Организация и участие в выставках

В качестве раздаточного материала обычно выступают: визитки, буклеты, листовки, прайс-листы, каталоги, а также готовые пакеты для Vip-персонал. В данный пакет может быть включен блокнот, ручка, календарь, каталог, прайс-лист.

Если говорить о каждом раздаточном материале, то каждый выше упомянутый материал необходим. Так визитки на выставке обычно бывают как общие, так и именные. Общая визитка по-другому называется «визитная карточка компании» и она удобна в том случаи, если на стенде работает наемный персонал.

Буклеты, каталоги, листовки несут в себе информацию о предлагаемой продукции и о самой компании и раздаются все интересующимся потенциальным потребителям после заполнения анкеты. Анкета представляет собой вопросник, с которым после выставки будут работать менеджеры, занимающиеся непосредственно продажами.

Что касается вопроса и о прайс-листах то данный вопрос всегда являлся на выставках очень интересным. Ведь не все знают, что раздавать прайс-листы нельзя. Во-первых, если компания участвует в выставке за границей, то там раздавать просто напросто запрещено считается не этично. Также выставочные прайс-листы нередко содержат специальные скидки и, соответственно, отличаются от стандартных. В-третьих, посетителями выставки нередко являются менеджеры среднего звена, задача которых — собрать максимум информации и передать ее руководству предприятия.

В результате, руководство не видит реальную продукции, а имеет только ценовую гамму, и, вероятнее всего, будет принимать решение о покупке не с точки выбора качества продукции, а с точки зрения минимизации ее стоимости.

Что касается российских выставок то раздавать прайс-листы можно, но многие компании также уже отходят от данного стереотипа, что если у компании отсутствуют, прайс-листы значит, компания несерьезная и она применяет изменчивую ценовую политики.

На основании всего вышесказанного в качестве комплектов рекламы на выставке будут использованы: информационные буклеты для раздачи посетителям, каталоги, визитки, а собранные пакеты для VIP-клиентов. В данный пакет будет включен блокнот, ручка, календарь, каталог, прайс-лист.

планирование рабочих зон, дизайн и изготовление стенда. Выставочный стенд (стандартный стенд, эксклюзивный стенд) — это лицо компании на выставке, он во многом характеризует ее положение на рынке, ее потенциал, амбиции, возможности, поэтому многие участники ориентированы на строительство эксклюзивного стенда.

Для оформления экспозиции компании можно использовать дополнительное оборудование для выставок: разборные выставочные конструкции или мобильный выставочный стенд. Если позволяет формат выставки и бюджет, желаемого эффекта поможет добиться эксклюзивная застройка. Стенд нового участника должен быть броским, ярким. В оформлении выставочного стенда может использоваться цветная оклейка, подсветка, яркие баннеры, красивая и стильная мебель.

Нередко экспонент затрудняется с определением и выбором размеров выставочного стенда, т.к. не представляет, как будет выглядеть стенд (экспозиция).

Размер выставочного стенда определяется исходя из бюджета, технической необходимости: демонстрация привезенного оборудования, расстановка буклетниц, переговорная зона, ресепшн и количества работающих на выставке.

Для принятия участия в выставке был взят стенд площадью 16 кв. м. Это средний стенд (от 12 до 18 кв.м.). Он позволяет размещать витрины с образцами продукции, несколько переговорных столов [6, c.45].

В качестве застройки стенда было принято решение о заключении договора на застройку с компанией «1-руки» г. Москва. С данной компанией был утвержден макет стенда и расположение всех доп. оборудований на стенде. Подключение к электросети. Ведение монтажных и демонтажных работ. Эскиз макета схематично представлен в приложении 1.

наполнение стенда выставочными образцами. Для каждой выставки проводиться отбор продукции, которая будет выставлена на стенде. В качестве образцов обычно отбирают продукцию, которая всем известна, а также новинки, которые будут предлагаться в ближайшем будущем свои потребителям. Если позволяет площадь, то на стенде может быть представлен широкий ассортимент продукции. Все опять-таки зависит от цели, которую преследует экспонент;

информирование, приглашение клиентов и партнеров, о мероприятии и участии в нем. Каковы бы ни были цели компании, от участия в выставке, как правило, экспоненты ждут увеличения объема продаж и знакомства с новыми клиентами. Часто организаторам приходится слышать в свой адрес жалобы на недостаточное количество посетителей. Действительно, одной из задач организаторов является проведение рекламной кампании и привлечение целевой аудитории на выставку.

