Исправление ошибочных записей в первичных документах

Согласно Порядку ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенному порядку ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утвержденному Банком России 11.03.2014 № 3210-У (далее — Порядок ведения кассовых операций), Положению о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденному Банком России 19.06.2012 № 383-П, внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. При обнаружении в них ошибок документы не принимаются к исполнению и должны быть составлены заново.

В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. В бухгалтерской практике используются три способа исправления ошибок: корректурный, способ дополнительной бухгалтерской записи, способ «красное сторно». Способ «красное сторно» означает, что записанные таким образом данные при подсчете учитываются со знаком «минус». Исправление ошибок, обнаруженных в регистрах бухгалтерского учета, производится в следующем порядке.

• 1. При обнаружении не требующей изменения в Журналах операций ошибки за данный отчетный период до момента представления бухгалтерской отчетности:
  • — зачеркиваются тонкой чертой внесенные в документ неверные сведения;
  • — рядом с зачеркнутой записью пишется верная запись;
  • — рядом или на полях делается запись «Исправлено на…» ;
  • — лицо, внесшее исправления, подписывается под записью «Исправлено на…» и ставит дату исправления;
  • — рядом или на полях делается запись за подписью главного бухгалтера «Исправлено» .
• 2. При обнаружении требующей изменения в Журналах операций ошибки за данный отчетный период до момента представления бухгалтерской отчетности — в последний день отчетного периода исправление оформляется по способу «красное сторно» и дополнительной бухгалтерской записью.
• 3. При обнаружении ошибки за отчетный период, по которому уже представлена в установленном порядке бухгалтерская отчетность, исправление оформляется, но способу «красное сторно» и дополнительной бухгалтерской записью датой обнаружения ошибки.

Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, включая способ «красное сторно», оформляются Справкой (ф. 504 833), в которой делается ссылка на номер и дату исправляемого Журнала операций, документа, а также обоснование внесения исправлений.

Пример

Исправление ошибок в первичном учетном документе.

Кладовщик при оформлении ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 504 210) за 18 февраля 2014 г. в графе «Итого» неверно указал количество выданных пачек офисной бумаги — вместо «13» написал «15» .

Для исправления допущенной ошибки кладовщик должен зачеркнуть запись «15» и написать над зачеркнутым правильный текст «13». Затем на полях против соответствующей строки «Исправлено на тринадцать», указать должность, фамилию и проставить дату исправления, главный бухгалтер также должен за своей подписью сделать надпись «Исправлено» .

Регистры бухгалтерского учета

Ведение бухгалтерского учета позволяет путем организации сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций собрать, зарегистрировать и обобщить информацию об имуществе, обязательствах организации и их движении в денежном выражении. Согласно ст. 10 Закона о бухгалтерском учете для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, предназначены регистры бухгалтерского учета. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах, карточках и т. п.

Структура регистров бухгалтерского учета состоит из трех частей:

• 1) заголовочной, позволяющей идентифицировать форму регистра;
• 2) содержательной, где систематизируется и накапливается информация из принятых к учету первичных документов;
• 3) оформляющей, придающей документу юридическую силу.

Приказом Минфина России № 173н утверждены формы регистров бюджетного учета и порядок их ведения для федеральных бюджетных учреждений. Для бюджетных учреждений, финансируемых за счет региональных и местных бюджетов, формы регистров бухгалтерского учета, правила их ведения разрабатываются и утверждаются органом, организующим исполнение соответствующего бюджета (соответствующим финансовым органом). Это позволяет учитывать специфику исполнения соответствующего бюджета бюджетной системы РФ.

Для обеспечения хранения информации в условиях комплексной автоматизации бухгалтерского учета необходимо формировать на бумажных носителях регистры учета с периодичностью, установленной приказом об учетной политике организации, но не реже периодичности представления бухгалтерской отчетности. Для обеспечения хранения информации в условиях комплексной автоматизации бухгалтерского учета рекомендуемая периодичность формирования на бумажных носителях регистров бухгалтерского учета приведена в табл. 2.6.

Таблица 2.6

Периодичность формирования регистров бухгалтерского учета

Кроме того, указанные регистры учета формируются на бумажном носителе по требованию проверяющих органов независимо от установленного в учреждении срока.