Период окупаемости внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления (Т) рассчитывается по следующей формуле: расчетную сумму затрат (Р) необходимо разделить на расчетную сумму экономии (Э), при этом в частном получится коэффициент в годах или десятых долях года:
Т=Р/Э.Общая стоимость расходов определяется по следующей формуле:
Р=∑Рi, где i — статьи расходов на внедрение системы. Стоимость работ по запуску системы (Рз) равна следующей величине:
Рз=М*W + М*W *F (N), где М — количество месяцев, необходимое для выполнения работ по запуску системы на N мест;W — средняя стоимость 1 месяца работ ;F (N) — функция характеристики размера организации, позволяющей учесть в расходах усложнение задачи за счет величины размера организации. Поведение этой функции качественно похоже на логарифм от величины N и приблизительно равно следующим значениям: если N=100, то F (N)=0,3; если N=200, то F (N)=0,35, а если N >100, то F (N)=0,4.Таким образом, суммарные расходы по внедрению и эксплуатации АС документационного обеспечения управления за год будут равны.
Рд=Рл+Рб+Рп+Рз+Ро+Рс*(12-М)/12 +Рк.Расчет доходов.
Расчет доходной части осуществляем исходя из того, что экономический эффект состоит только из стоимости сэкономленного рабочего времени сотрудников (Эрв) и стоимости бумаги (Эсб), сэкономленной при переходе на электронный документооборот.
Э=Эрв+Эсб.Расчет стоимости сэкономленного рабочего времени сотрудников выполняется на основе экспертных оценок. Экономия трудозатрат (Эт), по нашим предположениям, составит величину.
Эт=Эсд + Эпд + Зуд. Среднемесячные расходы в организации на одного сотрудника (S).Тогда экономия рабочего времени (Эрв) сотрудников за год составит.
Эрв = Эт *12* N *8 = (Эсд + Эпд + Эуд) *12* N *S.Мощность документопотока определяется через показатели объема документов за единицу времени (год, месяц):V=∑Dij. где V — объем документации за единицу времени;Dij — количество документов в j-й группе по i-му структурному подразделению. Стоимость сэкономленной бумаги (Эсб) (без учета нанесения информации) исходя из того, что одна пачка (500 листов) стоит С, составит.
Эсб = (Эм + Эа + Эр)/500*С. Общая экономия равна Э = Эрв+Эсб =(Эсд+Эпд+Эуд) *12* N *S + (Эм+Эа+Эр)/500*С.Расчетный срок окупаемости автоматизированной системы документационного обеспечения управления на основе промышленной СУБД равен.
Т = Рд /Э = [Рл+Рп+Рз+Ро+Рс*(12-М)/12+Рб+Рк] / [(Эсд + Эпд + Эуд) *12* N *8 + (Эм+Эа+Эр) /500*С]. Составляющие экономического эффекта.
Эффект от использования систем электронного документооборота включает:
прямой экономический эффект (экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами); эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства; полный контроль за движением документов и исполнительской дисциплиной 3.
3. Описание схемы разработанной системы документооборота в сфере внешнеэкономической деятельности предприятия.
Схема разработанной системы документооборота в сфере внешнеэкономической деятельности предприятия представлена в таблице. Таблица 7Схема разработанной системы документооборота.
Опишем процедуру внедрения информационной системы обеспечения принятия управленческих решений по улучшению системы документооборота в сфере внешнеэкономической деятельности предприятия. Таблица 8Алгоритм внедрения и адаптации ERP"Галактика"Этап.
Содержание работ, входящих в этап.
Вид отчетности по законченной работе.
Кол-во исполнителей.
ДолжностьПродолжительностьработ (дн)Ознакомление с заданием на проектирование1Вед. инженер11.Подготовительный.
Подбор и изучение технической литературы.
Обзор литературы2Вед. инженер
Инженерпрограммист44Подбор и изучение инструментальных прикладных программ.
