Коммуникация как информационный процесс

Множество организацийприменяют новые информационные технологии для совершенствования процесса внутренних коммуникаций. Как пример можно привести практику применения внутриорганизационных вебинаров и создание общих чатов. Современная система персональных телекоммуникационных услуг использует цифровую компьютерную электронику, способную передавать данные, графические изображения и видеоматериалы. Современные телекоммуникационные технологии доступны многим современным организациям: определители номера телефонного абонента, электронная почта, голосовые сообщения, интеллектуальные автоответчики, электронные доски объявлений и т. п. Глава 3. Основные проблемы коммуникативной деятельности.

Эффективная коммуникативная деятельность способствуют повышению эффективностиработы предприятия. Когда организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и в остальныхсферах деятельности. По этой причине неэффективные коммуникации являются одной из главных сфер возникновения проблем в организациях. В зарубежной научной литературе вопросы преодоления проблем коммуникации рассматриваются большинством авторов применительно к западному типу организации и рассчитаны на культуру западных работников. Для более подробного рассмотрения коммуникационных проблем М. Х. Мескон, М.

Альберт и Ф. Хедоури предложили циклическую модель, которая позволяет исследовать различные типы проблем в сфере коммуникаций, опираясь на структуру модели и связи между ее элементами. Исходя из элементного состава модели, можно выделить следующие виды помех: касающиеся коммуникатора или коммуниканта. Здесь выделяются три основных типа коммуникационных проблем: биологические, психологические, социологические; касающиеся сообщения.

Эта группа включает проблемы стилистики сообщения, его языкового словаря и возможности однозначной трактовки; кодирования (декодирования) сообщения и отклика (проблемы поиска идентичности);канала прямой и обратной связи. Все проблемы, существующие в сфере коммуникаций, можно подразделить на: дискомфорт физической среды, в условиях которой воспринимается сообщение (сюда же можно отнести неправильный выбор искусственного освещения, места и времени коммуникации, природные явления); инерция включенности (когда человек занят совсем другими проблемами);антипатия к чужим мыслям, стереотипное мышление, излишняя амбициозность; языковой барьер;

профессиональное неприятие: некомпетентное вторжение коммуникатора в профессиональную сферу коммуниканта; неприятие имиджа коммуникатора. В организации могут возникнуть следующие видыкоммуникационных проблем: проблемы структурных коммуникаций, которые связаны с барьерами, возникающими в процессе передачи информации; проблемы межличностных коммуникаций, которые связаны с поведенческими аспектами деятельности организации. Если данные проблемы заключаются в индивидуальных особенностях людей и контексте передачи сообщения, то следует создать эффективную систему передачи сообщений. Организации, которые имеют сложную многоуровневую структуру, нередко сталкиваются с проблемой передачи информации. Чем больше уровней в структуре компании, тем больше вероятность появления в ней существенных противоречий. Коммуникационные проблемы можно рассматривать с точки зрения информационной дисфункции, рассматривая ее как любое отклонение от заданных организацией параметров скорости передачи информации и степени ее адекватности. Это в свою очередь приводит к тому, что цели компании не будут достигнуты. Главной причиной информационной дисфункции являются информационные помехи, при которых происходит потеря информации или же ее искажение. Информационные помехи делятся на: технические и технологические, которые связаны с неправильным ведением документооборота, неправильной кодировкой информации, недостаточной компетентностью сотрудников, которые заняты сбором и обработкой информации и т. д.; дефекты в системе формальных каналов коммуникации — прерывание линии передачи информации, информационная перегрузка одного из звеньев коммуникаций, отсутствие обратной связи, большое число иерархических уровней организации;

связанные с особенностями функционирования неформальных каналов коммуникации, с социально-психологическими факторами. Проблемы межличностной коммуникации в свою очередь делятся на: 1) различия в восприятии сообщения и его основной идеи (сообщение написано или передано на непонятном для сотрудника языке, содержит много узкоспециализированных терминов, выбрана область деятельности или знания, малоизвестная членам компании, существует некий конфликт между сферами компетенции, избирательного восприятия информации в зависимости от круга интересов, искажения информации, которая вступает в противоречие с ранее полученным опытом);2) семантические барьеры, которые возникают из-за плохо сформулированных сообщений, что приводит к потере информации при передаче получателем; 3) невербальные межличностные преграды (любые формы невербальной коммуникации); 4) неэффективная обратная связь (у получателя нет возможности понять, насколько правильно он истолковывает смысл сообщения); 5) неумение слушать (снижает точность получаемого сообщения).Коммуникационные проблемы, которые связаны с поведенческими аспектами деятельности компании могут привести к: социально-психологической напряженности;

конфликтам;столкновениям интересов;

к «разрыву» деловой коммуникации;

к отказу от сотрудничества. Так как коммуникация встроена во все основные виды управленческой деятельности, ее можно назвать связующим процессом. Система коммуникаций организации является одним из факторов управления процессом организационного развития предприятия и требует комплексного подхода к исследованию и развитию.

Заключение

.

Отсутствие эффективных коммуникаций приводит к тому, что организация становится неуправляемой. Поэтому руководителю компании следует отводить достаточно временя для налаживаниякоммуникативных процессов. Эффективный руководитель понимает суть коммуникационного процесса, обладает развитыми формами письменного и устного общения, а также хорошо владеет электронными средствами коммуникаций. Средствами коммуникаций является все, что позволяет передавать информацию от субъекта управления к объекту и обратно. К ним относятся: совещания, личные беседы, служебные записки, отчеты о проделанной работе, телефонные разговоры, вебинары, электронная почта, Internet и т. д.Для достижения коммерческого успеха организациинеобходима своевременная и достоверная информация без которой невозможно улучшения коммуникационных процессов. Применение компьютерной техники существенно повышает оперативность работы организации, заметно сокращается время доступа к информации. При обмене информацией участники коммуникационного процесса сталкиваются со всевозможными проблемами (как межличностными, так и организационными). Повысить эффективность коммуникативных процессов можно за счет:

создания системы обратной связи;

создания групп руководителей и рядовых работников, которые бы встречались и обсуждали вопросы, представляющие взаимный интерес;

проведенияпериодических опросовсотрудников для получения информации от руководителей и работников; на уровне межличностных коммуникаций предприятию необходимо исключить возникновение таких проблем, как неумение эффективно и оперативно решать рабочие вопросы, некомпетентность руководителей, нежелание и неумение брать на себя ответственность за непродуктивную работу.

Список литературы

История менеджмента: Учебное пособие для студентов вузов. —М.: Академический Проект, 2000. — 352 с. Каймакова М. В. Коммуникации в организации — Ульяновск: УлГТУ, 2008.

Коробко В. И. Теория Управления: учебное пособие для обучающихся — Юнити-Дана, 2010 — 384с. Наумов Александр Иванович МЕНЕДЖМЕНТ.

http://ecsocman.edu.ru — Федеральный портал «Экономика. Социология. Менеджмент».