Организация работы с внутренними документами

Внутренние документы (приказы, инструкции, правила, докладные и объяснительные записки и др.) готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации. Порядок их прохождения включает следующие стадии'.

• • составление проекта документа;
• • согласование (визирование) документа;
• • подписание документа руководителем;
• • регистрация документа;
• • размножение и доставка копии документа исполнителям;
• • контроль исполнения документа;
• • подшивка исполненного документа в дело.

На этапе исполнения документа работа с внутренними документами ведется по схеме работы с входящими документами, включая:

• • передачу документа исполнителю;
• • контроль исполнения;
• • исполнение документа;
• • подшивку исполненного документа в дело.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству. После подписания документы регистрируются. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов рассылаются в соответствующие структурные подразделения.

Прием и передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении, с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной форме. Наиболее важные документы (в том числе поставленные на контроль) передаются под расписку через подразделение, контролирующее исполнение данного документа, или секретаря организации.

Особенности организации работы с кадровыми документами. Важнейшей функцией кадровой службы являются учет и ведение справочного аппарата кадровой документации. Поскольку все документы по личному составу имеют особую социальную значимость, они подлежат строгому учету и регистрации.

В кадровом делопроизводстве используются разные формы регистрации:

• • журнальная;
• • карточная;
• • автоматизированная электронная.

Журнальная форма используется для регистрации приказов по личному составу, учета личных дел, движения и выдачи трудовых книжек. Вместе с документами по личному составу эти журналы сдаются в архив, где хранятся 75 лет.

Для учета движения кадров могут также использоваться журналы регистрации приема на работу, переводов работников, увольнения с работы. Однако при внедрении автоматизированных систем в работу кадровых служб необходимость в ведении таких журналов отпадает.

Главным справочным массивом, к которому сотрудники кадровой службы обращаются постоянно, являются личные учетные карточки работников. Для работников, на которых в организациях не ведется личное дело, личная карточка является единственным заменяющим его учетным документом.

В небольших организациях (фирмах) личные карточки стоят по алфавиту фамилий, в крупных — систематизируются по структурным подразделениям, а внутри них — по алфавиту фамилий. При увольнении работника его личная карточка вынимается из картотеки и после дооформления перемещается в картотеку уволенных работников, где она хранится до подготовки к сдаче в архив.

Особенности работы с кадровыми документами проявляются в процессе осуществления основных кадровых процедур приема на работу, перевода, увольнения работника, каждая из которых оформляется цепочкой документов. Эта пошаговая процедура может быть дополнена другими этапами (например, конкурсом на должность или обязательным медицинским осмотром при заключении трудового договора с лицами, не достигшими возраста 18 лет, а также иными лицами в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами).

При переводе на другую постоянную работу работник пишет заявление о переводе, на основании которого вносятся изменения в трудовой договор и составляется приказ о переводе по унифицированной форме № Т-5, который подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Работник знакомится с текстом приказа под расписку. На основании приказа соответствующие записи вносятся в трудовую книжку и личную карточку работника.

Поощрения документируются приказом, изданным на основании докладной записки (представления) руководителя структурного подразделения, в котором работает поощряемый работник. На основании приказа работник кадровой службы вносит соответствующие сведения в трудовую книжку и личную карточку работника.

Увольнение работника также отражается в цепочке документов, начиная с заявления или служебной записки, на основании которых составляется приказ с указанием причины увольнения и со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ. После подписания руководителем приказ регистрируется, соответствующая запись производится в трудовой книжке, личной карточке и лицевом счете (рис. 5.3).

Рис. 5.5. Пошаговая процедура увольнения работника по собственному желанию Все записи о работе, награждениях, поощрениях, внесенные в трудовую книжку в период работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или кадровой службы и печатью организации.

Работник знакомится с текстом приказа и ставит свою роспись. Копия приказа об увольнении и заявление работника (служебная записка) помещаются в личное дело, после чего оно закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение. Личная карточка перемещается в картотеку уволенных работников и ставится по алфавиту фамилий. Трудовая книжка выдается на руки уволенному в день увольнения под роспись в журнале регистрации трудовых книжек.

Организация работы с обращениями граждан. Порядок работы с устными и письменными обращениями граждан в государственную организацию определяется Законом о порядке обращений граждан.

В соответствии с данным Законом устанавливается следующий порядок работы с обращениями граждан (рис. 5.4):

• • регистрация письменного обращения;
• • принятие к рассмотрению и рассмотрение обращения;
• • организация личного приема граждан;
• • контроль за соблюдением установленного порядка рассмотрения обращений граждан.

Обращение гражданина, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению. Государственному органу, органу местного самоуправления или должностному лицу вменяется в обязанность:

• • обеспечивать объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения (в случае необходимости — с участием гражданина, направившего обращение);
• • запрашивать необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
• • принимать меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
• • давать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;
• • сообщать гражданину о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией¹.

Рис. 5.4. Пошаговая процедура работы с обращениями граждан Все письменные обращения принимаются централизованно. В правом нижнем углу документа проставляется штамп организации-адресата с указанием даты его поступления в организацию и регистрационный номер, состоящий из начальной буквы фамилии автора обращения и порядкового номера поступившего обращения.

Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу. Регистрацию рекомендуется вести на компьютере или на карточ- ¹

Кузнецова Т. В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство). М.: ИНФРА-М, 2013.

ках. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в соответствии с порядком, установленным Законом о порядке обращений граждан.

Если в письменном обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию данного государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, его направляют в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения. При этом в случае необходимости Законом о порядке обращений граждан предусмотрено направление в указанные органы или должностным лицам запроса по поводу результатов рассмотрения письменного обращения.

Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо, рассматривающие обращение, обязаны в течение 15 дней предоставлять по направленному запросу документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного сз’дебного решения.

Ответ на обращение подписывается руководителем государственного органа или органа местного самоуправления, должностным лицом либо уполномоченным на то лицом.

Ответ на обращение по существу поставленных в нем вопросов может не даваться, если:

• • в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и его почтовый адрес;
• • в письменном обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
• • текст письменного обращения не поддается прочтению;
• • в письменном обращении гражданина не приводятся новые доводы или обстоятельства по вопросу, на который ему многократно давались письменные ответы, но существу в связи с ранее направляемыми обращениями;
• • ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

При этом авторам обращений сообщается о причинах отказа в рассмотрении по существу поставленных в них вопросов. Если эти причины в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу.

Законом о порядке обращений граждан установлен срок рассмотрения письменного обращения гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу — 30 дней со дня его регистрации. В исключительных случаях должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Обращения граждан считаются исполненными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан ответ в устной или письменной форме.

О результатах рассмотрения письма составляется справка за подписью исполнителя или ставится отметка об исполнении и делается запись в регистрационно-контрольной карточке.

Исполненные письма вместе с материалами, относящимися к работе по ним, копиями ответов заявителям сдаются в службу документационного обеспечения, где они формируются в дела.