Факторы эффективного использования технических средств

Технические средства могут по-разному использоваться в технологических процессах менеджмента. При построении системы менеджмента следует учитывать ряд факторов, определяющих эффективное использование информации и, следовательно, влияющих на общую эффективность менеджмента.

• 1. Достаточность технических средств, которая определяется характером решаемых с ее помощью проблем, характеристиками (возможностями) техники, информационной системой управления.
• 2. Квалификация персонала менеджмента, его способность эффективно и по назначению использовать технические средства, мотивация самообучения работе с техникой.
• 3. Необходимые и достаточные условия деятельности с использованием современных технических средств.
• 4. Регламентация использования техники с учетом безвредности ее воздействия на здоровье. Разнообразие функций деятельности компьютерного и некомпьютерного варианта.
• 5. Комплектность техники, построение сети, которая расширяет возможность комплексного использования технических устройств.
• 6. Надежность технических средств, повышающая доверие к технике и снижающая вероятность сбоев в ее работе.
• 7. Использование совместимых технических устройств.
• 8. Выбор конфигурации техники, соответствующей ее роли и назначению в процессах управления.

Конечно, все эти признаки действуют в совокупности и связи. Они отражают не только особенности техники, но и человеческий фактор ее практического использования.

Компьютерная техника в информационных технологиях менеджмента

С использованием компьютерной техники заметно изменяются все технологии менеджмента. Иногда полагают, что основная тенденция этих изменений заключается в снижении количества бумажной документации. Прогнозируется полное исчезновение бумажных носителей информации. Но часто приходится наблюдать увеличение бумажных потоков в условиях самого широкого использования компьютеров. Почему это происходит?

Некоторые технологические операции управления не только удобнее, но и эффективнее выполнять на бумажном носителе с использованием компьютерных распечаток. Условия печати документов, которые создают компьютеры, способствуют увеличению бумажного документооборота. И в этом нет ничего плохого. Надо экономить не на бумаге, а на трудовых ресурсах обработки документов. Техника должна, главным образом, повышать производительность деятельности человека и способствовать изменению этой деятельности в направлении творчества, инноваций, предвидения.

Психологи определили, что текст документа усваивается полнее и более системно, если он воспринимается с бумаги. Необходима возможность возвращения к началу текста для более полного понимания его смысла. Технология работы с экраном компьютера несколько иная. Здесь важна композиция информации, иная форма ее представления. Здесь важны возможности оперативного поиска информации, а не последовательного и углубленного чтения текста.

Конкретизировать эту мысль можно следующими положениями, отражающими специальные исследования этой проблемы.

• 1. В нервной системе человека есть механизм координации движения рук с движением глазных мышц, осуществляющих фокусирование зрения. Грудной ребенок фокусирует зрение на предметах, находящихся в его руках. Этим вызвано и стремление все потрогать. Нервы и мышцы, контролирующие этот процесс, связывают руку и глаз напрямую. Эта особенность, несколько модифицируясь с годами, остается в поведении человека на всю жизнь. Ему легче читать то, что держит рука, чем-то, что просто находится на столе.
• 2. Координация движения руки и глаз позволяет быстро охватывать зрением текст на бумаге. Действует интуитивное восприятие информации, когда человек просматривает панку с делами и документами. Он воспринимает объем папки, количество листов, заголовки, оформление, подписи, печати и пр.
• 3. Психология восприятия документа зависит в определенной мере и от его освещенности — отраженного света окружения и внутреннего света экрана. Документ — это не просто информация. Для психологии восприятия некоторых документов очень важно видеть различие оригинала и копии.
• 4. Для расслабления глаз человеку необходимо отрываться от текста и смотреть вдаль. Психологически это труднее делать, работая за компьютером.
• 5. Также большое значение для глаз имеет освещенность бумаги или экрана, который часто дает блики, мешающие восприятию информации. Конечно, это можно устранить, но часто на это не обращают внимания. Экран быстрее утомляет человека, чем бумага.

Однако особенности компьютерной документации нельзя воспринимать как ее абсолютные и неизменные недостатки. Большим преимуществом компьютерной информации является возможность быстрого поиска необходимой информации, работа в диалоговом режиме, оперативность в передаче и получении информации для безотлагательных действий. Традиционные формы документооборота не исчезают. Они видоизменяются и дополняются компьютерными формами информационного обеспечения управления. Дальнейшее использование компьютеров в управлении будет обусловлено развитием новых сфер их применения, а не исключением или заменой старых.

Нравственные критерии использования компьютерной техники в технологических процессах менеджмента

Компьютер — это техническое устройство, позволяющее ускорять и менять качество управленческой деятельности. Но использовать его, как и любую технику, можно либо во благо человека, либо во вред. Иногда стараются это объяснить возможностями техники. Но нравственность в поведении человека определяет не техника, а сам человек. Существуют ли безнравственные моменты в использовании техники в процессах управления? Конечно, да. К ним относятся следующие.

• 1. Психологическое воздействие на человека посредством форм и характера передачи информации. Момент поступления информации, бестактные формулировки, скрывающие личность менеджера, абстрактность обращения и пр.
• 2. Информационные перегрузки персонала, жесткая привязка к компьютеру, превращение человека в винтик большой информационной машины.
• 3. Излишне детализированный контроль, повышающий напряженность деятельности, создающий нервозную обстановку. Это делается иногда иод видом повышения ответственности, но практически имеет обратный эффект.
• 4. Составление досье па сотрудников и использование его в решении конфликтных ситуаций.
• 5. Запуск в обращение некорректной информации.
• 6. Невнимательное и казенное отношение к личностным качествам персонала.

Компьютерная техника способна усилить интеллект, но не способна изменить нравственность человека. Это накладывает заметный отпечаток па понимание компетентности, профессионализма, искусства управления. Это повышает роль и значение образования и воспитания менеджера.

Следует помнить, что техника — это лишь средство достижения цели, использование которого должно соответствовать цели управления и нравственным критериям жизнедеятельности человека.

Далее приводятся дополнительные схемы 7.5−7.7 для размышления, анализа и более глубокого изучения темы.

ПИР

• 1. Построение и реализации определенной технологии менеджмента являются важнейшим фактором его эффективности.
• 2. Технология менеджмента является пространственным и временны? м распределением действий менеджера и персонала при осуществлении воздействия на объект управления.
• 3. Технология менеджмента не должна формироваться стихийно, ситуативно или на основе здравого смысла. Она является предметом серьезного организационного проектирования.
• 4. Не следует сводить проблему технологии менеджмента только к процессам обработки информации. Это проблема деятельности во всех аспектах ее проявления и осуществления.
• 5. Развитие технологии менеджмента определяется как современной компьютерной техникой, так и образованием и профессионализмом менеджера и персонала.