Документальное обеспечение управления

• Введение
• 1. Оснащение современного офиса
• 1.1 Условия и особенности труда работников делопроизводственных служб
• 1.2 Рабочее место секретаря-машинистки
• 1.3 Возможность использования персонального компьютера в секретарском деле
• 2. Документирование деятельности коллегиальных органов
• 2.1 Структура доклада и отчета
• 2.2 Протокол производственного совещания
• Заключение
• Список использованной литературы
• Введение
• Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) — совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, а предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.
• ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.

Основная цель ГСДОУ — упорядочение документооборота, сокращение количества и повышения качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Данная тема актуальна для изучения.

Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности зависит от многих факторов.

В их числе — умение юридически правильно, надлежащим образом представить информацию в письменном виде, то есть правильно составить и оформить документ.

Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любой организацией при работе с документами.

Сфера деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов и технологией работы с ними, называется делопроизводством (документоведением, документационным обеспечением управления).

Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решения, не обходится без ее документирования, процесса создания, оформления исполнения и хранения исполненных документов. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, их структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением для уничтожения.

Оснащение современного офиса

Каждый мудрый руководитель стремится выбрать для своего офиса все самое лучшее и качественное что очень важно для того, чтоб офис функционировал отлажено и точно, ведь он представляет собой нечто вроде сплоченного механизма, в котором каждый элемент взаимосвязан с другим. Как правило, оснащение любого офиса представляет стандартный набор, который может немного варьироваться в зависимости от особенностей компании и ее деятельности.

Каждая работа имеет свои особенности, например, если уборка помещений представляет собой достаточно простой процесс, то и оснащение для этого требуется соответствующее — простое и недорогое, однако офисная работа в разы сложнее. Что же необходимо для нормального и успешного функционирования офиса в плане оснащения?

1. Прежде всего, конечно же, современная техника, без которой любой офис просто немыслим. Как правило, офисная работа предполагает обилие бумаг, а также работу именно с документацией, составление которой для современного человека без такой техники, как компьютер, принтер, а также и копир просто невозможно.

2. Также стоит заметить, что для ведения документации и разнообразных бумаг необходимы и качественные канцелярские товары.

3. Так как офисная работа, как правило, связана с длительным сидением, которое не слишком полезно для человека, немалое значение имеет и мебельное оснащение мебели. Стоит заметить, что качественной и удобной должна быть как корпусная мебель, так и мягкая, однако не в каждом офисе вообще присутствует мягкая мебель, однако этот вопрос обычно решается индивидуально в соответствии с индивидуальными предпочтениями.

4. Нередко офисная работа бывает связана с использованием денег и их хранением, в этом случае необходимым условием оснащения офиса будет наличие надежного сейфа.

Оснащение офиса и выбор его разнообразных элементов — это непростая, однако творческая задача. Офисная работа в настоящее время является очень популярной. Практически каждая компания имеет собственный офис, а то и несколько офисов, именно поэтому офисное оснащение — это отдельная область, в которой также действуют и законы моды. Например, создаются разнообразные линии мебели для офисов, которые вообще рушат традиционные представления об офисном стиле, который еще совсем недавно представлялся серым, скучным, унылым. Теперь офис тоже может быть территорией ярких красок, сочных оттенков, а также оригинальных форм. Единственное, что, пожалуй, остается в этой области неизменным — это офисный стиль, который по-прежнему лаконичен. Подобно тому, как уборка коттеджей имеет некоторый стереотип, так и оснащение офиса подчиняется определенным законам удобства, стиля, комфорта, гармонии.

Современные руководители могут выбирать мебель, которая может быть очень дорогой, а также и вполне доступные варианты. Единственное, что в этой области не допускается — это обилие декора и легкомысленные расцветки, так как офисная атмосфера все же должна быть деловой и сдержанной.

Современный офис может быть очень интересным и привлекательным. Разнообразные коллекции офисной мебели позволяют выбирать в соответствии с собственным вкусом и материальными возможностями. Однако мебель для офиса обязательно должна быть практичной, удобной, эргономичной. Также она не должна препятствовать ежедневной уборке и такой деятельности, как чистка ковров, потому что чистота является важнейшим качеством и лучшим украшением. Офис и офисное оснащение — это очень важный в развитии любого бизнеса момент, потому что именно от него зависит атмосфера в офисе, а значит и производительность.

1.1 Условия и особенности труда работников делопроизводственных служб

Условия труда работников службы делопроизводства — это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда.

Трудовые факторы — регламентация режима работы: чередование периодов труда и отдыха на протяжении рабочего дня. При разработке внутреннего трудового распорядка необходимо учитывать уплотненность рабочего дня, характер труда, нервно-эмоциональное напряжение, санитарно-гигиеническую обстановку. Исходя из этого надо устанавливать начало и конец рабочего дня, перерыв на обед, дополнительные перерывы. Режим труда и отдыха должен строиться с учетом физиологических закономерностей приспосабливаемости организма человека к условиям трудовой деятельности, особенностям конкретного производственного процесса и условий труда.

