Документирование информации как способ ее сохранения и передачи во времени и пространстве

Обмен файлами — это практика распространения или предоставления доступа к цифровым носителям, таким как компьютерные программы, мультимедиа (аудио, изображения и видео), документы или электронные книги. Совместное использование файлов может быть достигнуто несколькими способами. Общие методы хранения, передачи и дисперсии включают совместное использование вручную с использованием съемных носителей, централизованных серверов в компьютерных сетях, гиперссылок, основанных на WorldWideWeb, и использование распределенных одноранговых сетей. В 2004 году около 70 миллионов человек участвовали в совместном использовании файлов в Интернете. Согласно опросу CBS News в 2009 году, 58% американцев, которые следят за проблемой совместного использования файлов, считают приемлемым «если человек владеет музыкальным компакт-диском и делится им с ограниченным количеством друзей и знакомых»; с 18 до 29-летних этот процент достиг целых 70%[6].

Информационные технологии играют важную роль в современнойпередаче документов. В этом быстром и современном мире документирование является неотъемлемым сегментом. Компьютерные технологии играют активную роль в современном документообороте. Хранение информации и различных данных осуществляется практически с помощью любой формой энергии. ДНК и РНК, почерк, фонографическая запись, магнитная лента и оптические диски — все это примеры современных носителей.

Хранение данных в цифровом, машиночитаемом носителе иногда называют цифровыми данными. Хранение компьютерных данных является одной из основных функций компьютера общего назначения. Электронные документы могут храниться в гораздо меньшем объеме, чем бумажные документы. Аналоговая передача данных представляет собой способ информации о передаче голоса, данных, изображений, документов, сигналов или видеосигналов с использованием непрерывного сигнала, который изменяется по амплитуде, фазе или по другому свойству пропорционально величине переменной. Сообщения либо представлены последовательностью импульсов с помощью линейного кода (передача основной полосы), либо ограниченным набором непрерывно изменяющихся форм волны (передача полосы пропускания) с использованием метода цифровой модуляции. Модуляционные полосы пропускания и соответствующая демодуляция осуществляется с помощью модемного оборудования. В соответствии с наиболее распространенным определением цифрового сигнала, представляющего битовые потоки, альтернативные способы передачи данных рассматривают только сигнал основной полосы как цифровой и передачу полосы пропускания цифровых данных в виде цифрового аналога. Передаваемые данные могут представлять собой цифровые сообщения, документы, изображения и т. д., исходящие из источника данных, например, компьютера или планшета. Это может быть также аналоговый сигнал, такой как телефонный звонок или видеосигнал, оцифрованный в битовый поток, например, с использованием импульсно-кодовой модуляции (PCM) или более продвинутых схем кодирования источника.

В таких случаях декодирование исходного кода осуществляется с помощью специального оборудования. Современные организации также хранят и делятся своими документами в любое время и в любом месте с помощью новейших программ, которые являются встроенными хранилищами документов в режиме онлайн. Это обеспечивает безопасное совместное использование файлов, которое является простым в использовании. В таких программах основными плюсами является простота загрузки, доступа и управления файлами с рабочего стола, мобильного устройства или веб-браузера.Современные хранилища онлайн-документов помогает обеспечивать непрерывный планбизнеса, документы автоматически резервируются и хранятся за пределами предприятия, поэтому можнобыть уверенным, что критически важные файлы всегда защищены. Также всегда сотрудники и клиенты могут получить доступ к файлам, которые им нужны в любое время и в любом месте через клиентский портал, без необходимости запрашивать дополнительные вопросы у владельца информации и документов. При этом существует специально гранулированная дефрагментация безопасности, поэтому пользователи видят только файлы, к которым у них должен быть доступ. Такое хранение документов в Интернете означает, что можно отправлять и получать файлы от сотрудников и клиентов по всему миру.

У таких облачных накопителеймного преимуществ, они достаточно безопасны и обладают расширенными функциями, которые необходимы при хранении и передачи информации. Обычно они просты в установке и использовании, и работают с приложениями даже на смартфонах. Возможно получать отчеты о деятельности, которые сообщают, кто изменил файл и когда.

Заключение

.

Уже в самом начале своего разумного существования человечество пыталось зафиксировать процессы своей жизнедеятельности на подручных материалах — камне, коре деревьев и .т.п. предметах. С течением времени появилась потребность передавать друг другу и последующим поколениям накопленные знания и опыт. А для этого уже требовались иные носители информации, более надёжные и долговечные. На протяжении нескольких тысячелетий вместе с эволюцией человечества развивались и средства передачи информации. С каждым столетием объём информации увеличивался, возрастала важность её документирования. Рассмотрев различные носители информации, раскрыв материальную составляющую документа, можно сделать вывод, что существует три основных подхода к формулированию понятия документа: как материального объекта; как носителя информации; как документированной информации. В течение, длительного времени главенство в термине принадлежало носителю. Под материальной составляющей документа имеют в виду: материальную основу документа; форму носителя информации; способ документирования или записи информации. Носители информации самым тесным образом связаны не только со способами и средствами документирования, но и с развитием технической мысли. Отсюда — непрерывная эволюция типов и видов материальных носителей. Развитие материальных носителей документированной информации в целом идёт по пути непрерывного поиска объектов с высокой долговечностью, большой информационной ёмкостью при минимальных физических размерах носителя, а также поиска более быстрых и эффективных способов передачи информации и документов во времени и пространстве.

Список использованных источников

.

Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 25.

01.1995 г. № 24-ФЗ (10.

01.2003 N 15-ФЗ)ГОСТ Р51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М.: Госстандарт России, 1998.

Андреева В. И. Понятие документа и делопроизводства. // Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера». № 8. 2006. С. 22Бройдо В. Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 2003. 345с. Гедрович Ф. А. Цифровые документы: проблемы обеспечения сохранности // Вестник архивиста.

№ 1. 2004. С.120−122Додонова, М.И. развитие способов документирования и разгадка тайны египетского письма/М.И. Додонова//Делопроизводство, 2012. — с. 99−104.Копылов В. А. Информационное право: Учебное пособие.

М.: Юрист, 2003. 456с. Кушнаренко, Н. Н. Документоведение: Учебник — 8-е изд., стер. — К.: Знания, 2008.

— 459 с. — (Высшее образование XXI века) Ларьков Н. С. Документоведение. М.: Издательство АСТ, 2006.

427с.Мишина, Л. А. Документация. Делопроизводство/Л.А. Мишина. — Мн.: Амалфея, 2008. ;

452 с. Пономарева, О. Б. Документоведение. Учебное пособие. Белгород, «Кооперативное образование», 2004. — 170 с. Серова, Г. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления/Г. Серова//Секретарское дело, 2008. — №.

1. — с. 30−43.Спивак, В. А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). — СПб.: Питер, 2005.

— 240 с. Стенюков М. В. Документоведение и делопроизводство: Конспект лекций. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 2006.

— 173с.