Меры против мошенничества

Ваша задача — затруднить возможность фальсификации документов вашей организации, не провоцировать мошенника легкостью совершения фальсификации, обеспечить надежность данных в случае проведения документографической или почерковедческой экспертизы. Для этого полезно применять следующие меры.

• 1. Исполнение подписи должностными лицами с помощью перьевых ручек невыцветающими цветными чернилами (синими, фиолетовыми).
• 2. Исполнение печати цветными чернилами (синими, фиолетовыми).
• 3. Обеспечение полного визуального восприятия всех элементов подписи — наименования должности, подписи, расшифровки подписи, печати, что позволяет установить их взаимное соответствие, а следовательно, и добавит гарантии подлинности.
• 4. Отсутствие на бланках документов банковских реквизитов.
• 5. Желательно выработать «читаемую» подпись, хотя бы три-пять первых букв.

Этические нормы при составлении текста делового письма. Проблема определения формы вежливого обращения.

Вот как определяют требования к тексту письма, чтобы оно было эффективным, американские специалисты в области бизнес-коммуникаций^[1]:

• — тактичность;
• — персональность;
• — позитивность;
• — энергичность, активность;
• — цельность;
• — связность;
• — ясность;
• — краткость;
• — удобочитаемость;
• — наличие элементов унификации.

В частности, удобочитаемость обеспечивают такие факторы, как разумная краткость предложений и используемых слов.

В книге Д. М. Лэйхиффа и Д. М. Пенроуза приводятся многочисленные рекомендации и примеры написания деловых писем, призванных обеспечить достижение различных целей. Приведем памятку по написанию рекламного письма, пример такого письма и комментарий к нему^[2].

" ПАМЯТКА по написанию рекламного письма Начинайте с короткого заявления или вопроса, который бы мог привлечь внимание.

Удостоверьтесь в том, что вступительная фраза четко соответствует предлагаемому товару.

Удерживайте внимание получателя сообщения, делая акцент на основном аргументе продажи, который будет ему интересен.

В разделе письма, посвященном пробуждению желания, попытайтесь путем приведения дополнительных доказательств ценности товара убедить получателя сообщения, что ему действительно необходим этот товар. Напомните также получателю об основном аргументе продажи.

Уменьшите тенденцию к неприятию цены путем того, что вы не заостряете на ней внимание. При упоминании цены упомяните также наиболее важные достоинства товара.

Кратко, но четко укажите, какие действия следует предпринять получателю сообщения, и еще раз упомяните причины, по которым получателю следует придерживаться определенной последовательности действий.

Ниже представлен пример рекламного письма профессиональной школы, которое содержит все четыре упомянутых части. Части письма не всегда можно так четко определить и разграничить. В некоторых рекламных письмах часть, посвященная пробуждению интереса, и часть, посвященная стимулированию желания, могут быть неразличимы. Вы можете не суметь определить, где заканчивается одна часть и начинается другая, но последовательность мыслей очевидна. Следование ей более важно, чем разграничение частей.

Институт TROTTER

Л/я 1981, Балтимор, MD 21 233.

30 июля 1997 г.

Г-ну Чарльзу Данбару.

186 Гринкрест Стрит Анита, РА 15 711.

Уважаемый г-н Данбар!

Известно ли Вам, что для того, чтобы получить хорошую работу, Вам не обязательно заканчивать колледж?

Должно быть, Вы читали статьи в газетах о том, что возможности получения работы или продвижения по службе сегодня уменьшаются. В то же самое время, существуют области деятельности, где такие возможности растут. Американское Бюро по трудовой статистике сообщает, что в ближайшие 10 лет потребность в технических специалистах в области электроники увеличится на 21 процент. Это означает, что на каждые 10 ныне работающих технических специалистов будет приходиться еще двое специалистов, необходимость в которых возникнет. Будучи техническим специалистом в области электроники, Вы можете надеяться на то, что у Вас будет возможность сделать выбор из большого количества высокооплачиваемых должностей, подразумевающих хорошие условия труда.

Одной из наилучших особенностей образования в области электроники является тот факт, что Вам не нужно покидать место своего проживания для того, чтобы его получить. Институт электроники TROTTER предлагает одногодичный заочный курс с получением Сертификата в области электроники. Очень скоро Вы сможете задуматься о карьерном росте в области электроники.

