Организация и технология документационного обеспечения управления на примере МИД России

Иными словами, электронный документооборот в организации имеет такое количество видов, сколько существует различной деятельности. В связи с этим наблюдается стремительное развитие ИС в области частной организации системы документооборота. Преимущества электронного документооборота: — Повышение прозрачности внутренней работы предприятия: системы электронного документооборота в организации дарят руководству возможность видеть, что происходит с документом на всех стадиях передвижения. Плюс можно в секунды ознакомиться с любым файлом, его создателем, теми, кто его открывал и вносил изменения.

— Более адекватное использование физического пространства и техники: теперь не нужно тратить место на сервера, а также шкафы, полки и другие предметы, которые используются для хранения многочисленных бумаг. Исходя из полной информации о документе, его можно своевременно удалить, когда придёт время. Всё это приводит к освобождению помещений и специальных электронных мест для хранения информации. — Повышение безопасности информации и документов: даже если по каким — то причинам файлы повредились или удалены, центральная база своевременно сохраняет копии всех документов. А если файл поменял место хранения, то его всё равно можно быстро и легко найти.

— Экономия времени: не придётся тратить драгоценное время на поиск бумаг, которых не оказалось на положенном месте. Даже если документы сгорят в пожаре, у центральной базы всегда имеются резервные копии. — Снижение затрат на распечатку, почтовые марки, конверты и пересылку: теперь все эти процессы заменяет электронная отправка документов. — Повышение уровня удовлетворённости служащих и руководителей: психоэмоциональное состояние сотрудников улучшается в результате оптимизации каждодневных рабочих процессов. Вместо того, чтобы заниматься рутинной работой, связанной с перебиранием бумаг, работники выполняют другие процессы.

В свою очередь руководство имеет больше возможностей для контроля сотрудников. — Больше гибкости в отношении физического местонахождения сотрудников: открываются широкие возможности удалённой работы из любой точки на карте. Не нужно часами ждать того, что документ идёт к вам из соседнего здания. — Ведение личной истории каждого файла и сопутствующей документации: СЭД даёт возможность в считанные секунды регулировать взаимодействия между покупателями и продавцами.

Достаточно просто открыть несколько файлов на компьютере. Проблемы внедрения системы электронного документооборота: — Обеспечение подлинности документов посредством юриспруденции (станет не актуально после вступления в силу закона касающегося электронной подписи). — Нежелание некоторых руководителей развиваться. — Личная нелюбовь ко всему прогрессивному и новому, в том числе работе с компьютером.

— Старая технология организации документооборота вполне устраивает. — Необходимость работать с бумагами внутри различных компаний, с которыми происходит постоянное взаимодействие. — Регулярные структурные реформации внутри компании, низкое развитие бизнес-процессов.

Нежелание персонала знакомиться с новым, проходить обучение, повышать квалификацию. — Страх перед внедрением электронных процессов, которые делают деятельность сотрудников прозрачной для руководителей. Процесс автоматизации условно состоит из двух частей: непосредственно процесса и отчёта. Чтобы получить отлично функционирующую версию документооборота в организации, директорунужно привлечь к работе менеджеров ответственных за нужные технические процессы. При автоматизации организации системы документооборота существуют следующие основные этапы.

Этап 1. Что автоматизировать В первую очередь внедрять ЭДО нужно в бухгалтерию и отдел, занимающийся финансами, так как больше всего различных документов оседают именно в этих местах. Из — за больших объёмов, сотрудники часто не имеют возможности вовремя обрабатывать данные документы, в результате страдают все бизнес — процессы. Этап 2. Описание бизнес-процессов Перед внедрением ЭДО внимательно ознакомьтесь с текущими бизнес — процессами всей компании. Чтобы это сделать, нужно чтобы руководители отделов подробно описали пути, которые у них проходят документы, а также рассказали обо всех своих процессах, связанных с бизнесом. После этого рисуется таблица из этих данных, а затем определяется задача и те, кто её решит. Этап 3.

Планирование Здесь создаётся план, по которому будет осуществляться работа, рассчитывается количество ресурсов, устанавливаются временные рамки и тому подобное. Этим занимается финансовый директор, управляющие отделами, и директор информационного отдела. Этап 4. Выбор IT-решения Если говорим о больших организациях, таких как МИД России, то внедрение ЭДО обойдётся дорого и займёт длительное время, даже при автоматизации нескольких процессов.

