С точки зрения лексического аспекта должностная инструкция обладает небольшим количеством терминов и профессионализмов, но учитывается и то, что она будет прочитана и является только внутренним документом. Должностная инструкция написана в деловом стиле, где не допускаются жаргонизмы, сленг, научные термины и т. п. Для правильного употребления слов в тексте недостаточно знать их точное значение, необходимо еще учитывать особенности лексической сочетаемости слов, т. е. их способность соединяться друг с другом. Слова в данномтексте документаупотребляются только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. С точки зрения морфологии и синтаксиса должностная инструкция четкая и лаконичная. Все разделы построены в виде коротких предложений, что облегчает восприятие при чтении. Текст излагается логически последовательно, четкими фразами, без сложных придаточных и уточняющих оборотов. Нетупотребления многозначных слов, примечаний и ссылок. Точность выражения мысли, исключающая возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей. Стиль изложения формально-логический. Информация излагается предельно ясно, четко и недвусмысленно. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложенияв должностной инструкции предъявляются особые требования:
соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;
— однозначность используемых слов и терминов;
— нейтральный тон изложения. Что касается должностной инструкции службы документоведа и положения об отделе ДОУ, то они имеют не всегда правильно, точно иполно изложенные и оформленные инструкции. Требуется разработка новых документов.
3.2. Совершенствование работы по контролю исполнения документов.
Контрольисполненияпорученийсовокупностьдействий, обеспечивающихсвоевременноеисполнениедокументов. Современнаяпроблема, нанашвзгляд, заключаетсявслабойправовойинормативнойрегламентацииконтроля, ворганизацииработывслужбеделопроизводства. Нормативно-методическиедокументымежотраслевогодействияразрабатывалисьдляфедеральныхоргановисполнительнойвласти.Онинеявляютсянормативнымидокументамидляфирм, созданныхвкакой-либоорганизационно-правовойформе, кромегосударственногоучреждения.Даитребованиякорганизацииконтроляизложенытамвсамомобщемвиде.Несмотрянаэтотфактфирмамследуеториентироватьсянаэтидокументыдляупорядочениядокументооборота.Федеральныйзаконот27.
07.2006№ 149-ФЗ"Обинформации, информационныхтехнологияхизащитеинформации"ст.11установил:
Вфедеральныхорганахисполнительнойвластидокументированиеинформацииосуществляетсявпорядке, устанавливаемом.
ПравительствомРоссийской.
Федерации.Кчислутребований, установленных.
ПравительствомРФ, относятсяположениярядадокументов, которыезатрагиваютвопросыконтролязасрокамиисполнения.Внаибольшемобъемеэтитребованияизложеныв.
ТиповомрегламентевзаимодействияфедеральныхоргановисполнительнойвластииТиповомрегламентевнутреннейорганизациифедеральныхоргановисполнительнойвласти.Типовойрегламентвнутреннейорганизациифедеральногоорганаисполнительнойвластипредусматриваетобязательноесозданиевегоструктуреспециализированногоструктурногоподразделения, котороеиобеспечиваетконтрользаисполнениемдокументов. Ономожетноситьназвание:
контрольно-инспекторскаягруппа, группаконтроля, инспекцияпоконтролю.Ихназваниянеунифицированы.Наличиеконтрольныхструктурилипоручениеконтрольныхфункцийодномуизработниковслужбы.
ДОУнеосвобождаетруководителейотнепосредственногоконтролязаисполнениемдокументов, заданий, поручений, атакжезаповседневнойдеятельностьюподчиненных. Болеетого, именноотруководителязависитэффективностьконтроля.Серьезнойпроблемойконтроляв.
ПАО"Лукойл"являетсятотфакт, чторуководительставитнаконтрольтольковыборочныедокументы, контрольприменяетсякак"пожарная"мера.Субъектыуправленческойструктурынеоцениваюткакбольшойнедостатоквсвоейработезадержкуисполнениязаданияилинарушениеустановленныхсроковисполнениядокументов.Какправило, увсехестьнато"объективные"причины.Нижемырассмотримметодырешенияданнойпроблемы.Руководительобязанконтролироватьвсенаправлениядеятельности, всевопросывпределахсвоихфункцийиполномочий, нонедоводитьконтрольдомелочнойопекиподчиненных. Руководительконтролирует, какправило, общеесостояниеработы, качествоеевыполнения, сутьрешаемыхуправленческихзадач. Однаковпрактикеуправлениябольшинствокоммерческихорганизацийэтотважнейшийпринципуправлениянезакрепленникакимлокальнымактом, контрольреализуетсяруководителемвтомобъеме, которыйемукажетсянаиболеецелесообразным. Типовыерегламентыособоподчеркиваютрольруководителейвсехуровнейвконтролезаисполнением, практическиустанавливаяэтуфункциюкакоднуизобязательныхдолжностныхобязанностей. Согласнодействующимправиламделопроизводства, контролюподлежатвседокументы, требующиеисполнения. Крометого, поуказаниюруководстваорганизацииилиструктурногоподразделениянаконтрольмогутбытьпоставленылюбыедокументы, отдельныепунктыизних, устныеилиписьменныераспоряженияруководителя. Регламенттакжеустанавливаетсоставдокументов, которыеподлежатобязательномуконтролю. Внормативныхдокументахмежотраслевогодействияпрактическинепредусмотренапроцедураинформированияруководителя, давшегозадание, осрывесрокаисполнения.Формыинформированияруководителеймогутбытьразными.ВПАО"Лукойл"дваразавнеделюисполнителямигенеральномудиректорунаправляютсясправкиоконтроле:
напоминаниеоконтрольныхпорученияхпопонедельникам;
— напоминаниеонеисполненныхконтрольныхпорученияхпопятницам. Приэтомследуетотметить, чтопериодичностьпредставлениятакойинформациивнормативныхдокументахнеопределена. Вданныхсправкахуказываютсясведенияокорреспонденте (авторе), документе, номере, дате, краткомсодержании, резолюции, срокеисполнения, фамилииисполнителя.Всправкиоконтроле.
