Закон развития. 
Теория организации

Организации должны не только стремиться выжить, они должны развиваться. Развитие — направленное, закономерное изменение, в результате которого возникает новое качественное состояние объекта — его состава или структуры^[1].

Различают две формы развития: эволюционную, связанную с постепенными, непрерывными количественными изменениями, подготавливающими качественные изменения объекта, и революционную, характеризующуюся скачкообразным переходом от одного качественного состояния к другому, от старого к новому.

Развитие бывает прогрессивным и регрессивным. Прогрессивное — это переход от низшего к высшему, от простого к сложному. Регрессивное — обратное движение, переход от высшего к низшему, деградация. Прогресс и регресс тесно связаны между собой и составляют диалектическое единство. Прогресс и регресс — это составные части процесса достижения гармонии. Без прогресса нет регресса, а без регресса нет прогресса. Прогресс и регресс сопутствуют развитию любой организации.

Существуют различные модели жизненного цикла организаций. В главе 2 были рассмотрены модели западных и российских исследователей: Л. Грейнера, И. Адизеса и Б. З. Мильнера. Обобщая, можно сказать, что каждая организация проходит в своем развитии следующие этапы жизненного цикла: зарождение, рост, зрелость и угасание.

Формулировка закона развития: каждая система (биологическая или социальная) стремится достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла.

Математическая интерпретация данного закона имеет следующий вид:

где - потенциал системы на j-м этапе жизненного цикла; - потенциал системы в i-й области (экономика, техника, политика, финансы) на j-м этапе жизненного цикла.

Для достижения наибольшего потенциала при прохождении определенного этапа жизненного цикла руководство организации должно разрабатывать соответствующую стратегию.

Выбор руководством компании стратегии, соответствующей стадии цикла развития предприятия, должно позволить достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла.

Закон информированности — упорядоченности

Тотальное внедрение новейших информационных технологий требует проведения преобразований во всех отраслях менеджмента (стратегическом, производственном, финансовом, кадровом, инновационном, международном и др.) и предъявляет новые требования к руководителям, которые обязаны успевать идти в ногу со временем, находить современные оригинальные решения для эффективной «упаковки» и «подачи» информации как внутри, так и вовне организации. В связи с этим является особенно актуальным понимание сущности и специфики действия закона информированности — упорядоченности.

Несмотря на то что с понятием информации мы сталкиваемся ежедневно, до сих пор не существует строгого и общепризнанного научного определения информации. Данное понятие по-разному описывается в различных областях знания (информация, философия, физика, математика, теория управления и др.). Согласно концепции К. Шеннона, основателя теории информации, внесшего огромный вклад в область паук, входящих в понятие «кибернетика», информация (от лат. informatio — разъяснение, изложение, осведомленность) — это «мера того количества неопределенности, которое уничтожается после получения сообщения», т. е. мера устранения неопределенности у получателя сообщения об объекте.

Упорядоченность — характеристика системы, отражающая ее правильное устройство, организованное состояние вследствие правильного расположения всех элементов системы. В противном случае мы будем иметь неупорядоченную систему. Пример упорядоченной системы — натуральный ряд чисел. Пример неупорядоченной системы — толпа.

Формулировка закона информированности — упорядоченности: главным связующим звеном системы является упорядоченная информация. Каждая система (биологическая или социальная) стремится получить необходимый объем достоверной, ценной, насыщенной и упорядоченной информации о внутренней и внешней среде для устойчивого функционирования (самосохранения).

Математическая интерпретация этого закона имеет следующий вид:

где - уровни соответствующих характеристик информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и упорядоченность в i-й области (финансы, экономика, персонал и т. д.); п — количество областей, о которых собирается информация.

Каждая из приведенных формул обозначает стремление получить информацию с максимальными средними значениями соответствующих характеристик. Так, первая формула вынуждает руководителей собирать максимальное количество информации в каждом направлении деятельности, вторая — наиболее достоверную информацию; третья — наиболее ценную, четвертая — наиболее насыщенную информацию, пятая — наиболее упорядоченную информацию.