IT — отдел должен выбрать какой доступ сотрудники будут иметь: внутри локальной базы данных, внутри специально разработанного сайта и так далее. Самые главные документы лучше хранить в ограниченном доступе. Этап 5. Реализация Всеми процессами, касающимися внедрения, обычно занимается руководитель проекта. От генерального директора требуется определить: временные рамки, за которые документы преодолевают всю общую систему электронных согласований; критические точки, где осуществляются конкретные изменения в системе передвижения документов. Следить за внедрением ген. директору нужно &#.

171;по отклонениям", а значит пригодятся такие данные: число откликов системы на определённый документ; данные о задержке документов в какой — то конкретной точке. В результате эффективность ген. директора увеличивается, а нагрузка на него снижается. Этап 6.

Завершение В этом месте происходит тестирование системы, нужно внимательно всё ещё раз изучить, дабы увидеть и устранить проблемы, связанные с автоматизацией. Это последний этап, на котором можно избавиться от ошибок в автоматизации. Этап 7. Контроль использования системы На этом этапе главная задача — устранить все ошибки, которые были выявлены пользователями в процессе эксплуатации. Программа должна быть популярна среди работников.

3.2. Автоматизация документационного обеспечения МИД России.

МИД России ежегодно создает и обрабатывает более 20 тысяч документов. В целях осуществления функций делопроизводства в структуре МИД России создан отдел делопроизводства из восьми человек. Разработкой и внедрением информационных технологий в работу МИД России занимаются государственные служащие организационно-аналитического отдела. Автоматизация документооборота в МИД России проводится своими силами в рамках реализации концепции создания и развития корпоративной информационной системы МИД России (далее — концепция). Концепция содержит ряд подсистем, одной из них является подсистема «Электронного документооборота».В целях разработки СЭД проведено функциональное обследование всех процессов документооборота МИД России, которое выявило ряд проблем, свидетельствующих о необходимости создания и внедрения системы электронного документооборота:

потеря документов;

— прохождение значительного времени от момента поступления документа до получения его конечными исполнителями;

— большая трудоемкость и низкое качество контроля над исполнительской дисциплиной, как следствие, неисполнение в установленные сроки большого количества документов и резолюций по ним.- большие сроки согласования документов и бесконтрольность данного процесса;

— значительные потери рабочего времени государственных служащих на создание, согласование, подписание документов и их корректировку (в т.ч. очереди в кабинеты высшего руководящего состава МИД России);

— большие потери времени на поиск необходимых документов и формирование тематических подборок документов;

— отсутствие выстроенной схемы работы с документами в межрайонных (районных) отделах. Функциональное обследование показало низкий уровень использования информационных технологий в МИД России и, как следствие, отсутствие полноценной ИТ-инфраструктуры, низкую квалификацию государственных служащих по работе с программными продуктами. Понимание всех вышеперечисленных проблем потребовало разработать проект внедрения СЭД с постепенным увеличением сложности используемых программ и поступательным вовлечением пользователей в работу с ними, постоянно проводя эволюционное повышение их квалификации. В процессе разработки концепции внедрения корпоративной информационной системы был проведен комплексный анализ существующих программных продуктов и осуществлен выбор двух программных платформ, наиболее подходящих под требования МИД России:

программная платформа для автоматизаций бухгалтерских, учетных и складских задач «1С:Предприятие»;

— программная платформа для автоматизации документооборота Lotus Domino 7.

0.2 и программное обеспечение CompanyMedia «Документооборот».Программное обеспечение Lotus Domino 7.

0.2 было выделено как наиболее перспективное по следующим критериям:

приемлемая стоимость по сравнению с другими программными продуктами, такими как Microsoft SharePoint, Hummingbird DM, Oracle и др.;

— мощная платформа, позволяющая быстро и качественно разрабатывать собственные решения и в короткие сроки разворачивать их во всех структурных подразделениях;

— широкое распространение в России, что гарантирует отсутствие проблем с подбором квалифицированных кадров, владеющих данной системой;

— использование данной платформы многими государственными структурами для создания СЭД (Госдума РФ, Минсвязь и др.), что в перспективе позволит организовать межведомственный обмен документами в электронном виде;

— соответствие национальным стандартам (требованиям ФСТЭК по защите персональных данных, использование национальных алгоритмов электронно-цифровой подписи);

— возможность постепенного внедрения системы в распределенной сети МИД России. Перечисленные критерии однозначно показали перспективность платформы Lotus Domino 7.