ПАО"Лукойл"удобнобылобывключитьвтабличнуюформуколонкусколичествомдней, оставшихсядоконцасрокаисполнения. Ранжированиепорученийподатеокончаниясрокаисполнениятожеоченьудобно-этопозволяетисполнителюбыстрееориентироватьсяиболееэффективноуправлятьсобственнымрабочимвременем.ВТиповыхрегламентахопределенпорядокинформированияосрывесрокаисполнения.Структурноеподразделение, обеспечивающееконтрользаисполнением, еженедельнопредставляетруководителюинформациюонаходящихсянаконтроледокументахпоформе, определеннойруководителемфедеральногоорганаисполнительнойвласти. Крометого, должностноелицо, ответственноезаисполнение, втечение2−3днейпослеистечениясрокаобязанопредставитьруководителю, которыйдавалзадание, объяснениеоходеисполненияпоручения, перечислитьисполнителей (должностныхлиц), причинынеисполнениявустановленныйсрокимерыответственности, предлагаемыеилипринятыевотношениивиновныхвнеисполнениипорученияработников.Контроллернедолженвыяснятьправдивостьпредоставленнойисполнителеминформацииоходевыполненияпоручения.Ответственностьзаправдивостьпредоставленияинформациидолжнынестиисполнители.Еслиответственныйисполнительнеуспеваетисполнитьпоручениекустановленномусроку, тоондолжензанесколькоднейдоокончаниясрокаподготовитьдокладнуюзапискунаимяруководителясуказаниемпричинневозможностиисполненияпоручениявовремяипросьбойопродлениисрокаисполнения, указавпланируемыйсрок. Снятиеисполненногодокументасконтролядопускаетсяпослефактическогоисполненияпредусмотренныхрезолюцией (инымобразом).
заданий, поручений, запросови/илидокументированногоподтвержденияихисполненияпосуществусобязательнымсообщениемрезультатовисполнениязаинтересованнымсторонам.Своевременность, полнотаикачествоисполнениядокументапроверяютсявсоответствиисдействующимворганизациипорядком. Решениеоснятиипоручениясконтроляпринимаетсятолькоруководителем, давшимпоручение, аконтрользаисполнениемпорученийпрекращаетсятольконаоснованиидокументированногоподтвержденияисполнения. Данныеоходеирезультатахконтролязаисполнениемдокументовдолжныучитыватьсяипериодическиобобщаться, тоестьанализироваться. Итогомработыявляютсяотчетыобисполнениипоручений, которыепредоставляютруководителям. Периодичностьформированиятакихотчетов, ихколичествоиформукаждогоизнихорганизацияопределяетсамостоятельно. Какправило, данныеотчетысодержатследующиеданные:
общееколичествопоручений, подлежащихисполнениюзаопределенныйпериод;
— количествоисполненныхзаопределенныйпериодпоручений, сгруппированныхпоисполнителямилиструктурнымподразделениям;
— количествонеисполненныхзаопределенныйпериодпорученийилиисполненныхспревышениемсрока, приэтомсведениягруппируютсяпоисполнителямилиструктурнымподразделениям;
— причинызадержекисполненияпоручений. Наосновеполученнойинформациируководительорганизациипринимаетрешения, направленныенасовершенствованиеработыпоисполнениюдокументовиоптимизациисистемыконтролязаисполнениемдокументов.Учетиобобщениерезультатовконтроляисполненияпорученийв.
ПАО"Лукойл"полностьюотсутствует.Для.
ПАО"Лукойл"намипредложенаследующаяформаотчетностипоисполнительскойдисциплине (см. табл.
2).Таблица2Сводныйотчетпоисполнительскойдисциплиневотношениипоручений, выданныхруководителеморганизации.
Датасоставленияотчета02.
10.2016.
Отчетныйпериод.
С01.
09.2016по30.
09.2016.
Общееколичествовыданныхпоручений322-изнихпоставленонаконтроль300-изнихснятосконтроля298Анализируемыепоказатели.
ЗаместительдиректораИ.О.Фамилия.
ДиректоручебногоцентраИ.О.Фамилия.
ЗаместительдиректорапоАХЧИ.О.Фамилия.
Кол-во%Кол-во%Кол-во%Поступившиенаисполненияпоручения103−99−98-Исполненныепоручения103 100%99100%9698%Неисполненныепоручения00.
0%00.
0%22.
0%Поручения, неисполненныевсрок00.
0%00.
0%11.
