Анализ организации на кафедре

Включать в заголовок информацию о том, что документ еще и вносит изменения в какие-либо документы, нет необходимости.

2.3. Организация хранения документов на кафедре «Менеджмент"В процессе жизнедеятельности кафедры «Менеджмент"создается огромное количество административных, бухгалтерских, нормативных и кадровых бумаг. Для продуктивной работы кафедры «Менеджмент» чрезвычайно важен их строгий учет и продуманноехранение. Ситуация осложняется тем, что необходимо учитывать и хранить не только внутренние бумаги компании, но и созданные за ее пределами. Таким образом, суммированный объем информации, который необходимо обрабатывать, структурировать и систематизировать, чрезвычайно велик. На текущий момент кафедра «Менеджмент» переходит на систему электронного учета и хранения документов. Первым этапом проектирования системы учета и хранения документации кафедры «Менеджмент"стала разработка номенклатуры дел. Номенклатура дел — систематизированный перечень деловых бумаг, функционирующих в делопроизводственном цикле организации. В нем указывается срок их хранения, а в конце учетного года — их количество. С юридической точки зрения номенклатура дел является локальным нормативным актом. Данный акт помогает упорядочивать документацию согласно утвержденному регламенту. На основе номенклатуры дел можно разрабатывать классификацию, определять ценность документов, проектировать систему поиска и формировать справочную картотеку, использовать в качестве основы для учета и составления описей. В дальнейшем создание номенклатуры дел кафедры «Менеджмент"позволит достичь следующих целей:

1Провести систематизацию всех входящих и внутренних деловых бумаг организации;

2Сформировать дела из документов, имеющих сходные признаки;

3Создать классификатор дел;4Произвести систематизацию единиц каждого раздела на основе приоритетов важности и сроков хранения. Система хранения электронных документов.

Переход от бумажного документооборота кафедры «Менеджмент"к электронному обеспечен современным уровнем развития технологий и обусловлен логикой развития информационного общества. Наиболее важной практической причиной перехода к электронной обработке документов стала необходимость оптимизации поиска необходимой информации и уменьшения времени на ее анализ. Еще одной немаловажной причиной перехода на электронную систему обработки документации стала задача по сокращению потерь при хранении. Важные бумаги со временем ветшают и приходят в негодность, кроме того, они часто попросту теряются при выдаче во временное пользование. Цифровые копии документов призваны решить эти проблемы. Итак, электронный документооборот позволяет:

1Организовать быстрый, удобный и настраиваемый поиск;

2Защитить бумаги от старения и потери;

3Производить оперативную систематизацию;

4Создавать отчеты по заданным критериям;

5Моментально передавать данные из одного отдела в другой. Представление о том, что комплексы электронной обработки документов — это разновидность базы данных, не совсем верно. Это мощные программные комплексы, призванные решать большое количество повседневных задач кафедры «Менеджмент»:Создание электронного архива кафедры «Менеджмент"и размещение его в общей базе данных ВУЗа;

Моментальный поиск по разным критериям — реквизитам, дате создания, ключевым словам и т. д.Возможность редактирования электронных документов и выбора приложения для редактирования из огромного списка;

Автоматизация создания на основе шаблонов и макросов;

Возможности классификации и сортировки на основе разных критериев (актуальности, ценности).Традиционно за минимальный компонент цифрового архив принимают электронное дело. Его структура аналогична бумажному делу. В общем виде оно содержит:

Файл внутренней описи всех компонентов дела;

Файлы в формате, регламентированным номенклатурой дел. Как правило, они расположены в одном из заданных порядков — хронологическом, алфавитном, по отправителями и т. п.Файлы, хранящие электронные подписи. Преимущества электронных комплексов учета и хранения документов неоспоримы, перечислим некоторые из них: Накопление и управление информацией происходит в оперативном режиме;

1Объем хранения данных практически неограничен;

2Многие прикладные задачи выполняются в автоматическом режиме;

3Стоимость хранения данных значительно ниже;

4Доступ к документации максимально оперативен;

5Потери данных минимальны. Электронный комплекс данных не существует сам по себе, чаще всего, он встраивается в уже созданную систему документооборота. Благодаря этому комплексу решение многих прикладных задач организации решается в более короткий срок в автоматическом режиме. Автоматизированная система хранения документов.

