Электронные средства коммуникации

Одной из существенных характеристик, примет нашего времени становится глобальное разделение труда и стремительное развитие средств электронной коммуникации. Вообще-то, один процесс без другого вряд ли был бы осуществим — по сути, это два важнейших фактора глобализации. В странах, относящихся к «золотому миллиарду», все больший удельный вес среди видов занятости занимают работы в сфере услуг — управленческих, коммунальных, правовых, медицинских, посреднических, агентских и т. п., — а основные производства переносятся в страны «третьего мира», где благоприятный климат и дешевая, но достаточно квалифицированная рабочая сила, поэтому сравнительно невелики издержки.

Используя персональный компьютер и передовые телекоммуникационные технологии, работники сферы услуг, разработчики, управленцы могут выполнять часть работы вне офиса компании.

Темпы оснащения современного офиса сложным электронным оборудованием, вне зависимости от размера организации, растут с каждым днем. То, что было роскошью в течение последних десятилетий прошлого века, — текстовые редакторы, персональные компьютеры, факсимильные аппараты, универсальные телефонные системы и цветные копировальные аппараты — стало уже обычным для офиса. Прогресс в области офисного оборудования увеличивает его производительность и надежность, но, в то же время, требует более высокого уровня знаний в области техники от тех, кто использует это оборудование. От профессионального административного персонала требуется быть более «грамотными в смысле владения компьютером», чтобы идти в ногу с изменениями, которые происходят с фантастической скоростью. Многие менеджеры могут самостоятельно справляться с канцелярской работой. Так как служебные обязанности и понятия о должностях претерпели изменение, теперь очень трудно найти обычного секретаря, который печатает иод диктовку, оформляет и систематизирует документы.

В результате появления новых технологий, падения цен на технику и телекоммуникационное оборудование, постоянного расширения возможностей офисного оборудования и простоты его использования открылась масса новых возможностей. В то же время прогресс в этой области делает возможным появление новых способов организации труда — сотрудникам для того, чтобы работать эффективно, уже не нужно находиться в традиционной корпоративной среде. Среди таких работников — мобильные специалисты, которые проводят большую часть своего времени за пределами офиса; пользователи телекоммуникационных систем, работающие на дому, по меньшей мере, три дня в месяц. К этой же категории относятся работники небольших или домашних офисов, которые сегодня могут себе позволить то новейшее офисное оборудование, которое не так давно было доступно лишь крупным корпорациям.

" Куда бы мы ни бросили взгляд, всюду новые технологии изменили стиль работы людей. Они в корне изменили основной поток информации, что в свою очередь привело к изменению структуры компаний. Используя современные технологии, вы можете обмениваться информацией с офисами, находящимися в другом часовом поясе, или даже в другой стране. Упрощаются контакты с клиентами. Находясь в пути, человек может с легкостью обмениваться информацией со своей компанией. Но в первую очередь новые технологии облегчают большому количеству людей задачу одновременного использования какой-либо информации. Приняв во внимание все вышесказанное, во многих организациях пришли к выводу, что пришло время использовать эти технологии для того, чтобы изменить сам стиль работы. Компании начинают реорганизовывать рабочий процесс. Реорганизация (реинжиниринг) — это термин, используемый для обозначения процесса изменения основных процедур ведения бизнеса с целью более эффективного использования людей, техники и информационных ресурсов. В условиях ежедневного появления новых технологий и постоянно происходящих перемен компании должны будут разрабатывать реорганизационные циклы для того, чтобы приспособиться к этим переменам.

Техника повышает эффективность коммуникаций. Однако основным условием эффективности обмена информацией является ответственность работника, и задача, стоящая перед нами — это задача интеграции человеческих навыков и электронных технологий"^[1].

Аппаратное обеспечение для офиса включает в себя персональные компьютеры, копировальные аппараты, факсимильные аппараты, телефоны и другие устройства. Многие из перечисленных устройств можно отнести к разряду интеллектуальных. Интеллектуальным устройством называют устройство, которое содержит микрокомпьютер, способный принимать простые решения и обеспечивать пользователя необходимой информацией. Этот машинный интеллект делает устройство простым в использовании и расширяет спектр его возможностей. Назовем некоторые из возможностей таких устройств.