Работоспособность человека в течение дня не остается одинаковой. С утра необходим какой-то период врабатываемости, который переходит в период максимальной устойчивой работоспособности. Через три часа наступает спад, утомление. После обеденного перерыва опять необходим период врабатываемости, а ближе к концу рабочего дня появляется более глубокое утомление, чем перед обедом. Для большинства работников службы делопроизводства характерны ограничение двигательной деятельности, работа в сидячем положении. Часть персонала испытывает физические перегрузки (работники экспедиций, архива), на работников машинописных бюро влияют повышенный уровень шума, в копировальных службах — пыль, химические вещества, на тех, кто работает за компьютером — электромагнитное излучение. Поэтому для каждой отдельной категории необходимо предусматривать свой собственный режим работы, но с учетом выполнения общей задачи функционирования службы.

К санитарно-гигиеническим факторам относят световой режим, который включает освещенность помещения и освещенность рабочего места. Создание оптимальных акустических условий, т. е. устранение излишних шумов, предусматривает технические мероприятия (звукоизоляцию средств механизации), а также организационные мероприятия (перепланировку помещений с целью отделить рабочие комнаты от приемных помещений, исключить разговоры в служебных помещениях, ограничить селекторную связь). На производительность труда воздействует оформление интерьера. Благоприятным фактором является озеленение помещений, так как растения не только улучшают состав воздуха, но и выполняют декоративную функцию. Температурный режим, влажность воздуха, его состав — также важнейшие факторы, влияющие на работоспособность человека.

Значительное влияние на работоспособность человека оказывает оборудование рабочих мест. Оно включает мебель и оргтехнику. Конкретный набор мебели выбирается с учетом: выполнения возложенных на работника функций и возможности помещения (его размеров, площади и конфигурации). В оборудование рабочих мест входит и снабжение рабочих мест основными и вспомогательными материалами, канцелярскими принадлежностями, а также организация ремонта и наладки оборудования, его сервисного обслуживания.

Размещение службы делопроизводства в здании, которое занимает организация, должно отвечать нескольким условиям. Рабочие комнаты и кабинеты основного назначения должны располагаться на одинаковом расстоянии от других структурных подразделений, так как в эту службу ходят все сотрудники организации. Вспомогательные службы (экспедиция, копировальное бюро, архив, складские помещения) можно располагать в цокольных этажах здания, в подвалах. Планировка помещений должна позволять рационально разместить мебель и оборудование и сократить затраты времени на перемещение сотрудников, создать условия для уменьшения напряженности и утомляемости.

1.2 Рабочее место секретаря-машинистки

Рациональная организация труда секретаря начинается с организации рабочего места.

Рабочее место секретаря располагается в приемной, которая обычно примыкает к кабинету руководителя. Его следует разместить таким образом, чтобы секретарь мог видеть всех входящих в приемную. Площадь делится на рабочую зону и зону для посетителей.

При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

1) подходы к мебели и оборудованию;

2) расстановку и эксплуатацию мебели и оборудования;

3) в отдельных случаях потребность в особых условиях;

4) возможность установки дополнительного оборудования.

В комплект средств оргтехники рабочего места секретаря входят:

1) стол однотумбовый;

2) приставка с тумбой под компьютер, компьютер;

3) стул подъемно-поворотный;

4) вспомогательный стол.

Совет. Рабочее место секретаря должно иметь необходимую площадь для оргтехники и такое месторасположение, чтобы секретарь мог видеть всех посетителей, а посетители при входе в офис сразу же видели секретаря.

Организация рабочего места секретаря руководителя формируется исходя из анализа содержания его деятельности, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлена на проектирование оптимальной организации рабочего места.

Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря:

1) средства малой оргтехники (письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т. п.);

2) средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер, в запасе — портативная пишущая машинка);

3) средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);

4) средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф);

5) средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем);

6) копировальные средства и аппараты;

7) шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации;

8) офисная мебель и оборудование.

Средства малой оргтехники необходимы при любом уровне автоматизации работы секретаря. Так, ручки и карандаши у секретаря должны быть в рабочем состоянии, бумага с запасом, так как у посетителей, членов совещаний их может не оказаться в нужный момент, а техническое обеспечение переговоров и совещаний — его должностная обязанность.

В средствах составления и изготовления текстовых документов все чаще на первое место выходит компьютер, даже при очень небольшом документообороте. Созданные с его помощью документы имеют эстетически более приемлемый вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, что не может не сказаться на отношении к документу и помогает создать благоприятное впечатление об авторе документа.

Диктофоны незаменимы в случае, когда необходимо бесшумное и точное отображение звуковой информации.

Сканер — удобное средство для ввода в компьютер большого количества текстовой и графической информации, а также документов в систему автоматизированного документооборота.

Средства связи могут быть объединены в аппаратном представлении, например телефон — факс — модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи. Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров.

Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам.

Можно для этих целей использовать программный продукт типа Lotus Organizer, установленный на персональном компьютере. Lotus Organizer называют личной информационной системой, предназначенной для эффективной организации рабочего времени. В ее состав, помимо календаря, входят телефонный справочник, адресная книга, блокнот и т. д. Но даже при наличии Lotus Organizer для дублирования информации необходимо иметь обычный ежедневник или периодически производить распечатку каких-то данных из компьютера.

Документы, поступающие в архив отдела, хранятся в шкафу в папках-регистраторах, скоросшивателях, справочно-информационные пособия — в специальных шкафах.

Зона для посетителей комплектуется стульями, журнальным столиком и цветочницей. В том случае, если в здании нет гардероба, в приемной следует поставить шкаф для верхней одежды. Мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем. Не рекомендуется ставить в приемной мягкую мебель, так как при правильной организации труда длительное присутствие посетителей не предполагается.

Иногда секретарю нужно приготовить чай или кофе для руководителя и посетителей. Для этого неплохо предусмотреть небольшую «мини-кухню». Безусловно, визуально она должна быть изолирована от мест для посетителей. Категорически не рекомендуется превращать в буфетную рабочее место секретаря.

Рабочее место секретаря структурного подразделения должно быть оснащено техникой коллективного пользования (принтерами, телефаксом, копировальным аппаратом и др.) для более продуктивного ее использования. Своевременная замена сменных печатающих картриджей, организация ремонта должны быть в ведении этого сотрудника. Наличие секретаря подразделения делает возможным использование телефонного коммутатора с одной линией выхода вне организации.

Рабочее место секретаря подразделения должно быть оснащено ручными, механическими или электронными системами (такими как картотечные ящики, персональный компьютер) для фиксации и контроля над документами, полученными сотрудниками подразделения и находящимися у них на исполнении. Не лишней может оказаться и компактная пишущая машинка (электрическая или механическая) для машинописного заполнения бланков с точным и мелким графлением при отказе компьютерной техники, например из-за вирусной атаки, или особой секретности подготавливаемого документа.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимум удобств при выполнении обязанностей и не противоречить требованиям экономии площади помещения.

Рабочее место секретаря должно отвечать всем требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты сил и времени на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь, — исключительный порядок и чистота как на рабочем месте, так и в помещении приемной.

Задача секретаря — сделать все необходимое, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на видные места. Если есть необходимость украсить стену, то для этой цели лучше использовать картину или эстамп, дополняющие интерьер. Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей, календаря и т. п.

Совет. Как на столешнице рабочего места секретаря, так и в ящиках стола всегда необходимо поддерживать порядок и чистоту. Информация, документы, хранящиеся в ящиках стола, должны быть систематизированы, легко обозримы, доступны для работы.

Секретарь должен осуществлять постоянный контроль над сохранностью мебели, технических средств, их санитарным состоянием.

Подведем итоги: секретарю необходимо сделать все необходимое, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно, а самого секретаря в течение напряженного рабочего дня ничего не должно раздражать. Каждый работник должен чувствовать себя уютно на рабочем месте.

1.3 Возможность использования персонального компьютера в секретарском деле

Компьютер стал незаменимым в практике секретаря, заменив собой печатную машинку, и по праву занимает место «номер один» на его рабочем столе. Компьютер помогает выполнять широкий круг задач:

1) составление и редактирование документов;

2) регистрация и контроль исполнения документов;

3) хранение и поиск документов, другой полезной информации;

4) прием и передача документов по каналам связи;

5) архивное хранение документов;

6) организация своего рабочего времени и времени руководителя и др.

Современные компьютеры отличаются по архитектуре и производительности.

Компьютер составляет: системный блок, дисплей и клавиатура.

Системный блок. Представляет собой основное устройство, внутри которого установлены наиболее важные компоненты. Устройства, находящиеся внутри системного блока, называют внутренними, а устройства, подключаемые к нему снаружи, называют внешними. Дополнительные устройства, предназначенные для ввода, вывода и длительного хранения данных, называют также периферийными.

По внешнему виду системные блоки различаются формой корпуса. Корпуса персональных компьютеров выпускают в горизонтальном (desktop) и вертикальном (tower) исполнении. Корпуса, имеющие вертикальное исполнение, различают по габаритам: полноразмерный (big tower), среднеразмерный (midi tower) и малоразмерный (mini tower). Среди корпусов, имеющих горизонтальное исполнение, выделяют плоские и особо плоские (slim).

Кроме формы, для корпуса важен параметр, называемый форм-фактором. От него зависят требования к размещаемым устройствам. В настоящее время в основном используются корпуса двух форм-факторов: АТ и АТХ.

Корпус, как правило, поставляется вместе с блоком питания и, таким образом, мощность блока питания также является одним из параметров корпуса. Для массовых моделей достаточной является мощность блока питания 200 — 300 Вт.