0.2 для создания СЭД и других подсистем корпоративной информационной системы МИД России. Завершив функциональное обследование и проведя комплексное тестирование выбранной программной платформы для построения СЭД, разработан проект внедрения СЭД. Он состоял из двух параллельно реализуемых этапов. Первый этап включает в себя создание ИТ-инфраструктуры МИД России. В рамках первого этапа:

будет произведено оснащение 90% государственных служащих профильных и обеспечивающих отделов, 50% государственных служащих межрайонных (районных) отделов компьютерным оборудованием;

— все компьютеры МИД России будут объедены в общую VPN-сеть, отвечающую требованиям ФСТЭК по защите персональных данных;

— будет стандартизировано и внедрено системное программное обеспечение (операционная система, программное обеспечение удаленного администрирования и поддержки ИТ-инфраструктуры);

— будет создана современная серверная консолидирующая все информационно-технологические ресурсы МИД России. В рамках реализации первого этапа внедрения СЭД будет создана устойчивая, легко сопровождаемая ИТ-инфраструктура, позволяющая внедрять в работу МИД России разрабатываемые подсистемы, утвержденные концепцией. В процессе реализации второго этапа проекта по внедрению СЭД будет произведено постепенное изменение принципов работы с документами государственных служащих МИД России и внедрение в их работу элементов СЭД. В целях повышения квалификации государственных служащих и внедрения платформы Lotus Domino будет сделан ряд шагов:

создана система сетевых папок каждого пользователя и отдела в целом. Государственные служащие учились обмениваться документами через общие папки, привыкать хранить документы в сетевых папках;

— внедрена корпоративная почта МИД России на базе Lotus Domino. В рамках данного шага государственные служащие учились обмениваться документами с использованием почты, привыкали к интерфейсу и принципам работы с Lotus. В то же время данный шаг позволит развернуть платформу Lotus на территории всей области;

— проведена постепенная автоматизация функций отдела делопроизводства по работе с СЭД и одновременно постепенное вовлечение в работу с СЭД продвинутых пользователей ПК;

— на завершающих этапах внедрения проведено несколько последовательных повышений квалификации государственных служащих по работе с СЭД и вовлечению в работу с СЭД всего персонала. Итерационное внедрение СЭД позволит безболезненно вовлекать персонал в работу, постоянно повышая его квалификацию, изменить принципы работы с документами в МИД России, не вызывая особого сопротивления государственных служащих. Особое место в процессе внедрения СЭД заняла система мониторинга и отчетности по результатам работы. Разрабатывая регламенты работы с СЭД, необходимо создать инструмент, позволяющий четко отслеживать соблюдение регламентов государственными служащими в оперативном режиме. В целях создания такого инструмента разработана и утверждена система качественных и количественных показателей эффективности использования СЭД государственными служащими. Данная система полностью автоматизирована и позволяет руководящему составу Управления в оперативном режиме (обновление данных происходит каждый час) отслеживать эффективность функционирования СЭД по сводному графику, а также при необходимости просматривать конкретные данные по государственным служащим, которые нарушают утвержденные регламенты. Разработка и создание системы мониторинга позволят дисциплинировать государственных служащих и вести постоянный прозрачный контроль эффективности работы с СЭД. Персонал МИД России понимает, что о любом нарушении регламента становится известно руководящему составу Управления и в случае системных нарушений регламентов применяются штрафные санкции различного рода. В результате внедрения СЭД выявлены основные организационные преимущества, получаемые от использования СЭД: — сократятся непроизводственные потери рабочего времени. Государственным служащим нет необходимости ходить по отделам с листами согласования, ожидать подписания документов, ежедневно приезжать в отдел делопроизводства для работы с документами;

— ведение электронных журналов, хранение и движение документов в электронном виде обеспечило полный контроль над движением документов и сделало невозможным их потерю;

— значительно увеличится скорость прохождения документов от момента поступления до конечного исполнителя (с трех-четырех дней до восьми рабочих часов);

— процесс согласования документов перейдет на качественно новый уровень: время согласования сократилось с трех — пяти дней до четырех рабочих часов; государственные служащие перестали тратить время на сопровождение процесса согласования;

— повысится исполнительская дисциплина и принципы исполнения документов (резолюций). До внедрения СЭД контролировалось исполнение только самих документов, резолюции и поручения, выданные по документу, практически не контролировались. При внедрении СЭД на исполнении отделов будет находится до 40 резолюций, после внедрения неисполненных резолюций нет или их число не превышает одного-двух;