0%Приростнарушенийпосравнениюспредыдущимотчетнымпериодом (с01.
08.2009по31.
08.2009)—1.
2%-0%-3.
2%Такжеможетбытьиспользованаиинаяформаотчетности.Внейхорошовидныданныекакпоотдельнымисполнителям, поподразделениям, такипоорганизациивцелом, атакжеоченьполезнадетализацияинформацииопоручениях, выполненныхснарушениемсрокаиневыполненных (см. табл.
3,4,5).Таблица3Отчетобисполненииконтрольныхпорученийруководителяорганизации, имеющихсрокисполненияс01.
10.2008по31.
12.2016.
Датасоставленияотчета:
19.10. 2016.
Подразделение/исполнитель.
КонтрольныепорученияВсего.
ИсполненоНаисполнениивсрокспереносомсрокаснарушениемсрокасрокнепоступилсрокперенесенсрокистек.
БухгалтерияИ.О.Фамилия1 312 410 600И.О.Фамилия214 701 420ВСЕГО:
Отделкадров<…>Отделсбыта<…>ИТОГО:
Таблица4Данныеопоручениях, исполненныхснарушениемсрока№п/пРег.№/дата.
Коррес-пондент/ктоподписал.
Краткоесодержа-ние.
Поруче-ние.
Плановаядатаиспол.Исполни-тель.
Причинынеисполнениявсрок1Вх.-326от05.
10.2009ООО"Восток"Опрод-лениидоговоранаобслу-живаниетехники.
Продлитьдоговорнаобслу-живаниетехники09.
10.2009И.О.Фимилия.
Впроектдого-Ворабыливне-сеныправки, ООО"Восток"задержалподписаниеизмененногопроекта<…>Таблица5Данныеонеисполненныхпоручениях, сроккоторыхистек№п/пРег.№/дата.
Коррес-пондент/ктоподписал.
Краткоесодержа-ние.
Поруче-ние.
Плановаядатаиспол.Исполни-тель.
Причинынеисполнениявсрок1Пр-31от07.
10.2009И.О.Фамилия.
Опроведе-нииобученияработевкорпора-тивномпортале.
Провестиобучениепоработевкорпора-тивномпорталедлясотрудников12.
10.2009И.О.Фимилия07.
10.2009троесотрудников, которыедолжныбылипроходитьобучение, заболели.<…>Взаключениехотелосьбыотметить, чтоцельконтролязасрокамиисполнения, которыйведетделопроизводственнаяслужба,-содействиесвоевременномуиправильномуисполнениюдокументовипорученийруководителя, оперативноеобнаружениепервыхпризнаковсрываисполненияилипоручения, получениеинформации, необходимойдляоценкидеятельностиподразделенийиисполнителей, своевременноеинформированиеобэтомруководителя.Тоестьвсозданииусловийдляпринятиясвоевременныхмерпоисполнениюприугрозеегосрыва.Типовыерегламентыявляютсяосновойразработки.
Регламентовфедеральныхоргановисполнительнойвластииихтерриториальныхорганов.Онинемогутрассматриватьсякакнормативныйдокументдлянегосударственныхструктуруправления.Однакодетальнаяразработкапроцедурыконтролязасрокамиисполнениядокументоввполнеможетбытьиспользованаслужбами.
ДОУприрегламентацииделопроизводства.ВЫВОДЫ:
1.Втретьейглаверазработаныметодическиерекомендациииобразцыпроектовположенияослужбе.
ДОУиположенийоботделах, входящихвслужбу.
ДОУ, должностныхинструкцийсотрудниковслужбы.
ДОУ.Нанашвзгляд, внедрениеположенийидолжностныхинструкцийвпрактикупоможетразрешитьбольшинствоизвозникающихворганизацииконфликтныхситуаций. Крометого, ихприменениепозволитболееполноиобоснованнооцениватьрезультатытрудавсегоколлективаподразделенияивкладотдельныхработников, приниматьрешенияоморальномиматериальномстимулированиисотрудников.
2.Врезультатеслабогоконтролязаисполнениямидокументовипорученийнамипредложено:
ставитьнаконтрольвседокументывобществе, требующиеисполнения;
— обязатьконтролеровформироватьотчетыобисполнениидокументовипорученийипредоставлятьихруководству;
— утвердитьпериодформированияотчетовобисполнениидокументовипоручений;
— утвердитьпереченьотчетовобисполнениидокументовипоручений, атакжеихформу. Наосноверезультатованализаотчетовдолжныразрабатыватьсяиприниматьсямерыпоускорениюисполненияпоручений, повышениякачестваисполнительскойдисциплины, совершенствованиюорганизацииконтроляууправлениявцелом.
Заключение
.
ВнастоящеевремяПАО"Лукойл", какимногиедругиероссийскиекомпании, перешлоотвопросов, связанныхисключительносэкономическимкризисом, квопросамразвитиябизнеса, расширенияинфраструктуры, построениясистемыкорпоративногоуправления. Совершенствованиедокументационногообеспеченияуправления-этоодинизнаиболееважныхэлементоввуправленческомпроцессе.Объемыинформациивозрастаютскаждымгодомиихсвоевременнаяобработкавозможнатолькоприрациональнойорганизации.
