Объем, состав и содержание документальных материалов Государственного архива

Помимоэтого, значительнорасширенподраздел, которыйотражаетпорядокучетаизмененийобъемовдокументовприпроведенииразныхработ-выверкеучетныхдокументов, проверкеихописания, наличия, реставрацииидр., прописанучетлистоввделах, единицхранениявсоставеединицучетааудиовизуальнойдокументации, выделенучеткопийфондапользования, сформулированытребованиякформированиюучетныхбазданныхиорганизацииихведения, чтообеспечиваетпреемственностьавтоматизированногоитрадиционногоучета. Большоевниманиебылоуделенопроцедурамучетаихраненияматериальныхносителейдокументов на электронных носителях. В «Основныхправилахработыархиваорганизации» указано, чтовсеоперации, осуществляемыесэлектроннымидокументамиприпередаченаархивноехранение (конвертированиевновыеформаты, перезапись, сжатиеит.

д.), должныбытьдокументированы. Напрактикеосуществитьтакоеположениезатруднительно, потомучтонужныотдельныенормативныеакты (допустимоликонвертироватьграфическиеформаты, иеслидопустимо, томожнолипреобразовыватьизображенияспотерейкачества, какимидолжныбытьстандартыхранениятекстовойинформацииит.

д.).Фактическивэтомдокументебылоописано, чтоследуетсделать, чтобывобычномархивехранитьэлектронныедокументыснаименьшимииздержкаминаперестройкусуществующейструктурыархива. Темнеменее, ив.

Правилах2007ив «Основныхправилахработыархиваорганизации» былраздел, которыйбылпосвященавтоматизированномунаучно-справочномуаппаратуархива, которыйнапрактикевводитопределение «электронногоархива».Принесоблюденииправилхранениядокументов архивного назначенияпредусмотреныуголовнаяиадминистративнаяответственностьгражданиюридическихлиц. В2015г.

вступиливсилуправилахранения, комплектования, учетаииспользованиядокументов архивного назначенияворганахгосударственнойвласти, органахместногосамоуправленияиорганизацияхвсоответствиис.

ПриказомМинкультуры.

Россииот31.

03.2015N526.Правилаустанавливают, чтообеспечениенормативныхусловийхранениядокументоввключаетвсебя:

оснащениеархивохранилищспециализированнымоборудованиемдляхранениядокументации;

оборудованиепомещенияархиваорганизациисредствамипожаротушения, пожарнойиохраннойсигнализацией;

соблюдениеохранногорежима;соблюдениепротивопожарногорежима;

созданиенормативныхсветового, температурно-влажностногорежимов, проведениесанитарно-гигиеническихмероприятий.Недопустиморазмещениеархиваорганизациивчердачныхиподвальныхпомещениях.Архивохранилищедолжнобытьудаленоотпроизводственных, лабораторных, бытовыхпомещенийинеиметьобщихснимивентиляционныхканалов.Архивохранилищедолжноотделятьсяотсоседнихпомещенийнесгораемымиперекрытиямиистенамиспределамиогнестойкостинеменеедвухчасов.Вархивохранилищенедопустимапрокладкатрубканализациииводоснабжения, бытовыеилитехнологическиевыводыводы. Приразмещенииархивохранилищавприспособленномилиспециальномзданиипредпочтение (приравныхтепловыхпоказателях).

отдаетсяпомещениямссевернойориентациейокон.Дваразавгод (вначалеипоокончанииотопительногосезона).

документыипомещенияархивохранилищподвергаютсяобследованиюдлясвоевременногообнаруженияплесениинасекомых.Вархивохранилищезапрещенонаходитьсявверхнейодежде, грязнойимокройобуви;

хранитьпосторонниепредметы, оборудованиеиимущество, употреблятьпищевыепродукты. Видеалепроведениеработпопроверкефизическогосостоянияивыявлениюповрежденныхдокументовдолжноподчинятьсязадачепоследовательной, рассчитаннойнаперспективуразработкибанкасведенийофизическомсостояниидокументов.Воснованииэкспертизыфизическогосостояниятакжеиспользуетсядифференцированныйподход.Наиболееважнымимогутбытьперечисленныефонды:

Которыесодержатособоценныеиуникальныедокументы;

Которыебылиподверженыэкстремальномувоздействию (высокихтемпературприпожаре, пены, водыпритушениипожараидругих) IиIIкатегорий;

Которыеимеютвысокийспросусотрудниковархиваиисследователей;Которыесодержатдокументыэкстремальныхпериодовотечественногоделопроизводства (Перваямироваявойна, Великая.

