Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица — это работники, выполняющие свои функции за пределами предприятия. Для выполнения таких функций администрация выдает им денежные средства в виде авансов в размере, определенном действующим законодательством.

Денежные авансы выдаются в подотчет на служебные командировки и мелкие хозяйственные расходы. Данная операция осуществляется при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученным им в подотчет суммам наличных денег.

Служебной командировкой является поездка работника по распоряжению руководителя организации в другую местность на определенный срок для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Направление в командировку женщин, имеющих детей в возрасте до 14 лет, работников, имеющих детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет, а также работников, осуществляющих уход за больными членами их семей согласно медицинскому заключению, без их согласия не допускается.

Максимальный срок командировки не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути, и 60 дней — при командировке за границу. Для лиц, направляемых на выполнение монтажных, наладочных и строительных работ, срок командировки не должен превышать одного года.

За пределами указанной продолжительности командировки расходы работника, связанные с выполнением им трудовых обязанностей, в целях налогообложения не признаются командировочными расходами.

Днем выезда считаются календарные сутки, в течение которых транспортное средство отбывает из места постоянной работы работника, а днем приезда — календарные сутки, в течение которых работник прибывает к месту постоянной работы. В обоих случаях учитывается время проезда до станции, аэропорта или пристани, если они находятся за чертой населенного пункта. Время болезни в период пребывания в командировке не включается в указанный выше срок.

На время командировки работника за ним сохраняются должность и средний заработок. Заработная плата по его просьбе может быть перечислена за счет предприятия по адресу местонахождения данного работника в период командировки. Он также имеет право на возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для исто по основному месту работы день, то этот день в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12, № Т-13) нужно дополнительно отразить кодом «РВ» или цифровым кодом «03». При этом надо указать количество часов, отработанных в такой день, при условии, что руководитель фирмы давал этому работнику указание о продолжительности работы в выходной день.

За дни отъезда в командировку и прибытия из нее, если указанное время приходится на выходные дни, работник имеет право на оплату в двойном размере.

Основанием для выезда является приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9). В нем указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого, цель, время и место командировки. Оформлению приказа предшествует составление непосредственным начальником командируемого лица документа «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» (форма № Т-10а). В нем указываются задание работника, которое он должен выполнить в период нахождения в командировке, место и срок командировки.

После выхода приказа работнику выдается командировочное удостоверение (форма № Т-10). В нем должны быть отражены фамилия, имя, отчество командируемого, цель и пункт назначения командировки, ее срок и наименование организации, куда командируется работник. Фактически оба указанных документа подтверждают производственный характер служебной командировки и ее продолжительность, т. е. по сути своей имеют одно и то же назначение. Поэтому организация вправе в локальном нормативном акте (например, в приказе по учетной политике) установить возможность оформления одного документа, который является основанием для направления работника в служебную командировку.

Если работник направляется в загранкомандировку, то основанием для нее является распоряжение работодателя без оформления командировочного удостоверения (кроме командирования в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения).

Не выписывается командировочное удостоверение сотрудникам организации, направляемым для урегулирования конфликтов с клиентами — физическими лицами, проживающими в других регионах страны. В таком случае факт их нахождения в командировке можно подтвердить наличием приказа о направлении в командировку, служебного задания, проездных документов.

Учет работников, направляемых в командировки, ведется в Журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации.

В нем содержится следующая информация:

• • фамилия, имя, отчество командированного работника;
• • дата и номер командировочного удостоверения;
• • наименование организации, в которую командируется работник;
• • пункт назначения.

Если командированное лицо хочет получить деньги под отчет, то оно должно написать заявление на имя руководителя организации. Сумма аванса не должна превышать предполагаемые расходы, исходя из действующих норм. В противном случае сумма превышения должна признаваться объектом налогообложения дохода данного подотчетного лица. В командировочном удостоверении делаются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из него и возвращении к месту постоянной работы. Каждая отметка заверяется подписью и печатью организации. К командировочному удостоверению прилагается отчет о проделанной работе в период нахождения работника в командировке. Если работник должен возвратиться из командировки в тот же день, командировочное удостоверение не выписывается.

Расходы, произведенные командированным, должны быть подтверждены документально и отражены в представляемом им авансовом отчете.

Состав этих расходов включает оплату:

• суточных за время нахождения в командировке, причем день отъезда и день приезда рассматриваются как два дня. Фактическое время пребывания в командировке устанавливается по отметкам в командировочном удостоверении.