Внутри системного блока размещаются следующие устройства:

1) материнская плата;

2) оперативное запоминающее устройство;

3) процессор;

4) блок питания;

5) дополнительные устройства, подключаемые к специальным разъемам (слотам).

Периферийные устройства персонального компьютера подключаются к специальным разъемам на корпусе материнской плате я предназначены для выполнения вспомогательных операций.

По назначению периферийные устройства можно подразделить на:

1) устройства ввода данных;

2) устройства вывода данных;

3) устройства хранения данных;

4) устройства обмена данными.

Клавиатура — клавишное устройство управления персональным компьютером. Служит для ввода алфавитно-цифровых (знаковых) данных, а также команд управления. Комбинация монитора и клавиатуры обеспечивает простейший интерфейс пользователя.

Клавиатура относится к стандартным средствам персонального компьютера. Ее основные функции нуждаются в поддержке специальными системными программами (драйверами). Необходимое программное обеспечение для начала работы с компьютером уже имеется в микросхеме ПЗУ в составе базовой системы ввода-вывода, и потому компьютер реагирует на нажатия клавиш сразу после включения.

Стандартная клавиатура имеет более 100 клавиш, функционально распределенных по нескольким группам.

Группа алфавитно-цифровых клавиш предназначена для ввода знаковой информации и команд, набираемых по буквам. Каждая клавиша может работать в нескольких режимах (регистрах) и, соответственно, может использоваться для ввода нескольких символов. Переключение между нижним регистром (для ввода строчных символов) и верхним регистром (для ввода прописных символов) выполняют удержанием клавиши SHIFT (нефиксированное переключение). При необходимости жестко переключить регистр используют клавишу САРS LОСК (фиксированное переключение). Если клавиатура используется для ввода данных, строку заканчивают нажатием клавиши ЕNТER. При этом автоматически начинается ввод текста с новой строки. Если клавиатуру используют для ввода команд, клавишей ЕNТЕR завершают ввод команды и начинают ее исполнение.

Для разных языков существуют различные схемы закрепления символов национальных алфавитов за конкретными алфавитно-цифровыми клавишами. Такие схемы называются раскладками клавиатуры. Переключения между различными раскладками выполняются программным образом — это одна из функций операционной системы. Соответственно, способ переключения зависит от того, в какой операционной системе работает компьютер. Например, в системе Windows для этой цели могут использоваться следующие комбинации: левая клавиша АLТ+SHIFТ или СТRL+SHIFT.

При работе с другой операционной системой способ переключения можно установить по справочной системе той программы, которая выполняет переключение.

Общепринятые раскладки клавиатуры имеют свои корни в раскладках клавиатур пишущих машинок. Для персональных компьютеров клона IBM РС типовыми считают раскладки QWERTY (английская) и ЙЦУКЕНГ (русская). Раскладки принято именовать по символам, закрепленным за первыми клавишами верхней строки алфавитной группы.

Группа функциональных клавиш включает двенадцать клавиш (от F1 до F12), размещенных в верхней части клавиатуры. Функции, закрепленные за данными клавишами, зависят от конкретной программы.

На клавиатуре также расположены другие группы клавиш: управления курсором, служебные и т. д. Общий вид клавиатуры удобно проиллюстрировать с помощью программы «Экранная клавиатура», входящую в стандартный набор Windows и использованный для эмулирования функций клавиатуры с помощью мыши.

Клавиатуры персональных компьютеров обладают свойством повтора знаков, которое используется для автоматизации процесса ввода. Оно состоит в том, что при длительном удержании клавиши начинается автоматический ввод связанного с ней кода. При этом настраиваемыми параметрами являются:

1) интервал времени после нажатия, по истечении которого начнется автоматический повтор кода;

2) темп повтора (количество знаков в секунду).

Средства настройки клавиатуры относятся к системным и обычно входят в состав операционной системы. Кроме параметров режима повтора настройке подлежат также используемые раскладки и органы управления, используемые для переключения раскладок.

Клавиатура является основным устройством ввода данных. Специальные клавиатуры предназначены для повышения эффективности процесса ввода данных. Это достигается путем изменения формы клавиатуры, раскладки ее клавиш или метода подключения к системному блоку.

Клавиатуры, имеющие специальную форму, рассчитанную с учетом требований эргономики, называют эргономичными клавиатурами.

Мышь — это устройство управления манипуляторного типа. Представляет собой плоскую коробочку с двумя-тремя кнопками. Перемещение мыши по плоской поверхности синхронизировано с перемещением графического объекта (указателя мыши) на экране монитора.

В отличие от рассмотренной ранее клавиатуры, мышь не является стандартным органом управления, и персональный компьютер не имеет для нее выделенного порта. Для мыши нет и постоянного выделенного прерывания, а базовые средства ввода и вывода компьютера, размещенные в постоянном запоминающем устройстве (ПЗУ), не содержат программных средств для обработки прерываний мыши.

