Нормативную численность персонала отдела определим по формуле:
где — общие трудозатраты на объем работ планируемого периода (смены, месяца, года и т. д.), чел./ч; — фонд рабочего времени на планируемый период, ч; — плановый коэффициент выполнения норм. Общие трудозатраты на объем работ планируемого периода:
где — затраты времени на каждый отдельный (i-й) вид работ, чел./ч (если используемые нормы времени не включают в себя затраты времени на отдых и личные нужды работников, то =, где — процент потерь рабочего времени, от 1 до 15% в зависимости от категории работников, на отдых и личные нужды);К — коэффициент, учитывающий трудоемкость работ, не охваченных нормированием или носящих разовый характер ();— норма времени на данный вид работ, чел./ч;— объем данного вида работ. Расчет выполним на основании данных, представленных в таблице 4. Плановый коэффициент выполнения норм, коэффициент работ, не охваченных нормированием,, фонд рабочего времени на 2016 год — 2012 ч. Более 90% работ выполняются на ЭВМ (.Виды и объем работ по ведению документооборота№ п/пВиды работ.
Норма времени, чел./чОбъем работ за год.
Трудоемкость, чел./ч1Документирование деятельности директора 0,15 350×12 = 4 200 630,02Оформление документов0,15 350×12 = 4 200 420,03Обработка и регистрация документов0,15 350×12 = 4 200 630,04Справочно-аналитическая работа0,15 350×12 = 4 200 630,05Составление и ведение номенклатуры дел0,15 350×12 = 4 200 630,06Отдельные работы, выполняемые при использовании автоматизированных технологий0,1553×12 = 63 694,57Подготовка проектной документации0,15 315×12 = 3 780 567,0Таким образом, нормативная численность персонала службы ДОУ в ООО «Евросеть — Ритейл», определенная на основе плановых объемов работ и норм времени, — 1,84 чел. Штатная численность данной категории работников при коэффициенте невыходов составляет:
С учетом масштабов деятельности ООО «Евросеть — Ритейл» считаем целесообразным использование в деятельности отдела по работе с конфиденциальными документами DLP-систему (DataLossPrevention), основными функциями которых являются:
контроль передачи информации через Интернет с использованием E-Mail, HTTP, HTTPS, FTP, Skype, ICQ и других приложений и протоколов;
контроль сохранения информации на внешние носители;
защита информации от утечки путем контроля вывода данных на печать;
блокирование попыток пересылки/сохранения конфиденциальных данных, информирование администраторов ИБ об инцидентах, создание теневых копий, использование карантинной папки;
поиск конфиденциальной информации на рабочих станциях и файловых серверах по ключевым словам, меткам документов, атрибутам файлов и цифровым отпечаткам;
предотвращение утечек информации путем контроля жизненного цикла и движения конфиденциальных сведений. На современном этапе наиболее известными и популярными в России являются следующие комплексные DLP-системы: Solar Dozor;InfoWatch Traffic Monitor Enterprise;FalcongazeSecureTower;SearchInform (Контуринформационнойбезопасности);ZecurionZgate;Zlock, Zdiscovery;GTB DLP Suite;Symantec Data Loss Prevention. Выбор эффективной системы защиты конфиденциальной информации от утечек на современном этапе является одним из приоритетных направлений политики обеспечения безопасности в организации. Данный факт определяет необходимость проведения сравнительного анализа характеристик DLP-систем. При этом сравнение целесообразно провести по следующим критериям:
лицензии, сертификаты;
режимы работы;
режимы перехвата информации;
контролируемые каналы;
мониторинг и защита агентов;
контроль пользователей;
поиск конфиденциальной информации в сети организации;
реакция на инциденты;
аналитические возможности;
хранение, ретроспективный анализ и отчетность. Результаты сравнительного анализа по указанным критериям представлены в таблице 5. Таблица 5Сравнительный анализ российских DLP-систем, используемых в органах государственной властиSolarDozorInfoWatch Traffic Monitor EnterpriseZecurionZdiscoveryЛицензии.
ФСТЭК России, Министерства обороны РФФСБ России, ФСТЭК России.
ФСБ России, ФСТЭК России.
СертификатыФСТЭК ОУД 3+ 1 Г НДВ 4 и ИСПДн 1ФСТЭК. Сертификат соответствия НДВ 4 и ИСПДн 1ФСТЭК. Сертификат соответствия НДВ 4 ИСПДн 1, Сертификат Министерства обороны России.
Режимы работы.
Работа в режиме мониторинга, блокировки и вне сети организации.
Режимы перехвата информации.
