Жизненный цикл проекта

Чтобы показать природу работы над проектом, необходимо описать его жизненный цикл, смысл которого вполне понятен. Он имеет свое начало и свое завершение, а также периоды роста, стабильности и спада. В простейшем случае жизненный цикл проекта включает в себя начальный, промежуточный и заключительный этапы (рис. 2.2).

Начальный этап — это технико-экономическое обоснование проекта, в процессе которого формируется его идея, определяются цели и задачи, устанавливаются конкретные сроки реализации проекта, составляется первичная смета расходов, после чего проект утверждается.

Промежуточный этап связан со сбором исходных данных и разработкой подробного плана работ.

Заключительный этап — это проведение его экономической оценки и внедрение разработок на практике.

Рис. 2.2. Этапы жизненного цикла проекта По мере прохождения этапов жизненного цикла проекта изменяются и приоритеты, воздействующие на его положение в пределах отведенных ему рамок, ограниченных в свою очередь тремя «измерениями» — сроками, затратами и реализацией. На первом этапе используются проектные измерения. Однако на втором этапе они могут варьироваться под воздействием различных факторов, например вследствие требования повысить качество или увеличить объем работ. А это в свою очередь приведет к изменению как срока реализации проекта, так и затрат на него. На третьем, заключительном, этапе большую роль играют экономическая оценка и сроки внедрения проекта.

Логистический проект включает следующие составляющие, которые являются его жизненным циклом и фундаментом: цель логистического проекта, планирование и его выполнение, реализация проекта и его достижение, проверка соответствия результатов исходным целям и задачам, завершение проекта.

Этапы жизненного цикла определяют представленный ниже примерный алгоритм проектирования.

• 1. Четко представлять цель и задачи логистического проекта.
• 2. Сформулировать концепцию логистического проекта и спланировать действия для его выполнения.
• 3. Соблюдать сроки проектирования проекта.
• 4. Качественно спланировать проект, не превышая запланированных средств.

Реализация проекта и достижение его целей

Успешное логистическое проектирование зависит от искусного руководства, действий команды исполнителей, а также от пристального внимания участников работы к различным деталям проекта. Причем оно будет рациональным и целесообразным только тогда, когда требующиеся для этого средства, трудовые и материальные ресурсы, а также экономические изыскания используются в соответствии как с поставленной логистической задачей, так и с общими интересами бизнеса. Успех проекта во многом зависит от того, насколько ясно менеджерылогисты представляют, чего хотят достичь.

При составлении проекта следует базироваться на его описании, в котором менеджеры-логисты должны поставить перед собой вопросы и соответственно дать на них ответы. Примерный алгоритм такого описания дан в табл. 2.3.

Таблица 2.3. Примерный алгоритм описания проекта.

При выполнении логистических проектов важно не только знать, что необходимо делать, но и понимать, зачем это нужно. Например, если задача проекта — организовать поставку продукции потребителям «точно в срок» (в определенный день, час) и в определенном количестве, то на вопрос «зачем?» следует ответить примерно так: чтобы увеличить выручку, поскольку в данном случае должно возрасти количество потребителей (и, следовательно, объемы поставок), и занять определенный сегмент рынка.

Все причины, согласно которым предпринимаются те или иные действия, на предприятиях обычно изложены в официальном документе, именуемом бизнес-кейсом, или коммерческим предложением. Но как бы ни назывался этот документ, главное в нем — сжатое описание (обычно достаточно одного абзаца или предложения) причин, по которым нужно выполнять проект.

Вот несколько примеров простого и ясного определения того, зачем вы предпринимаете определенные действия:

• • чтобы увеличить выручку складского предприятия на 15%;
• • чтобы расширить обслуживающий логистический сегмент на 10%;
• • чтобы эффективно использовать транспорт при доставке продукции потребителям;
• • чтобы сократить запасы продукции у потребителей на 20%.

Ответ на вопрос «зачем?» должен быть точным, однако из-за вариаций в формулировке могут получиться разные результаты. Ниже приведены два схожих утверждения. Однако действия, которые необходимо провести для достижения каждого результата, весьма существенно различаются.

• 1. Модернизировать складское хозяйство, чтобы увеличить объем продаж продукции на единицу площади.
• 2 Модернизировать складское хозяйство, чтобы оно соответствовало имиджу логистической компании.

В первом случае может потребоваться дополнительное складское оборудование, тогда как во втором следует действовать совершенно наоборот, т. е. «разгружать» складские площади, чтобы они стали более просторными и стильными.

Иногда менеджеры, начиная проект, дают ответ на вопрос «зачем?», подстраиваясь под ситуацию или мнение руководителя. Это опасно, так как преследуя одни и те же цели, руководители могут придерживаться совершенно разных путей разрешения проблемы. Например, вы сообщили, что поднимаете цены, чтобы повысить прибыль на 15%. Однако роста прибыли можно добиться и за счет снижения издержек, и за счет увеличения объема поставок. Поэтому поставив перед своими подчиненными задачу увеличения прибыли и рассчитывая, что они не начнут поднимать цены, вы можете с удивлением обнаружить, что они сокращают штат сотрудников ради снижения издержек.

Ответ на вопрос «зачем?» имеет огромное значение и не должен подгоняться под ответ на вопрос «что?». Здесь цели и задачи должны диктовать действия. Зная цель работы, можно понять, есть ли смысл в этих действиях и насколько продуктивно принимается решение. Пример описания логистического проекта дан в табл. 2.4.

Таблица 2.4. Пример описания логистического проекта Проект «Автотранспортное обслуживание потребителей и фирм»