Документооборот и порядок выдачи денежных средств в подотчет

Порядок выдачи денежных средств под отчет должен быть установлен учреждением в учетной политике.

Учреждения вправе выдавать денежные средства под отчет на расходы, связанные со своей деятельностью, с соблюдением общих требований, установленных Положением № 373-П.

В учетную политику учреждения могут включаться положения, предусматривающие расчеты с подотчетными лицами, как в наличном, так и в безналичном порядке (с использованием банковских карт).

В соответствии с Правилами обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, утвержденными приказом Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н, денежные средства на общехозяйственные (административные) расходы учреждения могут перечисляться на банковские карты уполномоченных работников.

Предоставление карт уполномоченным работникам учреждения, проведение и учет операций с использованием карт производятся в соответствии с законодательством РФ.

При осуществлении расчетов с использованием банковских карт учреждениям следует руководствоваться Положением Банка России от 24 декабря 2004 г. № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с их использованием» .

Таблица 16.2. Учет расчетов по суммам, полученным в подотчет на административно-хозяйственные нужды.

Таблица 16.3. Учет расчетов с подотчетными лицами по командировкам.

Денежные средства выдаются под отчет из кассы учреждения согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме выдаваемых в подотчет наличных денег, подпись руководителя и дату. В данном заявлении указываются назначение аванса и срок, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе кодов группы и вида синтетического счета объекта учета и аналитического кода по КОСГУ.

Подписанное руководителем заявление о выдаче наличных денежных средств под отчет может служить основанием для принятия к учету бюджетных обязательств. Порядок принятия бюджетных обязательств также предусматривается в учетной политике учреждения. Наличные денежные средства выдаются под отчет в пределах ассигнований и лимитов бюджетных обязательств учреждения, установленных на текущий финансовый год.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Учреждения могут выдавать наличные деньги под отчет на административно-хозяйственные нужды, на командировочные расходы (в пределах сумм, причитающихся на эти цели). Перечень лиц, которым выдаются наличные денежные средства на административнохозяйственные нужды, сроки и цели использования данных средств утверждаются приказом руководителя. Выдача денежных средств под отчет оформляется Расходным кассовым ордером.

Особенности направления работников в служебные командировки определены постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих установлены Указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813. Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, установлен приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.

Направление сотрудников учреждения в командировку оформляется приказом о направлении сотрудника в командировку и командировочным удостоверением.

Приказ о направлении сотрудника в командировку издается кадровой службой на основании утвержденного руководителем учреждения служебного задания. В нем указываются фамилии и инициалы, подразделение, должности командируемых сотрудников, цель, срок, дата начала и дата окончания командировки.

Командировочное удостоверение подтверждает время пребывания сотрудника в командировке (время прибытия в пункт назначения и время выбытия из него).

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре сотрудником кадровой службы учреждения на основании приказа о направлении сотрудника в командировку. При однодневных командировках, если сотрудник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован, командировочное удостоверение не выписывается. Если сотрудник учреждения в ходе выполнения служебного задания посещает несколько пунктов назначения, то в каждом пункте необходимо сделать отметки о времени прибытия и выбытия. Отметки должны быть заверены подписью ответственного должностного лица и печатью. Личные данные сотрудника и пункт назначения, указанные в командировочном удостоверении, должны совпадать с данными проездных документов. Наименование места назначения, указанное на лицевой стороне удостоверения, должно совпадать с наименованием в графе отметок пребывающей стороны на обороте удостоверения.

Выдача наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в соответствии с Заявлением на выдачу денег. В Заявлении подотчетным лицом указываются место назначения, основание и срок командировки, а также приводится расчет командировочных сумм, исходя из стоимости проезда, норм расходов по найму жилого помещения. В случае превышения установленных законодательством норм к Заявлению должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие обоснованность производимых расходов.

Все подотчетные лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию учреждения в подтверждение использования авансовых сумм Авансовый отчет и произвести окончательный расчет.

Авансовый отчет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами и составляется в одном экземпляре. Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:

• — представляются в оригинале;
• — по форме должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;
• — по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса.

Первичные документы, оформленные с нарушением перечисленных выше требований, не могут быть признаны оправдательными и не включаются в авансовый отчет.

Авансовый отчет составляется от руки или с использованием ЭВМ. К нему должны быть приложены:

• 1) документы, подтверждающие получение материальных ценностей, основных средств, факт потребления работ, оказания услуг;
• 2) документы, подтверждающие факт оплаты основных средств, материальных ценностей, работ, услуг.