В настоящее время все большее количество организаций внедряет у себя комплексы автоматизации делопроизводственных процессов. Компьютеры с установленными на них соответствующими программными комплексами используются не только для учета данных, но и для оптимизации самого широкого спектра офисных задач. Проблемы, традиционно считавшиеся в классическом делопроизводстве рутинными, в настоящее время подвергаются автоматизации. Например, большой сложностью отличается процесс прохождения официальной бумаги по заданному маршруту, в котором принимает участие сразу большое количество сотрудников разных подразделений. Здесь велико влияние человеческого фактора: отсутствие одного сотрудника на рабочем месте может затормозить весь процесс, новые работники должны потратить время на освоение правил документооборота, документ часто по ошибке или невнимательности попадает не в тот отдел, правила согласования нарушаются. Компьютерная система обработки документов позволяет снизить влияние человеческого фактора и решить проблемы, перечисленные выше, а также ряд других: проблему несанкционированного доступа, проблемы поиска и потери данных и даже практически свести к нулю расходы на уничтожение документов. Как уже отмечалось выше, использование данного комплекса не ограничивается исключительно функцией хранения файлов, его возможности гораздо шире — он помогает решить многие организационные вопросы, например, согласование и утверждение рабочих процессов, обеспечить поиск нужных данных и разграничить доступ к документации. Благодаря внедрению и использованию компьютерных комплексов обработки документации кафедры «Менеджмент"значительно ускоряются следующие процессы:

Постановка задачи работнику;

Отслеживание процесса выполнения задачи и контроль сроков. Получение информации от работников;

Осуществление параллельной и последовательной работы с документацией;

Транспортировка данных между подразделениями;

Введение

протокола работы (истории изменений).Автоматизация систем хранения дает возможность централизованного управления маршрутами прохождения входящей документации и оперативной обработки данных. Каждый этап следования документа может быть детально изучен с помощью отчетов о времени прохождения файла на этом участке. Данный подход облегчает выявление слабых мест в процессе делопроизводства. Преимущества автоматизации обработки деловых бумаг неоспоримы. Экономический эффект такого подхода обусловлен не только увеличением скорости обработки данных, но снижением затрат на расходные материалы, сохранение и утилизацию деловой документации. Системы хранения документов в архивекафедры «Менеджмент"Когда срок действия документа заканчивается, встает вопрос о передаче его на архивное хранение. Систематизация документации, обеспечивающая сохранение ключевых данных, — важный этап подготовки к архивированию. Федеральный закон от 22.

10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет требования к архиву предприятия. Согласно закону, руководство предприятия должно организовать систему архивного хранения и обеспечить сохранность документации в течение всего срока. Архив может быть оформлен как отдельное структурное подразделение или как отдел внутри кафедры «Менеджмент».Основными задачами архива деловых бумаг кафедры «Менеджмент"являются:

1Формирование и комплектование;

2Проведение учета и обеспечение сохранности данных;

3Справочная работа;

4Контролирование использования архивных документов;

5Подготовка к передаче в муниципальный или федеральный архив. Положение об архиве кафедры «Менеджмент» является локальным нормативным актом, который не только определяет функции и статус архива, но и состав деловых бумаг, которые надлежит хранить в данном структурном подразделении. Перечислим основные функции архивного отделакафедры «Менеджмент», которые регламентируются данным Положением:

1Составлять перечень источников формирования фонда;

2Принимать документы от подразделений компании и внешних организаций;

3Проводить экспертизу ценности;

4Проверять правильность оформления дел;5Составлять номенклатуру дел;6Оказывать необходимую методическую и практическую помощь сотрудникам кафедры «Менеджмент».В подавляющем большинстве случаев, документация, относящаяся к кадровой работекафедры «Менеджмент», является документацией строгой отчетности. Особые условия хранения данных деловых бумаг вызваны тем фактом, что в них содержаться персональные данные сотрудников. Повышенная ответственность за целостность и сохранность как самих носителей, так информации, в них содержащейся, лежит на специально уполномоченном сотруднике — инспекторе по кадрам. Отсутствие подобной должности в штатном расписании организации предполагает, что данную ответственность будет нести либо сам руководитель предприятия, либо главный бухгалтер. Все приказы, по работе с кадрами, учетные карточки работников, трудовые книжки и заявления сотрудников находятся в введении начальника кафедры «Менеджмент». Вся прочая деловая документация кафедры «Менеджмент» хранится на стеллажах и в специальных шкафах. Они могут быть расположены непосредственно в кабинете руководителя организации или главного бухгалтера. Обратите внимание, что с целью обеспечения удобства доступа выписки из банка, авансовые отчеты, акты, кассовые ордера и другие финансовые бумаги рекомендуется содержать в переплетенном виде и располагать в хронологическом порядке.