Однако не стоит забывать, что о достаточном количестве гостей на каждом конкретном стенде следует позаботиться именно компании-участнику. Для этого компании прибегают:

— размещению активной ссылки на сайте своей компании из списка участников (взаимный обмен);

— публикациям информации о своей компании на сайте выставки;

— все организаторы обычно предоставляют неограниченное количество бесплатных пригласительных билетов, чтобы сотрудники компании заблаговременно могли сделать адресную рассылку потенциальным партнерам и клиентам и пригласить их посетить стенд [16].

По мнению некоторых специалистов, не стоит пренебрегать и отраслевыми СМИ. Можно направить пресс-релизы или другие информационные материалы о деятельности компании для публикации в отраслевых СМИ, особенно, если это информационные партнеры выставки. В этом случае можно договориться о проведении интервью во время мероприятия или репортаже о самой компании.

Принятие участие в конференции на выставке «КОНСУМЭКСПО-2014». Во время проведения выставок организаторы проводят различные конференции. Данные конференции являются платными. Но иногда организаторы делают различные бесплатные приглашения для увеличения посетителей таких конференций. В этом году конференция для одного из участников выставки является бесплатным. Последующие 7000р с человека с учетом кофе — брейка. Поэтому на посещение конференции в бюджет не заложено никакой суммы.

Транспортировка грузов до выставки обратно. Данный вопрос является также не маловажным. Ведь от того как будет спланирована доставка грузов зависит работа организации на самой выставке.

Таким образом, еще до начала мероприятия у специалистов компании и его руководство появится возможность составить плотное расписание встреч и переговоров на своем стенде.

В данном параграфе был рассмотрен сам процесс подготовки к принятию участия в выставке ««КОНСУМЭКСПО-2014», но работа по выставке еще является не законченной, так как после принятия участия в выставке, поводится работа после выставочная. Работа на выставке не заканчивается с её закрытием. Связи, полученные на выставке, должны быть развиты и укреплены. Поэтому можно сказать работа продолжается. Менеджеры проводят обзвон клиентов, составляют различные аналитические отчеты, а по истечению 6 месяцев проводится расчет эффективности от принятия участия в выставке.

Для того чтобы понять правильно ли нами был проведен подготовительный процесс к выставке, в следующем параграфе будет определена цель, которая ставилась прежде чем принять участите в выставке, и какой результат был достигнут по истечению шести месяцев. Так как экономический эффект от участия в выставке растягивается по времени, поэтому ROI определяют через 6 — 9 месяцев после окончания выставки.

3.

2.Цели участия и результаты участия в выставке Как уже выше было сказано, прежде чем начать подготовительные работы по принятию участия в выставке. В-первую, очередь необходимо определиться с целями, которые ставятся при принятии участия в выставке.

Постановка целей по принятию участия в выставке могут быть различными от представления новых видов продукции до заключения дилерской сети. Главной чтоб цели были измеримыми, достижимыми и имели временные рамки. Автором данной работы ставилась цель, показать новинки, а также на эти новинки заключить контракты на сумму 2 млн. рублей. Данная цель являлась самой главной. Далее еще раз повторимся, что в качестве достижения поставленной цели необходимо было разрешить следующие задачи с учетом вывода новых товаров:

расширение клиентской базы;

проверка отношение потребителей на новое позиционирование товаров на рынке;

увеличение известности;

поддержка имеющихся деловых отношений.

Ведь всегда нужно учитывать конечную цель участия в любом выставочном мероприятии: привлечение новых и закрепление отношений с постоянными клиентами.

Именно выставки являются одним из эффективнейших и рентабельных методов, привлекающим новых клиентов, и способствующих выходу на новые рынки. В большей степени на принятие решения о сделке (покупке, заключении контракта и прочее) влияют эмоции. Тем более что здесь можно увидеть продукцию в действии.

На выставках потребитель имеет возможность сравнить все предложения рынка отрасли, конкурирующие между собой, и выбрать наиболее приемлемые для него.

Результат от принятия участия в выставке можно произвести с помощью различных расчетов. В нашем случае будет произведен расчет с посредством сопоставления ожидаемых результатов и затрат с ориентацией на достижение требуемой нормой дохода на инвестиции или иных показателей.

Для этого в первую очередь выведем все основные расходы, которые были потрачены на принятие участия в «КОНСУМЭКСПО-2014». Список всех затрат представлен в таблице 3.

6.

Таблица 3.

6.

Затраты участия в выставке «КОНСУМЭКСПО-2014».

