Организационные коммуникации. 
Теория организации

В результате изучения данной темы студент должен:

знать

• • основные понятия координации;
• • инструменты организационных коммуникаций;
• • понятия информационных систем в организации;

уметь

• • анализировать коммуникационные процессы в организации и разрабатывать предложения по повышению их эффективности;
• • разрабатывать предложения по повышению эффективности коммуникационных процессов;

владеть

• • инструментами координации и распределения информационных потоков на всех иерархических уровнях организационной деятельности;
• • способностью формирования информационных систем в организациях.

Необходимость координации как следствие разделения труда в организации

Объектом теории организации являются социальные системы (организации, предприятия, фирмы и др.), в рамках которых объединяются (кооперируются) два и более сотрудников для эффективного достижения определенных целей.

В условиях организации осуществляются разнообразные виды деятельности, которые должны быть согласованными (соответствовать друг другу) исходя из концепции целенаправленного управления видами деятельности в социальных организациях. Различают вертикальное и горизонтальное разделение труда. Вертикальное разделение труда подразумевает распределение работ организации по уровням иерархии. Иерархия при этом предполагает не только координацию, но и субординацию во взаимоотношениях элементов организации — систему подчинения нижестоящих уровней вышестоящим.

Горизонтальное разделение труда (обособление этапов последовательного выполнения работ) приводит к возникновению потребности в координации деятельности различных сотрудников и подразделений. Координация создает эффект согласованного функционирования частей организации. Координация и субординация характеризуют организацию как совокупность устойчивых связей ее структурных подразделений и уровней управления; горизонтальные связи необходимы для эффективного взаимодействия в осуществлении последовательности производственной деятельности, это связи между равными (или почти равными) в иерархическом отношении элементами. Вертикальные связи являются атрибутом иерархических организаций, так как соединяют различные уровни управления и образуют «вертикаль власти» .

Координация (от лат. со (сит) — совместно и ordinatio — упорядочение) — согласование, сочетание, приведение в порядок, в соответствие (действий, понятий, составных частей чего-либо)^[1]. В современном экономическом словаре координация определена как «составная часть процессов управления, состоящая в согласовании, упорядочении действий разных частей управляемой системы»^[2]. В учебнике «Теория организации» Б. З. Мильнера^[3] дано следующее определение: «координация представляет собой процесс распределения деятельности во времени, обеспечения взаимодействия различных частей организации в интересах выполнения стоящих перед ней задач» .

Необходимость в координации, существующая всегда, становится поистине насущной, когда работа четко делится и по горизонтали, и по вертикали, как это имеет место в крупных современных организациях^[4]. И чем выше степень разделения труда и теснее взаимозависимость подразделений, тем больше необходимость в координации.

Для обеспечения эффективной совместной деятельности необходимо создание формальных механизмов координации, иначе такая деятельность окажется невозможной, а отдельные функциональные области или лица будут сосредоточиваться на обеспечении своих интересов, а не всей организации в целом.

Координация может осуществляться в различных формах. Эти формы часто называют механизмами координации (хотя не меньше, чем с координацией, они связаны с контролем и коммуникациями).

Исследование механизмов координации подробно освещены в трудах Г. Миицберга и Б. З. Мильнера.

Г. Минцберг^[5] выделил пять основных координационных механизмов, раскрывающих способы, посредством которых организации координируют свою деятельность: взаимное согласование, прямой контроль, стандартизация рабочих процессов, стандартизация выпуска, стандартизация навыков и знаний (квалификации).

