Однако все вышеперечисленные и проанализированные документы оформляются практически вручную. Для регистрации, учета и поиска и не используется ни одна автоматизированная система по ведению кадрового делопроизводства. Вызвано это, на наш взгляд, прежде всего недостаточной компетенцией работников, осуществляющих кадровое делопроизводство, а также отсутствием внимания руководства к данной проблеме, поскольку она рассматривается как несущественная и не влияющая на результаты деятельности организации.
2.
3. Основные направления по совершенствованию распорядительной документации по кадрам в ПМС № 29 ОАО «РЖД».
Исходя из проведенного анализа в предыдущем параграфе стало известно, что некоторые документы оформляются с нарушением ГОСТа: приказ об увольнении и приказ о поощрении. Также оформление, регистрация данных документов ведется вручную и при этом не используется ни одна автоматизированная система кадрового делопроизводства.
Исходя из вышеизложенного, автором данной работы предлагается два направления по совершенствованию распорядительной документации по кадрам.
Во-первых, автором предлагается исправить все имеющиеся ошибки при оформлении приказа об увольнении.
Строка «Прекратить действие трудового договора от». Указываем номер и дату заключения трудового договора, а также дату увольнения.
Из личной карточки работника выписываются: ФИО, табельный номер, должность работника и подразделение, в котором он работал.
Строка «Основание прекращения трудового договора». Указывается статься Трудового Кодекса РФ, на основании которой производится увольнение. Например, п. 3 ст.77 ТК РФ — расторжение трудового договора по инициативе работника.
Строка «Основание (документ, номер, дата). Как правило, указывается заявление работника.
В приказе свою подпись ставит руководитель организации, а также работник, предварительно ознакомившись с документом. Исправленный документ представлен в приложении 6.
Во-вторых, внести поправки в приказ о поощрении. Как было установлено в ПМС № 29 ОАО «РЖД» есть некоторые ошибки при оформлении, а также использована своя форма данного приказа. В связи с этим автором данной работы предлагается использовать форму Т-11 и Т-11а.
Приказ о поощрении работников — распорядительный документ о вознаграждении работника за какие-либо особые заслуги, достижения. В виде премии может быть: денежное, материальное вознаграждение, грамота и др.
Так как приказ о поощрении был на одного сотрудника, то используем форму Т-11.
Далее будем следовать обычному порядку, то прежде чем оформить приказ о премировании от имени руководства, непосредственный начальник подразделения, в котором работает сотрудник, должен составить представление к поощрению (указывается в строке «Основание» бланка Т-11).
Однако в таком порядке также может быть составлена докладная записка или ходатайство руководству о трудовых заслугах работника.
Форма Т-11 заполняется стандартно, как и все кадровые документы: Вверху указывается наименование организации, индивидуальный номер документа и дату его составления.
Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
Далее вписываются данные работника: ФИО, должность, его табельный номер, структурное подразделение, в котором он работает, а также причину награждения (например, за достижение высоких показателей в работе). Таким правильно оформленный приказ о поощрении представлен в приложении 7.
Ниже указываем вид вознаграждения (премия, ценный подарок, объявление благодарности и др.).
Третьим направлением по совершенствованию распорядительной документации по кадрам является внедрение единой автоматизированной системы по ведению и правильному оформлению распорядительных документов, образующихся в деятельности ПМС № 29 ОАО «РЖД».
В связи с этим автором предложено внедрить наиболее развитую функциональную систему «Фараон», которая в отличие от других аналогичных программ, обладает отличительными чертами.
Программа кадры «Фараон» позволяет вести учет любых кадровых операций, автоматизирует делопроизводство, а также помогает планировать кадровую работу. Главными особенностями программы кадры «Фараон» являются ее наглядность и гибкость.
С помощью программы кадры «Фараон» можно:
эффективно организовать свою работу;
развить целостное представление о своей компании;
оперативно решать поставленные задачи;
использовать современные компьютерные технологии;
легко получать любую информацию о персонале;
вести делопроизводство согласно законодательству.
И как следствие вышеперечисленного — повышение общей продуктивности труда и количества выполняемых работ, увеличение скорости реагирования на запросы сотрудников по трудовым вопросам.