В связи с этим в первый момент после включения компьютера мышь не работает. Она нуждается в поддержке специальной системной программы — драйвера мыши. Драйвер устанавливается либо при первом подключении мыши, либо при установке операционной системы компьютера.

Компьютером управляют перемещением мыши по плоскости и кратковременными нажатиями (щелчками) правой и левой кнопок. В отличие от клавиатуры мышь не может напрямую использоваться для ввода знаковой информации — ее принцип управления является событийным. Перемещения мыши и щелчки ее кнопок являются событиями с точки зрения ее программы-драйвера. Анализируя эти события, драйвер устанавливает, когда произошло событие, и в каком месте экрана в этот момент находился указатель. Эти данные передаются в прикладную программу, с которой работает пользователь в данный момент. По ним программа может определить команду, которую имел в виду пользователь, и приступить к исполнению.

Комбинация монитора и мыши обеспечивает наиболее современный тип интерфейса пользователя, который называется графическим. Пользователь наблюдает на экране графические объекты и элементы управления. С помощью мыши он изменяет свойства объектов и приводит в действие элементы управления компьютерной системой, а с помощью монитора получает от нее отклик в графическом виде.

Стандартная мышь имеет только две кнопки, хотя существуют нестандартные мыши с тремя кнопками или с двумя кнопками и одним вращающимся регулятором. Функции нестандартных органов управления определяются тем программным обеспечением, которое поставляется вместе с устройством.

К числу регулируемых параметров мыши относятся: чувствительность (выражает величину перемещения указателя на экране при заданном линейном перемещении мыши), функции левой и правой кнопок, а также чувствительность к двойному нажатию (максимальный интервал времени, при котором два щелчка кнопкой мыши расцениваются как один двойной щелчок). Программные средства, предназначенные для этих регулировок, обычно входят в системное программное обеспечение.

Монитор — это устройство визуального представления данных, не единственно возможное, но главное устройство вывода. Его основными потребительскими параметрами являются: размер и шаг маски экрана, максимальная частота регенерации изображения, класс защиты.

Размер монитора измеряется между противоположными углами электронно-лучевой трубки по диагонали. Единица измерения — дюймы. Стандартные размеры: 14″; 15″; 17″; 19″; 20″; 21″. В настоящее время наиболее универсальными являются мониторы размером 15 и 17 дюймов, а для операций с графикой желательны мониторы размером 19 — 21 дюймов и более.

Изображение на экране монитора получается в результате облучения люминофорного покрытия остронаправленным пучком электронов, разогнанных в вакуумной колбе. Для получения цветного изображения люминофорное покрытие имеет точки или полоски трех типов, светящиеся красным, зеленым и синим цветом. Чтобы на экране все три луча сходились строго в одну точку, и изображение было четким, перед люминофором ставят маску — панель с регулярно расположенными отверстиями или щелями. Часть мониторов оснащена маской из вертикальных проволочек, что усиливает яркость и насыщенность изображения. Чем меньше шаг между отверстиями или щелями (шаг маски), тем четче и точнее полученное изображение. Шаг маски измеряют в миллиметрах. В настоящее время наиболее распространены мониторы с шагом маски 0,25 — 0,27 мм. Устаревшие мониторы могут иметь шаг до 0,43 мм, что негативно сказывается на органах зрения при работе компьютером. Модели повышенной стоимости могут иметь значение шага маски менее 0,25 мм.

Частота регенерации (обновления) изображения показывает, сколько раз в секунду монитор может полностью сменить изображение (поэтому ее называют частотой кадров). Этот параметр зависит не только от монитора, но и от свойств и настроек видеоадаптера, хотя предельные возможности определяет все-таки монитор.

Частоту регенерации изображения намеряют в герцах (Гц). Чем она выше, тем четче и устойчивее изображение, тем меньше утомление глаз, тем больше времени можно работать с компьютером непрерывно. При частоте регенерации порядка 60 Гц мерцание изображения заметно невооруженным глазом. Сегодня такое значение считается недопустимым. Минимальным считают значение 75 Гц, нормативным 85 Гц и комфортным — 100 Гц и более.

Класс защиты монитора определяется стандартом, которому он соответствует с точки зрения требований техники безопасности. В настоящее время общепризнанными считаются следующие международные стандарты: МРВ.-П, ТСО-92, ТСО-95, ТСО-99 (приведены в хронологическом порядке). Стандарт МРК-11 ограничил уровни электромагнитного излучения пределами, безопасными для человека. В последующих стандартах эти нормы были ужесточены.

Плоские мониторы обладают рядом специфических параметров и возможностей, отсутствующих у традиционных. Так, например, в некоторых типах таких мониторов возможен поворот экрана на 90° с автоматической сменой ориентации изображения. В жидкокристаллических мониторах большое значение имеет такой параметр, как угол обзора (в мониторах на электронно-лучевых трубках последний составляет практически 80°). С другой стороны, частота смены кадров к строк не так критична и уже значение 50 Гц считают комфортным.

