1982. № 2. С. 26−31.
12. ГОСТ Р. 6.38−1990 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов. М.: Изд-во стандартов, 1990.
13. Федеральный закон от 02.
05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"/14. Федеральный закон от 01.
10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» // Парламентская газета, 2004 № 201.
15. Приказ Роскомархива от 18.
08.1992 № 176 «Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия».
16. ГОСТ Р 7.
0.8−2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому дел. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
17. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства Культуры Российской Федерации от 18.
01.2007 № 19, зарегистрированных в Министерстве юстиции Российской Федерации от 06.
03.2007 № 9059.
18. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях от 31.
03.2015 № 526.
19. Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов. Методические рекомендации / Росархив, ВНИИДАД. — М., 2012. — 39 с.
20. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), введен в действие Постановлением Госстандарта России от 30.
12.1993 г. № 229.
21. Качество учебно-методического обеспечения ГАПОУ ЧАО в 2016 году. Официальный сайт Колледжа. Электронный ресурс URL:
http://college.anadyr.ru/docs/localnpa/samoobsledovaniena1aprelya2016.pdfПриложение 1Приложение 2Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Чукотского автономного округа «Чукотский многопрофильный колледж"УТВЕРЖДАЮДиректор ГАПОУ ЧМП_______________________________20____Номенклатура дел________№______на __________ год.
Индекс дела.
Заголовок дела (тома, части) Кол-водел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части).
и номер статьи по перечню.
Примечание1 234 501.
Организационно-распорядительная деятельность01−01Постановления, распоряжения Правительства РФ. Приказы Министерства образования РФ (копии)До минования надобностист. 3б, 5б01−02Регистрационные документы РКТК (уровень аккредитации, лицензии, Устав) Постоянност. 4801−03Программы, концепция развития колледжа.
Постоянност. 14 901−04Годовой план работы.
ГАПОУ ЧМП5 летст. 157а01−05Годовой отчет.
ГАПОУ ЧМППостоянност. 296 б01−06Документы по основным направлениям деятельности ГАПОУ ЧМП (справки, информационные данные):
которые подаются в городские органы исполнительной власти.
Постоянност. 44 а01−07 — которые подаются структурными подразделениями РКТК директору5 летст. 44 б01−08Документы по анализу и контролю, организации и содержанию ученого процесса и учебно-методической базы ГАПОУ ЧМП (акты, справки по проверкам, аналитические материалы, статистические данные).
5 летст. 8101−09Документы о состоянии эксплуатации зданий, строений, конструкций ГАПОУ ЧМП (акты, сметы).
3 годаст. 104 801−10Документы по вопросам материально-технической базы ГАПОУ ЧМП (планы, сметы, переписка, проекты).
5 летст. 946, 98 801−11Документы по проверкам колледжа контролирующими органами (акты, протоколы, предписания).
3 годаст. 117 901−13Акты приема-передачи при смене:
Руководителя.
Постоянност. 45а01−14- материально ответственных работников 3 годаст. 45б01−15Государственные, региональные, городские программы по образованию (копии)До минования надобностист. 54 001−16Годовой статистический отчет о составе и численности студентов.
Постоянност. 302б01−17Годовой отче о численности работающих и военнообязанных студентов5 летст. 66 701−18Коллективный договор
Постоянност. 395 а01−19Номенклатура дел ГАПОУ ЧМП5 летст. 112 а01.
02 Приемная директора01.
02−01Приказы директора по заочному отделению.
Постоянност. 16а01.
02−02Приказы директора по дневному отделению.
Постоянност. 16а01.
02−03Приказы директора по учебному центру.
Постоянност. 16а01.
02−04Переписка с Министерством образования РФ, с органами исполнительной власти города, с Управлением образования города3 годаст. 2501.
02−05Переписка с организациями, предприятиями, учреждениями города3 годаст. 2501.
02−06Обращения граждан (заявления, предложения, жалобы).
5 летст. 28б01.
02−07Докладные записки работников ГАПОУ ЧМП директору5 летст. 45б01.
02−08Заявки на получение информационно-вычислительной техники, на ремонт оборудования3 годаст. 1043б01.
02−09Журнал регистрации приказов директора по заочному отделению.
Постоянност. 100а01.
02−10Журнал регистрации приказов директора по дневному отделению.
Постоянност. 100а01.
02−11Журнал регистрации приказов директора по учебному центру.
Постоянност. 100а01.
02−12Журнал регистрации входящей корреспонденции3 годаст. 100б01.
02−13Журнал регистрации исходящей корреспонденции3 года.
Ст. 100б01.
02−15Журнал регистрации обращений граждан5 летст. 9501.