На основании всего вышесказанного можно сделать следующие выводы. В качестве объекта исследования было выбрано структурное подразделение ОАО «РЖД» — ПМС № 29 ОАО «РЖД». По-другому Путевая машинная станция № 29.
Основной вид деятельности ПМС № 29 ОАО «РЖД»:
деятельность сухопутного транспорта;
деятельность железнодорожного транспорта;
деятельность магистрального железнодорожного транспорта.
Кадровой деятельностью в данной организации занимается департамент по управлению персоналом. В своей деятельности сотрудники данного департамента используют распорядительную документацию, которая подразделяется на приказы по личному составу и по организации, например, штатное расписание. В ходе проведенного анализа по распорядительной документации были выявлены ошибки при оформлении документов и отсутствие автоматизированной системы по ведению кадровой распорядительной документации. Исходя из выявленных проблем, в данной главе также были предложены направления по их совершенствованию.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведенные автором исследования по исследованию распорядительной документации по кадрам на примере структурного подразделения ПМС № 29 ОАО «РЖД» и определений направлений его совершенствования позволяют сделать ряд выводов:
Вся кадровая работа заключена в составлении, оформлении, регистрации и других операциях непосредственно связанная с документацией. В кадровой работе существует большое количество видов документаций. Одну из таких групп называют распорядительной документацией.
Под данным термином понимают совокупность правовых актов, с помощью которых работодатель осуществляет полномочия по управлению и организации труда. Они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений в сфере труда.
В данную группу входят документы приказы, распоряжения по личному составу и по предприятию. Так, например, к документам по личному составу можно отнести приказы по принятию на работу, увольнению, поощрению, на командировку и т. д.
К документам по предприятию можно отнести приказы по производственным вопросам, приказы об утверждении в организации штатного расписания, приказы об инструкции по кадровому делопроизводству, приказы о порядке проведения аттестации и т. д.
На основании изученных в первой главе распорядительных документов во второй главе был поведен анализ данных документов на примере конкретного предприятия.
В качестве объекта исследования было взято структурное подразделение ОАО «РЖД», а именно Путевая машинная станция № 29. Сокращенно данное предприятие называется ПМС № 29 ОАО «РЖД». Данное сокращение принято и официальных документов, в частности и для кадровой распорядительной документации. Основной вид деятельности ПМС № 29 ОАО «РЖД»:
деятельность сухопутного транспорта;
деятельность железнодорожного транспорта;
деятельность магистрального железнодорожного транспорта.
Кадровой деятельностью в данной организации занимается департамент по управлению персоналом. В своей деятельности сотрудники данного департамента используют распорядительную документацию, которая подразделяется на приказы по личному составу и по организации, например, штатное расписание.
Проведенный анализ показал, что есть документы, которые оформлены, верно, а есть и с присущими ошибками. Также в ходе анализа было установлены, что некоторые виды распорядительной документации имеют свою форму. При этом в данных формах опять-таки имеются грубые нарушения по их заполнению. В кадровой работе департамента управления персоналом ПМС № 29 ОАО «РЖД» отсутствует автоматизированная система по ведению кадрового делопроизводства.
На основании этих выявленных проблем также были предложены направления по их совершенствованию. Во-первых, в документы были внесены изменения по их оформлению (добавлены и изменены недостающие реквизиты). Во-вторых, предложено использовать унифицированную форму для приказа о поощрении сотрудника. В-третьих, предложено установить кадровую автоматизированную систему «Фараон».
Все этим направления смогу в совокупности усовершенствовать распорядительную документацию в департаменте управления персоналом ПМС № 29 ОАО «РЖД».
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ
Российская Федерация. Конституция (1993)Конституция Российской Федерации: Основной закон. — М.:Проспект, 2010;32с.
Гражданский кодекс Российской Федерации (1994) 1−4часть. — М.:Юрайт, 2008 — 555с.
Трудовой кодекс Российской Федерации 1−4часть. — М.:Юрайт, 2008 — 829с.
Федеральный закон РФ от 27.
07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрании законодательства Российской Федерации от 31 июля 2006 г. N 31 (часть I) ст. 3448.
Постановление Правительства РФ от 29.
12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации».
Постановление Правительства РФ от 29.