С помощью аппаратного обеспечения и соответствующего программного обеспечения персонального компьютера можно решать следующие задачи: редактировать тексты, готовить публикации с помощью настольных издательских средств, создавать и хранить документы, работать с базами данных, представлять информацию в виде графических объектов и создавать графические объекты, выполнять деловые расчеты и составлять бюджет, составлять расписание работы на день и обмениваться информацией. Кроме того, каждый день возникает все больше новых возможностей благодаря созданию нового аппаратного и программного обеспечения. Благодаря способности компьютера обрабатывать различную информацию, он был назван инструментом для обработки информации.

Возможен и обмен информацией между компьютерами.

Телекоммуникационная связь дает большим организациям возможности использования общих ресурсов и обмена информацией, имитируя ситуацию, когда все подразделения компании располагаются в одном месте. При помощи этого программного обеспечения пользователь может посылать электронную почту (e-mail), использовать базы данных, находящиеся на удаленных компьютерах, или загружать программы, находящиеся на удаленных компьютерах.

Технологии воспроизведения изображения — это технологии, которые связаны с созданием копий документов. Эти копии могут быть созданы с помощью копировального или факсимильного аппаратов, могут сохраняться на запоминающем устройстве на микропленках, или быть файлами, хранящимися на диске компьютера.

Широкое применение в офисе нашли системы передачи речевых сообщений, которые могут подразделяться на автоответчик, речевую почту и автоматического секретаря.

Цифровая сеть связи с комплексом услуг включает такие приспособления, как видеофоны, устройства для дистанционного управления бытовыми приборами, устройства для контроля температуры и влажности, и возможность использования фильмотеки с домашнего компьютера.

С устройствами, изготовленными на основе сотовой технологии, служащие могут выполнять офисную работу в пути. Сотовая технология (пейджеры и сотовые телефоны) делает возможной пересылку сигналов и сообщений через радиосвязь, свободную от ограничений, налагаемых проводными линиями связи. С появлением этих приборов становится возможным появление нового типа рабочего места — мобильного офиса.

Рост использования мобильных офисных технологий приводит к некоторым трудностям в работе менеджеров. Численность служащих традиционного офиса уменьшается, так как нет необходимости в традиционной инфраструктуре с ее многочисленными работниками. Менеджерам придется научиться тому, как мотивировать и обучать сотрудников, которых они очень редко видят. Кроме того, более совершенные коммуникационные технологии могут позволить сократить многоуровневый управленческий аппарат и увеличить уровень ответственности оставшихся работников. Многие компании, однако, находят пути решения этих проблем и начинают в полной мере использовать преимущества сотовой связи.

Портативные компьютеры небольших размеров, ноутбуки, уже используются на протяжении нескольких лет, но сегодня, благодаря появлению сотовой связи, стало возможным пересылать электронные документы с помощью радиоволн.

Карманные компьютеры — это миниатюрные компьютеры, включая современные гаджеты, которые весят около полукилограмма или меньше и легко помещаются в карман пиджака. Благодаря небольшому размеру их очень легко переносить, сейчас они по производительности и объемам памяти и связи практически не уступают офисным компьютерам.

Помимо телефонных систем, в электронном офисе используется такая форма телекоммуникаций, как локальные сети. Они представляют собой небольшие телекоммуникационные сети, которые предназначены для объединения компьютеров, находящихся па небольшом расстоянии один от другого.

Глобальные сети во многом похожи на локальные, но они объединяют компьютеры, которые находятся на значительном расстоянии один от другого. Основой этой глобальной информационной сети является сеть Интернет, многочисленные социальные сети. Основным преимуществом компьютерных сетей является возможность совместно пользоваться какой-либо информацией. В то время как основным средством обмена информацией является электронная почта, становятся доступными и другие. Например, любой пользователь, знающий соответствующий пароль, может иметь доступ к файлам, хранящимся на центральном сервере. Таким же образом можно снабжать необходимой информацией своих поставщиков и клиентов.

Популярны электронные переводчики, в том числе карманные.

Электронный обмен данными — метод обмена данными между поставщиками и покупателями, который используется уже на протяжении нескольких лет.

В последнее время понижение цен на оборудование и растущая степень использования компьютерных сетей делает видеоконференции доступными для рядового пользователя. В частности, популярная программа «Skype» обеспечивает текстовую, голосовую связь и видеосвязь между компьютерами через Интернет. С помощью «Skype» можно совершать конференц-звонки, видеозвонки, видеоконференции, передачу текстов и файлов.