Отечественнаявойнаидругие). 20]Проверкафизическогосостояниядокументовосуществляетсявсегдаметодомполистногопросмотрадел.Этодолгаямонотоннаяработа, которуюследуетпланироватьнагодынаперед, контролироватьианализироватьходеепроведения, обеспечиватьобязательноеобучениесотрудников (экспертов).

ипреемственностьвихработе.Осуществлятьоценкуфизическогосостояниякрупныхмассивовдокументовдопустимотремяметодами:

Сплошнаяпроверкавсехобъектовизучаемогомассива (кпримеру, всехдокументовфонда).Существенныйплюсданногоспособа-онпредоставляетполныесведенияосостояниивсехдокументовфонда.Минус-большиезатратывремени;

Выборочныйметод, прикоторомизвсегообъемамассиваберетсялишьнебольшаячасть (случайнаямалаявыборка).

ипонейговорятосостояниимассива (фонда).

вцелом.Обязательнымиусловиямихранениядокументов на электронных носителяхявляются:

наличиевархивенеменее2-хэкземпляровкаждойединицыхранениядокументов на электронных носителях (рабочийиосновнойэкземплярыдолжнынаходитьсянаразличныхфизическихустройствах);наличиепрограммныхтехническихисредств, которыепредназначеныдлякопирования, воспроизведения, перезаписидокументов на электронных носителях, контролятехническогоифизическогосостояния;

обеспечениережимахранениядокументов на электронных носителях, которыйисключаетнесанкционированнуюрассылку, утрату, искажениеилиуничтожениеинформации. Впроцессехраненияэлектронныхдокументов архивного назначениянережеодногоразавпятьлетпроизводитсятехническийконтрольфизическогосостоянияносителейдокументов на электронных носителяхивоспроизводимостидокументов на электронных носителяхивситуацииизмененияфизическогосостоянияносителейпроизводитсяработапоперезаписидокументов на электронных носителяхнановыеносители. Припередачедокументов на электронных носителяхвархиворганизациивыполняютсяпроверкадокументов на электронных носителяхнаналичиевредоносныхкомпьютерныхпрограммипроверкавоспроизводимостидокументов на электронных носителях. Передачатекстовыхдокументов на электронных носителяхдляхранениявархиворганизации, котораяявляетсяисточникомкомплектованиямуниципальногоигосударственногоархива, осуществляетсявформатеPDF/A.ВКодексе.

РФобадминистративныхправонарушенияхустановленыштрафныесанкциизанарушениеправилкомплектования, хранения, использованияиучетадокументов архивного назначения, атакжеихутрату.Административноенаказаниезасовершениеуказанногоправонарушенияпредусматриваетсяввидепредупрежденияилиналоженияадминистративногоштрафанагражданвразмереотодногодотрех.

МРОТ, надолжностныхлиц-оттрехдопяти.

МРОТ, ответственностьюридическихлицнепредусматривается.Нарушениережимахраненияархивнойдокументацииможетявлятьсяоснованиемуголовнойилиадминистративнойответственности.Непосредственноеотношениекобеспечениюсохранностиархивнойдокументацииимеетстатья243Уголовногокодекса.

РФ, котораяустанавливаетответственностьзаповреждениеилиуничтожениепамятниковкультурыиистории. Охраняемыеэтойнормойобъекты (т.е.документы, которыеимеюткультурнуюилиисторическуюценность).

должныбытьпризнаныофициальнотакимивдействующемправовомакте.Профильностьохраныпамятникаисторииикультуры (общероссийский, местный, мировой).

определяетсясоответствующиминормативнымиактами, которыеприсваиваюттитултемилидругимматериальнымобъектамуголовно-правовойохраны.Подуничтожениемзаконимеетввидуприведениеархивногодокументавполнуюнегодность, всостояние, прикоторомонутрачиваетнавсегдасвоюценностьинеможетбытьиспользованпоназначению. Повреждениеозначаетзначительноеизменениедокументапосредствомудалениякаких-тоегофрагментов, частей, заметноенетолькоспециалистам, ноидругимлицам.Методповрежденияилиуничтожениянеимеетзначениядляквалификациидействийвиновноголица.Должностныелицамогутктомуженестиуголовнуюответственностьпостатьям285 «Злоупотреблениедолжностнымиполномочиями» и286 «Превышениедолжностныхполномочий» УКРФ. Несмотрянаочевиднуюдуховнуюиисторическуюзначимостьдляроссийскогосоциумапредметовданногопреступления, наказаниепредусмотреновесьмамягкое-штрафилилишениесвободы, наибольшийсроккоторогонепревышаетпятилет.Вдействующем.