ДОУиприменениисовременныхсистемэлектронногодокументооборота.Входеанализадокументационногообеспеченияуправленческойдеятельности.
ПАО"Лукойл"былирассмотреныосновныенаправлениядеятельности, организационнаяструктураиаппаратуправлениякомпании, изученызаконодательныеинормативныеакты, регулирующиеегодеятельность, описанаорганизацияработыслужбы, отвечающейзаорганизацию.
ДОУвкомпании, изученыорганизационно-правовыеинормативно-методическиедокументы, регулирующиеегодеятельность, составдокументовкомпании, проанализированаорганизацияработысдокументами. Анализпоказал, чтоделопроизводствоотвечаетсовременнымтребованиямкслужбам.
ДОУповсемнаправленияморганизацииработысдокументами.Вместестем, многиенедостатки, выявленныевходеанализа.
ДОУ, вопределеннойстепениобъясняетсявключениемслужбы, ответственнойзаорганизацию.
ДОУ (группапоработескорреспонденцией).
всекретариат, этообстоятельствоснижаетправовойстатусслужбы. Службадолжнадействоватьнаправахсамостоятельногоструктурногоподразделения, подчиненногонепосредственноруководителюорганизации. Нормативнаябазадокументационногообеспечения, какужеотмечалось, имеетсущественныенедостатки, которыевыражаютсявследующем:
отсутствуютположениеосекретариатеиположениеогруппепоработескорреспонденцией;
— отсутствуютдолжностныеинструкциисотрудниковсекретариата;
— сотрудникисекретариатанеимеютпредставленияосвоихправах, немогутчеткосформулироватьсвоидолжностныеобязанности, задачиподразделения, сотрудникамикоторогоониявляются, всвязисэтимненесутникакуюответственностьперед.
ПАО"Лукойл"заненадлежащееисполнениесвоихобязанностей.
отсутствиевсоставесекретариатаархива, скоторымделопроизводственнаяслужбаподдерживаеттеснуюсвязьвпроцессеработы.
отмечаетсянизкийуровеньорганизацииконтроляисполнениядокументов, следствиемчегоявляютсячастыеслучаисрывасроковисполнениядокументов.Порезультатампроведенногоанализабылисформулированыпредложенияпорационализациидокументационногообеспеченияуправленческойдеятельности.
ПАО"Лукойл"(нормативно-правовоеобеспечениеслужбы.
ДОУисовершенствованиеконтролязаисполнениемдокументовипоручений).Оцениваярезультатыпроведенногоанализа, былиразработаныследующиедокументы:
1.Положениеослужбе.
ДОУ.
2.Должностнаяинструкцияначальникаслужбы.
ДОУ.
3.Положениеоканцелярии.
4.Должностнаяинструкцияделопроизводителя.
5.Должностнаяинструкциядокументоведа.
6.Должностнаяинструкцияинспекторапоконтролю.
7.Должностнаяинструкцияэкспедитора8.Положениеобархиве.
9.Должностнаяинструкцияархивиста.
10.Должностнаяинструкцияархивариуса.
11.Положениеосекретариате12.Должностнаяинструкциясекретаря-референта.Авторомвыполненыследующиеразработки:
методикаразработкиположенийоструктурныхподразделенияхидолжностныхинструкцийвсоответствииспредложеннымирекомендациями;
— обосновананеобходимостьчеткогораспределенияобязанностейнаосноведолжностныхинструкций;
— рекомендациипосовершенствованиюорганизацииработысдокументамиворганизацииконтроляисполнениядокументов, атакжесовершенствованияфункцииконтроляисполнениядокументовипорученийруководстваобщества. Необходимоорганизоватьповышениеквалификациисотрудниковделопроизводственногоподразделениянагодичныхочно-заочныхкурсахповышенияквалификациидлясотрудников, неимеющихбазовогообразованиявобластидокументационногообеспеченияуправления, организованных.
ВНИИДАД.Сотрудниквобластиделопроизводствадолженпостоянноследить:
во-первых, завыходящимизаконодательными, правовымиактами, касающимисявопросовдокументированияи.
ДОУиупорядоченияработысдокументамиипоправками, вносимымивэтиакты;
— во-вторых, стремитьсявнедрятьворганизацииновейшиетехнологииворганизациюновейшиетехнологиивобластидокументацииобеспеченияуправления.Реализацияуказанныхмероприятийпозволитзначительноулучшитьорганизациюдокументационногообеспеченияуправленческойдеятельностив.
ПАО"Лукойл", и, вконечномсчете, повыситкачествоуправлениявсейорганизациивцелом. Списокиспользованныхисточниковилитературы1.Источники.
ОпубликованныеКонституция.
РоссийскойФедерации (принятавсенароднымголосованием12.
12.1993)(сучетомпоправок, внесенных.
ЗаконамиРФопоправкахк.
КонституцииРФот30.
12.2008N6-ФКЗ, от30.
12.2008N7-ФКЗ)//Собраниезаконодательства.
РоссийскойФедерации.
2009.№ 4.Ст.
445.Гражданскийкодекс.
РоссийскойФедерации (частьпервая).
от30.
11.1994№ 51-ФЗ (принят.
ГДФСРФ21.
10.1994)(ред.
от06.
04.2011) // Собрание законодательства РФ. 1994. N 3. Ст. 434.Уголовныйкодекс.
