Таким образом, одной из причин организации архива на предприятии является необходимость контроля за деятельностью предприятия. Контроль выражается в сборе и обработке данных за несколько лет работы организации с целью определения ее промышленных мощностей, верности маркетинговой политики по продаже товаров и услуг. Кроме того, архив одновременно выступает и средством защиты интеллектуальной собственности предприятия. По прошествии времени из архива, возникнувшего в качестве составной части аппарата управления, выделяется самостоятельная часть, некий комплекс документов, утративших свою практическую значимость, и на ее основе создается исторический архив предприятия. При этом необходимо отметить, что исторический архив, как и архив документов временного хранения, продолжает выполнять экономические функции, хотя и несколько иного рода. С одной стороны, наличие у организации своей самобытной истории повышает ее статус в глазах служащих. Ощущение своей личной причастности к истории повышает их самооценку, традиции, сложившиеся на фирме, формируют корпоративную культуру, а долгая история деятельности организации дает им возможность проникнуться чувством стабильности, уверенности в завтрашнем дне. Все это, в конечном счете, стимулирует деятельность служащих, заставляло их ценить свою должность. С другой стороны, историческийархивпозволяет индивидуализироваться и самой организации в обществе.
Наличие собственной истории выделяет ее из массы схожих, подобных ей институтов. Кроме того, это интегрирует ее в историю общества. Организация выступает уже не просто как коммерческое предприятие, а как некий новый общественный институт. Организация получает возможность продемонстрировать свои заслуги перед обществом, доказать свою для него полезность. Все это увеличивает степень доверия общества к организации, т. е. потенциальных клиентов, а, следовательно, и ее коммерческие поступления.
При этом наиболее простыми и в то же время действенными формами представления исторической информации о себе являлись организации выставок и научные публикации об истории предприятия. Подобная практика давно внедрена в Западной Европе и США. Тем не менее, работа по организации архивов на предприятиях, общественных организациях и в коммерческих банках идет крайне медленно. Можно выделить целый ряд причин, по которым это происходит, однако, основной из них, по-видимому, является экономическая.
У организаций просто нет средств, чтобы организовать свой архив: выделить помещение, нанять сотрудников, оснастить рабочие места. Еще одной причиной, по которой руководство организации не спешит с созданием исторического архива, является недостаток у него собственно исторических знаний, недооценки значимости исторической информации для непосредственной практической деятельности фирмы, неумение ее использовать в своей работе. Таким образом, основной задачей архивной службы является информационно-документальное обслуживание управленческой деятельности организации. В ее обязанности входит создание комплексной системы управления, то есть совокупности организационных, информационных, технических, технологических процедур, которые обеспечивают получение, обработку, использование, хранение и уничтожение документов. Глава 4. Использование архивной информации архивов негосударственных организаций.
Основными формами использования сведений, которые содержатся в документах архива негосударственной организации, является:
инициативное информирование архивом органов государственной власти, органов местного самоуправления, других юридических лиц о составе и содержании документов Государственного Архивного Фонда — виды информационных документов: информационное письмо, тематических перечень, тематических обзор, тематический сборник документов, архивная справка, архивная копия, архивная выписка;
— предоставление документов по запросам органов государственной власти, органов местного самоуправления, других юридических лиц — виды запросов: тематический, персональный, биографический, генеалогический, социально-правовой, непрофильный;
— предоставление копий или оригиналов документов для использования в секторе (читальном зале) использования документов архива — при наличии соответствующего технического оборудования информационно-поисковых систем, читальным залом, залом для чтения микрокопий, зал для прослушивания или просмотра аудиовизаульных документов;
— выдача документов во временное пользование за границами архива — в случаях экспонирования на выставках, подготовке факсимильных изданий, осуществления сравнительного источниковедческого анализа, судебно-следовательских действий, интенсивного срочного использования большого объема информации с конкретной производственной целью;
— экспонирование документов или их копий на выставках — это художественно оформленная подборка архивных документов определенной тематики, предназначенная для публичной демонстрации;
— публикация документов в средствах массовой информации — осуществляется в формах тематических, научных, научно-популярных, рекламно-информационных статей, подборок документов, документальных зарисовок, тематических журнальных и газетных рубрик, репортажей, интервью, корреспонденций и информаций о событиях в жизни общества. По целевому назначению, специфике выявления документов, их отбора до распечатки, приемов передачи текста и состава научно-справочного аппарата различают: научно-академический, научно-критический и популярный типы документов. Формы публикации документов: печатная, на пленках, электронная;
— демонстрация документов и/или придание огласке архивной информации во время проведения информационных запросов. Потребителями платных услуг архивов являются юридические и физические лица. Юридическим лицам предоставляются такие услуги:
научно-техническая обработка документов;
— депозитарное хранение документов;
— составление номенклатур дел и инструкций по делопроизводству организаций;
Физическим лицам предоставляются такие услуги:
выдача справок биографического, тематического и генеалогического характера;
— запросы об имущественных правах юридических и физических лиц;
— выдача копий архивных документов;
— предоставление документов для поиска необходимых данных в библиотеке архива. Справки социально-правового характера выдаются бесплатно. Цены на услуги архивов утверждаются правительством федерального округа, регистрируются в управлении юстиции того же округа.
Заключение
.
Подводя итог можно утверждать следующее:
1. Изучение законодательной базы показало, что законы и постановления Правительства РФ и Президента РФ касаемые архивов негосударственных организаций отсутствуют. Регулирование работы архивовнегосударственных организаций осуществляется государством посредством многих законодательных актов, но лишь отдельными пунктами.
2. В настоящее время в связи с ужесточением контроля за работой частных предприятий, в таковых создаются хранилища или отводятся иные места в помещениях предприятий для хранения архивных документов. Чаще всего это осуществляется из-за производимых прокуратурой и другими следственными органами документов по деятельности организаций и предприятий. Боязнь наказания, а не хозяйственная необходимость и желание сохранить историю организации движет действиями владельцев архивовнегосударственных организаций.
3.В отсутствии архивовнегосударственных организаций присутствует экономическая составляющая. Владельцы частных компаний зачастую не желают оснащать отдельное помещение по архивохранилище и оплачивать труд профессиональных историков-архивистов на своем предприятии.
4.Отсутствие актуальной на сегодняшний день нормативно-правовой базы для архивовнегосударственных организаций, не дает возможности проведения качественной экспертизы ценности документов и определения ценности документов частных структур. Список источников и литературы1. Положение о Федеральном архивном агентстве, утверждено постановлением Правительства РФ от 17.
06.2004 № 290.
2.Федеральный Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.
10.2004 № 125-ФЗ.
3. Распоряжение Правительства Москвы от 11.
04.2008 № 753-РП «О создании единой системы электронных архивов документов Правительства Москвы».
4.ГОСТ Р. 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: [Текст] Срок введения 01.
07.2003 — М.: Изд-во стандартов, 2003.
5.Приказ Роскомархива от 18.
08.1992 № 176 «Об утверждении Примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия».
6.Приказ Росархива от 19.
01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».
7.Шабуров Д. С. Вопросы организации бизнес-архивов на предприятии и проблемы сохранения экономической документации негосударственной части АФ РФ. Электронный ресурс URL:
http://stor-m.ru/page.jsp?pk=node_1 000 798.
Нуреева Р., Латова Ю. «Плоды просвещения (Новая российская экономическая наука на пороге III тысячелетия) // «Вопросы экономики», 2001, № 1. — С. 19.