Прикладные программы2Вед. инженер
Инженер-программист26Составление и утверждение технического задания на разработку комплекса программ.
Утвержденное ТЗ2Вед. инженер
Инженер-программист 32Итого222. Эскизный проект.
Постановка задачи.
Запись в рабочей тетради 1Инженер-программист 3Проработка структуры ПОЗапись в рабочей тетради1Инженер-программист 3Составление и согласование ТЗ на разработку отдельных модулей, входящих в ПОУтвержденное ТЗ2Вед. инженер
Инженер-программист 33Итого12Разработка структурного алгоритма Алгоритм1Инженер-программист23. Технический проект.
Разработка алгоритмов работы методического модуля.
Алгоритм1Инженер-программист2Разработка алгоритма работы модуля интерфейса.
Алгоритм1Инженер-программист4Разработка алгоритма обработки и вывода результатов.
Алгоритм1Инженер-программист3Составление общей блок-схемы программы виртуального стенда.
Блок-схема1Инженер-программист1Составление пояснительной записки к техническому проекту и ее утверждение.
Утвержденная пояснительная записка2Вед. инженер
Инженер-программист 13Итого18Запись программы на языке программирования.
Магн. носитель, листинг программ2Вед. инженер Инженер-программист45Автономная отладка программы.
Монитор2Вед. инженер
Инженер-программист 23Тестирование программы и устранение ошибок.
Монитор2Вед. инженер
Инженер-программист 344. Рабочий проект.
Составление описания программы.
Инструкция1Вед. Инженер4Составление руководства инженер-программисту.
Инструкция1Вед. Инженер3Составление руководства пользователю.
Инструкция1Инженер-программист2Оформление полного комплекта технической документации.
Комплект документации2Вед. инженер
Инженер-программист 33Итого36Внедрение.
Передача документации и системы пользователю.
Акт1Вед. инженер1Итого:
86 В том числе:
Вед. инженер33Инженер-программист53АРМ — 10. Устанавливаем ERP"Галактика".Первоначальное обслуживание системы проводит шеф-группа организации — установщика программы. Затем администрирование программы будет проводить системный администратор предприятия. Стоимость владения ERP составит. Таблица 9Стоимость владения ERPПоказатель.
Значение, руб.
стоимость серверной части, реализующей бизнес-логику системы5000стоимость клиентских рабочих мест7000стоимость хранилища данных10 000стоимость внедрения и технической поддержки во время эксплуатации3000стоимость продуктов сторонних разработчиков, интегрированных с данной системой документооборота12 000стоимость реализации дополнительных функций («под заказчика»)5000.
Стоимость обучения сотрудников10 000.
Итого52 000.
Обучение будет проводить представитель компании «Галактика». Ответственный на предприятии — технический директор. Кроме того система предполагает создание замкнутой программной области — каждому пользователю будет предоставлен круг прав в рамках данной системы, что обеспечит информационную безопасность предприятия. Таким образом, проект длительность проекта составит 86 дней и обойдется в 42 000 рублей. Напредприятии, исходяизанализа, приняторешениевнедритьсистему «Галактика».Приведемпереченьрабочихмест, накоторыев «Фаворит-Хоф» будетустановленасистема. Ктакимместамотносится:
бухгалтерия (Главныйбухгалтер, секретарьотдела, заместитель.
Главногобухгалтера, специалисты), отделомкадров (менеджерпоперсоналу, заместительруководителяотдела, специалисты).Приведемнедостаткисуществующейсистемыавтоматизациии, соответственно, требующиесовершенствования (рисунок3).Рис. 3. Недостаткисуществующейсистемыуправленияпрогнозированиемпредприятия.
Изменениябудетстоитьвнесениюизмененийвдокументыорганизацииистоимостьвремениитрудаработников, такжепериодадаптации. Наданномпредприятиичасработникастоит113,6рублей.Организационныеизмененияпродлятся8часов, причисленностиучаствующихсотрудников10человек.Расчетыпроводимвтыс.
