Методы организации выполнения решений

Основными управленческими действиями в ходе организации выполнения решений являются личные распорядительства, оказание помощи исполнителям в случае возникновения трудностей, проведение инструктивно-методических мероприятий с исполнителями.

К методам организации выполнения решения относят методы составления информационной таблицы реализации решений и методы воздействия и мотивации. Управленческие решения базируются на информации, а носителями управленческой информации являются документы. Поэтому формализация процесса реализации управленческих решений требует четкого определения результата каждой операции в виде результирующих документов и их потребителей.

В информационной таблице реализации решений отражается взаимодействие задач в процессе принятия решений, обеспечивается четкое разделение должностных обязанностей и ответственности (матрица распределения ответственности), виды и формы документов, являющиеся результатами решения одних задач, временны? е характеристики — сроки выполнения определенных работ (сетевая матрица) (табл. 7.1). На основе информационной таблицы реализации решений осуществляются координация и регулирование выполнения решения.

Таблица 7.1

Информационная таблица реализации решения

Информационная таблица реализации решений выполняет функцию информационного обеспечения процесса реализации управленческих решений, так как содержит состав, источники получения, способы сбора, накопления, обработки и проверки достоверности требуемой информации, формы представления (документ), каналы передачи информации и схемы электронного документооборота по решаемой задаче внутри организации и с внешними партнерами.

Методы воздействия и мотивации отражают способ выдачи распоряжений (устно, письменно, в виде приказов) и методы стимулирования исполнителей решений.

Методы контроля выполнения решений

Основными управленческими процедурами, выполняемыми на данной стадии реализации управленческих решений, являются: контроль за соблюдением основных характеристик реализуемого решения, контроль за соблюдением сроков реализации, контроль за состоянием проблемной ситуации, выявление причин отклонений в ходе реализации управленческого решения, корректировка (в случае необходимости) программы реализации решения.

В теории принятия решений менеджмент определяется как процесс принятия решений и их реализации (рис. 7.4).

Рис. 7.4. Процесс менеджмента с точки зрения теории принятия решений.

Принятие управленческих решений в организации характеризуется как процесс определения проблемы (отслеживается информация об условиях внешней обстановки и самой организации в целях определить уровни эффективности и выявить причину недостатков) и решения проблем (рассматриваются альтернативные варианты действий, затем выбирается и внедряется один вариант).

Реализация и контроль управленческих решений предусматривает реализацию выбранной альтернативы и организацию контроля для определения успеха реализации управленческого решения.

Планирование — функция номер один в менеджменте. Реализуя ее, ЛПР на основе глубокого и всестороннего анализа проблемной ситуации формулирует стоящие перед ним цели и задачи, разрабатывает стратегию действий, составляет необходимые планы и программы. Сам процесс планирования позволяет более четко формулировать целевые установки и использовать систему показателей деятельности, необходимую для последующего контроля результатов.

Регулирование призвано детерминировать всякое отклонение от нормы и достигать такой деятельности системы, при которой все отклонения состояния системы менеджмента от заданного значения, нормы выравниваются.

Контроль включает в себя определение результатов реализации управленческого решения; сравнение фактических и запланированных результатов (критерии эффективности — индикаторы успеха); анализ результатов сравнения (отклонений) и принятие в случае необходимости корректирующих решений.

Как функция управления контроль является продолжением функций планирования и регулирования и сопровождает процесс реализации управленческих решений.

Контроль предполагает определение и документирование фактических показателей (результатов реализации решений) и сравнение их с плановыми показателями для определения результатов деятельности организации. К контролю также относятся сравнение показателей ожидаемого и фактического выполнения планов, проверка допустимости исходных предпосылок и контроль методической и содержательной согласованности планов реализации управленческих решений. Кроме того, контроль включает в себя комплекс мероприятий по анализу вероятных отклонений от запланированных показателей. Сравнение и анализ стимулируют новые процессы принятия решений, которые в свою очередь инициируют проведение корректирующих мероприятий и обеспечивают долгосрочный обучающий эффект.

Осуществление контроля реализации решений предполагает создание механизма контроля, который должен обнаруживать изменения во внешней и внутренней средах функционирования организаций, места возникновения проблем, необходимость дополнительных решений для достижения целей системы. Механизм контроля должен состоять из двух частей: контроль изменений во внешней среде (вход системы) и внутренней (в организации и выходах системы).

С позиции управления в кибернетическом смысле процессы контроля представляют собой обратные связи и возможности изменения ранее заданных показателей на основе анализа причин отклонений и разработки корректирующих мероприятий.

Целесообразно классифицировать отклонения следующим образом:

• • изменение результата вследствие изменения структуры производственной программы;
• • изменение результата вследствие изменения заданных цеп (отклонение по ценам);
• • изменение результата вследствие изменения заданных издержек (отклонение по издержкам).

Разложение общего отклонения фактических результатов от запланированных дает возможность целенаправленно анализировать причины отклонения в тех подразделениях, где они произошли.

Основными видами контроля реализации управленческих решений являются: административный, технологический, ревизия и аудит.

Административный контроль — это проверка и постоянное наблюдение за процессами реализации управленческих решений: сроками, объемами, качеством их выполнения.

Технологический контроль состоит в проверке и постоянном наблюдении за используемыми технологиями при реализации управленческих решений.

Ревизия — это документальная проверка результатов реализации управленческих решений.

Аудит — это документальная проверка результатов реализации управленческих решений, устанавливающая уровень их соответствия определенным критериям, нормам и стандартам.

Методы контроля выполнения управленческих решений подразделяют на контроль по результатам (промежуточным и конечным) и контроль по срокам выполнения (операции в информационной таблице реализации решений).

При организации контроля по результатам (выходам системы) основным достоинством является оценка достигнутых результатов и сравнение их с целевыми (плановыми), а также оценка факторов, способствовавших или препятствовавших их получению. Большое значение в механизмах контроля придается измерениям, о которых должно позаботиться ЛПР. Значение проблемы измерений состоит в том, что она заставляет ЛИР более точно определить входы и выходы управленческих решений на основе четкого определения целей. Процесс осуществления контроля по результатам представлен на рис. 7.5.

Рис. 7.5. Схема контроля по результатам.

Фактические результаты сравниваются с ожидаемыми в блоке анализа: если отклонение превысит допустимый уровень (?), на вход системы управления (к ЛПР) поступает информация о возникновении проблемы, после чего ЛПР вырабатывает новое управляющее решение.

Процесс является итеративным и продолжается до тех пор, пока фактический результат не станет равен ожидаемому, т. е. цель будет достигнута. Таким образом, основными элементами системы контроля являются: цель (ожидаемые показатели), результат (фактические показатели), измеритель (блок анализа), оценка и выводы (цель достигнута, цель не достигнута и др.), оценка факторов, способствовавших или не способствовавших получению результатов. Контроль по результатам чаще всего направлен на оценку коммерческой деятельности.

Контроль по срокам выполнения, как указывалось при описании технологии информационных таблиц реализации решений (см. параграф 7.2), проводится следующим образом: фактические сроки выполнения сравниваются с запланированными и выявляется отклонение. Если данные работы находятся на критическом пути, то ЛПР необходимо принять дополнительное решение, так как работы критического пути не имеют резерва для маневра, вследствие чего может измениться окончательный срок выполнения решения.