Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 1. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (09.
02.2017).
Регистрационный номер — цифровое или буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации. Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер документа — это порядковый номер документа в пределах календарного года и заносится в графу 2. Например, исх. № 165.
Регистрационный номер и дата регистрации документа проставляются на подлиннике документа от руки в реквизитах бланка и на копии с визами, которая остается в организации и подшивается в дело, в соответствии с номенклатурой дел. Первый экземпляр отправляется адресату. Регистрация документа осуществляется в день его подписания или утверждения.
Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
Ссылка на номер и дату поступившего документа используется преимущественно при оформлении писем-ответов и документов — отчетов, справок о выполнении поступивших поручений.
Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем. Наименование вида и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма и пр. Вид документа отмечается в журнале в графе 3.
Адресат отмечается в журнале в графе 4: пишется кому и куда направляется документ. Это Ф.И.О. (если это имеется на документе) и организация. Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно (если сокращение общеизвестное, чтобы можно было в дальнейшем понять, куда был направлен документ в случае, если возникнет необходимость в поиске документа по названию организации).
Заголовок документа — краткое содержание документа, который указывается вначале текса исходящего документа. К текстам писем небольшого объема (4−5 строк) заголовок можно не составлять. Заголовок или краткое содержание пишется в журнале в графе 5. Необходимо оценить содержание документа или спросить у исполнителя, о чем документ.
В графе 6 указывается количество листов в документе. Если к документу имеется приложение, то количество листов в приложении проставляется через дробь (например, 2/15). Листы документа и приложения должны быть полистно просчитаны и только после этого занесены в журнал. На документе с приложением в конце текста письма делается запись следующим образом: Приложение: на 15 л. в 1 экз. только в адрес. Если не хватает в документе или в приложении какого-либо листа, уточняется у исполнителя и возвращается на доработку.
В графе 7 проставляется количество экземпляров. В письмах, рассылаемых большому количеству адресов, исходящий номер документа будет один и тот же на всех экземплярах. В адресате перечисляются все адресаты и номера экземпляров.
На каждом документе ставится исходящий номер документа и соответствующий экземпляр.
В графе 8 заносится Ф.И.О. и указывается структурное подразделение исполнителя документа.
В графе журнала 9 примечание можно указать, например, каким образом направлен документ (Почтой России, срочной экспресс-почтой, курьером или нарочным и т. п.). Можно отметить, если письмо направлялось заказным с уведомлением о вручении, когда было получено уведомление и число вручения корреспонденту. Полученное уведомление о вручении письма адресату, необходимо отдать исполнителю документа, чтобы тот подшил его в дело к копии отправленного письма.
Документы, предназначенные для пересылки по почте, вкладываются в конверт. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Документы, направленные разными структурными подразделениями в один адрес, допускается вкладывать в один конверт.
Заключение
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется процесс на производстве и потреблении каждого информации. В современном лежат обществе информация юридическую стала полноценным коммерческими ресурсом производства, обеспечивают важным элементом ссылка социальной и политической перемещают жизни общества. Качество перемещают информации определяет подготовку качество управления, является поскольку информация нетрудно пронизывает все полную органы управления.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.
Можно является без преувеличения отработанный сказать, что сотрудники качество и эффективность заключении работы аппарата поэтому управления во многом юридическую определяется умением нетрудно соответствующих должностных оперативного лиц составлять подвергнута и оформлять управленческие целей документы. По сути лежат дела, организация полную работы с документами можно является координирующим непременного центром конкретного поэтому структурного подразделения, сферу что на практике ссылка означает полную оформлять осведомленность о местонахождении бухгалтерского лиц своего также подразделения, правильное также оформление переписки, обеспечивают подготовку организацию всех телефонных разговоров информация и т. д. Все средств это особенно исполнения необходимо для подвергнута оперативного выполнения коммерческими срочного задания исполнения руководства определенным настоящий должностным лицам оформлять закрепленного подразделения.
В оперативного заключении необходимо полную указать основные настоящий выводы по результатам средств проведенной работы.
Документирование — регламентированный нетрудно процесс записи непременного информации на бумаге заключении или ином исполнения носителе, обеспечивающий каждого ее юридическую силу. В поэтому деловом общении ссылка документирование имеет нетрудно особое значение. Действительно, заключении ссылка на какую-либо многие устную договоренность оформлять или распоряжение подвергнута может быть составляют опровергнута или настоящий подвергнута сомнению, видов, но если данная целей договоренность или обеспечивают распоряжение имеют непременного форму документа, подготовку то ссылка на него коммерческими обоснована юридически. Правила можно документирования устанавливаются мнению правовыми актами полную каждого государства бухгалтерского или вырабатываются компания традицией.
Управленческие документы избежать составляют основу бухгалтерского документации организации. Они достижение имеют универсальный отработанный характер, создаются достижение органами власти, мнению коммерческими и государственными многие организациями. Управление ссылка предприятием неизбежно компания требует создание информация многих видов каждого управленческих документов, оформлять без которых коммерческими невозможно решать отработанный задачи планирования, является финансирования, кредитования, ссылка бухгалтерского учета является и отчетности, оперативного сферу управления, кадрового исполнения обеспечения деятельности целей предприятия и т. п.
Достижение подвергнута науки и техники, избежать бурное развитие исполнения научно-технической революции, заключении воздействующие на всю управления сферу человеческой обеспечивают деятельности, требуют поэтому дальнейшего совершенствования необходима управления, стиля юридическую и методов работы, информация повышения качества управления и эффективности управленческого бухгалтерского труда. предприятии настоящий уже будет мнению измеряться миллионами, избежать поэтому системы Работа можно с документами должна сотрудники иметь настолько ссылка отработанный порядок (документооборот), также чтобы не отвлекать полную работников от главных является производственных целей перемещают предприятия.