02−16Журнал регистрации телефонограмм1 годст. 10 202.
Прием в колледж и распределение выпускников02−01План работы приемной комиссии и документы по его выполнению3 г. ст. 16 702−02Протоколы заседаний приемной комиссии5 л.ст. 561 аПосле окончания учебного заведения02−03Документы по профориентации (переписка о проведении дней открытых дверей, лекций, выездов в школы, справки, сводки).
3 г. ст. 55 902−04Документы о ходе приема студентов (докладные записки, переписка, сводки).
3 г. ст. 55 802−05Личные дела абитуриентов:
а) принятых в учебное заведение;
б) не принятых в учебное заведение75 л.1 г. ст. 501На их основе формируются л/д учащихся.
После изъятия личных документов.
02−06Журнал регистрации приема документов от абитуриентов, поступающих в учебное заведение1 г. ст. 52 702−07Сводная ведомость результатов приёмных экзаменов5 л.ст. 59 702−08Договоры с предприятиями, учреждениями, организациями, службами, службами занятости, индивидуальные договоры о подготовке кадров.
3 г. После истечения срока договора03. Учебно-воспитательная работа03−01Планы работы кабинетов, всех подразделений ГАПОУ ЧМП3 г. ст. 57 303−02Учебные планы ГАПОУ ЧМПДо замены новыми ст. 56 803−03Документы (докладные записки, выписки из протоколов) по внесению изменений в программы и учебные планы.
1 г. ст. 57 003−04Учебные программы по общеобразовательным и специальным дисциплинам.
1 г. ст. 569После замены новыми03−05Календарно-тематический план работы преподавателей.
1 г. ст. 57 403−06Отчетные документы о состоянии учебно-воспитательной работы и мерах по её совершенствованию1 г. ст. 580 В учебных заведениях, передающих документы на госхранение — 5 л. ЭПК03−07Планы и отчеты кураторов групп3 г. ст. 57 703−08Протоколы заседаний методического (педагогического) совета и документы к ним.
10 л. ст. 571 В учебных заведениях, передающих документы на госхранение — постоянно03−09Протоколы заседаний и планы работы предметных (цикловых) комиссий и документы к ним.
10 л.ст. 578 В учебных заведениях, передающих документы на госхранение — 5 л. ЭПК03−10Протоколы заседаний государственных квалификационных экзаменационных комиссий.
75 л.ст. 59 203−11Курсовые работы, курсовые проекты1 г. ст. 59 103−12Документы (отчеты, доклады, методические разработки) о передовом педагогическом опыте преподавателей5 л.ст. 480 В учебных заведениях, передающих документы на госхранение — постоянно03−13Переписка об организации учебно-воспитательной и методической работе в учебных заведениях3 г. ст. 584, 58 503−14Документы (планы, отчеты, переписка, заявки, графики) о повышении квалификации преподавателей5 л.ст. 549а03−15Экзаменационные ведомости5 л.ст. 59 703−16Экзаменационные письменные работы студентов1 г. ст.
58 703−17Экзаменационные билеты1 г. ст. 56 603−18Графики учебного процесса на текущий учебный год1 г. ст. 80 203−19Тарификационные списки педагогических работников25 л. ст. 39 103−20Ведомости учета часов учебной работы преподавателей1 г.
ст. 61 803−21Оправдательные документы о причинах пропусков занятий учащихся1 г.03−22Расписание учебных занятий1 г. ст. 60 203−23Журнал учета движения контингента студентов5 л.ст. 60 503−24Журнал учета замены преподавателей3 г.
ст. 61 803−25Журнала учета контрольных работ3 г. ст. 61 603−26Журнал учета курсовых проектов3 г. ст. 61 603−27Журнал учебных занятий5 л.ст.
60 503−28Журналы факультативных занятий3 г. ст. 60 603−29Документы об участиях в выставках, конференциях, совещаниях1 г. ст. 6303−30Документы по профилактике правонарушений среди студентов5 л.ст. 5 841 234 504.
Производственная практика04−01Положение о производственной практике.
До замены новымст. 60 804−02Учебная практика, планы производственной практики, графики перемещений студентов.
1 г. ст. 60 904−03Договоры с предприятиями о производственной практике и переписка о заключении договоров3 г. ст. 614После окончания договора04−04Отчеты мастеров производственного обучения о практике5 л.ст. 61 004−05Отчеты студентов о производственной (технологической, преддипломной) практике3 г. ст.