Для решения ряда проблем делового характера, таких, как получение представления о возможном деловом партнере, о различном опыте, приобретенном людьми в процессе коммуникаций, выявление мнений и ожиданий некоторых целевых групп людей, получение других видов данных и информации, используются многочисленные социальные сети, как многоязычные, так и русскоязычные. Достаточно назвать «Facebook», «Twitter», «ВКонтакте», «Одноклассники», «МойМир». Любой пользователь Интернета может осуществить нетворкинг, т. е. процесс, заключающийся в поиске, развитии и поддержании отношений, в которых взаимный обмен информацией и опытом способствует развитию и достижению успеха вовлеченных в него людей. Создав разумную сеть связей, человек реализует возможность добиться результата на основе информации, которой располагают другие люди, при этом получая возможность предоставлять другим информацию, которой он сам располагает. Связи могут быть социальные, личностные, профессиональные. В организациях нетворкинг может быть частью управления продажами, маркетинга и взаимоотношений с клиентами, частью программ лояльности и т. п.

Возможности компьютеров продолжают расти. Это происходит по мере того, как программное обеспечение и периферийные устройства становятся все более «интеллектуальными» и расширяется использование сетей. По этой причине компьютеры могут взять на себя такие функции, как рассылка сообщений, факсов, хранение документации, выполняемые сейчас посредством другого офисного оборудования. Новые компьютерные технологии будут включать в себя оптические устройства хранения информации, благодаря чему возрастет емкость компьютеров, снизится число отказов в работе устройств и уменьшатся размеры носителей информации; развитие существующих технологий ввода информации, таких как речевой ввод информации и распознавание рукописного текста; усовершенствуются также возможности работы со звуком и видео. Научно-технический прогресс в этой области идет колоссальными темпами, не поддается предсказаниям, а обновлять собственные электронные средства коммуникации и заменять их «более продвинутыми» можно чуть ли не ежемесячно.

По не все так однозначно хорошо в мире информационных технологий. Отдельные люди вовсе не приемлют компьютерные технологии и испытывают перед техникой страх. Как быть в таких случаях? «Сбросить таких людей с парохода современности?» Такого права нет ни у кого из живущих, поэтому информационные технологии должны учитывать и потребности людей, имеющих фобии.

Одно из базовых представлений организационной культуры — представление о природе человека. Применение информационных технологий, с одной стороны, привносит в существующую культуру организации новые элементы и представления, с другой — способствует проявлению истинных, глубинных представлений культуры руководителей и организационной культуры, в том числе и о природе человека.

" Можно предположить, что сложные системы IT, в основе которых лежит представление о том, что больше и быстрее, — значит, лучше, в руках циничного менеджера, придерживающегося теории X Д. Макгрегора, неизбежно оборачиваются избыточным контролем и управлением на микроуровне, поскольку они с легкостью обеспечиваются системой. Та же система в руках менеджера, придерживающегося теории Y, обеспечит совершенно иные результаты, поскольку этот менеджер, осознавая опасность создания зависимости, захочет, чтобы его подчиненные продолжали осуществлять самоконтроль, и сохранит за менеджерами среднего звена их властные функции. Он будет использовать эти данные для контроля только на соответствующем организационном уровне.

В качестве примера рассмотрим работу президента крупного подразделения одной аэрокосмической компании. Он разработал систему, позволявшую ему регулярно отслеживать положение дел во множестве проектов, которыми он руководил. Малейшее нарушение плановых показателей приводило к тому, что он звонил находившимся несколькими уровнями ниже менеджерам, которые руководили данным проектом, и интересовался причинами неудач. Он старался получить всю подробную информацию, поскольку понимал, что она может заинтересовать и внешних подрядчиков. Поскольку сам президент был открытым и вызывающим доверие менеджером, менеджеры проектов стали выражать ему свое недовольство и бороться с этой системой. Они просили своего руководителя прекратить «мучить их звонками», поскольку не могли ответить на его вопросы, предварительно не разобравшись с ситуацией. Участники группы понимали, что президент действительно нуждается в такого рода информации, и совместными усилиями нашли выход из ситуации. Информация стала поступать к президенту па день-два позже, чем к ним самим. Это позволяло менеджерам сохранить свою автономию и давало им время па то, чтобы разобраться в ситуации и своевременно проинформировать обо всем президента. Эта система могла работать только при условии взаимного доверия, задержка же информации становилась не столь критичной, поскольку менеджеры проектов в этом случае самостоятельно осуществляли эффективный контроль над работой своих подразделений «^[2].

• [1] Лэйхифф Д. М., Пенроуз Д. М. Бизнес-коммуникации. С. 103−104.
• [2] Шейн Э. Организационная культура и лидерство. С. 246−247.