Документооборот на предприятии

Вариант 9

1. Перечислите требования к тексту документа

2. Организация документооборота на предприятии. Составьте справку о наличии на складе вашей фирмы лакокрасочных материалов

3. Составьте письмо-ответ, в котором изложено сообщение о возвращении технического проекта на АСУ «Кадры» в связи с тем, что проект имеет существенные недостатки, требующие переработки. Кроме того, адресату предлагают направить к ним специалиста для обсуждения возникших вопросов и просят сообщить заранее время командирования специалиста

4. Составьте письмо-рекламацию и ответ на него по следующим условиям: прибывшая партия лесоматериалов не соответствует по своему качеству и спецификациям, на основании которых был заключен контракт.

Покупатель требует скидки со стоимости поставленного товара.

Продавец частично удовлетворяет претензию покупателю.

Укажите в письмах все недостающие реквизиты

5. Составьте телеграмму-соболезнование Список используемой литературы

1. Перечислите требования к тексту документа Текст — основной и важнейший реквизит документа, ради которого собственно составляется и оформляется весь документ. Правила оформления изложены в ГОСТ Р 6.30−2003. Реквизит 3.20 «Текст документа».

Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ;

на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.).

Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

2. Организации документооборота на предприятии. Составьте справку о наличии на складе вашей фирмы лакокрасочных материалов текст документ письмо рекламация Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяют этапы:

прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация документов;

контроль за исполнением;

информационно-справочная работа;

исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Порядок прохождения документов и операции должны регламентироваться инструкцией по делопроизводству предприятия, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

На предприятиях, где применяется электронный документооборот, службой документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрута позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа на предприятие.

Документы, поступающие на предприятие, в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы ДОУ. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы, адресованные руководству предприятия или организации, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

Тексты документов хранятся в архивном отделе канцелярии до конца текущего года, далее они передаются в архив на долговременное хранение. Передача документов на архивное хранение может осуществляться и более мелкими партиями несколько раз в год.

Организация работы с документами — это обеспечение рациональных условий для работы с документами с момента получения (создания) документа до сдачи его в архив.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними, за который несет персональную ответственность руководитель предприятия (учреждения).

В организации документооборота можно выделить три группы документов: поступающие (входящие), отправляемые (исходящие) и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Инструкция по делопроизводству предприятия разрабатывается для установления порядка составления документов и организации работы с ними на конкретном предприятии.

Справка, это

1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки — для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней — наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4), подпись, оттиск печати (для справки биографического и финансового характера).

Справка о наличии на складе лакокрасочных материалов

3. Составьте письмо-ответ, в котором изложено сообщение о возвращении технического проекта на АСУ «Кадры» в связи с тем, что проект имеет существенные недостатки, требующие переработки. Кроме того, адресату предлагают направить специалиста для обсуждения возникших вопросов и просят сообщить заранее время командирования специалиста Письмо-ответ — служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть как положительным, так и отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении.

Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается.

Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от _______№__…»).

Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с…».

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто и на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

Письмо-ответ оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-ответа являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

4. Составьте письмо-рекламацию и ответ на него по следующим условиям: прибывшая партия лесоматериалов не соответствует по своему качеству и спецификациям, на сновании которых был заключен контракт. Покупатель требует скидки со стоимости поставленного товара. Продавец частично удовлетворяет претензию покупателю. Укажите в письмах все недостающие реквизиты

5. Составьте телеграмму-соболезнование Соболезнование составляется в трагических или печальных жизненных ситуациях (смерть, несчастный случай, стихийное бедствие и др.) в целях выражения участия и поддержки.

Генеральному директору

ООО «Сигма»

Д. В. Ягодину Уважаемый Дмитрий Владимирович!

Для нас было огромным потрясением известие о скоропостижной смерти финансового директора Вашей компании г-жи Крупновой Валерии Яковлевны, которая верно служила интересам компании многие годы.

Преданность своей работе снискала ей уважение и любовь всех, кто ее знал.

Выражаем Вам наши глубокие соболезнования по поводу потери такого талантливого сотрудника.

С уважением, директор ООО «Крокус» Е. В. Беликова Список использованной литературы

1. ГОСТ Р 6.30−2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003.

2. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. / В. В. Галахов, И. К. Корнеев и др.; Под ред. И. К. Корнеева, В. А. Кудряева. — М.: ТК Велби, 2004. — 456 с.

3. Квеско, С. Б. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие / С. Б. Квеско, В. Е. Киреенко. — Томск: изд-во ТПУ, 2005. — 112 с.

4. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т. В. Кузнецова. — М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. — 408 с.

5. Макеева, В. Ф. Приказы по основной деятельности / В. Ф. Макеева // Секретарь-референт. — 2005. — № 5. — С.15.

6. Серикова, Г. Н. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие / Г. Н. Серикова. — Томск: ТПУ, 2005. — 112 с.