Документ, как сферу носитель информации, обеспечивают выступает в качестве повышения непременного элемента достижение внутренней организации целей любого учреждения, лежат предприятия, фирмы, лежат обеспечивая взаимодействие можно их частей. Информация избежать является основанием процесс для принятия бухгалтерского управленческих решений, компания служит доказательством сферу их исполнения и источником перемещают для обобщений, всех, а также материалом процесс для справочно-поисковой бухгалтерского работы.
Также необходимо видов обозначить проблему, оперативного которая была перемещают выявлена автором лежат при написании полную работы. В настоящий повышения момент времени составляют основная сложность правовыми в документообороте состоит отработанный в отсутствии средств информация автоматизации по данному можно вопросу. Данные достижение средства присутствуют, мнению, но не во всех организациях всех и развиты они достижение не на должном уровне. Так, бухгалтерского по мнению компании ссылка DELPHI около 15% всех правовыми бумажных документов целей безвозвратно теряется, и сотрудники информация тратят до 30% своего отработанный рабочего времени составляют в попытках найти повышения их. Компания избежать Coopers&Lybrand оценивает, оперативного что организации настоящий делают в среднем 19 копий мнению каждого документа многие и что почти 7.
5% всех компания документов теряется юридическую безвозвратно. Нетрудно нетрудно сделать заключение, процесс что если повышения бы документы хранились мнению в «электронном» виде, заключении избежать этого избежать было бы гораздо оформлять легче.
Следовательно, автоматизация многие делопроизводства необходима ссылка для обеспечения достижение мобильности руководства является предприятием и работы оформлять самого предприятия.
Многие лежат формы управленческой ссылка деятельности выражаются необходима посредством соответствующих документов. Таким повышения образом, документация, управления будучи тесно видов связана со всеми необходима формами управленческой правовыми деятельности, используется подготовку аппаратом управления целей в качестве способа полную и средства реализации отработанный возложенных на него каждого функций.
Кроме того, обеспечивают документирование во многих информация случаях является можно обязательным, предписывается мнению законом и актами коммерческими государственного управления, также поэтому оно составляют является одним достижение из средств укрепления ссылка законности и контроля. От настоящий четкости и оперативности всех обработки и движения необходима документов в конечном многие итоге зависит сферу быстрота принятия поэтому решений. Поэтому подвергнута в рациональной организации подвергнута документообороту всегда лежат уделяется большое оформлять внимание.
Список использованных источников
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст) Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 7.
0.8−2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.
10.2013 N 1185-ст).
«Единая государственная система делопроизводства» (одобрено Постановлением ГКНТ СССР от 04.
09.1973 N 435).
Приказ Минкультуры России от 25.
08.2010 N 558 (ред. от 16.
02.2016) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 08.
09.2010 N 18 380).
ОК 011−93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.
12.1993 N 299) (ред. от 21.
12.2017).
Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105−95 Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Общие требования к текстовым документам (Введен постановление Госстандарта от 08.
08.1995 № 426).
Басаков, М. И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30−2003): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений высшего профессионального образования / М. И. Басаков. — М.: Дашков и К, 2012. — 348 c.
Басовская, Е. Н. Делопроизводство: Учебное пособие / Е. Н. Басовская, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Е. М. Емышева. — М.: Форум, 2012. — 256 c.
Быкова, Т. А. Делопроизводство: Учебник / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина; Под ред. Т. В. Кузнецова. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 364 c.
Гугуева, Т. А. Конфиденциальное делопроизводство: Учебное пособие / Т. А. Гугуева. — М.: Альфа-М, НИЦ ИНФРА-М, 2012. — 192 c.
16. Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство: Учебное пособие / М. В. Кирсанова. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2012. — 312 c.
Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум / И. Н. Кузнецов. — Люберцы: Юрайт, 2016. — 477 c.
Кузнецов, И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие / И. Н. Кузнецов. — М.: Дашков и К, 2016. — 520 c.
Ленкевич, Л. А. Делопроизводство: Учебник для учащихся начальных профессиональных учебных заведений / Л. А. Ленкевич. — М.: ИЦ Академия, 2009. — 256 c.
Панасенко, Ю. А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Ю. А. Панасенко. — М.: ИЦ РИОР, НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 112 c.
Подобед, М. А. Делопроизводство в органах исполнительной власти / М. А. Подобед. — М.: Приор, 2002. — 224 c.
Сологуб, О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие / О. П. Сологуб. — М.: Омега-Л, 2013. — 207 c.
Стенюков, М. В. Делопроизводство. Организация документационного обеспечения предприятия. / М. В. Стенюков. — М.: А-Приор, 2007. — 176 c.
Приложение 1. Форма реестра отправки документов в структурные подразделения.
РЕЕСТР Отправки документов в отдел _______________________________________.
Наименование документа Номер и дата документа Примечание.
Отправитель ______________________ время _________________________.
Получатель _______________________ время _________________________.
«____"________________20___ г.
Приложение 2. Форма журнала регистрации входящей корреспонденции.
Дата поступ ления Регистра ционный номер Количест во листов с приложе нием Наимено вание вида документа Корреспон дент документа Исходя щий номер и дата докумен та Заголовок (краткое содержание документа) Резолю ция ФИО исполните ля (структур ное подразделение) Срок исполне ния Примеча ние 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11.
Приложение 3. Форма журнала регистрации исходящей корреспонденции.
Дата документа Регистрационный номер документа Вид документа Адресат Заголовок (краткое содержание документа) Количество листов Количество экз. Исполнитель (ФИО, структурное подразделе ние) Примечание 1 2 3 4 5 6 7 8 9.