С 1 января 2009 г. суточные в целях налогообложения прибыли принимаются в размере, предусмотренном коллективным договором (или внутренним актом организации) (подп. 12 п. 1 ст. 264 ПК РФ). Для целей бухгалтерского учета сохраняется размер суточных 700 руб., при загранкомандировках — 2500 руб. За пределами этих сумм размер суточных облагается НДФЛ.

Не подлежат обложению страховыми взносами суточные по командировкам в размере, установленном локальным нормативным актом организации (например, приказом по учетной политике). Исходя из требований налогового законодательства, при оплате расходов на командировки не подлежат обложению страховыми взносами суточные в пределах норм, установленных действующим законодательством.

Суточные не выплачиваются, если работник выезжает в командировку на один день или имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства;

• • найма жилого помещения;
• • проезда в оба конца;
• • иных расходов, которые произвел работник с разрешения или ведома работодателя, а также оплата сервисных услуг, включенных в стоимость проезда. Указанные расходы согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц.

Данным налогом облагается стоимость билета, при условии, что работник выехал в командировку не из пункта, где находится организация, а, например, из места его жительства.

Оплата найма жилого помещения осуществляется по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки.

Проезд к месту командировки и обратно возмещается в сумме фактических расходов, подтвержденных документами, без ограничения лимитом, при наличии согласия руководителя.

Представление документов не обязательно, когда администрации предприятия заранее известны расходы на проезд в оба конца. Между тем данное правило применяется только с обязательного согласия командированного работника. Оплате подлежат расходы на проезд всеми видами транспорта (кроме такси), включая страховые платежи, но государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, стоимость услуг по предварительной продаже проездных билетов, а также расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Работнику, направленному в загранкомандировку, дополнительно возмещаются:

• • расходы на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов:
• • обязательные консульские и аэродромные сборы;
• • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• • расходы па оформление обязательной медицинской страховки;
• • иные обязательные платежи и сборы.

Предприятие вправе осуществлять дополнительные выплаты работнику сверх указанных выше норм. Источником погашения расходов в таком случае является прибыль, остающаяся в его распоряжении после погашения обязательств перед бюджетом.

Однако НДС на стоимость услуг, оказанных работнику в период командировки, подлежит возмещению из бюджета только в пределах утвержденных законодательством норм. Суммы НДС сверх этих норм возмещаются за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия.

Подотчетное лицо в соответствии со служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении обязано представить авансовый отчет об израсходованных суммах в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки. Принимая во внимание тот факт, что в организациях могут иметь место частые командировки отдельных сотрудников, целесообразно разработать график документооборота. Наличие его позволит упорядочить технологию обработки первичных документов на данном участке бухгалтерии.

Примерная форма такого графика документооборота приведена в табл. 4.3.

Таблица 4.3

График документооборота по авансовым отчетам

При наличии неизрасходованных сумм они подлежат обязательному возврату наличными или путем удержания из его заработной платы. В противном случае такие суммы рассматриваются как доход работника, на который должны быть начислены страховые взносы и произведены обложения налогом на доходы физических лиц.

Сумма перерасхода подлежит возмещению работнику предприятия. В то же время если сумма превышения против установленных норм касается суточных, то она подлежит включению в совокупный доход данного работника, а следовательно, и обложению указанным выше налогом. Данный порядок распространяется на организации, финансируемые из бюджета.

Коммерческие организации определяют нормы суточных самостоятельно в размере, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом (например, приказом руководителя организации), и ограничены только минимальным размером. Если данный минимальный размер превышен, то сумма превышения признается материальной выгодой работника и подлежит обложению налогом на доходы физических лиц.

Расходы по оплате найма жилого помещения принимаются к учету в сумме фактически произведенных расходов, подтвержденных документально. Тем самым признается, что нормирование таких расходов для целей налогообложения не предусмотрено. Если командированное лицо не предъявило необходимых оправдательных документов, то из его совокупного дохода подлежат исключению только суточные и расходы по найму жилого помещения. Остальные выплаченные суммы включаются в его совокупный годовой доход.

Может иметь место ситуация, когда работнику выдали иод отчет денежные средства, а спустя какое-то время он уволился, не отчитавшись и не вернув средства. Такую задолженность можно признать безнадежной по истечении срока исковой давности — трех лет (ст. 196 ГК РФ).

Если командировочные расходы выражены в иностранной валюте, то их следует пересчитать в рубли по курсу Банка России на дату принятия к учету.

Удержание неизрасходованных и своевременно не возвращенных сумм аванса при представлении работником авансового отчета за пределами трех рабочих дней с момента возвращения из командировки осуществляется из заработной платы в месячный срок. Отсчет данного срока производится со дня окончания срока, установленного для его возврата. Если данный срок просрочен, организация вправе взыскать данную сумму долга, числящегося за подотчетным лицом, только с согласия данного лица; при отсутствии такого согласия — через суд.