61 104−06Документы о передовом педагогическом опыте мастеров производственного обучения и переписка по этому вопросу10 л.ст. 480 В учебных заведениях, передающих документы на госхранение — постоянно04−07Документы (переписка, отчеты, методические разработки) по проведению конкурсов профессионального мастерства10 л. ст. 6604−08Протоколы совещаний и конференций по производственной практике3 г.04−09Книга учета инструктажа по правилам техники безопасности труда10 л. ст. 43 604−10Журнал учета производственного обучения3 г. ст. 61 605.
Приемная комиссия05−01 Устав колледжа (копия)До замены новым05−02Нормативные, правовые акты Колледжа:
Политика в области качества;
— Миссия в области качества;
— Руководство по качеству;
— Стандарты ГОСТ Р ИСО;
— Управление документацией;
— Управление записями;
— Управления несоответствиями;
— Внутренний аудит;
— Корректирующие и предупреждающие действия;
— Инструкция «Ключевые должности персонала"До замены новыми05−03Приказы и инструктивные письма Министерства образования, отраслевых министерств и ведомств по вопросам приема студентов в ГАПОУ ЧМП (копии)До минования надобности.
Ст.6а05−04Приказы и распоряжения по основной деятельности (копии)До минования надобности 05−05Приказы по вопросам организации приема в ГАПОУ ЧМП (копии)До минования надобности05−06Положение о приемной комиссии.
ПостоянноСт. 1605−07Должностные инструкции сотрудников.
ПостоянноСт. 35а05−08Протоколы заседания приемной комиссии о зачислении абитуриентов в колледж:
а. на принятыхб. на не принятых5 л.1 г.05−09Протоколы заседания апелляционных комиссий5 л.05−10Планы работы отдела3 г.05−11Годовой план приема студентов.
Постоянно05−12Отчет о работе отдела о приеме в колледж.
Постоянно05−13Отчеты о проведении вступительных экзаменов в колледж10 л. ЭПК05−14Документы (докладные записки, справки, сводки, сведения) о ходе приема в колледж5 л.05−15Документы (сводные ведомости результатов вступительных экзаменов, сводки о количестве зачисленных абитуриентов, представления факультетов на открытие коммерческих групп) о ходе приема в колледж5 л.09−16Рекламные афиши, объявления и др.1 г.09−17Переписка о приеме и зачислении в колледж3 г.05−18Переписка о проведении дней открытых дверей, лекций, выездов в школы и других мероприятий по привлечению абитуриентов в колледж3 г.05−19Переписка об организации курсов и групп по подготовке лиц, поступающих в колледж3 г.05−20Переписка с гражданами и учреждениями об условиях приема в колледж3 г.05−21Экзаменационные ведомости:
а) абитуриентов, прошедших по конкурсуб) абитуриентов, не прошедших по конкурсу1 г. 6 мес.
05−22Экзаменационные билеты по дисциплинам1 г.05−23Расписание вступительных испытаний1 г.05−24Книга передачи личных дел в архив5 л.05−25Личные дела абитуриентов, поступивших, но не принятых в колледж1 г.05−26Журнал регистрации документов абитуриентов, поступающих в колледж1 г.05−27Списки абитуриентов, поступающих в колледж, и студентов, оплативших обучение1 г.05−28Инструкции по всем видам безопасности труда.
До замены новыми05−29Журнал инструктажа по ОТ, ПБДо замены новым05−30Журнал регистрации входящей и исходящей документации3 г. ст. 72б05−31Номенклатура дел (копия)До замены новой.
Ст.67а05−32Описи дел структурных подразделении, переданные в архив колледжа, акты о выделении дел к уничтожению.
До минования надобности.
Ст.74б06. Бухгалтерия06−01Приказы, указания, инструкции вышестоящих органов по финансовым вопросам. Копии. До минования надобностист. 1906;02Приказы директора ГАПОУ ЧМП. Копии. До минования надобностист. 5206−03Штатное расписание и изменение к нему.Постоянност.
5206−04Лицевые счета работников ГАПОУ ЧМП75 л.ст. 31 106−05Переписка с вышестоящими и финансовыми органами по финансовым вопросам5 л.ст. 21 506−06Ведомости учета часов учебной работы преподавателей1 г. ст. 61 806−07Табели учета рабочего времени1 г. ст. 61 806−08Журнал-главная книга3 г. ст. 316При условии заверш.
ревизии 06−09Бухгалтерские проводки3 г. ст. 310При условии заверш. ревизии 06−10Документы по тарификации преподавателей3 г. ст.