— значительные изменения произойдут в культуре работы с документами. Автоматизация большого количества функций и отчетов позволит значительно снизить нагрузку на сопровождение процессов документооборота со стороны отдела делопроизводства, в результате количество необходимого персонала отдела снизилось с восьми до четырех человек. В обеспечивающих и профильных отделах для обеспечения процессов делопроизводства будут введены отдельные делопроизводители, в задачи которых входит:

обеспечение обмена документами с отделом делопроизводства;

— разнесение получаемых и передаваемых документов по внутренним журналам;

— организация контроля исполнения;

— сопровождение процессов согласования и подписания документов. После внедрения СЭД все перечисленные функции возьмет на себя информационная система, в результате удастся сократить персонал, обеспечивающий процессы делопроизводства, на восемь человек.

Хранение и передача документов в электронном виде позволят отказаться от массового копирования документов во всех отделах МИД России, что сэкономит средства на расходе бумаги и картриджей. Рассмотрим стоимость внедрения СЭД, основные количественные показатели которой приведены в таблице 1. Таблица 1. Стоимость внедрения СЭДНаименование.

Трудозатраты, чел./чСумма, тыс. руб. Стоимость программно-аппаратных средств-6601/6 стоимости создания ИТ-инфраструктуры-500Первый этап. Функциональное обследование, создание опытного сервера и рабочих мест75 080.

Второй этап. Опытная эксплуатация, автоматизация отдела делопроизводства, вовлечение пользователей в работу (в т.ч. техническая поддержка).

Третий этап. Завершение вовлечения всего персонала в работу с СЭД, разработка системы мониторинга результатов, полная автоматизация отдела делопроизводства (в т.ч. техническая поддержка).

Завершающий этап. Внедрение в промышленную эксплуа-тацию, комплексное обучение (включая техническую поддержку).

Накладные издержки на содержание группы внедрения (аренда помещений, связь, налоги, бухгалтерское, кадровое и экономическое сопровождение)-700Итого: стоимость внедрения СЭД-2320.

Рассмотрим некоторые пункты таблицы 1. В стоимость программно-аппаратных средств входит покупка сервера, лицензий на программное обеспечение. На базе построенной ИТ-инфраструктуры создается шесть подсистем корпоративной информационной системы, поэтому в стоимость внедрения СЭД включена 1/6 от общей стоимости создания ИТ-инфраструктуры.В целях расчета окупаемости СЭД приведем таблицу экономии финансовых средств (табл.

2) и таблицу стоимости содержания СЭД (табл.

3).Таблица 2. Экономические эффекты от внедрения СЭДНаименование.

Сумма, тыс. руб. в месяц.

Сокращение расхода бумаги и картриджей40Сокращение необходимого персонала отдела делопроиз-водства на сопровождение документооборота (4 человека).

81Сокращение накладных издержек на содержание четырех служащих отдела делопроизводства32Сокращение восьми делопроизводителей профильных и обеспечивающих отделов108Итого: экономический эффект от внедрения СЭД261Таблица 3. Стоимость сопровождения СЭД Наименование.

Сумма, тыс. руб. в месяц.

Техническая поддержка пользователей СЭД21Системное администрирование сервера СЭД5Амортизация программно-аппаратных средств13Ремонт компьютерного оборудования30Итого: стоимость сопровождения СЭД69Рассматривая приведенные таблицы, можно рассчитать окупаемость СЭД. Общая стоимость внедрения СЭД составляет 2 320 000 рублей, внедрение длилось 1,5 года, за это время нагрузка на персонал и, следовательно, косвенные затраты государственных служащих можно принять равными 0, т.к. в начале внедрения нагрузка выросла, а потом постепенно снижалась. Общий экономический эффект после внедрения СЭД в промышленную эксплуатацию составляет 192 000 рублей экономии бюджетных средств ежемесячно. Рассчитаем окупаемость СЭД: 2320/192 = 12 месяцев. Внедрение СЭД в МИД России позволит значительно изменить принципы работы с документами, повысить эффективность системы управления и создать организационные преимущества. Расчет экономической составляющей показал, что внедрение СЭД окупается в течение 12 месяцев с момента ввода системы в промышленную эксплуатацию. Вывод:

