Методы проектирования по совершенствованию деятельности направлены на разработку технической мобильности и оперативности работы, введение этапов в регулировании сроков ответа на обращение, а также снижения уровня населения, которым задерживается по срокам ответ на обращение в рамках мер ответственности должностных лиц архива. Методы проектирования качества работы с обращениями граждан могут быть разнообразны, они базируются на современных достижениях теории познания при выполнении следующих условий:
проведение оценки необходимости проектирования и путей повышения качества работы с обращениями граждан;
— реализация конструктивных мероприятий, учитывающих принципы преобразования информации в проект системы менеджмента качества работы с обращениями граждан с последующим повышением результативности по ответам на обращения граждан;
— использование семиотического способа превращения проекта в качество работы с обращениями граждан. Теоретико-методологической основой работы являются положения философии, социологии, теории управления, политологии, социальной психологии, права, приближенные к теме информирования населения о деятельности органов власти как факторе управления. Для совершенствования должны использовать различные общенаучные методы: анализ, синтез, моделирование, системный и структурно-функциональный анализ, анкетирование, контент-анализ, неструктурированное и включенное наблюдение.
3.2. Мероприятия по эффективному использованию рабочего времени.
Повышение качества работы- одна из приоритетных задач совершенствования деятельности филиала архива ЦА МО РФ г. Екатеринбурга. На современном этапе реализация данной задачи видится через конкретные мероприятия, которые должны быть реализованы в работе конкретных сотрудниковфилиала архива ЦА МО РФ г. Екатеринбурга. В первую очередь необходимо произвести оптимизациюмобильности деятельности сотрудников филиала архива ЦА МО РФ г. Екатеринбурга. Данное мероприятие включает в себя два элемента:
Увеличение технической мобильности и оперативности работы, введение этапов в регулировании сроков ответа на обращение. — Снижение количества населения, которым задерживается по срокам ответ на обращение в рамках мер ответственности должностных лиц. В частности, предполагается, создание системы контроля за сроками ответов гражданам.
В целях содействия повышению дисциплины деятельности архивистов в части представления сведений персонифицированного учета, повышения уровня взаимодействия между работниками и населением, повышения социальной ответственности необходимо унифицировать программы взаимодействия. Управление убыстрением обработки и ввода данных возможно с введением новых видов техники, программ, что увеличит мобильность обработки данных, а значит и увеличит исполнительность. В частности, предлагается установление электронного контроллера в компьютерной программе работников архива, который работает с обращениями граждан. Или, так называемогонапоминателя. В частности, необходимо срок рассмотрения обращения разбить на 3 этапа. Если срок рассмотрения обращения 30 дней, то разбить на 3 этапа по 10 дней. Если срок рассмотрения обращения 20 дней, то два этапа по 6 дней и 1 этап 2 дня.
На данных этапах в электронном виде разработать систему подтверждения о том, что архивист работает над обращением и тем самым контролировать процесс.(рисунок 3.1)Обращение гражданина 1(10) дней 1 (10) дней 1 (10) дней1 этап 2 этап 3 этап ответподтверждение подтверждениеподтверждение.
Рисунок.
3.1 — Алгоритм подтверждения рассмотрения обращения по стадиям.