388После утверждения06−11Кассовые заявки, заявки на кредиты, переписка по заявкам, справки, информационные документы по кредитным операциям, представления в госбанк и полученные от него1 г. ст. 280, 28 106−12Книги и журналы регистрации счетов, кассовых ордеров, накладных, платежных ведомостей, доверенностей, поручений, материальных счетов и т. д.3 г. ст. 31 906;13Кассовые книги3 г. ст. 31 706−14Документы о пребывании в учебном заведении детей-сирот5 л.ст. 679, 68 306−15Оборотные и накопительные ведомости3 г.
ст. 31 706−16Оправдательные документы (кассовые, банковские, по начислению зарплаты и т. д.)3 г. ст. 310При условии завершения ревизии06−17Акты и переписка о проведении инвентаризации учета и переписки имущества и материально-товарных ценностей3 г. ст. 32 306−18Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности техникума и документы к ним5 л.ст. 33 406−19Отчеты, сведения о поступлении, расходовании и остатках драгоценных металлов, алмазов и изделий из них.
3 г. ст. 32 006;20Документы о выплате пособий, пенсий, листков нетрудоспособности по государственному социальному страхованию.
До минованияст. 324Не менее 3 лет06−21Договоры с материально-ответственными лицами5 л.ст. 33 907.
Архив07−01Положение об архиве учебного заведения.
До замены новым ст. 21 б07−02Планы и отчеты о работе архива3 г. ст. 16 707−03Акты проверки наличия и состояния документов, акты о выделении документов к уничтожению.
До минования надобности07−04Описи дел:
а) постоянного хранения (утвержденные);б) временного хранения.
Пост.
ст. 117 а3 г. ст. 117 бНе утвержд. — до минов. надоб. После уничтож. дел07−05Заявления о выдаче архивных справок, выписок из документов, переписка по их выдаче3 г. ст. 13 008.
Отделения1 234 508−01Устав колледжа (копия)До замены новым08−02Основополагающие документы:
Миссия колледжа;
— Политика в области качества;
— Руководство по качеству;
— Стандарты ГОСТ Р ИСО;
— Управление документацией;
— Управление записями;
— Управления несоответствиями;
— Внутренний аудит;
— Корректирующие и предупреждающие действия;
— Инструкция «Ключевые должности персонала в области «До минования надобности08- 03 Положение о структурных подразделениях. Постоянно.
Ст. 1608−04 Должностные инструкции сотрудников. Постоянно Ст. 35а08−05 Приказы, распоряжения и инструктивные письма вышестоящих организаций (копии)До минования надобности08−06Приказы и распоряжения по колледжу, выписки из приказов об утверждении штатных расписаний, зачислении перемещении и увольнении и др. (копии)До минования надобности08−07Приказы о распределении студентов по базам производственных практик (копии)До минованиянадобности08−08Распоряжения по отделениям5 лет08−09Решения Ученого Совета колледжа (копии)До минования надобности08−10 Протоколы заседаний отделений Постоянно.
Ст. 5а08−11Протоколы научно-методических конференций (семинаров); совещаний заведующих кафедрами родственных вузов; других внутренних и внешних методических мероприятий, договора о научно-методическом сотрудничестве Постоянно.
Ст. 5в08−12Протоколы заседаний ГАКПостоянно08−13 Перспективный план развития на 3−5 лет Постоянно08- 14 План работы отделений и развития на учебный год Постоянно.
Ст. 90а08−15План научно-исследовательской работы отделений на учебный год.
ПостоянноСт. 127 608−16План повышения квалификации профессорско-преподавательского состава (копии)До минования надобности08−17 Индивидуальные планы о работе преподавателей (по форме УМУ) Постоянно08−18Календарно-тематические семестровые планы преподавания дисциплин5 лет08−19Планы издания учебной и учебно-методической литературы10 лет08−20*Рабочие и учебные планы подготовки специалистов по специальностям (копии)До минованиянадобностине менее10 лет08−21 Отчет о работе отделений за учебный год Постоянно.
Ст. 198б08−22Годовой отчет о научно-исследовательской работе Постоянно.
Ст. 130 808−23Документация по организации научно-исследовательской работы студентов (программы НИРС, отчеты о работе и др.)Постоянно08−24Индивидуальные отчеты о работе преподавателей5 л.08−25Отчеты о прохождении повышения квалификации профессорско-преподавательским составом5 лет08- 26Отчеты председателей ГАК (копии)До минования надобности 08−27Отчеты о выполнении плана изданий учебной и учебно-методической литературы.
Постоянно08−28Отчеты по аттестации отделений.
Постоянно08−29Отчеты по определению рейтинга колледжа.
