Документирование управленческой деятельности

Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа не зависимо от его вида. Отсутствие реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографным способом и образуют официальный (фирменный) бланк документа. ГОСТ устанавливает 3 вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов:

— общий бланк

— бланк письма

— бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используется при изготовлении любых документов кроме писем. Такой бланк включает наименование организации, к которому добавляется герб, эмблема, наименование вышестоящих организаций. Особое выделение письма как вида документа и разработка специального бланка для писем связано со спецификой письма предназначенного для отправки в другие организации.

Другие виды ОРД являются, как правило, внутрнними документами и не требуют адресной информации.

Бланк для писем включает реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные организации», «Код организации». В бланке для писем обозначаются места для расположения реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер», «Ссылка на дату и регистрационный номер документа». Бланк для писем может содержать изображение герба и эмблемы, наименование вышестоящей организации.

Бланк конкретного вида документа включает реквизиты «Наименование организации», «Наименование вида документа», «Место составления или издания документа». Бланк конкретного вида документа может содержать знак герба или эмблемы, наименование вышестоящей организации и код формы документа по ОКОД.

Организации субъектов РФ, как правило, используют в качестве государственного языка не только русский, но и национальный язык, поэтому бланки этих организаций оформляются на двух языках. На них печатают следующие реквизиты бланка: «Наименование предприятия», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа». Если правом подписи документа обладает не только руководитель организации, но и руководители структурных организаций, а также должностные лица, то организация может иметь бланки структурных подразделений и должностных лиц. При изготовлении служебных бланков используют 2 основных формата бумаги А4 (210 мм; 294 мм) и А5 (147 мм; 210 мм). Допускается использование бланков формата А3 и А6.