Этапы процесса контроля

Процесс контроля состоит из нескольких этапов.

На первом этапе определяются параметры функционирования и развития организации, которые необходимо контролировать, и источники информации о них. Эти параметры имеют вид различных стандартов и нормативов, отражающих заложенные в планы задачи. Речь может идти о нормативах расходования материальных и трудовых ресурсов на единицу продукции, нормах денежных затрат, показателях эффективности, сроках выполнения или продолжительности тех или иных работ и т. п.

К ним предъявляются такие требования, как обоснованность; выполнимость в нормальной ситуации (слишком высокие нормативы пугают, а слишком низкие — расхолаживают); адекватность отражения реальных процессов.

Не все, что нужно контролировать, удается выразить в количественных показателях, например, морально-психологический климат в коллективе. Это усложняет процесс контроля, но в ряде случаев последний можно осуществить, ориентируясь, например, на различные реакции людей.

На втором этапе создается модель организации, на которой отражаются потоки ресурсов, информации, места возникновения затрат, образования промежуточных и конечных результатов — так называемые «точки контроля» .

Третий этап процесса контроля заключается в получении информации о состоянии и результатах функционирования объекта, которая позволяет принимать обоснованные решения о том, как действовать дальше. Источниками информации служат целевые наблюдения, текущие статистические данные, оперативные сообщения, бухгалтерская отчетность, опросы общественного мнения, итоговые отчеты, специальные аналитические обзоры и др.

Получение информации — самый трудоемкий и дорогостоящий элемент контроля. Затраты на этот процесс часто предопределяют, даст ли контроль экономический эффект и стоит ли им вообще заниматься (ведь его задача состоит прежде всего в сокращении расходов, а не в их увеличении).

На четвертом этапе процесса контроля информация анализируется и оценивается. Здесь определяются наличие и степень отклонений от заданных параметров и необходимость корректирующих действий.

При оценке могут возникать различные «подводные камни», в первую очередь связанные с психологией людей, поскольку любая информация рассматривается ими через призму личного восприятия и поэтому приобретает субъективную окраску.

Так, очевидными кажутся те факты, в истинности которых никто не хочет сомневаться, а не те, истинность которых действительно неоспорима. Поэтому сомнению подвергается все и прежде всего самое очевидное, кажущееся аксиоматичным. Для уменьшения субъективизма и ошибок в крупных организациях создаются специальные подразделения по планированию, сбору и оценке информации.

На пятом этапе процесса контроля корректируется деятельность организации с целью устранения отклонений, чья допустимая величина устанавливается высшим руководством (в пределах этой величины ситуация не вызывает тревоги). Этот момент очень важен, так как если эта величина слишком большая, можно вовремя не заметить проблемы, и фактические отклонения станут угрожающими; если же она незначительна, организация будет реагировать на любые отклонения, что разорительно. Кроме того, не все отклонения нужно устранять, иногда сами нормы могут оказаться нереальными.

На практике применяют два варианта корректирующих действий. В первом варианте устраняются причины, порождающие отклонения, они ликвидируются или нейтрализуются путем совершенствования технологии производства и управления. Во втором варианте изменяют стандарты, модифицируют цели, пересматривают планы, перераспределяют задания. Но к этому варианту нужно относиться весьма осторожно.

Если дела в организации идут неплохо и поставленные цели в основном достигаются, лучше нс вносить в ее деятельность лишних изменений, поскольку отклонения далеко не всегда нарушают нормальный ход работы и часто не так уж сильно влияют на конечные результаты. Между тем устранение отклонений обходится недешево, поэтому его по возможности стараются избегать. Поэтому система контроля должна срабатывать только при значительных нарушениях.