ПостоянноДо минования надобности08−30Семестровое распределение учебной нагрузки ППС5 лет08−31*Государственные образовательные стандарты специальности 10 лет08−32*Учебные программы дисциплин Постоянно08−33Экзаменационные и зачетные ведомости по дисциплинам (второй экземпляр). 10 лет08−34*Документация по дипломному проектированию (состав ГАК, копии приказов по темам дипломных проектов) До минования надобности08−35*Дипломные проекты и отзывы на них Журнал регистрации дипломных проектов 5 лет08−36*Курсовые проекты и работы 2 года08−37*Документация по магистратуре (распределения научных руководителей, тематика научных исследований и др.) До минования надобности08−38*Документация по Государственному экзамену по специальности (состав ГЭК, программа экзамена, ведомости и др.) 5 лет08−39*Документация по практической подготовке студентов (базы практик, получение рабочих профессий, отчеты по практикам и др.). 5 лет08−40*Документация по воспитательной работе отделений (списки кураторов, планы и отчеты о работе кураторов, отчеты о проведенных мероприятиях и др.). 5 лет08- 41*Документация по работе отделений по новому набору (рекламные материалы, списки работников приемной комиссии и дежурных на экзаменах, перечень организаций, направивших студентов на обучение и др.) 5 лет08−42*Документация по трудоустройству выпускников (предварительные данные по трудоустройству, отзывы организаций о подготовке выпускников, база данных выпускников и др.) 5 лет08−43*Документация по проведению тестирования знаний студентов (методические материалы, отчеты о проведении тестирования и др.)2 года08−44* Документация по работе отделений (копии приказов по организации, планы и отчеты по деятельности и др.). До минования надобности08−45* Документация (план набора, аттестация, научные руководители, эффективность работы и др.) по подготовке кадров высшей квалификации (копии) До минованиянадобности08−46 *Программы вступительных экзаменов 5 лет08- 47 *Документация по работе в области дополнительного образования, профессиональной переподготовки, повышения квалификации (перечень программ переподготовки, методические материалы и др.) 5 лет08−48Договоры (контракты) о совместной научно-технической деятельности15 лет.
ЭПК08−49Журнал взаимных посещений лекций, практических и лабораторных занятий ППС. 5 лет08- 50*Паспорта учебных лабораторий До получения новых документов08−51*Акты внутриведомственной комиссии о приеме и вводе в эксплуатацию учебной лаборатории До полученияновых документов08- 52Документация по охране труда и технике безопасности (инструкции, контрольные листы инструктажа, журналы инструктажа по категориям ответственности, стандарты, акты-предписания и т. д.) 5 лет08−53Акты готовности к новому учебному году. 5 лет08−54Документация (графики и программы проверок, приказы, анкеты и т. п.) по внутренним проверкам (аудиту), корректирующим и предупреждающим действиям (копии)До минования надобности08−55Журнал регистрации входящей и исходящей документации3 г. ст. 72б08−56Номенклатура дел. До замены новой08−57Описи на дела, переданные в архив колледжа, акты о выделении дел к уничтожению. 3 года* - документы для профилирующих отделений09. Кадровая работа09−01Приказы директора техникума:
а) о приеме, переводе, поощрении, премировании, увольнении, длительных командировках работниковб) о предоставлении отпусков, назначении дежурных, взысканиях, командировках работников75 л.ст. 19 б3 г. ст. 19 в1 234 509−02Приказы директора техникума о контингенте студентов75 л.ст. 19 б09−03Документы, являющиеся основанием к приказам о контингенте студентов: заявления, справки, разрешения3 г. ст. 50 009−04Личные дела работников техникума75 л. в ЭПК09−05Личные карточки работников, ИТР (в т.ч. временных работников).
75 л. ст. 50 409−06Алфавитная книга записи студентов75 л.ст. 50 709−07Документы о предоставлении к награждению медалью «Ветеран труда"30 л.ст.
65 009−08Протоколы заседания аттестационной комиссии15 л.ст. 63 409−09Документы о проведении аттестации и установлении квалификации75 л. 75 л. хранятся ЭПК в составе л/д.Не вошедшие в состав л/дел — 5 лет09−10Переписка с райсобесом по вопросам установления пенсий работникам техникума3 г. ст. 67 509−11Списки военнослужащих1 г.
ст. 53 109−12Переписка с военкоматами по вопросам учета военнообязанных1 г. ст. 53 309−13Студенческие билеты окончивших техникум.
До минования надобности09−14Книги, журналы регистрации выдачи:
а) трудовых книжек и вкладышей к нимб) студенческих билетов и зачетных книжек50 л. ст. 526 а5 л. ст. 526 б09−15Книга регистрации выдачи дипломов75 л. ст. 52 809−16Книга регистрации выдачи академических справок3 г. ст. 110 а.