РоссийскойФедерацииот13.
06.1996N63-ФЗ (принят.
ГДФСРФ24.
05.1996)(ред.
от04.
05.2011)// Собрание законодательства РФ. 1996. N 39. Ст. 464."Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.
12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 30.
12.2015) // Собрание законодательства РФ. 2001. N 9. Ст. 37. Федеральныйзаконот08.
02.1998N14-ФЗ (ред.
от28.
12.2010)"Обобществахсограниченнойответственностью"(принят.
ГДФСРФ14.
01.1998)(сизм.
идоп., вступающимивсилус01.
01.2011)// Собрание законодательства РФ. 1998. N 33. Ст. 474. Федеральныйзаконот22.
10.2004N125-ФЗ (ред.
от27.
07.2010)"Обархивномделев.
РоссийскойФедерации"(принят.
ГДФСРФ01.
10.2004)// Собрание законодательства РФ. 2004. N 35. Ст. 432. Федеральныйзаконот27.
07.2006N149-ФЗ (ред.
от06.
04.2011)"Обинформации, информационныхтехнологияхиозащитеинформации"(принят.
ГДФСРФ08.
07.2006)// Собрание законодательства РФ. 2006. N 37. Ст. 376. Федеральныйзаконот27.
07.2006N152-ФЗ (ред.
от23.
12.2010)"Оперсональныхданных"(принят.
ГДФСРФ08.
07.2006)// Собрание законодательства РФ. 2006. N 36. Ст. 3746.
Федеральныйзаконот17.
07.1999N176-ФЗ (ред.
от28.
06.2009)"Опочтовойсвязи"(принят.
ГДФСРФ24.
06.1999)// Собрание законодательства РФ. 1999. N 32. Ст. 4536.
Федеральныйзаконот10.
01.2002N1-ФЗ (ред.
от08.
11.2007)"Обэлектроннойцифровойподписи"(принят.
ГДФСРФ13.
12.2001)// Собрание законодательства РФ. 2002. N 32. Ст. 4232.
Федеральный закон от 26.
12.1995 N 208-ФЗ (ред. от 29.
06.2015) «Об акционерных обществах"// Собрание законодательства РФ. 1995. N 2. Ст. 24. Федеральный закон от 06.
04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 30.
12.2015) «Об электронной подписи"// Собрание законодательства РФ. 2011. N 321. Ст. 231. Федеральный закон от 29.
07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 12.
03.2014) «О коммерческой тайне"// Собрание законодательства РФ. 2004. N 3. Ст. 432.Постановление.
ПравительстваРФот22.
09.2009N754"Обутверждении.
Положенияосистемемежведомственногоэлектронногодокументооборота"//Собраниезаконодательства.
РФ.
2009.N39.Ст.
Постановление Минтруда РФ от 26.
03.2002 N 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти». Бюллетень Минтруда РФ. 2002. N 4 (Постановление) // «Бюллетень Минтруда РФ», N 4, 2002.
Постановление Правительства РФ от 19.
01.2005 N 30 (ред. от 24.
09.2010) «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти». // «Собрание законодательства РФ», 24.
01.2005, N 4, ст. 305. Постановление Правительства РФ от 28.
07.2005 N 452 (ред. от 24.
09.2010, с изм. от 06.
04.2011) «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» // Приказ Минкультуры РФ от 25.
08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.
09.2010 N 18 380). Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2010. N 38 // «Собрание законодательства РФ», 01.
08.2005, N 31, ст. 3233.
Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. Приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526) предназначены для органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов // «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», N 38, 19.
09.2011.
Постановление.
ПравительстваРФот19.
01.2005N30(ред.
от24.
09.2010)"ОТиповомрегламентевзаимодействияфедеральныхоргановисполнительнойвласти"// «Российская газета», N 12, 25.
01.2005.
Постановление.
ПравительстваРФот28.
07.2005N452(ред.
от24.
09.2010,сизм.
от06.
04.2011)"ОТиповомрегламентевнутреннейорганизациифедеральныхоргановисполнительнойвласти"// «Российская газета», N 171, 05.
08.2005.
Неопубликованные.
УставПАО"Лукойл".Инструкцияподокументационномуобеспечениюв.
ПАО"Лукойл".Инструкцияповедениюархивногодела Положениеобэлектронномдокументообороте.
2.Нормативно-методическаялитература.
ГОСТР6.30−2003.
Унифицированныесистемыдокументации.Унифицированнаясистемаорганизационно-распорядительнойдокументации.Требованиякоформлениюдокументов (принятивведенвдействие.
ПостановлениемГосстандарта.
РФот03.
03.2003N65-ст).М., ИПКИздательствостандартов, 2003(Требованиякоформлениюдокументов).Системастандартовпоинформации, библиотечномуииздательскомуделу.Управлениедокументами.Общиетребования.ГОСТРИСО15 489−1-2007(утв.Приказом.
Ростехрегулированияот12.
03.2007N28-ст).М., Стандартинформ, 2007. ГОСТ Р 7.
0.8−2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.Государственнаясистемадокументационногообеспеченияуправления.Основныеположения.Общиетребованиякдокументамислужбамдокументационногообеспечения (одобренаколлегией.