Объем информации для информационных систем — объем символьной информации, который измеряется количеством букв, знаков, символов и обычно выражается в байтах, страницах, томах (например, объем документа 60 Кбайт, 20 страниц и т. д.). Объем информации для социальных систем — полнота воспринимаемой информации о каком-либо объекте управления, которая определяет достаточность данных для принятия обоснованного решения.

Увеличению объема воспринимаемой информации для управления способствует использование современных каналов продвижения информационных потоков (internet, intranet и другие глобальные и локальные сети). Поскольку параметры объема управленческой информации являются, в общем случае, величиной субъективной, так как один и тот же набор информации для одного специалиста может оказаться избыточным, а для другого — недостаточным, часто в компаниях стремятся получить как можно больше информации.

Выделяют три уровня полноты воспринимаемой информации для управления: информационная избыточность, субминимальный и недостаток информации (информационный голод)^[2].

Информационная избыточность является необходимой для подготовки особо важных решений и достигается путем дублирования информации о каком-либо явлении или процессе из разных источников. Это ведет к повышению качества решения, однако при этом увеличивается время на подготовку решения и общая стоимость информации.

Субминимальный уровень — это минимальный объем информации для конкретного субъекта управления, при котором он может принять обоснованное управленческое решение. Данный уровень имеет лучшее соотношение между затратами на информацию и полученными результатами.

Недостаток информации является следствием отсутствия доступных источников информации, отсутствия самой информации в силу новизны явления или процесса, недостаточного профессионализма работников, искусственной монополизации информации различными организациями путем засекречивания (обоснованного или необоснованного) необходимой информации. Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения и увеличивает затраты времени на подготовку решения.

Достоверность информации — это отношение объема истинной (верной) информации к общему объему информации. Достоверность информации связана с процессом адекватности отражения реальных сведений в общем объеме воспринимаемой информации. Достоверность информации является необходимым условием использования полученных данных в деятельности предприятия. Источники информации должны быть надежными, не вызывать сомнений. В ряде случаев в информационные базы данных вводится заведомо ложная информация, чтобы дезинформировать конкурентов или подорвать к ним доверие со стороны клиентов. Поэтому следует перепроверять и уточнять полученную информацию, прежде чем использовать ее для работы. Достоверность в значительной мере зависит от технологии документооборота, реализованной в средствах механизации и автоматизации: чем меньше живого труда персонала используется в сборе, обработке, передаче и хранении информации, тем выше ее достоверность. Достоверность информации имеет три уровня^[3]: абсолютный (100%), доверительный (80−90%) и негативный (менее 70%).

Повышение достоверности информации возможно путем:

• — создания системы оперативного получения информации от непосредственного источника ее создания или обработки;
• — формирования собственной системы информаторов;
• — сопоставления данных, полученных из различных источников;
• — указания времени свершения событий, сведения о которых передаются;
• — выдачи требуемых сведений в реальном масштабе времени;
• — своевременного вскрытия дезинформации;
• — исключения искаженной информации и др.;
• — повышения профессионализма информационных работников и сокращения количества людей, принимающих участие в ее передаче, обработке и хранении.

Под ценностью информации понимается ее важность, нужность для принятия управленческих решений. Ценность определяет информацию как экономическую категорию — товар, имеющий потребительскую стоимость. Ценность информации с экономической точки зрения характеризуется снижением затрат различного рода ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного решения или повышением прибыли в результате принятия правильного решения. Ценность информации имеет четыре уровня: нулевой, средний, высокий и сверхвысокий^[4].

Нулевой уровень ценности — информация, дублирующая известные, устаревшие сведения или сообщающая ложные, ненужные сведения для принятия управленческого решения. Использование информации данного уровня не ведет к сокращению затрат или повышению прибыли, а наоборот, часто приводит к ошибочным решениям, наносящим ущерб компании.

Средний уровень ценности — информация, полученная от консультационных фирм, высокопрофессиональных специалистов компании и др. Использование информации данного уровня ведет к сокращению затрат или повышению прибыли в 1,1−1,5 раза.