Сетевой перехват, перехват трафика через агенты на рабочих станциях, через интеграцию со сторонними сервисами, перехват в разрыв.
Контролируемые каналыSMTP, eSMTP, исходящая почта, РОР3 на шлюзе, OSCAR, MMP, XMPP, HTTPIM, веб-канала, FTP, FTPS, внешние и мобильные устройства, iTunes, Dropbox, Яндекс. Диск, uTorrent, GoogleDrive, агент Mail.RU, Skype, ICQ, UltraISO, Nero, BurnXP и др. MSNYMSGМониторинг и защита агентов.
Контроль работы, защита от выключения и удаления, контроль целостности, работа при загрузке Windows в безопасном режиме, контроль политик, настройка реагирования на события.
Маскировка агента в системе.
Маскировка агента в системе.
Контроль пользователей.
Снимки экрана, контроль запуска приложений.
Поиск конфиденциальной информации в сети организации.
Сканирование рабочих станций, общих сетевых хранилищ, хранилищ MicrosoftSharePoint, создание теневых копий конфиденциальных документов, запуск заданий, перемещение конфиденциальных файлов в карантин.
Определение доступа к файлу, специальные политики для зашифрованных файлов.
Реакция на инциденты.
Запись в журнал, сохранение, уведомление, блокировка соединения, карантин, автоизменение сообщений, фильтрация.
Аналитические возможности.
Поиск по регулярным выражениям, алгоритмы автоматического обучения, байесовский алгоритм, извлечение текста, контроль движения, документов с печатями и подписями, лингвистический и морфологический анализ, поддержка транслитерации, таблица замен, поиск по атрибутам.
Модуль подключения электронной цифровой подписи.
Модуль подключения электронной цифровой подписи.
Хранение, ретроспективный анализ и отчетность.
Разделение ролей администратора и офицера безопасности, разграничение прав на доступ к перехваченной информации, экспорт отчетов, протоколирование действий, графические отчеты, предустановленные отчеты, карточки сотрудников.
Рейтинг нарушителей, гибридное хранилище перехваченных данных.
Рейтинг нарушителей, статистика работы пользователей с установленными программами.
Сравнительный анализ основных характеристик комплексных DLP-систем, которые используются органами государственной власти, выявил их сходство по основным показателям лишь с некоторыми различиями в характеристика решений. Таким образом, в качестве альтернативного варианта для использования в отделе по работе с конфиденциальными документами предлагаем использовать DLP-систему InfoWatch, основными преимуществами которой являются: развитый функционал;
уникальные запатентованные технологии анализа трафика;
гибридный анализ;
поддержка множества языков;
встроенный справочник веб-ресурсов;
масштабируемость;большое количество предустановленных конфигураций и политик. Оценка затрат по совершенствованию работы с конфиденциальными документами в ООО «Евросеть-Ритейл"Как отмечалось выше, введение нового отдела требует технического обеспечения его деятельности. ООО «Евросеть — Ритейл» ведет свою деятельность в собственном здании, в связи с чем, затраты на аренду помещения отсутствуют. В таблице 6 представлены основные требования к ИТ-инфраструктуре персонала отдела по работе с конфиденциальными документами. Таблица 6Требования к ИТ-инфраструктуре рабочего места персонала отдела по работе с конфиденциальными документами ООО «Евросеть — Ритейл"Параметр
Отдел по работе с конфиденциальными документами.
Кол-во сотрудников 2Варианты прикладного ПО (ИС, АСУ, ERP и т. п.)Офисное и специализированное ПОТребуемые ИТ-сервисы (кол-во рабочих мест).
2Кол-во ПК (ноутбуков).
2Кол-во принтеров (МФУ)1Кол-во вн. тел. линий (аппаратов).
1Кол-во точек подключения к ЛВС2Кроме того, оборудование рабочего места персонала требует затрат на приобретение программного обеспечения, состав, которого представлен в таблице 7. Таблица 7Затраты на приобретение программного обеспечения№Наименование.
Кол-во клиент.
лиц.Цена клиент. лиц., руб. Общая стоимость клиент. лиц., руб. Общая стоимость обновления и тех.
под., руб./год1ОСWindowsProfessional 8.121 000 020 000 200 000.
Офисное ПО (MS Office)2600012000120003InfoWatch2150003000030000.
Итого62 000.
Комплекс технических средств рабочего места персонала службы ДОУ включает:
персональные ЭВМ;устройства сбора, хранения, обработки и передачи данных;
расходные эксплуатационные материалы. Для выбора указанного оборудования проведем анализ возможных вариантов офисного ПК, многофункциональных устройств (таблица 9).Выбор компьютерной техники.
