Нормирование документационных работ службы документационного обеспечения управления

Нормирование труда, установление численности сотрудников, оценка напряженности труда по отдельным видам работ производится в соответствии с установленными нормами.

Важнейшими из них являются «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления», включившие нормы:

• — па составление и ведение в течение года номенклатуры дел (до 100 дел 28 чел/ч);
• — обработку получаемых и отправляемых документов, включая их регистрацию и доставку исполнителям (на 10 документов 0,78 и 0,80 чел/ч соответственно);
• — обработку телеграммы, телефонограммы, оформления командировочного удостоверения (0,11; 0,17; 0,15 чел/ч соответственно);
• — работы по контролю исполнения документов (0,70 чел/ч на 10 документов);
• — на создание и ведение различных делопроизводственных картотек (от 0,15 до 0,24 чел/ч на карточку);
• — формирование и оформление дел, классифицированные по срокам хранения (от 0,43 до 0,75 чел/ч на 1 дело);
• — проведение экспертизы ценности, составление описей и передачу дел из подразделений на архивное хранение (1,0 и 3,2 чел/ч соответственно).

Значительная часть нормативов посвящена работам архива организации:

• — по составлению научно-справочного аппарата к архивным фондам: предисловий к описям, именных и предметно-тематических указателей;
• — исполнению различных запросов: тематических, социально-правового характера;
• — выдаче архивных справок;
• — обеспечению сохранности архивных документов;
• — техническому оформлению дел и сдаче выделенных к уничтожению дел на утилизацию.

Наряду с достаточно точными нормами сделана попытка нормировать и методическую работу по разработке различных делопроизводственных инструкций, рекомендаций и других методических пособий, контролю за ведением делопроизводства в подразделениях и консультированию сотрудников, но делопроизводственным вопросам.

Расчет численности проводится исходя из плановой трудоемкости работ, выполняемых в течение года с добавлением коэффициента на организационно-техническое обслуживание рабочего места, личные потребности, отдых, включая физкультурные паузы.

Норматив численности определяет количество сотрудников, требующихся для выполнения с определенным качеством всех работ, закрепленных за данным подразделением при существующих организационно-технических условиях.

Например, расчет численности машинисток производится, но формуле.

где, А — годовой объем работ в машинописных страницах, Т — действительный годовой фонд времени (ч), п — норма выработки продукции (ч).

Необходимое количество секретарей устанавливают, исходя из объема документооборота за год и расчетных норм выработки на выполнение документационных операций:

где Ч — необходимое количество сотрудников, Нвр — средняя норма времени па обработку одного документа (0,67 ч), О — количество корреспонденции за год (документооборот), К — коэффициент изменения трудоемкости работы, Т — годовой номинальный фонд рабочего времен, а — коэффициент неявок на работу (0,3).

Нормативная часть дополнена рекомендациями по организации труда, содержанию каждой из выделенных работ, типовому оборудованию рабочего места экспедиторов, делопроизводителей, секретарей, архивариусов.

Имеются нормативы на создание конкретных документов, имеющих типовое содержание, например: сопроводительное письмо к договору (0,055 ч), спецификация для заключения договора на поставку продукции (0,053 ч), товарно-транспортная накладная (0,044 ч на одну номенклатурную единицу) и т. д., сгруппированные в «Типовые нормы времени на подготовку и оформление документов по снабжению и сбыту продукции» .

С 1989 г. введены в действие «Типовые нормы времени на перевод и переработку научно-технической литературы и документов», включая полный, сокращенный и выборочный письменный перевод с западно-европейских языков на русский и наоборот. Также введены нормы перевода с русского на государственные языки стран СНГ и с них на русский.

В добавление к «Единым нормам времени (выработки) на машинописные работы» добавлена работа с микрофильмами и микрофишами, требующая использования считывающей аппаратуры и вдвое увеличивающая трудоемкость; имеются и другие нормативы работы с документами.

В рекомендациях по организации труды обязательно приводятся организационно-технические условия труда делопроизводственного персонала: освещенность рабочей поверхности при люминесцентном освещении должна составлять 500 люкс; при лампах накаливания — 300 люкс; температура воздуха 18−20°С (что явно недостаточно при сидячей работе); относительная влажность 40−60%; уровень шума менее 50 дБ; площадь одного рабочего места 4 кв. м.