07.2015 № 771 «О внесении изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки и признании утратившим силу подпункта „б“ пункта 72 изменений, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации по вопросам деятельности Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 25 марта 2013 г. № 257».
Информация Минфина России от 04.
12.2012 № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ „О бухгалтерском учете“».
Андропова И. Ю. Кадровое делопроизводство: Документация: учеб. пособие / И. Ю. Андропова, Н. Л. Андропова, Н. В. Макарова. — М.: Издательский центр «Акаде.
МИЯ", 2008. — 64 с.
Васина Ю. А. Справочник по кадровому делопроизводству. — 4-е изд., перераб. — М.: Издательство «Дело и сервис», 2006. — 184с.
Гусятникова Д. Е. Кадровая служба без кадровика. Пособие для руководителя и главного бухгалтера. — М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2009. — 193с.
Делопроизводство /Галахов В.В., Корнеев И. К., Ксандопуло Г. Н., Пшенко А. В. Проспект. 2012. — 408с.
Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы: более 120 документов (В.В.Галахов, И. К. Корнеев, Г. Н. Ксандопуло и др.) под ред. И. К. Корнеева, В. А. Кудряева. — 3-е изд., перераб., доп. — М.: Проспект, 2011. — 479с.
Кадровик. Кадровое делопроизводство 2010 № 03. Ежемес. научно-практ. журн. / учредитель.
ИД «Панорама». Система кадровой документации: А. Мясникова. Должностные инструкции: методики разработки С. Синегубов.
— М.: «Политэкономиздат», 2010. — 80 с.
Корнеев И.К., Пшенко А. В., Машурцев В. А. Управление документами. М.: «ИНФРА-М», 2010. — 304с.
Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учебник. — 8-е изд., стер. — К.: Знания, 2010. — 459с.
Свинцова Т. Повышение квалификации: что должен знать кадровик?// Т. Свинцова// Кадровое дело. — 2010. — № 1. — С.
5.
Сокова А. Н. Табель унифицированных форм документов по личному составу// Справочник кадровика.-2011.-№ 2.-С 47.
Труханович Л.В., Щур Д. Л. Справочник по кадровому делопроизводству. — М.: Издательство «Дело и Сервис», 2010. — 640с.
Чиканов А. А. Трудовой договор//Трудовое право. № 4, 2010;c.58.
Организационная структура ПМС 29 ОАО «РЖД», 2015 г.
Положение о Департаменте управления персоналом в ПМС-29 ОАО «РЖД», 2014 г.
Кадровое делопроизводство [Электронный ресурс]. — URL:
http://alianskadrovic.ru.
Официальный сайт журнала Делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс]. URL: http: www.termika.ru/.
Официальный сайт журнала Секретарь-референт [Электронный ресурс]. URL: http: www. sekretar-info.ru.
Официальный сайт ОАО «Российские железные дороги» URL:
http://rzd.ru/static/public/ru?STRUCTURE_ID=628.
Официальный сайт электронных офисных систем [Электронный ресурс]. URL: http: www.eos.ru.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1.
Организационная структура ОАО «Российские железные дороги».
ПРИЛОЖЕНИЕ 2.
Организационная структура филиалов ОАО «Российские железные дороги».
ПРИЛОЖЕНИЕ 3.
Образец приказа о приеме на работу.
ПРИЛОЖЕНИЕ 4.
Образец приказа об увольнении.
ПРИЛОЖЕНИЕ 5.
Образец приказа о поощрении.
ПРИЛОЖЕНИЕ 6.
Образец правильно оформленного приказа об увольнении.
ПРИЛОЖЕНИЕ 7.
Образец правильно оформленного приказа о поощрении.
Система менеджмента качества ПОЛОЖЕНИЕ О требованиях к оформлению отчетов по практике,.
курсовых и выпускных квалификационных работ П 7.
5.-14−2016.
Редакция 1.
От 03.
03.2016.
Стр. 32 из 39.
Система менеджмента качества ПОЛОЖЕНИЕ О требованиях к оформлению отчетов по практике,.
курсовых и выпускных квалификационных работ П 7.
5.-14−2016.
Редакция 1.
От 03.
03.2016.
Стр. 39 из 39.