Применяются и другие технологии, например, плазменные мониторы по своим характеристикам не уступают жидкокристаллическим и их используют при больших размерах экрана.

делопроизводственный секретарь доклад протокол

2. Документирование деятельности коллегиальных органов

Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению коллегиальных собраний. Документы, применяемые при подготовке к проведению коллегиальных собраний. Повестки. Правила составления и регистрации повесток. Правила ознакомления с повесткой. Телефонограммы. Правила передачи телефонограмм. Правила регистрации и хранения телефонограмм. Регистрационные листы. Структура доклада и отчета (на совещании, заседании, конференции и т. д.). Правила написания служебных документов. Протокол. Требования к составлению и оформлению протоколов. Краткий протокол. Полный протокол. Приложения к протоколу. Выписка из протокола. Порядок принятия постановлений коллегиальным органом. Правила регистрации и хранения протоколов. Порядок ознакомления с решением коллегиального орган.

2.1 Структура доклада и отчета

Большое значение при проведении совещания придается подготовке основного доклада (отчета). Какой же может быть структура доклада? Прежде чем писать доклад, надо пройти «стадию планирования», т. е. определить его содержание и приемлемую форму. Трудно давать рекомендации относительно содержания доклада, но в отношении формы — другое дело. На выбор формы, или структуры, влияют два фактора: цели документа и правила его оформления. Рассмотрим эти факторы.

Структура и цель. Составление служебных документов может преследовать две цели: первая — информирование, вторая — информирование и убеждение. Когда назначение документа — информирование, материалы располагаются в простом порядке, позволяющем доводить информацию ясно и четко, с минимальной вероятностью того, что читающий что-то перепутает. Беспорядочное перечисление фактов может привести к ошибке, поэтому очень важно, чтобы факты излагались в логической последовательности. Это может быть:

— хронологическая последовательность событий;

— географическая последовательность (разобраться с районом А, прежде чем переходить к району В);

— степень важности (более важные факты упоминаются перед менее важными, или наоборот).

Если наша цель — убеждение, важно выбрать такой порядок, который, естественно, приведет читающего к выводам и рекомендациям, которые вы защищаете. В документах это обычно достигается при посредстве логики и рассуждений. Некоторые очень опытные руководители используют психологические приемы, рассчитанные на то, чтобы направить мысли читающего в определенное русло или заставить его поверить в то, что все выводы и рекомендации — его собственные, но техника таких приемов в нашем курсе не рассматривается. Главные же приемы — логика и рассуждение, и многие из работников управления, которым приходится писать различные документы, строят их так, чтобы это способствовало возникновению логичных выводов.

Можно принять следующие логические построения: постановка проблемы — анализ проблемы — возможные решения — рекомендованное решение или предположение (если сделаем так-то и так-то, то…) — очевидность (то, что доказывает предположение) — вывод — рекомендуемые действия или план действий — необходимость действий — возможные проблемы — ожидаемые выгоды — выводы — рекомендации.

Эти логические цепочки могут показаться простыми, и потому-то они так привлекательны. Опираясь на них, можно предложить несколько простых конструкций, соответствующих различным целям:

— для доклада — описание событий в логической или хронологической последовательности; заключения (если требуются); рекомендации (если требуются);

— для текущего отчета — констатация достижений к определенному времени; описание работы, которую осталось сделать; указание на проблемы, стоящие на пути завершения задания; определение путей решения проблем; рекомендации.

Если в докладе намереваются не просто привести аргументы, но сделать это способом, заставляющим прийти к определенным выводам и рекомендациям, существует правило: начать с более слабых аргументов и постепенно переходить к более сильным. Это может значить, что, например, если обсуждается некая программа действий, а автор доклада хочет противостоять ей, в докладе сначала должны быть рассмотрены аргументы в защиту данной программы, а затем противопоставлены им более сильные аргументы против. Такая последовательность, естественно, приведет к выводу, что одобрять программу действий не нужно. Аналогично, если на обсуждение было представлено несколько вариантов программы действий, доклад следует начинать с наименее желательных, которые отвергаются при помощи более веских аргументов против этих вариантов. Затем надо систематически рассмотреть оставшиеся варианты, отвергая их подобным же образом один за другим. Наконец, очередь доходит до самого желательного варианта, остающегося как бы одним-единственным, который логически должен быть принят.

Составление доклада и отчета — это мастерство, требующее большого практического навыка и способности критически анализировать очередной проект. При написании сложного документа часто требуется много черновиков. Не существует легких путей к успеху, но (и это касается написания любого текста) критическое изучение хорошо написанных документов в свете сделанных в настоящем пособии замечаний может оказаться полезным. Это, конечно, не заменяет постоянной практики, но все-таки данное пособие позволит укрепить профессиональные навыки и в этой сфере.