УКРФпредусмотренынормы, которыеустанавливаютответственностьзаконкретныедеяния, которыепосягаютнакультурныеценности, документыипредметы, которыеимеютнаучную, историческую, культурнуюилихудожественнуюценность, атакжедругиеценности. Соответствующиеуголовно-правовыенормывключенывст.

164,188(ч.2), 190,243Уголовногокодекса.

России.Занарушение (кпримеру, световогоилитемпературно-влажностногорежима).

хранениядокументов архивного назначения, котороеповлеклоуничтожение, разрушениеилипорчудокументовилипредметов, которыеимеютособуюнаучную, историческую, культурнуюилихудожественнуюценность, можетбытьустановленауголовнаяответственность.Всоответствиисч.

2(пунктв).

ст.164УКРФуказанноедеяниенаказываетсялишениемсвободынасрокдо15летсоштрафомвразмередо500тыс.

р.иливразмерезарплатыилидругогодоходаосужденногозапериоддотрехлетлибобезтаковогоисограничениемсвободынасрокдодвухлетилибезтакового.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Такимобразом, можноподытожитьследующее. Осуществлениеинформатизацииархивнойсферытребуетпроведениякомплексамероприятий, которыенаправленынанаучную, организационную, кадровую, методическую, материальнуюподдержкупроизводимыхработ. Конкретноесодержаниекаждогоизнаправлений, стадииихреализациисоставятотраслевую.

Программуинформатизации.Учет документов в Государственном архиве производится посредством присвоения архивным документам учетных номеров, которые являются частью архивного шифра. Государственный архив присваивает номер Государственного архива после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение. В настоящее время методология организации архивного хранения электронной документации только начинает складываться. Здесь является важным учет опыта и мнений всех заинтересованных сторон: делопроизводителей, архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), управленцев, ИТ-специалистов, историков, менеджеров, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станет с накопленным информационным богатством России. Комплектование Государственного архива РФ электронной документацией обеспечит сохранение большой части источников отечественной истории новейшего времени, которые первоначально созданы в машиночитаемом виде и не имеют равноценных аналогов на традиционных носителях, к примеру, базы данных создаваемых для обработки демографической, экономической, медицинской статистики и другие. Помимо этого, дополнительные возможности, новые информационные технологии в сфере реставрации и консервации документов, создания страхового фонда и фонда пользования позволят продлить жизнь ценным историческим документам. СПИСОКИСПОЛЬЗОВАННЫХИСТОЧНИКОВФедеральныйзакон «Обархивномделев.

РФ" от22.

10.2004г.№ 125-ФЗ.Федеральныйзакон «Обинформации, информационныхтехнологияхизащитеинформации» от27.

07.2006г.№ 149-ФЗ.Правилаорганизациихранения, комплектования, учетаииспользованиядокументов.

Государственного архива.

РоссийскойФедерацииидругихдокументов архивного назначениявгосударственныхимуниципальныхархивах, музеяхибиблиотеках, организациях.

Российскойакадемиинаук (утвержденыприказом.

МинистерствакультурыимассовыхкоммуникацийРоссийской.

Федерацийот 31.

03.2015 N 526).Андреева.

В.И.Ценное-вархив!//Кадровик.Ру-2011.-№ 1.-С.35−37.Быкова.

Т.А., Кузнецова.

Т.В., Санкина.

Л.В.Документационноеобеспечениеуправления:

Делопроизводство:Учеб.

пособиедлястуд.вузов.

2-еизд., перераб., доп.-М:Инфра-М, 2014.-304с.Иритикова.

В.СОформлениедокументов//Делопроизводствоидокументооборот.-2012.-№ 12.-С.25−36.Кирсанова.

М.В., Аксёнов.

Ю.М.Курсделопроизводства.Документационноеобеспечениеуправления.Учебноепособие-6изд., испр., доп.М.:Инфра-М, 2013.-256с.Кузнецов.

И.Н.Документационноеобеспечениеуправленияиделопроизводство:

учебникдлябакалавров.-М.:Юрайт, 2013.-576с.Кузнецов.

С.Л.Современныетехнологиидокументационногообеспеченияуправления.-2-оеизд., перераб.

идополн.-М.:Изд-во «Термика», 2014.-288с.Румынина.

Л.А.Документационноеобеспечениеуправления:

Учебникдлястуд.

учр.сред.

проф.обр.-11-еизд., перераб., доп.-М.:Академия, 2014.-288с.Янковая.

В.Ф.Видиразновидностьдокумента//Справочниксекретаряиофис-менеджера.-2011.-№ 3.-С.29−38.