Параметр Офисный ПК Вариант 1Вариант 2Вариант 3Архитектура IntelCore i3IntelCore i5AMD FXМодель процессора Core i3 3240Core i5 4460FX 4350.
Частота процессора, МГц 340 032 003 200.
Частота системной шины, МГц 100Тип и объем оперативной памяти, DDR3DDR3DDR3ГБ 244Объем жесткого диска, ГБ 50 010 001 000.
Видеокарта Intel HD Graphics 2500Intel HD Graphics 4600Intel HD Graphics 4600.
Разрешение экрана 1280*10 241 280*10241280*1024.
Интрефейсы (USB, WiFi, HDMI, Ethernet) USB, HDMI, EthernetUSB, HDMI, EthernetUSB, HDMI, EthernetЦена, руб. 269 903 949 036 490.
Для оснащения рабочих мест персонала предлагается приобрести персональные компьютеры, представленные в 3 варианте. В этом случае стоимость оборудования составит Выбор оргтехники осуществим на основании данных, представленных в таблице 10. Выбор оргтехники (принтер, МФУ) Параметр Производитель CanonHP KonicaMinoltaТип.
МФУМФУМФУФормат бумаги А4А4А4Тип печати черно-белаячерно-белаячерно-белая.
Технологий печати лазернаялазернаялазерная.
Двухсторонняя печать ДаДаДаСкорость печати не менее 33 стр/мин 333 333.
Максимальное разрешение для ч/б печати не менее 600×600 dpi1200×6 001 200*12001200*1200.
Максимальное разрешение сканирования не менее 600×600 dpi9600×96 001 200*12001200*1200.
Максимальное разрешение копирования не менее 600×600 dpi600×600 600×6 001 200*1200.
Ресурс ч/б картриджа/тонера не менее 2000 страниц 100 001 000 010 000.
Интерфейсы Ethernet (RJ-45), USB 2.0Ethernet (RJ-45), USB2.0Ethernet (RJ-45), USB2.0Поддержка ОС Windows, Linux, Mac OSWindows, Linux, Mac OSWindows, Linux, Mac OSПотребляемая мощность, Вт1 200 600 520.
Потребляемая мощность в режиме ожидания, Вт910,50,5Модельi-Sensys MF6140dnLaserJetPro M127fnBIZHUB 3300PЦена, руб.
На наш взгляд, наиболее целесообразным является выбор МФУ KonicaMinolta. Характеристика данного устройства незначительно отличаются от других моделей при приемлемой стоимости. Таким образом, общие затраты на введение отдела по работе с конфиденциальными документами.
ООО «Евросеть — Ритейл» составят 182 860 руб. (таблица 11).Общие затраты на введение службы ДОУ в ООО «Нелидово-Спецодежда"Статья затрат.
Число единиц.
Затраты на единицу.
Общий объем затрат.
Заработная плата персонала21 500 030 000.
Персональный компьютер23 649 072 980.
Многофункциональное устройство11 788 017 880ОСWindowsProfessional 8.121 000 020 000.
Офисное ПО (MS Office)2600012000InfoWatch21500030000.
Итого182 860.
Заключение
.
Основным направлением исследования в данной работе являлся анализ деятельности ООО «Евросеть — Ритейл"по направлению работы с конфиденциальными документами. В ходе исследования было выявлено, что общество с ограниченной ответственностью «Евросеть — Ритейл» является юридическим лицом, действуя на основании Устава и законодательства Российской Федерации и осуществляет свою деятельность на основании достаточно широкой базы нормативно-правовой документации, которую можно классифицировать следующим образом: Законы, нормативные акты, положения, рекомендации федерального, регионального значения, регламентирующие деятельность организации, ее организационно-правовую форму и систему управления. Стандарты, положения, рекомендации, на основании которых реализуется технологический процесс в организации. Локальные нормативно-правовые акты, регламентирующие организационно-управленческую структуру, трудовые отношения, взаимодействие со сторонними организациями. Анализ показал, что в основе организации конфиденциального документооборота ООО «Евросеть — Ритейл» лежит нормативно-правовая база, представляющая собой совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования указанного типа документов в текущей деятельности организации. Данная нормативная база регулирует:
правила оформления конфиденциальных документов; правила работы с конфиденциальными документами; порядок передачи конфиденциальных документов на архивное хранение. В процессе исследования было выявлено, что вструктуре службы делопроизводства.