• 1. Взаимное согласование способствует координации труда благодаря простому процессу неформальных коммуникаций. При взаимном согласовании контроль над процессом труда осуществляется самими работниками. Поскольку здесь имеет место относительно простой механизм координации, взаимосогласование используется в простейших организациях — например, двумя гребцами в байдарке или несколькими работниками гончарной мастерской.
• 2. Прямой контроль способствует координации потому, что ответственность за работу других людей, определение заданий для них и наблюдение за их действиями возлагается на одного человека.
• 3. Процесс труда может координироваться и в отсутствие взаимного согласования действий или прямого контроля. Его можно стандартизировать, когда координация достигается на стадии разработки, еще до начала процесса труда. Стандартизация рабочих процессов предполагает точное определение (спецификацию) или программирование содержания труда. Стандартизация применяется во многих как крупных, так и небольших организациях.
• 4. Стандартизация выпуска — когда специфицируются результаты труда, например параметры изделия или норма выработки. Стандартизация выпуска предполагает изначальную координацию задач.
• 5. Стандартизация навыков и знаний (квалификации) означает точное определение необходимого для участия в процессе труда уровня подготовки работников. Используется тогда, когда невозможно стандартизировать ни труд, ни его результаты. Стандартизация умений косвенно способствует тому, что стандартизация рабочих процессов или результатов труда достигается непосредственно: именно она контролирует и координирует целенаправленную совместную деятельность. Залогом координации является их стандартизированная квалификация.

На практике организация не может полагаться на один-единственный механизм координации и, как правило, комбинируются все пять. Независимо от степени стандартизации всегда необходима некая доля прямого контроля и взаимного регулирования.

Б. З. Мильнер для осуществления координации организации выделяет четыре координационных механизма: неформальная непрограммируемая координация, программируемая безличная координация, индивидуальная координация (со стороны руководителя или специально назначенного руководителя), групповая координация.

• 1. Неформальная непрограммируемая координация осуществляется добровольно, неформально, без предварительного планирования со стороны организации в случае, если невозможно заранее предвидеть, запрограммировать или взаимоувязать всю деятельность. Такая координация строится на взаимопонимании, общих установках и психологических стереотипах, диктующих необходимость совместной согласованной работы и взаимодействия. Для повышения эффективности неформальной координации должен быть соблюден ряд условий: работник должен знать свои задачи и задачи подразделения; работнику необходимо четко представлять, что от него требуется; работник должен чувствовать себя частью организации и считать своими стоящие перед ней задачи. Ни одно предприятие не может работать без использования добровольной координации.
• 2. Если не создано соответствующих условий для неформальной координации, а также при увеличении размера организации и существенном изменении кадрового состава, может быть использована программируемая безличная координация. Суть этого механизма заключается в установлении способа решения часто повторяющихся проблем координации в форме процедуры, плана или курса действий (например, установление предельных сроков выполнения планов).
• 3. Индивидуальная координация используется в связи с тем, что работники не всегда одинаково понимают задачи и направления работы. Различают два подхода к индивидуальной координации. При первом подходе координацией, как правило, занимается руководитель, которому подчинено не менее двух подразделений. Для решения возникшей между подразделениями проблемы руководитель либо принимает необходимое в текущей ситуации решение, либо в рамках своих полномочий устанавливает процедуру взаимодействия для предотвращения проблемных ситуаций в будущем. При втором подходе координацию осуществляет специально назначенный координатор (руководитель проекта, руководитель по продукту, представитель заказчика и т. д.).
• 4. Групповая координация осуществляется путем проведения обсуждений и принятия согласованных решений на совещаниях групп — комитетов или специально созданных комиссий.

• [1] Советский энциклопедический словарь. М.: Советская энциклопедия, 1980. С. 634.
• [2] Райзберг Б. А., Лозовский Л. III., Стародубцева Е. Б. Современный экономический словарь. М.: ИНФРЛ-М, 2005. URL: slovarnik.ru/htmleconomica/k/koordinaci8.html (дата обращения: 10.09.2013).
• [3] Мильнер Б. З. Теория организации. С. 288.
• [4] Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М., 1996. С. 308.
• [5] См.: Минцберг Г. Структура в кулаке: создание эффективной организации: пер. с англ. СПб.: Питер, 2002. С. 19−26.