руб.10*8*113,6=9088.
Производительностьвтечениедвухнедельбудетсниженана30%.113,6*8*10*10=90 880−12 000=78880.
РасходынавнедрениеERPрассчитываютсяпоформуле1:Р=∑Рi (1)гдеi-статьирасходовнавнедрениесистемы.Оценкаэффективностиотизмененияорганизационнойструктурысложнаизависитотмногихвнешнихивнутреннихфакторов, влияниекоторыхоценитьсложно.Поэтомурезультатыизмененийобычнооцениваютпоихсоответствиюпоставленнойцелиметодомэкспертныхоценок.Атакжепроводитсярасчетрентабельности.РасходынавнедрениеERP:Клиентскиелицензии-8000заоднорабочееместо.
ОднопроцессорнаяСУБД-900Дополнительное.
ПО-10 000.
Работыпозапускусистемы.
Расходыпозапускусистемырассчитываютсяпоформуле2:Рз=М*W+М*W*F (N)(2)Где.
Рз-работыпозапускусистемы, М-количествомесяцев, необходимоедлявыполненияработпозапускусистемынаNмест;W-средняястоимость1месяцаработ;F (N)-функцияхарактеристикиразмераорганизации.ПоведениеэтойфункциикачественнопохоженалогарифмотвеличиныNиприблизительноравноследующимзначениям:
еслиN=100,тоF (N)=0,3;еслиN=200,тоF (N)=0,35,аеслиN<100,тоF (N)=0,1.Рз=2*7000+2*7000*0,1=15 400+5600=15 400.
Обучение (Ро)сотрудников-7000.
Сопровождение (Рс)системывтечениегода84 000.
Конвертация (Рк)данных-7000.
РасходыповнедрениюERPзагодрассчитываютсяпоформуле3:Рд=Рл+Рб+Рп+Рз+Ро+Рс*(12-М)/12+Рк (3)Рд=84 000+80000+9000+10 000+15400+7000+8000=213 400.
Экономическийэффектотвнедреннойсистемырассчитываетсяпоформуле4:Э=Эрв+Эсб (4)где.
Эрв-сэкономленноевремясотрудников, Эсб-сэкономленнаябумага.Расчетстоимостивременисотрудникатакжеосуществляетсянаосновеэкспертныхоценок.Рассчитаемэкономиювременисотрудниказагод.Предположим, каждыйсотрудниктратит30%своегорабочеговременинасозданиедокументов.ПривведенииERPэкономиявременисоставит20%Эвр=(113,6*8*22)/100*20*16=(числовсехсотрудниковорганизации)=63 979,52 руб./мес.Так, экономиявременисоставляет3998,72 руб./месс.
начеловека.Исследуемаяорганизацияпомасштабуотноситсякмаломубизнесу, еедокументооборотсоставляет10тыс.
документоввгод.ЕслиERPсокращаетдокументооборотна50%, апачкав500листовстоит150 руб.
1лист=150/500=0,3 руб.Эсб=10 000*0,3/2=1500Э=Эрв+Эсб=1500+63 979,52=65 479,52ВэкономическийэффектотвнедренияERPвключаютсяследующиепоказатели:
прямойэкономическийэффект (экономиятрудовыхивременныхресурсов), унификацияистандартизациядокументооборота, тотальныйконтрольдокументооборота. Такимобразом, автоматизацияпроцессовв.
ООО «Фаворит-Хоф» позволитзначительнооблегчитьиунифицироватьпроцесс делопроизводства внешнеэкономической деятельности компании, азначит, повыситьегоэффективность.
Заключение
.