Наименование затрат Затраты Площадь 285 616,00 Застройка стенда 353 729,80 Визитки 1600,00 Каталоги 33 080,00 Рекламные пакеты, ручки, календари, блокнот 27 054,20 ж. д билеты на 5 чел 41 530,80 гостиница на 5чел 110 400,00 представительские расходы 10 000,00 командировочные 35 000,00 доставка образцов, стенда до выставки 10 000,00 Наем +обучение персонала 54 935,00 ИТОГО: 962 945,80.

Таким образом, стоимость участия в выставке «КОНСУМЭКСПО-2014"и конференции «КОНСУМЭКСПО-2014» составила 962 945,80 руб. Данная сумма оказалась на 67 054,20 руб. меньше запланированного бюджета.

Безусловно, возникает вопрос об измерении эффективности участия в выставке, поскольку, из выше предложенных расчетов видно, что это, достаточно дорогостоящее мероприятие.

Определение экономического эффекта производится посредством сопоставления ожидаемых результатов и затрат с ориентацией на достижение требуемой нормой дохода на инвестиции или иных показателей. Чистый дисконтированный доход (ЧДД) определяется как сумма текущих эффектов за весь расчетный период, приведенная к начальному шагу, или как превышение интегральных результатов над интегральными затратами. Если в течение расчетного периода не происходит инфляционного изменения цен или расчет производится в базовых ценах, то величина ЧДД для постоянной нормы дисконта вычисляется по формуле [5, с.334]:

t.

ЧДД=Σ (Rt-Зt)*1/(1+E)t (1).

t=0.

где,.

Rt — результаты, достигаемые на tом шаге расчета Зt — затраты, осуществляемые на том же шаге.

T — горизонт расчета (равный номеру шага расчета) Е — эффект, достигаемый на tом шаге 1-ый месяц:

Rt — цена продажи одного наименования «гусятница емк.

5,5л" равна 700 руб. с НДС, объем продаж в первый месяц равен 20 000 шт. (экспертная оценка).

Себестоимость изделия «гусятница емк.

5,5л" равна 525 руб.

Прибыль от продажи «гусятница емк.

5,5л" равна:

(700,00*20 000) — (525*20 000) = 14 000 000- 10 500 000=3 500 000 руб.

Зt =962 945,80 руб.

Е=15%=0,15.

1/(1+Е)t = 1/(1+0,15)1 = 1/1,15=0,87.

ЧДД = (3500 000−962 945,80)*0,87 =2 726 232,00 руб.

Таким образом, экономическая эффективность, которую предприятие получило от участия в выставке ««КОНСУМЭКСПО-2014» равна 2 726 232,00 руб.

На сегодняшний день одним из главных средств коммуникаций организации с целевым рынком являются выставки. Экономическая эффективность, которую предприятие получит от принятия участия в выставке «КОНСУМЭКСПО-2014» равна 2 726 232,00 руб.

Выводы. На основании всего вышесказанного можно сделать следующие выводы. Местом проведения выставки был выбран выставка «КОНСУМЭКСПО-2014», которая проводится ежегодно с 20 по 23 января в ЦВК «Экспоцентр» г. Москвы.

ЦВК «Экспоцентр» — организатор крупнейших в России, СНГ и Восточной Европе международных выставок. За свою полувековую историю он провел более 6 тыс. выставок.

С большим успехом в «Экспоцентре» проходит международная выставка «Консумэкспо-2014», в которой приняли участие более 400 ведущих производителей и поставщиков из 20 стран мира. На общей площади 34 000 кв. м известными иностранными и отечественными компаниями был представлен весь спектр современных потребительских товаров.

Для принятия участия в данной выставке в данной главе был проанализирован процесс принятия участия в выставке, а также были поставлены цели, которые необходимо было достигнуть. Чтобы понять достигнута цель необходимо было произвести расчет экономической эффективности. Проведенный расчет показал положительный результат и составил 2 726 232,00 руб.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На основании всего вышесказанного можно сделать следующие выводы.

Выставки и ярмарки открывают новые возможности для делового общения специалистов в любой отрасли и, без сомнения, оказывают положительное воздействие на развитие отраслевого рынка.

В рамках выставок и ярмарок организации участники с помощью образцов (экспонатов) демонстрируют производимые товары и услуги с целью изучения конъюнктуры рынка и содействия их сбыту.

В настоящее время только 40% всех выставочных мероприятий проводятся на выставочных площадях, соответствующих международным стандартам. Около 80% выставочных площадей сосредоточено в г. Москве и г. Санкт-Петербурге. Рынок данной сферы имеет положительную тенденцию и посей день.