Возможно, Вы считаете, что любой из курсов, предлагаемый Институтом TROTTER будет дорого стоить. Вы будете удивлены! Вы получаете учебники, методические указания и пользуетесь консультациями наших высококвалифицированных преподавателей всего за $ 450,00, и это включая получение рекомендаций для устройства на работу после окончания курса. Теперь Вы видите, что получить более хорошую работу проще, чем Вы думали.

Для того, чтобы получить хорошую перспективную работу, заполните прилагающийся регистрационный бланк, и уже через 10 дней Вы будете намного ближе к получению интересной высокооплачиваемой должности.

С уважением, Майкл Т. Лэнгфорд Член приемной комиссии Комментарии к рекламному письму.

• • Первый абзац — привлекается внимание путем предложения получателю письма возможной выгоды.
• • Второй абзац — пробуждается интерес путем подчеркивания выгоды, которая может быть извлечена из получения образования.
• • Третий и четвертый абзацы — производится указание полезных характеристик: представляется цена, но ее значение преуменьшается посредством одновременного упоминания положительных сторон получения образования.
• • Пятый абзац — получатель письма побуждается предпринять определенные действия, и ему снова напоминают о получении выгод.

Мы уже говорили о том, что в отечественных стандартах советских и постсоветских времен на составление организационно-распорядительной документации, включая последний по времени ГОСТ Р 6.30−2003, не предусмотрен, в отличие от международной практики, реквизит (т.е. неотъемлемый элемент документа) формула вежливого обращения, или вступительное обращение. Авторы отечественных стандартов исходили, вероятно, из соображений экономии места на бланке и из нежелательности внесения личного момента в официальные документы. Что же делать сейчас, когда многие государственные организации, например министерства, требуют от отечественных корреспондентов точного соблюдения требований отечественного стандарта по оформлению служебных документов, но корреспондент считает, что личное обращение будет способствовать формированию позитивной установки при восприятии его письма? И какая форма вежливого обращения уместна?

Известный русский прозаик и лингвист Л. В. Успенский пишет, что во времена Ивана IV было принято обращаться к уважаемым людям так: «Никита-ста», «Василий-су». «В те далекие времена приставки „су“ и „ста“ на самом деле придавали обращению вежливость и почтительность. Людей уважаемых, властных полагалось бы, собственно „чествовать“, добавляя к имени каждого либо словечко „старый“, либо „сударь“ (т.е. „государь“). Такой обычай существовал в древности»^[3]. Наше современное «пожалуйста» — это сокращение от «пожалуй (награди своей милостью), старый». Обращение же «государь» прошло через многократные сокращения и превратилось в частицу «-с» («словоерс») при обращении младшего к старшему.

Психологи считают, что для человеческого слуха нет звуков, более приятных, чем звуки его собственного имени (за редким исключением). Обращение по имени-отчеству, можно считать, — результат нашего исторического развития, особенно ценимый людьми невысокого происхождения. Вспомните, в четвертой главе первого тома романа А. Толстого «Петр Первый» написано, с каким восторгом воспринимает русский купец (Иван Жигулин) желание царя Петра записать в указе о привилегиях на внешнюю торговлю, кроме имени и фамилии этого купца, еще и отчество: «Так с отчеством будешь писать нас… Да за это — что хошь!» Стоит ли спешить отказываться от самобытности? Стоит ли следовать западной манере обращения только по имени (тем более, что по имени вы сможете обращаться лишь в случае, если вас об этом попросит сам партнер)? А вам самим понравилось бы, если все ваши подчиненные, деловые партнеры, особенно незнакомые, более молодые, обращались бы к вам только по имени? Вообще, переход на обращение по имени — это этап развития отношений в направлении уменьшения их формальности. Правильно ли будет сразу задавать уровень, соответствующий дружеским, неформальным отношениям? Не покоробит ли вашего делового партнера такая фамильярность?

Где поместить формулу вежливого обращения, если стандартом она не предусмотрена в качестве отдельного реквизита? А кто, собственно, запрещает вам начать реквизит «текст» с этого вежливого обращения как еще одного подзаголовка?

Теперь попробуем представить реакцию делового партнера на разные варианты обращения.