Итак, по результатам исследования можно сделать вывод, что работа предприятия поставлена весьма неплохо. Предприятие занимает свою нишу на рынке, результаты деятельности организации свидетельствует о достаточно стабильном положении. Правовые отношение, возникающие постоянно в результате хозяйственных операций, в результате деятельности на рынке ООО «Фаворит-Хоф», заставляют очень ответственно относиться руководителей и работников к деятельности предприятия. С этой целью необходимо тщательно следить за изменением нормативной базы, регулирующей данную сферу деятельности. Кроме того, необходимо обучение сотрудников ООО «Фаворит-Хоф"правовым основам. Изучив структуру ООО «Фаворит-Хоф» и деятельность секретаря, для более эффективной работы Центра, необходимо: направлять специалистов на курсы и семинары, что бы комплексно расширить и углубить знания в профильных областях, тем самым, существенно повысить их квалификацию; обеспечить своевременное обновление справочных систем; организовать подписку профессиональных журналов и газет, таких как Секретарь-референт, Кадровое дело, Бухучет. Для совершенствования системы документооборота в сфере внешнеэкономической деятельности предприятия предлагается внедрить систему «Галактика». В результате затраты предприятия сократятся на 65 479,52 руб.
Список литературы
Законы Российской Федерации, Постановления Правительства, Законы РФ, положения, приказы, инструкции Федеральной таможенной службы РФ"Конвенция Организации Объединенных Наций о договорах международной купли-продажи товаров" (Заключена в г. Вене 11.
04.1980) (вместе со «Статусом Конвенции Организации Объединенных Наций о договорах международной купли-продажи товаров (Вена, 11 апреля 1980 года)» (по состоянию на 2 мая 2012 года)).ФЗ № 181-ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации»; ФЗ № 184-ФЗ «О техническом регулировании»; Федеральный закон Российской Федерации от 22 июля 2008 г. № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности».ГОСТ 12.
1.005−88 «Общие санитарно-гигиенические требования к воздуху рабочей зоны"ГОСТ ИСО 8995−2002. «Освещение рабочих систем внутри помещений"ГОСТ 12.
4.021−75: Системы вентиляции. Общие требования.
Статистические справочники, монографии в алфавитном порядке авторов с указанием места и года издания. Абрютина М. С. Грачёв А. В. Анализ финансово-экономической деятельности предприятия. -.
М: Дело и сервис, 2011. — 225с. Басовский Л. Е., Басовская Е. Н. Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности. — М.: Инфра-М, 2006. -.
368с.Бердинкова Т. Б. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия. — М.: Инфра-М, 2007. — 224с. Бланк И. А. Управление финансовыми ресурсами. — М.: Омега-Л, 2011.
— 768с. Глазов М. М. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия. — М.: Андреевский Издательский дом, 2010.
— 448с. Зимин Н. Е., Солопова В. Н. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия. — М.: Колос.
С, 2007. — 384с. Кириллова Н. А., Богаченко В. М. Теория бухгалтерского учета. — М.: Феникс, 2011. -.
248с.Научно-техническийпрогресс[Текст]: словарь/ сост.: Л. И. Абалкин. — М. :
Политиздат, 1987. — 366 с. Пласкова Н. С. Стратегический и текущий экономический анализ: учебник.
— М.: Эксмо, 2007. — 656 с. Поздняков В. Я. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятий. -.
М.: Инфра-М, 2011. — 624с. Попов В. М., Млодик С. Г., Зверев А. А. Анализ финансовых решений в бизнесе. -.
М.: Кнорус, 2011. — 288с. Угрин Т. С. Договор международной купли-продажи товаров. Диссертация. М.: 2002. -.
134 с. Чернышева Ю. Г., Кочергин А. Л. Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности. — Р/н/Дону: Феникс, 2007. — 448с. Экономическая стратегия фирмы /Под ред. Градова А. П. — СПб.: Спецлитература, 2010.
— 468с. Учебники в алфавитном порядке авторов с указанием места, года издания, количества страниц. Адамайтис Л. А. Анализ финансовой отчетности: Учебное пособие. — М.: Кно.
