Автоматизация бизнес-процессов предприятия

Усложнение и расширение предприятия, увеличение численности его подразделений и сотрудников, увеличение числа информационных процессов, с которыми они работают — все эти факторы существенным образом влияют на уровень адаптивности управляющих и специалистов предприятия к новым условиям. При этом, в случае реального увеличения объемов информационных процессов, существующий штат аналитиков и менеджеров не всегда оказывается способен своевременно их анализировать и обрабатывать, что увеличивает риски затягивания реализуемых проектов. Подобные изменения напрямую влияют на количество и систематизацию бизнес-процессов. Если до определенного момента времени, пока его масштабы невелики, предприятие имеет возможность управлять бизнес-процессами в ручном режиме, то с его расширением возникает реальная проблема сохранения контроля над ними. В этом случае у предприятия есть два выхода: увеличение штата специалистов или автоматизация бизнес-процессов.

Автоматизация в настоящее время является весьма актуальным и важным направлением в сфере теории и практики управления бизнес-процессами. Ее основной целью является повышение социально-экономической эффективности предприятия путем целенаправленного внедрения программных и аппаратных систем, повышающих скорость и точность реализации бизнес-процессов, минимизирующих при этом ошибочные действия и решения, возникающие под влиянием так называемого «человеческого фактора». При автоматизации бизнес-процессов человек не исключается полностью из цепочки создания прибавочной стоимости, он сохраняет присутствие в большинстве функциональных областей деятельности предприятия. Автоматизация скорее означает наиболее рациональное распределение вычислительной и производственной нагрузки между человеком и машиной, баланс которого зависит от конкретного предприятия и целей автоматизации.

Для проведения автоматизации бизнес-процессов существуют определенные требования к предприятию, без которых она становится малоэффективной и сложно реализуемой. Одним из основных требований является перевод предприятия на процессную модель управления. Большинство отечественных предприятий, как правило, функционируют на базе системно-функционального подхода, являющегося во многом предшественником процессного подхода. Переход на процессную модель управления — задача, сложность которой зависит от масштаба и специфики деятельности предприятия. В большинстве случаев в практике бизнеса она решается путем приглашения консультантов, обладающих глубокими знаниями в области процессного подхода и методами трансформации систем управления компаниями и предприятиями в соответствии с его стандартами.

Вторым важным требованием является соответствие текущей модели бизнес-процессов предприятия техническим критериям, использующимся при их автоматизации. Период автоматизации бизнес-процессов — этап, который позволяет провести их реструктуризацию. Целью реструктуризации является поиск и расшивка «узких мест» на предприятии, поиск нерационально используемых ресурсов и финансового потенциала, определение возможностей текущего расширения производственной системы предприятия и т. д. Понятно, что автоматизация является весьма затратным мероприятием и может оцениваться в десятки миллионов евро. При этом жизненно важным фактором является подготовка предприятия к этому процессу, приведение структуры его бизнес-процессов в максимально эффективную конфигурацию. В процессе автоматизации консультантами выстраивается новая модель структуры бизнес-процессов, получаемая в результате автоматизации большинства из них. При этом изменения в новой модели будут весьма сложны и потребуют перестройки автоматизированных систем, что может стать крайне затратным мероприятием для компании или предприятия. С этой целью и требуется изначально выстроить конфигурацию бизнес-процессов в наиболее эффективной форме, чтобы минимизировать последующие действия по ее реструктуризации.

Предприятие как социально-экономическая система обладает значительным числом подразделений, выполняющих различные функции в зависимости от их специфики. Существующий уровень развития программного обеспечения позволяет автоматизировать значительной число подразделений и охватить подавляющую часть бизнес-процессов. Для наглядности авторами сформирована единая сводная таблица, в которой систематизированы основные направления автоматизации бизнес-процессов, входящие отдельные группы бизнес-процессов и конкретные программные пакеты их для автоматизации (табл. 6.5).

Таблица 6.5

Направления и программные продукты для автоматизации бизнес-процессов

Уровень и глубина автоматизации зависит как от бюджета предприятия, так и от его IT-стратегии. Как правило, IT-стратегия основывается на видении руководства и, в случае участия в автоматизации сторонней компании, рекомендациях ее экспертов. IT-стратегия — комплексный план развития информационной инфраструктуры предприятия, целью которого является непрерывное повышение эффективности автоматизируемых бизнес-процессов с учетом влияния на работу предприятия различных рисков и неопределенности. В большинстве случаев 1Т-стратегия тесно увязывается с общей корпоративной стратегией предприятия, занимая важные сегменты в планах его развития. Как правило, IT-стратегия определяет темны инновационного развития предприятия, очерчивая круг возможностей по совершенствованию исследовательской платформы (для проведения НИОКР), автоматизации научных работ и процессов технологического совершенствования продукции.