Структура и образец. Итак, наибольшее влияние на структуру документа оказывает то, для какой цели он предназначен. Вторым определяющим фактором являются, как уже говорилось, правила оформления, которые зафиксированы в образцах. Образцы отражают общую структуру и способы представления документа. В докладе необходимы следующие элементы:

— вступление — указание на сущность содержания документа, хотя бы в одном предложении;

— определение цели, т. е. отражение того самого существенного в документе, что объясняет его назначение;

— основная часть — изложение основных фактов;

— выводы (заключения), если они требуются, т. е. если цель документа — не только информирование, но и убеждение;

— рекомендации, если они требуются, т. е. если защищается некий план действий;

— резюме — краткое изложение сути документа, если он длинный или сложный (может быть помещено и в начале, и в конце).

Рассмотрим последовательно все элементы.

Вступление и определение цели. Назначение вступления — представить документ наиболее понятно и доступно.

Основная часть. Эта часть менее всего подчиняется образцу. В ней автору предоставляется полная свобода обращения с материалом для достижения своих целей. Некоторые указания, касающиеся того, как лучше сгруппировать материал, даны выше.

Выводы. Назначение этого элемента — свести воедино выводы, которые должны вытекать из основной части документа. Новые факты или аргументы здесь не приводятся. Все выводы представляют в виде простого списка четких положений. Рекомендации. Рекомендации — это предложения относительно действий, которые, возможно, потребуются в результате сделанных выводов. Они должны, конечно, вытекать из этих выводов.

2.2 Протокол производственного совещания

Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой — протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов.

Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.

Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, при регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др.). Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т. д.).

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), место для проставления даты, индекса документа, место составления протокола, место для заголовка к тексту. Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок к тексту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа. Например: Протокол — заседания коллегии; - собрания трудового коллектива; - совещания начальников структурных подразделений.

Текст протокола включает вводную и основную части.

В вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания (в краткой форме протокола эти сведения опускают). С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые передаются секретарю, собрания и становятся одним из приложений к протоколу.

В вводную часть протокола включается повестка дня. В ней перечислены обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих (докладчиков) и закреплена последовательность их обсуждения. Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании.

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», которые печатаются с абзаца, для того чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа.

Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают председатель и секретарь.

Пример:

Торгово-промышленная палата РФ Управление информации ПРОТОКОЛ

12. 03. 2011 № 10

Челябинск Совещание редакции информационного обеспечения выставок Председатель — Ю. В. Потапов Секретарь — Е. В. Гисс Присутствовали: С. И. Казанцев, В. С. Бухарин, И. В. Бородовских, В. В. Ягодкин, Е. Е. Запорожец, А. С. Степанов, М. В. Драгоненко, Ю. С. Сединкина, М. В. Шашкин Повестка дня:

1. Об итогах работы редакции по информационно-популяризаторской деятельности на российских выставках за рубежом в 2010 г.

Доклад ответственного редактора Ю. В. Потапова.

2. Об участии редакции в подготовке информационно-справочных компьютерных программ для оснащения российских выставок за рубежом.

Доклад старшего редактора В. С. Бухарина.

1. СЛУШАЛИ:

Потапов Ю.В. — работа редакции на российских выставках за рубежом проводилась в соответствии с утвержденным планом. Характерная особенность выставок 2010 г. — повышенный интерес посетителей и особенно представителей деловых кругов к состоянию экономики России. Особой популярностью пользовались литература по правовым вопросам, экономические обзоры, статистические материалы. В организации работы различных выставок отмечались одни и те же недостатки — плохая или запаздывающая реклама, несвоевременное поступление литературы, некачественный видеоматериал.

ВЫСТУПИЛИ:

Шашкин М.В. — предложил изменить план обеспечения литературой и организовать ее доставку по графику, предусмотренному при проведении крупных национальных выставок.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Вынести вопрос о подготовке и финансировании новых видеоматериалов для демонстрации на зарубежных экспозициях на президиум Торгово-промышленной палаты РФ.

1.2. Утвердить отчет об итогах информационно-пропагандистской работы редакции на российский выставках за рубежом в 2010 г.

(Отчет прилагается).

2. СЛУШАЛИ:

Бухарин В.С. — редакция работает над созданием новых компьютерных программ совместно с фирмой «Алгоритм» на основе договора. В настоящее время фирма занята обработкой программ и к концу 2010 г. они должны быть переданы в редакцию. Программы рассчитаны на автоматизированный поиск информации по правовым актам, они охватывают вопросы действующей законодательной и нормативной базы по созданию и функционированию частных предприятий в России, а также вопросы инвестиций.

ВЫСТУПИЛИ:

Потапов Ю.В. — необходимо ускорить сроки разработки программ.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1. Сообщение Бухарина В. С. принять к сведению.

2.2. Редакции приступить к разработке следующих программ для использования в работе выставок.

Председатель ___________ Ю. В. Потапов Секретарь ___________ Е.В. Гисс

Заключение

Таким образом, в заключение, подводя итог всему вышесказанному, необходимо сделать ряд следующих выводов.

Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решения, не обходится без ее документирования, процесса создания, оформления исполнения и хранения исполненных документов.

