Виды деловой документации и правила ее оформления

Карандашом или ручкой исправляются орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки. Все исправления должны быть сделаны четким и разборчивым почерком. Исправленный текст вычитывается повторно. Если замечаний нет, то документ отдают на подпись руководителю. Во время редактирования используют корректурные знаки: Z — абзац (ставится в начале предложения), V — пунктуационные знаки (ставится на полях) и др. Иногда редакции включает в себя больше, чем исправление грамматических и пунктуационных ошибок. Часто требуется замена некоторых слов и выражений. В других случаях редакция документа влечет за собой значительные изменения и существенные переписывания с целью добиться болей ясности и точности. Полноценное редактирование требует некоторой подготовки, которая проводится в определенном порядке:

обозначение цели составления документа;

— сбор информации о получателе;

— запись основных идей документа;

— сбор и анализ фактического материала;

— деление текста на вступление, основную часть, заключение;

— проверка связности мыслей и четкости изложения. Редактирование документов осуществляется по установленным условиям и в соответствии с принятой последовательностью действий, которые необходимы для создания, переноса на электронные или бумажные носители, распространения документа. Редактор должен принимать личное участие в некоторых операциях и действиях, должен выполнять организационно-управленческие функции и осуществлять квалифицированный контроль за процессом правки на протяжении работы над документом. В процессе редактирования автор и редактор ставят перед собой конкретную цель, которая заключена в корректировании и создании окончательного текста документа, который будет подписан руководителем. Для работы с текстом документа, редактор должен всесторонне рассмотреть содержание и учесть типологические характеристики делового стиля документа: цель создания, адресат, функциональная предназначенность. Основной смысл создания документа должен быть понятен уже из заглавия документа. Перед редакторской работой ставятся также творческие задачи, редактор, по сути, выступает в роли проектировщика документа. Он анализирует и проводит оценивание авторского оригинала, ведет работу по его корректированию — совершенствованию, контролирует и анализирует способы создания документа на этапе тиражирования.

Решение задач поставленных перед редактором требует обязательного контакта с автором. Особенно трудным и продолжительным является редакторское творчество с автором во время первой работы над оригиналом документа. Текст, созданный автором, пригодный к полиграфическому воспроизведению без правки редактора, явление, можно сказать, уникальное. Даже если в тексте нет грамматических, пунктуационных, морфологических ошибок, после написания оригинала требуется редакторский анализ на соответствие нормативным требованиям. Редактор, в свою очередь, должен помнить, что он работает «на вторых ролях», что без согласования с автором документа, он не имеет права вносить значительные корректировки, которые затрагивают содержание. Внося исправления в текст на свое усмотрение, редактор рискует исказить смысл сюжета, убрать существенную для автора деталь. Желание улучшить документ может привести к полному его несоответствию ситуации, из-за которой он был создан. Языковая, стилистическая правка всегда связана со смыслом. Сам того не желая, редактор может полностью изменить стиль, содержание.

Все вносимые корректировки в авторский текст должны соответствовать действующим стандартам и быть обоснованными. Необходимость исправления ошибок должна согласовываться с автором. Редактирование оригинала документа должно быть минимальной. Редактирование не означает переписывание заново, это только исправление ошибок.

Заключение

.

Таким образом, знание систем документации способствует рациональной организации документов в производстве, обеспечению сохранности, отбору документов на хранение, установление сроков хранения документов и защите социально-правовых интересов граждан. Так, системы документации можно разделить по типам:

функциональныйпроизводственно-отраслевому.По срокам хранения:

постоянноболее 10 летменее 10 лет. Для определения сроков хранения документов важнейшим справочным пособием является перечень документов с определением сроков их хранения. Существуют специальные системы документирования, те которые входят в перечень типовых управленческих документов — бухгалтерские, кадровые документы. Эти группы документов работают по своим правилам, не объединенными едиными принципами. Каждая система документации содержит документы свойственный одной отраслевой системе. Система документации предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов. Систематизация документов внутри системы характеризуется функциональностью и направлениями деятельности организации данного ведомства. Знание систем документации важно для правильного отбора документов на хранение, определения сроков их хранения, т.к. документы имеют научное, политическое и историческое значение для РФ. Таким образом, унифицированные формы документов, которые используются в управленческой деятельности, выполняют такие функции:

информационную: являются носителем и источником информации;

— управленческую: позволяют организовать, регулировать, контролировать, анализировать управленческий процесс;

— правовую: являются юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, поведения и показатели;

— коммуникативную: помогают организовать обмен информацией и общение между различными объектами;

— учетную: накапливают сведения за определенный период времени и позволяют их анализировать, выявлять тенденции и закономерности;

— социальную: удовлетворяют различные социальные нужды, отображают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и граждан;

— культурную: являются памяткой культуры древней эпохи, хранят и передают культурные традиции;

— историческую: являются источником знаний о событиях и деятелей различных эпох, помогают исследовать историческое прошлое стран и народов, обеспечивают нужды общества в ретроспективной информации. Список источников и литературы1. ГОСТ Р 7.

0.8. -2013 «Делопроизводство и архивное дело — Термины и определения». Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст.

2. ГОСТ Р 6.30−2003.

Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.

08.2010 № 558.

4. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Минкультуры России от31.

07.2007 № 1182.

5. Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержден приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.

06.2011 № 112.

6. Общероссийский классификатор управленческой документации, утвержден Комитетом РФ по стандартизации, метрологии и сертификации, введен в действие 01.

07.1994.

7. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 года № 536. — С. 7.

8. Антонова С. Г., Соловьев В. И., Ямчук К. Т. Редактирование. Общий курс: Учебник для вузов. М.: Изд-во МГУП, 1999. — С. 139.

9. Милехина Е. Стратегия письменных коммуникаций. — С. 17.

10. Стенюков М. В. Секретарское дело. — М.: Издательство ПРИОР, 2000. — С. 49.