Электронный документооборот (ЭДО) — это передвижение документов, возможность осуществления работы, исключив применение бумажных носителей: регистрация и ввод документов, поиск документов, создание отчетов, контроль исполнения, ведение архива и т. д.Разработкой и внедрением информационных технологий в работу МИД России занимаются государственные служащие организационно-аналитического отдела. В процессе разработки концепции внедрения корпоративной информационной системы был проведен комплексный анализ существующих программных продуктов и осуществлен выбор двух программных платформ. Внедрение СЭД в МИД России позволит значительно изменить принципы работы с документами, повысить эффективность системы управления и создать организационные преимущества. Расчет экономической составляющей показал, что внедрение СЭД окупается в течение 12 месяцев с момента ввода системы в промышленную эксплуатацию.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Основной целью написания дипломной работы является анализ организации и технологии документационного обеспечения управления МИД России и внесение предложений по оптимизации документационного обеспечения управления. В процессе исследования было изучено понятие и сущность документа, рассмотрено возникновение и развитие традиционного документоведения, определены способы документирования, рассмотрена служба документационного обеспечения и организация документооборота в МИД России, а также определить мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации. Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания Компании:

Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:

существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.

Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства. Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ — устав, протокол, приказ, справка и др., — имеет свои особенности и правила работы с ними. Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности. Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений.

Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание. В процессе исследования был изучен состав видов служебных документов, порядок и особенности их оформления в МИД России. Функцию управления документами в МИД России выполняет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), или служба делопроизводства. Было выявлено, что статус службы документационного обеспечения, ее задачи, цели, функциональные обязанности закрепляются в положении о подразделении, поэтому важно, переходя на современные технологии работы с документами, внедряя новые подходы и используя новые методы организации работы с документами, пересматривать положение о службе ДОУ, отражая в нем те изменения, которые важны с организационной точки зрения. Возможность службы ДОУ — непосредственно «выходить» на руководство организации (заместителя руководителя, руководителя) принципиально важна для организации эффективной работы с документами и отношения к документации со стороны иных подразделений, которые требования службы ДОУ в отношении организации работы с документами воспринимают как несущественные или необоснованные. Подробно изучен процесс движения документов на всех этапах документооборота: от момента получения и создания документа до момента отправки на исполнение. Необходимо отметить, что первая регистрация входящих документов осуществляется в МИД России, а затем уже документы, адресованные непосредственно МИД России, передаются на обработку в секретариат. Большое внимание уделено формированию дел МИД, подбору всех необходимых документов для составления полностью оформленного дела, изучены детали сортировки отдельных документов по степени важности и срочности исполнения или ознакомления. В наше время, с появлением персональных компьютеров, делопроизводство стало более организованным. Компьютеры облегчают работу секретаря и ускоряют процесс документооборота. Так же они упростили формирование дел и оформление документов. С помощью офисной техники можно быстро доставить документ адресату, сделать копию и т. д.Оценка традиционных технологий приводит к осознанию необходимости использования для работы с документами новых методов. Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки информации.

Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов МИД России позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания, значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для такой крупной компании. Внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работ с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.Басаков М. И. Делопроизводство, Феникс, 2015 г.

2.Басаков М. И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство). Учебник. Гриф МО РФ, Феникс, 2013 г.

3.Басаков, Замыцкова: Делопроизводство (документационное обеспечение управления). Учебник, Феникс, 2016 г4. Галахов В. В. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов, Проспект, 2016 г.

5. Гугуева Т. А. Конфиденциальное делопроизводство: Учебное пособие / Т. А. Гугуева. — (Технологический сервис), Инфра-М, 2016 г.

6.Дёмушкин А. С. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот. Учебник, Логос, 2016 г.

7.Делопроизводство: курс лекций: учебное пособие, Рогожин М. Ю. Директ-Медиа, 2014 год, 229 страниц8.Делопроизводство. Документационный менеджмент: учебное пособие, Демин Ю. М., Директ-Медиа, 2014 год, 205 стр.

9.Касьянова Г. Ю. Делопроизводство и другие аспекты работы секретаря, АБАК, 2015 г10. Делопроизводство: учебно-методическое пособие, Козина Е. С., Директ-Медиа, 2013 год, 27 страниц11. Документационное обеспечение управления: практическое пособие, Рогожин М. Ю., Директ-Медиа, 2014 год, 398 стр.

12.Документоведение: методические указания / сост. Д63 Е. В. Спиридонова; Яросл. гос. ун-т им. П. Г. Демидова.

— Ярославль: ЯрГУ, 2014. — 60 с.