Процесс организации выставки делится на три этапа: подготовительный, работа на самой выставке и после выставочная работа. Каждый этап является важным. Но для того чтобы принять участие в выставке необходимо хорошо подготовится. От того как все будет подготовлено зависит успех и результат. В процессе подготовки, как было установлено, проводятся различные мероприятия, которые начинаются от выбора площади и заканчиваются подготовкой персонала.

В третьей главе в качестве объекта исследования была выбрана выставка «КОНСУМЭКСПО-2014», которая проводится ежегодно с 20 по 23 января в ЦВК «Экспоцентр» г. Москва под патронатом Торгово-промышленной палаты Российской Федерации и Правительства Москвы.

На выставочной площади более 34 000 кв. м был представлен полный обзор продукции и тенденций развития рынка в сегментах товаров для дома, посуды, сувениров, подарков, бытовой техники, кожгалантереи, обуви, и аксессуаров.

Свою продукцию представили около 400 компаний из 21 страны. С национальными экспозициями в выставке участвовали производители Италии и Китая.

Российскую продукцию продемонстрировали 212 отечественных фирм:

«Генлекс», «Радиус Хаусхолд», ГК «Импакт», ENS GROUP, «Фиссман», «Гипфель», Группа Компаний «Тим.

А", «Альтернатива», «Авангард», «Нытва», «Домашний мир», «Кристалл Богемия и т. д.

Для принятия участия в данной выставке в третьей главе был проанализирован процесс принятия участия в выставке, а также были поставлены цели, которые необходимо было достигнуть. Чтобы понять достигнута цель необходимо было произвести расчет экономической эффективности. Проведенный расчет показал положительный результат и составил 2,7 млн руб. При этом изначальной целью было заключение контрактов на сумму все 2,0 млн руб.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

.

Концепция развития выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации, (утв. протоколом от 29.

03.2001 г. № 12 заседания Правительства РФ).

Положение о типологии выставок и ярмарок, AUMA (утв.

22.05. 1996 г).

Устав Российского союза выставок и ярмарок (четвертая редакция)//Утвержден Общим собранием членов РСВЯ, протокол № 40 от 7 июня 2010 г.

Багиева Г. Л. Маркетинг / под науч. ред. профессора Г. Л. Багиева. — СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2012. — 98 с.

Барышев А. Ф. Маркетинг: Учебник. — М.:Академия, 2005.-208с.

Беляновский А.С. «Экспонент, помоги себе сам!» производственно-практическое издание / А. С. Беляновский. — М.: Информ.

ЭКСПО, 2010. — 143 с.

Гусев Э.Б., Прокудин В. А. Основы выставочной деятельности. М.: изд. «Дашков и К», 2005. — 514с.

Завьялов П. С. Маркетинг в схемах, рисунках, таблицах. Инфра-М, 2008. — 496с.

Калька Р. Маркетинг: Что должен знать руководитель: Пер. с нем. М.: Омега-Л. 2007;127с.

Котлер Ф., Маркетинг менеджмент. СПб.: Питер, 2010. — 816с.

Панкрухин А.П., Гильдия маркетологов Маркетинг: Учеб. Пособие-М.:Омега-Л, 2005. — 656с.

Песоцкая Е. В. Маркетинг услуг: Краткий курс. СПб.: Питер, 2004. — 234с.

Петелин В.Г. «Основы менеджмента выставочной деятельностиМ.: Юнити-Дана, 2012. — 447с.

Симонов К. В. Современный экспобизнес: условия предпринимательства и управленческие технологииМ.: ИнФРА-М, 2014. — 656с.

Гильдия маркетологов [Электронный ресурс] URL: www.marketologi.ru.

Журнал «Экспомир», каталог «Выставки в России и за рубежом» [Электронный ресурс] URL: www.expomir.ru.

Журнал 4 Р. [Электронный ресурс] URL: www.4p.ru.

Международный журнал «Выставочное обозрение» [Электронный ресурс] URL: www. Informexpo.ru.

Международный союз выставок и ярмарок [Электронный ресурс] URL: www.uefexpo.ru.

Международный союз ярмарок (UFI) [Электронный ресурс] URL: www.ufinet.org.

Обзор основных 4000 выставок [Электронный ресурс] URL: www. exhibiyios-world.com.

Официальный сайт выставки «КОНСУМЭКСПО-2014» Электронный ресурс] URL:

http://www.consum-expo.ru.

Официальный сайт компании ЦВК «Экспоцентр» [Электронный ресурс] URL:

Российский союз выставок и ярмарок [Электронный ресурс] URL: www.uefexpo.ru/‎.

Энциклопедия маркетинга [Электронный ресурс] URL:

http://www.marketing.spb.ru.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1.

Схематичное представление стенда и расположение оборудований.