ГлавархиваСССРот27.
04.1988,Приказ.
ГлавархиваСССРот23.
05.1988N33)(вместес"Правиламизаполненияосновныхреквизитоврегистрационно-контрольныхформ (РКФ)","Примернымположениемослужбедокументационногообеспеченияуправления").М., Главархив.
СССР, 1991.
Квалификационныйсправочникдолжностейруководителей, специалистовидругихслужащих (утв.Постановлением.
МинтрудаРФот21.
08.1998N37)(ред.
от14.
03.2011).Приказ Минкультуры РФ от 18.
01.2007 N 19 (ред. от 16.
02.2009) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 06.
03.2007 N 9059) Приказ.
МинкультурыРФот25.
08.2010N558"Обутверждении"Перечнятиповыхуправленческихархивныхдокументов, образующихсявпроцесседеятельностигосударственныхорганов, органовместногосамоуправленияиорганизаций, суказаниемсроковхранения"(Зарегистрированов.
МинюстеРФ08.
09.2010N18380).Бюллетеньнормативныхактовфедеральныхоргановисполнительнойвласти.
2010.N38.Приказ.
Росархиваот19.
01.1995N2"Обутверждениипримерногоположенияопостояннодействующейэкспертнойкомиссииучреждения, организации, предприятия".Постановление.
МинтрудаРФот26.
03.2002N23"Обутверждениинормвременинаработыподокументационномуобеспечениюуправленческихструктурфедеральныхоргановисполнительнойвласти".Бюллетень.
МинтрудаРФ.
2002.N4(Постановление).Постановление.
МинтрудаРФот25.
11.1994N72"Обутверждении.
Межотраслевыхукрупненныхнормативоввременинаработыподокументационномуобеспечениюуправления".Постановление.
МинтрудаРФот10.
09.1993N152"Обутверждении.
Нормвременинаработыпоавтоматизированнойархивнойтехнологииидокументационномуобеспечениюоргановуправления".М., Центральноебюронормативовпотруду, 1993(Нормы).Нормативывременинаработыпосовершенствованиюдокументационногообеспеченияуправленияминистерств, ведомств, предприятийиорганизаций.
М.:ВНИИДАД, 1992. ОК011−93.Общероссийскийклассификаторуправленческойдокументации (утв.Постановлением.
ГосстандартаРФот30.
12.1993N299)(ред.
от23.
12.2010).
3.
Литература
.
АльбрехтБ.В.Архивыкоммерческихорганизаций.-М.:МЦФЭР, 2005.-192с.Байкова.
И.Ю.Настольнаякнигаделопроизводителя/И.Ю.Байкова.-2-еизд., доп.-М.:Эксмо, 2009.-352с.Быкова.
Т.А.Основныеправилаорганизациидокументооборота//Справочниксекретаряиофис-менеджера2010.№ 3.с.
32.Быкова.
Т.А., Санкина.
Л.В.Документационноеобеспечениеуправлениянегосударственныхорганизаций:
Учеб.
пособие.
М.:ИНФРА-М, 2010.-288с.Вялова.
М.Л.Номенклатураделорганизации//Справочниксекретаряиофис-менеджера2010.№ 2.с.
37.Галахов.
В.В., Корнеев.
И.К.Делопроизводство:
Образцы, документы.Организацияитехнологияработы.-3-еизд., перераб.
идоп.М.;Проспект, 2009.-480с.Додонова.
М.И.Служба.
ДОУ:историявопроса, структура, задачи, правовоеобеспечение//Делопроизводство2009,№ 2.Каменева.
Е.М.Организацияконтролязаисполнениемпоручений//Делопроизводствоидокументооборотнапредприятии2008.№ 2.с.
27.Кузнецов.
С.Л.Современныетехнологиидокументационногообеспеченияуправления.М.:Издательскийдом.
МЭИ, 2010.-232с.Кузнецова.
Т.В.Делопроизводство (документационноеобеспечениеуправления).
5-еизд., испр.
идоп.М:ООО"Журнал"Управлениеперсоналом", 2007.-528с.Кузнецова.
Т.В.Организацияделопроизводстватребуетпрофессиональныхзнаний//Делопроизводство2010.№ 1.с.
6.Ларин.
М.В., Рысков.
О.И.Управлениедокументаминаосновемеждународногостандарта.
ИСО15 489−2001:Метод.
пособие/М.В.Ларин, О. И. Рысков;
ВНИИДАД.М., 2005.-110с.Разработканормативныхдокументовподокументационномуобеспечениюорганизации.Рекомендации.М., ВНИИДАД, 2007.-264с.Рогожин.
М.Ю.Справочникподелопроизводству.СПб.:Питер, 2007,-192с.:
ил.-(Серия"Современныйофис-менеджмент").Румянцева.
С.А.Практикасоставленияположенияослужбе.
ДОУ//Справочниксекретаряиофисменеджера2009.№ 5.с.
27.Румянцева.
С.А.Созданиеслужбы (отдела).
документационногообеспеченияуправления//Справочниксекретаряиофисменеджера2009.№ 1.с.
25.Санкина.
Л.В.Контрольисполнениядокументов//Справочниксекретаряиофис-менеджера2011.№ 2.с.
16.4. Интернет-ресурсы.
http://www.lukoil.ru/Приложение.