В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, их структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением для уничтожения.

Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями.

Постановления и решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах. Документирование деятельности коллегиальных органов начинается с составления плана работы на основе предложений членов соответствующего органа (коллегии, совета, правления, бюро).

План предусматривает календарные сроки проведения заседаний, вопросы, подлежащие рассмотрению, фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план работы коллегиального органа рассылается его членам, заинтересованным организациям и лицам.

Протокол — это документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решения коллегиальным органом управления.

1. Андреев С. В. Кадровое делопроизводство: Практ. пособие.-2-е изд., перераб. и доп. — М.: Альфа — Пресс, 2003 — 352 с.

2. Андреева В.B. Кадровое делопроизводство. Ответственность и санкции за несоблюдение: [Интервью] // Управление персоналом. — 2000. — № 4. — 24−26 с.

3. Андреева В. И. Делопроизводство: Практ. пособие.-7-е изд., перераб. и доп. — М.: Интел — Синтез, 2000 — 188 с.

4. Андреянова В. В. Как организовать делопроизводство на предприятии — М.: Инфра — М, 1998 — 96 с.

5. Баласанян В. Э. Автоматизация документальной деятельности предприятия связана с высшими функциями управления //Управление персоналом. — 2001. — № 6. — 10−13 с.

6. Басаков М. И. Документы по персоналу предприятия: Кадровая политика, работа кадровой службы, управленческая и кадровая документация, формы, примеры. — Ростов-на-Дону: МарТ, 2001. — 272 с.

7. Дегтярев В. А. Юридическая сила организационно-распорядительных документов предприятия // Главбух. — 1999. — № 24. — 50−55 с.

8. Делопроизводство в кадровой службе / Сост. А. В. Верховцев. — 3-е изд. — М.: Инфра — М, 2001. — 192 с.

9. Делопроизводство в кадровой службе / Сост. А. В. Верховцев. — 4-е изд. — М.: Инфра — М, 2001. — 223 с.

10. Делопроизводство. Более 120 документов: Образцы, документы; Организация и технология работы/ В. В. Галахов, И. К. Корнеев, Г. Н. Ксандопуло и др. — М.: Проспект, 2003. — 448 с.

11. Делопроизводство: Оформление док. Право доступа. Сроки хранения // Закон. — 2000. — № 12. — 144 с.

12. Демин Ю. М. Деловая переписка. — М.: Бератор — Пресс, 2003. — 352 с.

13. Ефимова О. Internet-технологии в делопроизводстве // Управление персоналом. — 2000. — № 2 — 41−45 с.

14. Калачева С. А. Приказы по предприятию. — М.: Приор, 2002. — 80 с.

15. Кирсанова М. В. Деловая переписка: Учеб. Пособие / М. В. Кирсанова, Н. Н. Анодина, Ю. М. Аксенов.-2-е изд. — М.: Инфра — М, 2003. — 102 с.

16. Кирсанова М. В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие для вузов / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов.-5-е изд., испр. и доп. — М.: Инфра — М, 2002. — 320 с.

17. Кирсанова М. В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: Учеб. Пособие / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов.-4-е изд., испр. и доп. — М.: Инфра-М, 2002, 2001. — 296 с.

18. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. 2-е изд. — М.: Инфра — М, 2002, 2001. — 272 с.

19. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие.3-е изд. — М.: Инфра — М, 2002. — 304 с.

20. Кузнецов С. Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Управление персоналом. — 2000. — № 8. — 79−82 с.

21. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). — 4-е изд., испр. и доп.- М.: Управление персоналом, 2003; 408с.

22. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). — М.: Интел — Синтез, 1999. — 320 с.

23. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).-2-е изд., испр. — М.: Интел — Синтез, 2000. — 328 с.

24. Куперштейн В. MS Office и Project в управлении и делопроизводстве. — 2-е изд., перераб. и доп. — СПб.: Питер, 2001. — 400 с.

25. Ларин М. В. Оформление служебных документов: Рекомендации от разработчиков ГОСТ Р6.30−2003 / М. В. Ларин, А. Н. Сокова. — М.: МЦФЭР, 2003. — 112 с.

26. Макарова Н. В. Компьютерное делопроизводство: Учеб. пособие для вузов / Н. В. Макарова, Г. С. Николайчук, Ю. Ф. Титова. — СПб.: Питер, 2002. -416 с.

27. Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении: Приказ М-ва образования РФ, 24 июля 2000 г. № 2286 // Бюллетень М-ва образования РФ .- 2000. — № 9. — 31−61 с.; № 10. 36−56 с. — То же // Официальные документы в образовании. — 2001. — № 7. — 48−96 с.

28. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: Постановл. Гос.ком. РФ по статистике 6 апр. 2001 г. № 26 // Ваш партнер-консультант. — 2001. — № 21. — 7−10 23- 25 с. — То же // Официальные документы в образовании. — 2001. — № 28. — 16−79 с.