На оборотной стороне Авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень приложенных документов и суммы расходов по ним. Документы, приложенные к Авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В случае подтверждения использования авансовых сумм сразу несколькими документами (например, товарным и кассовым чеками) в Авансовый отчет вписываются номера и даты обоих документов, но сумма указывается только один раз.

Документами, подтверждающими факт получения подотчетным лицом материальных ценностей, основных средств, потребления работ, оказания услуг, являются: товарные чеки магазинов розничной торговли, накладные на отпуск товаров, акты выполненных работ (оказанных услуг) организаций, торгово-закупочные акты при покупке материальных ценностей у физического лица и др.

Все покупки должны быть оформлены подотчетным лицом от имени учреждения.

При приобретении материальных ценностей, объектов основных средств к Авансовому отчету, кроме документов, подтверждающих получение имущества подотчетным лицом, должны быть приложены документы, подтверждающие факт его оприходования на склад, с подписью материально ответственного лица, получившего материальные ценности или объекты основных средств.

В случае, когда приобретенные материальные ценности, объекты основных средств были переданы непосредственно в структурные подразделения учреждения без оприходования на склад, к Авансовому отчету должны быть приложены копии документов с распиской получателей.

Документами, подтверждающими факт оплаты материальных ценностей (работ, услуг), являются чеки ККТ, а также квитанции к ПКО и бланки строгой отчетности, приравненные к кассовым чекам.

К бланкам строгой отчетности относятся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт.

Плата за пользование залом официальных лиц (VIP-залом) независимо от формы расчета оформляется квитанцией с указанием фамилии и инициалов пассажира, суммы и формы оплаты (наличными, в счет договора и т. п.)• Взимание платы с нескольких пассажиров (делегации) оформляется одной квитанцией, в которой указываются фамилия и инициалы одного из членов делегации, а также количество следующих с ним пассажиров.

Расходы, произведенные подотчетным лицом, принимаются к учету при наличии акта, составленного сотрудниками учреждения и фиксирующего номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения, в следующих случаях:

• — если подотчетным лицом представлен чек ККТ, содержащий в себе наименование, количество и цену приобретенных товаров, штамп организации-продавца (круглую печать), без товарного чека;
• — если представленный подотчетным лицом товарный чек не имеет подробной расшифровки о приобретенном товаре.

Все первичные учетные документы, удостоверяющие произведенные подотчетными лицами расходы, принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащей реквизиты, предусмотренные в Приказе № 173н.

Документы, унифицированная форма которых не предусмотрена (товарный чек, торгово-закупочный акт и др.), должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• — наименование документа;
• — дату составления документа;
• — наименование экономического субъекта, составившего документ;
• — содержание факта хозяйственной жизни;
• — величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• — наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
• — подписи указанных лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Документами, которые работник должен приложить к авансовому отчету для подтверждения командировочных расходов, являются:

• — авиаили железнодорожные билеты;
• — счета гостиниц;
• — ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы;
• — другие документы, подтверждающие произведенные расходы.

Маршрут/квитанция электронного пассажирского билета должна быть оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, или дополнительно к оформленной не на бланке строгой отчетности маршрут/квитанции должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности, или оформленный посредством контрольно-кассовой техники чек.

При приобретении работником авиабилета, оформленного в бездокументарной форме (электронного авиабилета), подтверждающими документами являются:

• • в части произведенных расходов по оплате:
  • — чек контрольно-кассовой техники,
  • — слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является подотчетное лицо,
  • — подтверждение кредитным учреждением, в котором открыт подотчетному лицу банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного билета,
  • — другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности;
• • в части подтверждения факта произведенной перевозки:
• — распечатка электронного документа — электронная маршрут/ квитанция электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном билете маршруту.

Перечень документов, которые работник должен приложить к авансовому отчету, необходимо установить в учетной политике учреждения.

Размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729.

Руководители федеральных органов исполнительной власти — главных распорядителей средств федерального бюджета, в которых проходят военную службу (службу) военнослужащие и сотрудники органов внутренних дел РФ, учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, Государственной противопожарной службы МЧС России, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органов РФ, лица начальствующего состава федеральной фельдъегерской связи, определяют порядок и размеры возмещения суточных расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, военнослужащим и сотрудникам в пределах, не превышающих 300 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке (п. 1 постановления Правительства РФ от 1 декабря 2011 г. № 43).

В бухгалтерии авансовые отчеты подвергаются проверке правильности оформления документов и расходования денежных средств по целевому назначению, указываются суммы расходов, принятые к учету, и корреспонденция счетов.

