .

В 1993 году было принято постановление президента Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве». В 1994 году был издан Указ Президента РФ «Об утверждении положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России» .

28 декабря 1998 г. утверждается Положение о Федеральной архивной службе России.

25 октября 2004 года вступил в действие Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» .

В отличие от Основ законодательства, являющихся по своей форме сводом наиболее общих правовых установок, в новом законе более детально и технологично отражены вопросы организации архивной работы по всем ее направлениям.

архивный фонд хранилище документ

Глава 4. Значение архивов для общества

Возникновение архива имело большое значение в истории культуры человечества. Благодаря архиву мы узнаем накопленный хозяйственный и нравственный опыт народа и культурных достижений прошлого. Поэтому велика роль архива в социально-философском осмыслении истории культуры, так как в архивах сохраняются уникальные материалы, отражающие целые исторические эпохи.

Архив — это хранитель и источник информации исторических событий и общественно-политической деятельности людей. Изучая архивные материалы, люди узнают подлинную историю и культуру своего народа. В этом заключается непреходящее значение архива как социокультурного феномена. история предков, — писал Н. М. Карамзин, — всегда любопытно для того, кто достоин иметь Отечество. Сейчас в условиях национального возрождения, как никогда раньше, стало ощутимо стремление людей понять духовные ценности прошлого своего народа в органической связи с жизненной «биографией» своих великих предшественников.

Архив — это огромный духовный пласт, который играет важную роль в формировании мировоззрения людей и национальной гордости подрастающего поколения. Он — хранитель общечеловеческой памяти. Память — это основа совести, нравственности и культуры. Хранить и беречь память — это наш национальный нравственный долг перед потомками. Только при таком подходе можно сохранить и передавать из поколения в поколение имена великих людей, которые обогатили духовно-нравственные ценности, способствовали формированию национального духа как социокультурного феномена исторического сознания.

Архивные материалы расширяют духовные горизонты человека в геокультурном пространстве Запада и Востока. Они играют важную роль в формировании правильного исторического сознания и национального самосознания.

Заключение

В результате проведённого исследования можно сделать ряд выводов:

Архивы — это незаменимые вполне реальные нити, которые связывают день сегодняшний с ушедшим. Хорошо организованные и правильно комплектуемые они — условие нашего «нового знания о прошлом», которое современная наука способна значительно обогатить и уточнить.

Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи.

Архивы являются хранилищами опыта цивилизации, накопленного на протяжении веков. Они делают этот опыт для всех и, в том числе обеспечивают базу исторических исследований.

Через доступ к архивной информации историки, краеведы получают возможность пролить свет на факты прошлого и развить у молодого поколения интерес к истории и традициям стран и всего человечества.

Беречь и сохранить для истории документальные богатства нашей страны — важнейшая задача государственных и негосударственных архивов, общественных организаций, граждан России и, конечно, долг, и обязанность Архивной службы России всех уровней.

1. Алексеева Е. В., Афанасьева Л. П., Бурова Е. М., Осичкина Г. А. Архивоведнические аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел архивного фонда Российской федерации // Секретарское дело. — 2000. — № 3.

2. Козлов В. П. Российское архивное дело. Архивно-источниковедческие исследования — М.: ТЕРМИКА, 2004.

3. Басакина Н. В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело. — 2000. — № 3.

4. Архивное хранение документов и дел — http://www.nuru.ru/delo/038. htm

5. Декрет СНК РСФСР от 1 июня 1918 года от «О реорганизации и централизации архивного дела» // Электронное периодическое издание «Открытый текст», доступ: www. opentextnn/censorship/russia/sov/law/snk/1917/? id=656

6. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова. Под ред. В. П. Козлова. М., 2002. С. 112.