В адресной части делового письма, например оферты, адресат указан, например, следующим образом: «г-ну ?. П. Петрову», а в формуле вежливого обращения, с которой начинается текст письма, — «Уважаемый г-н ?. П. Петров!». Возможная реакция получателя: «Пишет „уважаемый“, а сам не удосужился узнать мое имя и отчество! Лицемер!» .

А как отреагировал бы партнер, если бы к нему обратились «Уважаемый Петр Петрович!»? Возможно, так: «Надо же, узнали мое имя и отчество, значит, что-то знают о моей фирме, ее имидже, не поленились навести справки о нас, серьезно подготовились к общению. Наверное, серьезная организация» .

Гарантии, что реакция будет именно такой, никто не даст; более того, ваш деловой партнер может заподозрить и хитрость, уловку (всем известно, что самые вежливые и обаятельные люди — это мошенники, им без этого нельзя), но все же в случае правильного вежливого обращения у вас больше оснований ожидать позитивную реакцию, чем в первом варианте.

В каком случае уместно и достаточно эффективно использовать в обращении название должности? Нам представляется, что это уместно, если вы предполагаете, что статус человека рассматривается им самим как высокое достижение, заслуженный успех. Есть некоторые названия должностей, как правило, состоящие из одного слова, имеющие высокий престиж в обществе. Сравните по восприятию обращения, в которых используется такое ученое звание, как профессор, академик, или название должности директор, министр, депутат, президент, вице-президент, с обращениями, в которых названия должностей звучат как «начальник», «зам. директора». Что благозвучнее? Проверьте на себе, и, скорее всего, вы придете к выводу, что во втором случае лучше будет, если к адресату обратиться по имени-отчеству.

Еще раз приведем общеизвестное христианское «золотое правило общения» как критерий выбора варианта решения многих задач, имеющих этическую подоплеку: «Во всем, как хотите, чтобы поступали с вами, поступайте и вы с ними». Более того, думая о развитии ваших деловых отношений, помогите адресату решить проблему, как к вам обращаться, если он решит дать вам ответ. Для этого в составе реквизита «подпись» в наименовании должности уместно указать приятное вашему слуху название вашей ученой степени или имя-отчество полностью. В зарубежной практике можно часто встретить, например, такую подпись: «мисс Анна Штерн, менеджер». Здесь с формулой вежливого обращения к Анне Штерн при ответе все ясно: «Уважаемая мисс Штерн!», «Уважаемая госпожа менеджер!» (если вы считаете, что должность менеджера — это предмет ее гордости) или «Уважаемая мисс Анна!» (но не ранее, чем она сама разрешит вам обращаться к ней по имени).

Проблемой является и вопрос о необходимости исполнения и виде заключительной формулы вежливости. Выше показаны формулы вежливого обращения и заключительные формулы вежливости, принятые за рубежом. В отечественных письменных деловых коммуникациях еще не выработались писанные и неписанные правила в этой области. Наиболее распространенная форма вежливого обращения «уважаемый…» исключает применение в этом же тексте заключительной формулы вежливости «с уважением…», иначе появится тавтология. Иные формулы типа «искренне Ваш», «преданный Вам», «всегда к Вашим услугам» могут в восприятии делового партнера нести иную или дополнительную смысловую нагрузку по сравнению с тем, что вы задумывали, хотя это и не обязательно.

Некоторые рекомендации в этом случае могут быть такими:

• — собирать и накапливать возможные варианты решения проблемы, советоваться с коллегами и деловыми партнерами, заимствовать их опыт;
• — читать новую литературу по правилам деловой переписки и составлению деловых писем и текстов;
• — использовать в качестве заключительной формулы вежливости обороты типа «надеемся на дальнейшее сотрудничество», «желаем Вам всяческих успехов» ;
• — в ответном письме использовать формулы, аналогичные тем, что использовал ваш деловой партнер (если это возможно).

• [1] См.: Лэихифф Д. М, Пенроуз Д. М. Бизнес-коммуникации. С. 140−164.
• [2] См.: Лэихифф Д. М, ПенроузД. М. Бизнес-коммуникации. С. 267−268.
• [3] Успенский Л. В. Слово о словах. Имя дома твоего. Л.: Лениздат, 1974. С. 202.