Авансовый отчет подписывается подотчетным лицом на оборотной стороне. На лицевой стороне приводятся подписи главного бухгалтера учреждения и бухгалтера, производившего расчет. Расписка отрезается от авансового отчета и выдается на руки подотчетному лицу.

Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения и принимаются к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных сумм.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу учреждения по Приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по Расходному кассовому ордеру.

На практике встречаются случаи, когда подотчетное лицо приобретает не тот товар, на который ему были выданы деньги (например, завхозу выдано 3500 руб. на покупку материальных запасов, а он купил степлер стоимостью 3500 руб., который является основным средством). В этом случае авансовый отчет не принимается, так как деньги израсходованы без разрешения руководителя (разрешение дано на приобретение материальных запасов, а не основных средств). При этом сотрудник обязан вернуть деньги в кассу. Суммы, израсходованные сотрудником без разрешения руководителя или без учета установленных требований, к отчету не принимаются и возмещаются им (вносятся в кассу учреждения) согласно соответствующему внутреннему распоряжению.

В случаях непредставления в установленный срок авансовых отчетов об израсходованных подотчетных суммах или не возврата в кассу остатков неиспользованных авансов учреждение имеет право производить удержания этой задолженности из заработной платы лиц, получивших авансы, с учетом ограничений, установленных законодательством РФ. Следует руководствоваться ст. 137,138 Трудового кодекса РФ, которые предусматривают удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю.

Удержание из денежного довольствия, заработной платы сотрудника учреждения, который своевременно не возвратил аванс, производится не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, при условии, если сотрудник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Если сотрудник оспаривает наличие задолженности учреждения или срок для принятия решения об удержании пропущен, соответствующие суммы могут быть взысканы с сотрудника только через суд.

Для направления сотрудника в командировку за границу необходимо оформить:

• — приказ о направлении работника в командировку;
• — смету командировочных расходов.

Командировочное удостоверение оформляется только при командировках в страны СНГ, когда не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы.

При командировке в страну с визовым режимом въезда командировочное удостоверение не оформляется. Время пребывания сотрудника в загранкомандировке определяется на основании дат, указанных в проездных документах, и по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте.

Выдача наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные с командировками за границу, производится в соответствии со сметой командировочных расходов. Смета составляется исходя из норм возмещения стоимости проезда, количества дней командировки, норм суточных, расходов по найму жилого помещения и т. д.

Авансовый отчет представляется в течение трех рабочих дней после возвращения сотрудника из загранкомандировки.

При получении сотрудником наличных денежных средств в иностранной валюте и дальнейшем ее расходовании в авансовом отчете на лицевой и оборотной стороне выданные и израсходованные суммы отражаются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте.

Для подтверждения времени пребывания сотрудника в загранкомандировке к авансовому отчету прилагается ксерокопия страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы.

Оправдательные документы, которые прилагаются к авансовому отчету, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык.

При направлении работника в командировку работодатель обязан возместить ему следующие расходы (ст. 168 Трудового кодекса РФ):

• — расходы по проезду;
• — расходы по найму жилого помещения;
• — дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• — иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Такими расходами могут быть представительские расходы, которые понесены работником в период нахождения в командировке, расходы по оплате услуг по оформлению проездных документов, расходы по оплате предоставленных в поездах постельных принадлежностей, расходы по оформлению загранпаспортов, виз, других выездных документов, расходы по оплате обязательных консульских и аэродромных сборов, расходы по оплате сборов на оформление обязательного медицинского страхования и др.

При командировании работника за рубеж и выдаче ему под отчет иностранной валюты по расчетам с подотчетным лицом могут возникать курсовые разницы в связи с изменением курса иностранной валюты.

Заметим, что исходя из нормы п. 203 Инструкции № 157н сумма аванса, выданного в валюте, не подлежит пересчету на дату представления работником авансового отчета. То есть при принятии к учету расходов по командировке, выраженных в иностранной валюте, их рублевый эквивалент определяется по курсу Банка России, действующему на дату выдачи работнику денежных средств в валюте под отчет.

Сумма выданного работнику в иностранной валюте аванса подлежит переоценке только в случае его возврата — по курсу на дату возврата. Возникшие при таком пересчете положительные (отрицательные) курсовые разницы относятся на финансовый результат текущего финансового года от переоценки активов. После утверждения руководителем учреждения авансового отчета бухгалтерия производит списание подотчетных сумм, при этом остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу учреждения по Приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается подотчетному лицу из кассы учреждения по Расходному кассовому ордеру.

Отметим, что при операциях с подотчетными средствами необходимо соблюдать Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» .