13. Документоведение: Учебник для студентов учреждений высшего образования / М. В. Ларин, Е. А. Плешкевич, В. Ф. Янковая, В. С. Мингалев, Е. В. Терентьева, М. Л. Гавлин; под ред. д-ра ист. наук, проф. М. В. Ларина. М.: Издательский центр «Академия», 2016. — 320 с.

14.Корнеев И. К., Галахов В. В. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. 3-е изд., перераб. и доп. Галахов В. В., Корнеев И. К., Проспект, 2016 г.

15.Кузнецов И. Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие, Дашков и К°, 201 616.

Кугушева Т.В., Ласкова Т. С., Механцева К. Ф. Делопроизводство. Учебное пособие, Феникс, 2016 г.

17. Ларьков Н. С. Документоведение. Учебник, Проспект, 2016 г.

18. Панасенко Ю. А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие / Ю. А. Панасенко. — 3-e изд., РИОР, 2016 г.

19. Персианов В. В., Киреева Е. З., Казакова М. Н. Электронное офисное делопроизводство: учебник, Директ-Медиа, 2016 год, 326 с.

20. Рогожин М. Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: практическое пособие, Директ-Медиа, 2014 год, 363 с.

21.Проект внедрения системы электронного документооборота и создания электронного архива в МИД России [Электронный ресурс] Режим доступа:

http://www.intertrust.ru/press_center/success/view/1350-proekt-vnedreniya-sistemy-elektronnogo.htm22.2016 год в службе ДОУ. Как правильно начать год? [Электронный ресурс] Режим доступа:

https://www.sekretariat.ru/news/210 237−2016;god-v-slujbe-dou-kak-pravilno-nachat-god23.Служба ДОУ [Электронный ресурс] Режим доступа:

https://www.sekretariat.ru/article/91 390-qqq-12-m7-sluzhba-dou-celi-i-zadachi24.Документооборот [Электронный ресурс] Режим доступа:

https://www.sekretariat.ru/article/210 533-qqq-16-m5-dokumentooborot25.Новые Правила делопроизводства 2016 года и работа с электронными документами [Электронный ресурс] Режим доступа:

http://отрасли-права.

рф/article/2 205 426.

Документооборот в организации: когда всё на своих местах [Электронный ресурс] Режим доступа:

https://www.kom-dir.ru/article/1287-qqq-16-m6−22−06−2016;dokumentooborot-v-organizatsii27.Автоматизация документооборота [Электронный ресурс] Режим доступа:

http://bit.samag.ru/archive/article/108 728.

Министерство иностранных дел Российской Федерации [Электронный ресурс] Режим доступа:

http://www.mid.ru/ru/homeПРИЛОЖЕНИЕ АВиды документов.

Признак классификации документов.

Виды документов.

По видам деятельности.

Организационно-распорядительные.

Финансово-расчетные.

Документация материально-технического характера.

По месту составления.

Внешние документы.

Внутренние документы.

По форме.

ИндивидуальныеТрафаретные.

Типовые По средствам фиксации.

Рукописно-печатные.

Фотои кинодокументы.

Электронные По форме информации.

ТекстовыеГрафические.

ЗвуковыеМультимедиа По срокам хранения.

Постоянного (вечного) хранения.

Долговременного хранения (более 10 лет) Временного хранения (до 10 лет) По стадиям создания.

Оригиналы Копии ПРИЛОЖЕНИЕ БПРИЛОЖЕНИЕ ВПРИЛОЖЕНИЕ ГПреимущества и недостатки СЭДПреимущества.

НедостаткиПовышение прозрачности внутренней работы предприятияБолее адекватное использование физического пространства и техникиПовышение безопасности информации и документовЭкономия времениСнижение затрат на распечатку, почтовые марки, конверты и пересылкуПовышение уровня удовлетворённости служащих и руководителей — Больше гибкости в отношении физического местонахождения сотрудниковВедение личной истории каждого файла и сопутствующей документацииОбеспечение подлинности документов посредством юриспруденции (станет не актуально после вступления в силу закона касающегося электронной подписи). — Нежелание некоторых руководителей развиваться. — Личная нелюбовь ко всему прогрессивному и новому, в том числе работе с компьютером. ;

Старая технология организации документооборота вполне устраивает. — Необходимость работать с бумагами внутри различных компаний, с которыми происходит постоянное взаимодействие. — Регулярные структурные реформации внутри компании, низкое развитие бизнес-процессов.

Нежелание персонала знакомиться с новым, проходить обучение, повышать квалификацию. — Страх перед внедрением электронных процессов, которые делают деятельность сотрудников прозрачной для руководителей.