ООО «Евросеть — Ритейл» отсутствует отдел по работе с конфиденциальными документами, что является одной из основных проблем в организации конфиденциального документооборота. Кроме того, были выявлены следующие недостатки: большой и постоянно увеличивающийся объем обрабатываемых документов;
усложненные схемы согласования документов;
отсутствие в реальном времени информации об исполнении;
в системе работы с конфиденциальными документами не используются электронные системы документооборота. Устранение указанных недостатков организации системы конфиденциального документооборота предлагается реализовать на основании следующих мероприятий:
Введение
в структуру организации отдела по работе с конфиденциальными документами, что позволит локализовать всю деятельность по конфиденциальному документообороту. Внедрить в деятельность отдела по работе с конфиденциальными документами DLP-систему InfoWatch, использование которой направлено на обеспечение защиты конфиденциальных данных. Расчеты, приведенные в исследовании, показали, что в штатное расписание компании целесообразно включить 2 единицы персонала, которых будет достаточно для обеспечения эффективного функционирования отдела по работе с конфиденциальными документами. При этом общий объем затрат составит 182 860 руб. Указанные меры позволят:
Стандартизировать выполнений всех операций с конфиденциальными документами. Повысить уровень взаимодействия между подразделения организации. Таким образом, на основании анализа особенностей деятельности и оценки эффективности организации системы конфиденциального документооборота в ООО «Евросеть — Ритейл» в работе приведены основные направления решения выявленных проблем, реализация которых позволит оптимизировать процессы конфиденциального документооборота и, как следствие, повысить эффективность деятельности ООО «Евросеть — Ритейл» и обеспечить безопасность как во внутреннем взаимодействии, так и организации внешних связей. Список использованной литературы.
Конституция Российской Федерации: принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 года. // Рос.газета. — 1993. — 25 декабря. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.
07.2006 № 149-ФЗ (ред. От 01.
09.2015г).Федеральный закон от 08.
02.0998 № 14-ФЗ (ред. от 29.
12.2015г.) «Об обществах с ограниченной ответственностью"Федеральный закон РФ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 28.
11.2015 № 357-ФЗ)Федеральный закон РФ от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (ред. 12.
03.2014 г.).Федеральный закон РФ от 6 апреля 2011 г. № 63 — ФЗ «Об электронной подписи» (ред. от 1.
07.2015).ГОСТ Р 6.30−2003.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003. — 16 с. ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007.
Управление документами. Общие требования. — М.: Изд-во стандартов, 2007. ГОСТ Р 7.
0.8−2013.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — Введ. 2014;03−01. — М.: ФГУП «Стандартинформ», 2014.
Текущий архив предприятия.
Устав ООО «Евросеть — Ритейл».Штатное расписание ООО «Евросеть — Ритейл».Теоретическая литература.
Алексенцев А. И. Конфиденциальное делопроизводство. — М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2012. — 200 с. Андреева В.
И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ): Настольная кн. для секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей [Текст] / В. И. Андреева. — 3-е изд., перераб.
и доп. — М., 2011. — 222 с. Андреева В. И. Делопроизводство: актуальные задачи / В. И. Андреева // Справочник секретаря и офис-менеджера.
2011. № 10.Березина, Н. М. Современное делопроизводство [Текст] / Н. М.
Березина, Е. П. Воронцова, Л. М. Лысенко. -.
СПб.: Питер, 2014. — 256 с. Бобылева М. П. От традиционного к электронному документообороту: некоторые проблемы перехода // Документация в информационном обществе: электронный документооборот и электронный архив. Докл. и сообщ. на шестой международ. науч.
практ. конф. 24−25 ноября 1999 г. М., 2000. С. 69−72.Быкова, Т. А. Технология обработки документов при их получении и отправке [Текст] / Т.
А. Быкова // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2012. — № 9. — С.
34−40.Быкова, Т. А. Порядок регистрации и общие правила регистрации документов. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2013. — № 6. — С.
6−18.Иритикова, В. С. Резолюции и поручения: правильное оформление в целях контроля и организации документооборота". // Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2011. — №.
8. — С. 8−16.Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: учебник / Н. Н. Куняев, А.С. Дѐмушкин, Т. В. Кондрашова, А. Г. Фабричнов; под общ.
ред. Н. Н. Куняева. — 2-е изд., перераб. и доп. -.
М.: Логос, 2014. — 500 с. Ларин М. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях [Текст] / М. Ларин // Экономика и жизнь. — 2011.
— № 5. — С. 12−19.Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству. — ЗАО Юстицинформ, 2011 г. Санкина Л. В., Быкова Т. А. «Делопроизводство в коммерческой организации (на примере акционерного общества)».- М., МЦФЭР, 2005.
Чуковенков, А. Ю. Юридическая техника и правила оформления документов: требования к структуре правового акта и его элементов. // Секретарь-референт. — 2009.
— № 5. — С. 28−38.