УТВЕРЖДАЮГенеральный директор
В.Ю. Алекперов 26.
03.2016.
Публичное акционерное общество «Лукойл"(ПАО «Лукойл»)ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ_________№_____МосквадокументоведаI. Общие положения1. Документовед относится к категории специалистов, назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации2. На должность:
Документовед назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы;
— Документовед — назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет;
— Документовед-лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет.
3. Назначение на должность и освобождение от нее производится директором.
4. Документовед должен знать:
4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы, касающиеся документационного обеспечения управления.
4.2. Порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления.
4.3. Методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем.
4.4. Порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов.
4.5. Организацию архивного дела.
4.6. Нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления.
4.7. Основы программирования.
4.8. Методы проектирования и актуализации баз и банков данных.
4.9. Основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии.
4.10. Документоведение.
4.12. Отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления.
4.13. Основы экономики, организации труда и управления.
4.14. Законодательство о труде.
4.15. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.16. Правила и нормы охраны труда.
5. Документовед подчиняется директору.
6. На время отсутствия (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.II. Должностные обязанности.
Документовед:
1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности отдела документационного обеспечения управления.
3. Осуществляет контроль над состоянием делопроизводства.
4. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников отдела документационного обеспечения.
5. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
6. Организует внедрение систем ведения документации.
7. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
8. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
9. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.
10. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.
11. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров отдела документационного обеспечения.
12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.III. Права.
Документовед вправе:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения руководителя организации).
6. Требовать от руководства предприятия, своего непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.IV. Ответственность.
Документовед несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации. Приложение 2Движение входящего документа.
Движение докладной записки.
Движение Решения учредительного собрания.
Движение ответного письма.
Приложение 3Публичное акционерное общество «Лукойл"ПАО «Лукойл"_______№____Москва.
Приложение 4Организационная структура предприятия.
Приложение 5Публичное акционерное общество «Лукойл"ПАО «Лукойл"ПРИКАЗ_________№_____Москва.
О разработке номенклатуры дел.
В целях оптимизации работы системы делопроизводства, ПРИКАЗЫВАЮ:
Разработать номенклатуру дел на 2016 г до 24.
12.2015.
Ввести номенклатуру дел в действие с 01.
01.2016.
Ознакомить с номенклатурой дел руководителей структурных подразделений. Контроль исполнения возложить на секретаря Сахманову О. В. Генеральный директор
Приложение 6Публичное акционерное общество «Лукойл"ПАО «Лукойл» АКТ_________№_____Москварасследования аварии.
Основание: затопление офиса ПАО «Л у к о й л"Составлен комиссией:
Председатель − бухгалтер А. А. Муравьева, начальник службы ДОУ К. С. Масалис, секретарь фирмы Д. Е. Карасева.
26 сентября 2015 г. в 9 − 00 ч. Д. Е. Карасева, придя на рабочее место, обнаружила, что офисное помещение залито водой. Путем опроса было выявлено, что причиной затопления стала компания ООО «Зима», расположенная этажом выше. В результате проверки состояния оборудования офиса, комиссия выявила, что в результате затопления вышли из строя: 2 ПК, 1 МФУ общей стоимостью 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей. Комиссия сделала заключение о необходимости замены поврежденного оборудования. Составлен в 3-х экземплярах:
1-й экземпляр − в бухгалтерию;
2-й экземпляр − в отдел материального снабжения;
3-й экземпляр − в ООО «Шипучка».Председатель комиссии.
А.А. Муравьева.
Члены комиссии К. С. Масалис Д.Е. Карасева.
Приложение 7Публичное акционерное общество «Лукойл"ПАО «Лукойл"Россия, 101 000, Москва, Сретенский бульвар, д.
11.Генеральному директору.
ООО «Кримален"К.С. Масалис___________№_______На №______от________Уважаемая Кристина Станиславовна! В связи с тем, что мы уже подали заявку об участии в благотворительной акции «Москва без наркотиков», к сожалению, мы вынуждены отказать Вам. Генеральный директор В. Ю. Алекперов.
О.И. Грачева (495).
Приложение 8Бланк письма.
Публичное акционерное общество «Лукойл"ПАО «Лукойл"Россия, 101 000, Москва, Сретенский бульвар, д.
11.Генеральному директору.
ООО «Кримален"К.С. Масалис___________№_______На №______от________Приложение 9Схема операций.
Передача писем с пометкой «лично"Возврат на обратный адрес (дело-ль, почта) Входящий документ.
Комплектность соблюдена? (дело-ль)Нет нет да.
Сортировка (дело-ль)Требуется регистрация? (дело-ль)нет да.
Передача документов директору, замам, в структурные подразделениярегистрация (дело-ль)требуется наложение резолюции? нетда.
Наложение резолюции (директор/замы)Рассылка по инстанциям (дело-ль)Уничтожение документов (подразделения)Подшивка в документов в дела, хранение (подразделения)Исполнение документов (подразделения)Схема движения входящих документов.
Консультация (делопроизводитель)Регистрация (делопроизводитель)Готовый исходящий документ.
Подписание (директор, замы, начальники отделов) Согласование и корректировка (визирующие инстанции, исполнитель) Правильно оформлен проект док-та? (делопроизводитель)Проект исходящего документа (исполнитель).