Высокий уровень ценности — информация, созданная в научноисследовательских учреждениях, венчурных компаниях, работающих в системе современных технологий управления и др. Высокую ценность имеют, к примеру, имитационные модели производств, позволяющие руководителю обоснованно предусматривать возможные последствия альтернативных вариантов решений. Использование информации данного уровня ведет к сокращению затрат или повышению прибыли в 2−5 раз.

Сверхвысокий уровень ценности — информация, полученная в исследовательских центрах и признанная мировым сообществом как выдающаяся. Свидетельством этого является присуждение ученым и практикам международных премий (Нобелевской, Мира и др.). Использование информации данного уровня ведет к сокращению затрат или повышению прибыли более чем в 10 раз.

Насыщенность информации — соотношение объема профессиональной и фоновой информации в документе или сообщении, предназначенном для внутреннего и (или) внешнего использования.

Профессиональная информация содержит данные в виде текста, цифр, рисунков, таблиц, звука, видеоизображений и отражает суть рассматриваемого вопроса, служит для решения конкретных задач управления или производства.

Фоновая информация служит для лучшего восприятия профессиональной информации за счет предварительной настройки внимания на заданную тему, улучшения эмоционально-психологического состояния потребителя информации. Фоновая информация включает: слова приветствия или участия; занятные преамбулы и наглядные вспомогательные таблицы/рисунки; шутки или анекдоты, связанные с профессиональной тематикой; вспомогательную и модную информацию. При отсутствии фоновой информации профессиональная информация воспринимается плохо, монотонно, с трудом («сухая» информация), что приводит к быстрой утомляемости человека. Однако избыток фоновой информации (часто воспринимаемой как «шумовой») препятствует оперативному и прагматическому восприятию полезной информации, может привести к отвлечению внимания от сути рассматриваемого вопроса, переключению внимания на несущественные детали.

Выделяют три уровня насыщенности^[5]:

• — высокий (около 100%) — объем профессиональной информации 100%, фоновой информации практически нет;
• — нормативный (около 70%) — объем профессиональной информации 70%, фоновой — 30%;
• — низкий (менее 50%) — объем профессиональной информации менее 50%, фоновой — более 50%.

Большая часть деловой информации в компаниях имеет высокий уровень насыщенности, однако наиболее приемлемый уровень насыщенности информации для эффективной организации управленческой деятельности — нормативный уровень.

Упорядоченность информации — структурирование или распределение информации по степени ее важности для решения задач управления организацией. Можно выделить три этапа упорядочения или структурирования информации^[6]. На первом этапе определяются цели отбора информации из общего потока, в соответствии с которыми производится сбор необходимой информации. На втором этапе производится обработка и распределение информации по степени ее важности. Наиболее ценная информация анализируется системой в первую очередь и доводится до сведения всех заинтересованных лиц. Третий этап упорядочения или структурирования информации должен обеспечить ее хранение. Этот этап предусматривает также разработку системы признаков, но которым нужная информация может быть найдена. Целесообразно в качестве одного из признаков использовать показатель ценности информации, в этом случае особо ценная информация всегда может быть «под рукой» .

При этом информационные потоки в организации можно разделить на два основных типа: информационный обмен с окружающей средой и коммуникативные потоки внутри организации.

Закон информированности — упорядоченности требует от руководителей создания эффективной системы коммуникационных связей, внедрения передовых информационных технологий. Каждая организация должна стремиться к созданию, поддержанию и развитию собственной информационной системы, основными функциями которой являются сбор, обработка, классификация, предоставление и распространение, хранение и уничтожение (при необходимости) собранной информации. Кроме того, важной функцией информационной службы организации является развитие формальных и неформальных контактов с источниками информации — телевидение, радио, печать, Интернет, участие в выставках, презентациях и т. п.

• [1] Большой энциклопедический словарь. URL: edudic.ru/bes (дата обращения: 14.09.2013).
• [2] Смирнов Э. А. Теория организации. С. 139−140.
• [3] Смирнов Э. Л. Теория организации. С. 140.
• [4] Там же. С. 142−143.
• [5] Смирнов Э. А. Теория организации. С. 144.
• [6] Рогожин С. В., Рогожина Т. В. Теория организации. С. 131.