Таким образом, каждые 1 (10) дней архивист должен подтвердить о том, что он работает над ответом на обращение. Если архивист не подтверждает, то на него налагаются меры ответственности, выговор например. В рамках совершенствования системы оценки результативности, эффективности деятельности предлагается ввести рейтинг, под руководством которых находятся управления и ввести рейтинг использования рабочего времени в целом, который будет основан на принципе результативности. В области работы с письменными и устными обращениями граждан необходимо:
усилить личную ответственность архивистов по рассмотрению конкретных обращений; в рамках деятельности отдела с письмами, а также электронными письмами и иной поступающей информацией от граждан необходимо усиление мониторинга — а именно ежемесячно проводить учетную политику и осуществление строгого контроля; усилить дисциплину работников архива по предоставлению справочных услуг. Стараться обеспечивать уровень дисциплины на уровне 98−100% в рамках работы с обращениями граждан по различным вопросам;
Уделить внимание качеству предоставления и реализации архивистов в области обращений граждан. Создать условия для мобильной и оперативной работы персонала, начиная от повышения профессионализма, так и ограничения по времени особенно по обращениям, устранять недостатки работы технологического порядка; Совершенствовать деятельность в рамках приемной по доступности информационных ресурсов, в частности интерфейсов, то есть усиливать работу в электронном формате. В рамках эффективности использования рабочего временив организационном смысле необходимо следующее:
Самого старшего сотрудника архива необходимо обязатьосуществлять функции по делопроизводству (получение писем, регистрация, фондирование запросов и проставление топографических показателей (т.е. в каком архивохранилище и на какой полке находятся нужные документы), проставление отметок об исполнении в журналах и книге алфавитного учета заявителей, конвертование готовых архивных справок и их отправка).Результатом будет следующее: — исполнители берут запрос и сразу идут в нужном направлении в поисках необходимых документов. Не нужно отвлекаться на справочные документы для фондирования и поиска местонахождения дел.- сразу видны возвраты, т. е. запросы, документы организаций которых в архив на хранение не поступали. Ответы на них даются на следующий день после регистрации, и они не залёживаются в очереди в ожидании ответа. На заместителя частично возложить обязанности по приему документов и проведению консультаций. По справочной работе за ним оставлены ответы на запросы следственных органов, судов и прокуратур. Также заместитель занимается составлением электронного справочника по фондам, находящимся на хранении в архиве. Исполнителям необходимо предписать вести свои учетные тетради, в которых они записывают Ф.И.О. заявителя выполненного запроса, № входящего и краткую информацию по результату работы. Также по своим исполненным входящим вести подшивку заявлений с копиями ответов по ним (отдельно по частным обращениям и по запросам организаций).Результатом будет следующее:
для более оперативного поиска ранее исполненных обращений при повторных звонках или запросах. Начальнику необходидимо после регистрации поступивших заявлений расписывать их по исполнителям и контролировать процесс управления (вместе с работником, занимающимся делопроизводством, сроки исполнения). Начальник знает, кто из исполнителей в каких документах каких организаций лучше ориентируется, т.к. каждый исполнитель ведет у себя записи по возникающим ньюансам того или иного фонда. Результатом будет сокращение времени исполнения и подготовки архивной справки. Необходимо запретить разговоры по телефону во время работы над справкой. Разрешить только краткосрочные звонки и только в перерывы.
3.3. Оценка эффективности предложенных мероприятий.
Сформулированные по результатам анализа справочной работы с обращениями граждан предложения и рекомендации по совершенствованию использования рабочего времени направлены на повышение ее организационной эффективности. Модернизация позволит повысить организационную эффективность использования рабочего времени по следующим направлениям:
появиться напоминатель каждые 10 дней, который работник должен подтвердить, что он работает над обращением специальной электронной кнопкой.
повысится уровень ответственности, так как в случае если работник не нажмет кнопку контролера, то будет нести ответственность. — сократиться число повторных жалоб;
— устранение дублирования функций;
— быстрое реагирование со стороны архивистов на обращение граждан;
— невозможность забыть об обращении. Таблица 3.2 — Результаты повышения эффективности использования рабочего времени.
Название индикатора2015(базовый).
Количество оказываемых услуг архивом5 697 105 111.
Обработка обращений в определенное время85%100%100%100%Потери времени за счет звонков, введение функций контроля5%3%2%0%Потери времени за счет перерывов20%15%10%5%Таким образом, эффективность будет выражаться в увеличении количества услуг, возможности большего количество обработанных обращений. Для анализа эффективности был выбран экспертный метод. В качестве экспертов для оценки проектных мероприятий выступили:
Начальник отдела филиала архива ЦА МО РФ г. Екатеринбурга. Ведущий архивист. Архивист.
АрхивистАрхивист.
Хранитель фонда.
Экспертную оценку проводили по следующим показателям:
повышение степени удовлетворенности населения;
улучшение качества обслуживания; повышение доступности граждан для подачи обращений;
уменьшение сроков рассмотрение обращений граждан;
снижение затрат на почтовые отправления и курьерские службы;
повышение уровня информированности населения;
повышения квалификации кадров. Таблица 3.3 — Результаты экспертного ранжирования.