нетда.
Отправка почтой (делопроизводитель)Передача исполнителю.
Схема движения исходящего документа.
Приложение 10УТВЕРЖДАЮГенеральный директор
В.Ю.Алекперов26.
05.2015.
Публичное акционерное общество «Лукойл"ПАО «Лукойл"_______№____Москва ПОЛОЖЕНИЕоб отделе ДОУ1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ1.
1.Отдел ДОУ (далее отдел) является структурным подразделением ПАО «Лукойл» (далее ПАО «Лукойл»).
1.2. Отдел в своей деятельности подчиняется директору ПАО «Лукойл», а в его отсутствие — исполняющему обязанности директора ПАО «Лукойл», работает под руководством начальника отдела. Работу отдела курирует и направляет руководитель аппарата ПАО «Лукойл».
1.3. Деятельность отдела осуществляется в тесном взаимодействии с другими структурными подразделениями ПАО «Лукойл».
1.4. Отдел в своей деятельности должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Указами Президента Российской Федерации, законодательными, правовыми актами Правительства Российской Федерации, нормативно-правовыми актами и решениями Российской Федерации, Уставом Служебным регламентом настоящим Положением об отделе.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ 2.
1.Отдел осуществляет возложенные на него функции и задачи.
2.2. Основными задачами отдела являются:
организация единого порядка работы с документами в ПАО «Лукойл» и обеспечение четкой организации делопроизводства;
— содержание и правильная эксплуатация здания ПАО «Лукойл» и прилегающей территории;
— организация и координация работ по охране труда и противопожарной безопасности в здании ПАО «Лукойл». 2.
3.Основными функциями отдела являются:—обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции;
— систематический анализ состояния работы с документами в ПАО «Лукойл», контроль за качественным и своевременным исполнением документов;
— обеспечение отправки документов в вышестоящие органы и другим адресатам по почте, телеграфу, факсимильной связи, электронной почте, посредством курьерской доставки;
— осуществление методического руководства организацией работы по подготовке документов в аппарате и структурных подразделениях ПАО «Лукойл»;
— организация материально-технического обеспечения совещаний, созываемых директором ПАО «Лукойл» и его заместителями, руководителем аппарата;
и использование печатей ПАО «Лукойл» в соответствии с действующим законодательством;
работы специалистов по созданию условий для обеспечения деятельности директора ПАО «Лукойл», его заместителей, руководителя аппарата;
— обеспечение потребностей сотрудников ПАО «Лукойл» в оборудовании, инвентаре, оргтехнике, канцелярских товарах, надлежащее хранение и сохранность имущества;
— ведение учета и хранение документов, поступающих из вышестоящих органов, собственных директивных документов и сдачу их в архив в соответствии с установленными требованиями;
— обеспечение соблюдения требований охраны труда, мер по противопожарной безопасности;
в организации и проведении основных мероприятий общественно-политической, социальной, экономической и культурной жизни города и района;
— осуществление иных задач, определенных директором ПАО «Лукойл» и руководителем аппарата.
3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ Для осуществления своих целей и задач отдел:
3.1. Исполняет обязанности и пользуется правами в соответствии с Законом Российской Федерации.
3.2. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами имеет право:
разрабатывать и вносить на рассмотрение директора ПАО «Лукойл», руководителя аппарата проекты документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела,-запрашивать в установленном порядке от отделов и других подразделений ПАО «Лукойл» информацию, необходимую для осуществления функций отдела.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ4.
1.Сотрудники отдела несут ответственность за: — неисполнение или ненадлежащее исполнение по их вине возложенных на них служебных обязанностей, за несоблюдение ограничений и запретов, требований о предотвращении или об урегулировании конфликта интересов и неисполнение обязанностей, — несоблюдение норм этики;
иной охраняемой законом тайны, служебной информации;
— совершение в процессе своей деятельности правонарушений;
— низкую исполнительскую дисциплину;
— разглашение секретных сведений, конфиденциальной информации, ставших известными в результате исполнения должностных обязанностей, разглашение персональных данных;
— превышение служебных полномочий в умышленных целях;
— достоверность информации, которую они предоставляют как от своего имени, так и от имени своего подразделения;
— неправильность и неполноту использования предоставленных им прав;
или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан.
4.2. Сотрудники отдела несут материальную ответственность в соответствии с законодательством за причиненный по их вине ущерб.
5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ5.
1.Отдел состоит из начальника отдела, заместителя и специалистов.
5.2. Отдел возглавляет начальник отдела, который назначается и освобождается от должности приказом директора ПАО «Лукойл» по согласованию руководителем аппарата. 5.
3.Сотрудники отдела выполняют служебные обязанности в соответствии с утвержденными должностными инструкциями. 5.
4.Начальник отдела вносит на согласование руководителю аппарата ПАО «Лукойл» предложения о назначении и освобождении сотрудников отдела, а также о поощрениях и наложении на них дисциплинарных взысканий.
5.5. Начальник отдела действует от имени отдела и представляет его во всех муниципальных учреждениях, предприятиях всех видов собственности и общественных организациях.
5.6. В период временного отсутствия начальника отдела его обязанности исполняет заместитель начальника отдела.