Рус, 2010. — 400с. Анущенкова К. А., Анущенкова В. Ю. Финансово-экономический анализ: Учебно-практическое пособие. — М.: Дашков и Ко, 2010. — 351с. Богуславский М. М. Международное частное право. 5-е изд., перераб.
и доп. — М.: Юристъ, 2005. — 604 с. Бухгалтерский учет.
Просто о сложном. Самоучитель по формуле «три в одном» / под ред. Г. Ю. Касьяновой. — М.: АБАК, 2011.
— 704с. Канке А. А., Кошевая И. П. Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия: Учебное пособие. — 2-е изд., испр. и доп. — М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2011. — 288 с.
Ковалев В.В., Волкова О. Н. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. Учебник. — M.: OOO &# 171;ТК Велби", 2011.- 424 с. Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности / Под ред.
Вахрушиной М.А. — М.: Вузовский учебник, 2011. — 464с. Кукушкин С. Н. Финансово-экономический анализ деятельности предприятия. -.
М.: Приор, 2011. — 192с. Любушин Н. П. Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности. — М.: ЮНИТИ, 2011. — 440с. Макарьева В. И., Андреева Л. В. Анализ финансово-хозяйственной деятельности организации.
— М.: Финансы и статистика, 2007. — 304с. Савицкая Г. В. Методика комплексного анализа хозяйственной деятельности: Учебное пособие. — М.: Высшее образование, 2007. — 384с. Сосненко Л. С. Комплексный анализ хозяйственной деятельности.
Краткий курс. — М.: Кно.
Рус, 2011. — 344с. Толпегина О. А. Анализ финансовой отчетности. Учебное пособие. — М.: МИЭМП, 2010. -.
196 с. Шеремет А. Д. Комплексный анализ хозяйственной деятельности: Учебник. — М.: Инфра-М, 2007. — 416с. Журнальные и газетные публикации в алфавитном порядке с указанием печатного органа и времени издания.
Безопасность производства и охрана труда // Нефтепереработка и нефтехимия. Научно-технические достижения и передовой опыт. 2011. №.
6. С. 51−53.Пышкина Э. П. О IX международной специализированной выставке «Безопасность и охрана труда» // Безопасность жизнедеятельности. 2006. № 2. С.
64.Чепелев Н. И., Иванченко Н. Г. Обеспеченность АПК основными видами техники и ее безопасность // Вестник Красноярского государственного аграрного университета. 2007. № 1. С. 197−198.Интернет-ресурсы.
Базисные условия «Инкотермс 2010»:
http://sambukh.ru/articles/bazisnye-usloviya-inkoterms-2010/Грунюшкина С. А. Практика и проблемы внедрения электронного документооборота. Режим доступа: ecsocman.hse.ru/…/Praktika_i_problemy_vnedreniya_elektronnogo_dok.Киви Берд Конфликт криптографии и бюрократии [Электронный ресурс]: Электронный журнал. — опубликовано в журнале «Компьютерра» 09 июля 2010 г. — Режим доступа:
http://www.computerra.ru/own/kiwi/546 005/.Международные правовые основы внешнеэкономической деятельности:
http://psyera.ru/4106/mezhdunarodnye-pravovye-osnovy-vneshneekonomicheskoy-deyatelnostiМетодические рекомендации по составлению международного договора купли-продажи (международного контракта):
http://fond-samara.com/upload/met-rekomen-dogovor-kupli-prodazhi.pdfСоотношение Принципов УНИДРУА и Венской Конвенции международной купли-продажи товаров:
http://www.yust.ru/ru/publications/item.shtml?item_30Типовой международный контракт купли-продажи товаров:
http://trademaster.org.ua/tipovoj-mezhdunarodnyj-kontrakt-kupli-prodazhi-tovarov.htmПриложение.
Шифровка с открытым ключом.
Электронная цифровая подпись.