Результаты экспертного ранжирования.
Ранжируемые№ п/п экспертовпоказатели1 234 561повышение степени удовлетворенности населения6 565 652.
Оптимизация рабочего времени4 556 553.
Мобильность ответа на обращение4 555 564уменьшение сроков рассмотрения обращений граждан4 345 355снижение затрат 2 323 326повышение уровня информированности населения5 365 367повышение квалификации кадров234 343.
Таблица 3.4 — Определение согласованного ранжирования.
Ранжируемые№ п/п экспертовпоказатели123 456.
Сумма1повышение степени удовлетворенности населения656 565 332.
Оптимизация рабочего времени455 655 303.
Мобильность ответа на обращение455 556 306повышение уровня информированности населения536 536 284уменьшение сроков рассмотрения обращений граждан434 535 247повышение квалификации кадров234 343 195снижение затрат 23 233 215.
Произведем оценку степени согласованности мнений экспертов. Данная оценка свидетельствует о значимости данных показателей и производится путем вычисления коэффициента конкордации (согласования) по формуле (3), (1)где Х2 (2)гдеm — количество экспертовn — количество эффектов. S — сумма квадратов весов оценок. Величина коэффициента согласования W=0,79>0,5 указывает на положительное согласование мнений группы экспертов (рисунок 3.1).Рис.
3.1- Графическое представление коэффициента конкордации.
Из рисунка видно, что значение коэффициента конкордации (WW=0,79) превышает пороговое значение 0,5, что свидетельствует о допустимости использования согласованной оценки. Полученное согласованное ранжирование устойчивое, что свидетельствует о социально-экономической эффективности предлагаемых проектных мероприятий.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Эффективное исполнение различного рода функциональных обязанностей своих подчиненных зависит от того, как руководитель координирует деятельность взаимодействующих исполнителей. Руководитель решает, когда, в каких случаях и в каком объеме необходимо выполнить ту или иную операцию. Решаются проблемы, связанные со способами и средствами координации отдельных усилий и мероприятий, о маневре силами и средствами при минимальной потери времени. Реальным и обоснованным может считаться только достаточно выверенное и обеспеченное решение руководителя. Разработка оптимального режима труда сотрудников предусматривает исследование структуры затрат рабочего времени, выявление излишних потерь рабочего времени, рационализацию труда. Учет фактических затрат времени сводится к следующим элементам:
определение перечня работ;
выявление устойчивых факторов, влияющих на трудовой процесс;
учет времени, затраченного по операциям. Основная задача руководителей по организации труда заключается в том, чтобы оптимально рассчитывать время, которое затрачивается на необходимую работу. Для эффективной деятельности по использованию рабочего времени необходим четкий и постоянный контроль и анализ учета времени. Архивная система — это совокупность взаимосвязанных, взаимозависимых и взаимодействующих элементов, обеспечивающих выполнение следующих функций: создание, обработка, передача на хранение, обеспечение сохранности и использование документов. Анализ деятельности филиала архива ЦА МО РФ г. Екатеринбурга показал, что штатная численность персонала в 2016 г. составила 9 человек, по сравнению с 2015 г.
произошло увеличение на 1 человека. В частности, введена должность хранителя фонда. Основная нагрузка деятельности лежит на 7 людях, которые осуществляют непосредственную работу. В 2014 г. находилось в отпуске по уходу за ребенком (1 человек) — 215 чел.
дней. Работа без нормы и на неполной норме в течении первых трех месяцев вновь принятых на работу сотрудников (вакант — 2 человека) составила 72 чел.
дня. Итого не работали в 2014 г. — 287 чел.
дней. В 2015 г. рабочее время составило 681чел. дня.
Выполнение плана в 2015 г. составило 120,97%Производительность труда составила 178,16% Были выделены следующие недостатки работы в рамках использования рабочего времени в филиале архива:
несоблюдение сроков ответов на обращения граждан;
неконтролирумость выполняемых функций. Предлагается в рамках оптимизации использования рабочего времени перераспределить функциональные обязанности сотрудников архива, усилить контроль за архивистами работающими с обращениями граждан в рамках справочной работы.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Нормативные и иные документы.