Авансовые отчеты оформляются по форме № АО-1. В бухгалтерии принятые авансовые отчеты подлежат проверке как по форме, так и по существу.

ПРИМЕР 4.19

Начальник отдела снабжения организации Пискарев А. С. направлен в командировку из Ростова-на-Дону в Москву сроком на четыре дня с 4 по 7 февраля 2014 г. включительно в связи с производственной необходимостью.

Сумма аванса — 5500 руб. исходя из следующего расчета:

• • проезд в оба конца (включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, плату за пользование постельными принадлежностями в поезде и оплату услуг по предварительной продаже билетов) — 1600 руб.;
• • проживание в гостинице — 1100 руб. (550 руб.? 2 дн.);
• • суточные — 2800 руб. (700 руб.? 4 дн.).

Фактические расходы по окончании командировки составили 6080 руб.

Учитывая ходатайство Пискарева А. С. об увеличении размера суточных в связи с более высоким уровнем цен в Москве, в соответствии с решением генерального директора суточные были установлены в размере 820 руб. в день, а всего на 3280 руб. (820 руб.? 4 дн.). Кроме того, Пискарев представил в бухгалтерию квитанцию об оплате за проживание в гостинице на сумму 1200 руб. (600 руб.? 2 дн.).

Произведенные расходы в пределах действующих норм составили 5500 руб. (700 руб.? 4 дн. + 550 руб.? 2 дн. + 1600 руб.); сверх норм — 580 руб. (6080 — 5500).

Согласно гл. 25 части второй НК РФ в себестоимость для целей налогообложения можно включать всю сумму произведенных расходов по найму жилых помещений, включая оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, сумма превышения платы за проживание в размере 100 руб. (1200 — 1100) не должна учитываться как доход работника.

Сумма командировочных расходов сверх установленных норм (580 руб.) также не должна рассматриваться как доход работника. Она не включается в его совокупный годовой доход, с которого должен быть исчислен налог на доходы физических лиц.

В соответствии с действующим законодательством вся сумма расходов по командировке — 6080 руб. в данной ситуации подлежит отнесению в состав текущих издержек предприятия.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале-ордере № 7 на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В данном учетном регистре осуществляется также аналитический учет расчетов по каждому подотчетному лицу.

В соответствии с приведенными выше операциями в учете были сделаны следующие записи:

1. Выдан аванс начальнику отдела снабжения Пискареву А. С. в сумме 5500 руб.:

ДЕБЕТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

КРЕДИТ 50 «Касса» ;

• 5500 руб.
• 2. Согласно авансовому отчету произведенные Пискаревым А. С. расходы в сумме 6080 руб. включены в состав текущих расходов организации:

ДЕБЕТ 26 «Общехозяйственные расходы»

КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» -.

5653 руб. (в том числе проездные — 1356 руб.; квартирные — 1017 руб., суточные — 3280 руб.);

ДЕБЕТ 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» -.

• 427 руб. (в том числе на проездные — 244 руб., квартирные — 183 руб.)^[1].
• 3. Сумма НДС предъявлена к вычету:

ДЕБЕТ 68 «Расчеты по налогам и сборам»

КРЕДИТ 19 «Налог на добавленную стоимость, но приобретенным ценностям» -.

• 427 руб.
• 4. Сумма перерасхода по командировке возмещена Пискареву А. С.:

ДЕБЕТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

КРЕДИТ 50 «Касса» ;

580 руб. (6080 — 5500).

Если какие-либо расходы документально не подтверждены (например, оплата проезда), то они согласно заявлению командированного лица принимаются к возмещению, но запросу по минимальной сумме, подтвержденной транспортной организацией.

При заболевании работника в период нахождения в служебной командировке ему выплачиваются суточные в течение всего времени болезни, но не свыше двух месяцев, а также возмещаются расходы по найму жилья (исключая время нахождения на стационарном лечении). Пособие выплачивается по месту работы командированного лица и включается в его совокупный доход.

Ниже приведен пример заполнения авансового отчета по унифицированной форме № АО-1.

Организации должны вести учет командированных сотрудников. В этих целях открываются два журнала:

• • для учета работников, выбывающих в служебные командировки (журнал выбытия);
• • для учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия).

• [1] Если цель командировки непосредственно связана с заготовлением МПЗ, расходы по командировке следует отнести в дебет счета 10 «Материалы» .