Конституция Российской Федерации // Российская газета 1993 — 25 декабря.
Трудовой кодекс РФ (в ред. от 30.
12.2015г.)// СЗ РФ 2002. — № 1 (ч. 1), ст. 3. Федеральный закон РФ от 22.
10.2004 г. (в ред. от 02.
03.2016г.) «Об архивном деле в Российской Федерации"// СЗ РФ 2004. — № 43. ст. 4169.
Федеральный закон РФ № 210 от 27.
07.2010 г. (в ред. от 15.
02.2016г.)"Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" // СЗ РФ 2010. — № 31, ст. 4179.
Федеральный закон от 02.
05.2006 № 59-ФЗ «Опорядке рассмотрения обращений граждан в РФ"(в ред. от 03.
11.2015г.)// СЗ РФ 2006. — № 19, ст. 2060.
Приказ Министерства обороны «Об утверждении Положения об архивной службе Вооруженных сил РФ от 6 октября 2004 г. — № 290.Книги, журналы, газеты.
Зарипова З.Н., Казанцева Д. С. Рабочее время и время отдыха //Юридическая наука: история и современность. 2014. № 10. С. 56−70.Змушко А. Э. Правовое регулирование дополнительных оплачиваемых отпусков, предоставляемых работникам: автореферат на соискание ученой степени к.ю.н. — М., 2015.
Козлов В. С. Правовое регулирование рабочего времени в России и в зарубежных странах: автореферат на соискание ученой степени к.ю.н. — М., 2007.
Корнеев И. К. Управление документами — М.: Инфра-М., 2009.
Леженкина Т. И. Научная организация труда персонала — М.:Маркет, 2011.
Лученок В.С., Алексеев В. Ф. Инструментальные средства учета и контроля использования рабочего времени // Актуальные направления научных исследований XXI века: теория и практика. 2015. Т. 3. № 7−4 (18−4). С. 421−426.Миронов В. И. Постатейный комментарий Трудового кодекса Российской Федерации — М., 2009.
С. 22Михайлов С. А. Рабочее время: интерпретация отдельных изменений законодательства о труде РФ // Вестник АПК Верхневолжья. 2012. № 1. С. 17−20.Молотков Ю. И., Романенко Е. В. Управление кадровым потенциалом и оценка его качества на примере архивных учреждений субъекта РФ // Современные исследования социальных проблем 2012 — № 4. С.
14−18Раскин Д. И. Архивоведение — М.: Юрайт, 2016.
Рычагова О. Е. Рабочее время и время отдыха. — Омск: ОмГУ, 2013.
Трудовое право: Учебник / Под ред. О. В. Смирнова. — М., 2011.
Физиолого-гигиенические аспекты трудовой деятельности человека. — Волгоград, 2007.
Филиалы Центрального архива Министерства обороны РФ //[Электронный ресурс]:
http://archive.mil.ru/archival_service/central/all.htmЦентральный архив Министерства обороны РФ // [Электронный ресурс]:
http://archive.mil.ru/Штукова С. В. Перспективы исследования архивной системы как института социального управления // Теория и практика общественного развития 2012 — № 10. С. 45−48. Эмпирический материал.
Баланс рабочего времени филиале ЦА МО РФ в г. Екатеринбурге в 2015 г. Докладная записка: Расчет рабочего времени личного состава филиала ЦА МО РФ (Центрального военного округа г. Екатеринбург) на 2013 год Отчет о работе филиала Центрального архива Министерства обороны.
Отчет о работе филиала Центрального архива Министерства обороны.
Российской Федерации (Центрального военного округа, г. Екатеринбург) за 2014 год.
Российской Федерации (Центрального военного округа, г. Екатеринбург) за 2015 год.
Штатное расписание ЦА МО РФ в г. Екатеринбурге за 2015 г. Штатное расписание ЦА МО РФ в г. Екатеринбурге за 2016 г.
